Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones, trámites y procedimientos.

Objetivo general. El presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar las regulaciones, procedimientos y trámites sobre lo que versó el Decreto 1122 de 1999, sin incluir ningún tema adicional.

Ambito de aplicación. El presente decreto se aplicará a los organismos públicos de cualquier nivel, así como aquellos que teniendo naturaleza privada ejerzan por atribución legal funciones públicas de carácter administrativo, pero sólo en relación con estas últimas.

Presunción de veracidad. Las entidades públicas tendrán por ciertas las afirmaciones que presenten los administrados en sus actuaciones y asumirán la carga de desvirtuarlas para proceder en el supuesto contrario, salvo que la ley establezca una formalidad probatoria o cuando la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento y/o pago de pensiones.

Medios tecnológicos. Modifícase el artículo 26 del decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 26. Medios tecnológicos. Se autoriza a la Administración Pública el empleo de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, que permita la realización de los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa, así como el establecimiento de condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en la materia tengan algunas entidades especializadas. Toda persona podrá en su relación con la administración hacer uso de cualquier medio técnico o electrónico, para presentar peticiones, quejas o reclamaciones ante las autoridades. Las entidades harán públicos los medios de que dispongan para permitir esta utilización. Los mensajes electrónicos de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria será la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección III Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento. Parágrafo. En todo caso el uso de los medios tecnológicos y electrónicos deberá garantizar la identificación del emisor, del receptor, la transferencia del mensaje, su recepción y la integridad del mismo.

Derechos básicos de las personas en sus relaciones con la Administración Pública. Las personas, en sus relaciones con la Administración Pública, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercitar directamente sin necesidad de apoderado: 1. A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar y a llevarlas a cabo. 2. A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos. 3. A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas aplicables a los procedimientos de que se trate. 4. Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos en la Constitución y las leyes. 5. A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores, los cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. 6. A exigir la responsabilidad de la Administración Pública y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente. 7. A obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones, quejas o reclamaciones en los plazos establecidos para el efecto. 8. A cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las leyes. Parágrafo: Todas las entidades de la Administración Pública deberán compilar las regulaciones de que trata el numeral 1 del presente artículo. Esta información deberá ser actualizada permanentemente y publicada en medios impresos o electrónicos, que faciliten su acceso a través de redes de información. Las entidades de la Administración Pública dispondrán de seis (6) meses para hacer efectivo el mandato del presente parágrafo en cuanto la primera compilación.

Entrega de información. La información sobre normas básicas de competencia de las entidades, funciones, regulaciones, procedimientos y trámites ante las distintas dependencias deberá estar disponible al público a través de los mecanismos de difusión electrónica de que disponga la respectiva autoridad. En ningún caso, se requerirá la presencia personal del interesado para obtener esta información, la cual podrá ser suministrada telefónicamente o enviada, si así se solicita, por correo a su costa.

Atención especial a discapacitados. De conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política, la Administración dará prelación a la atención personal a los discapacitados. Dentro del año siguiente a la entrada en vigencia del presente decreto, cada entidad adecuará un lugar idóneo para su atención personal.

Prohibición de retener documentos de identidad. El artículo 18 del decreto 2150 de 1995 quedará así: "Artículo 18. Prohibición de retener documentos de identidad. Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, o la licencia de conducción de los administrados. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición de los citados documentos. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada."

Remisión gratuita de formularios para cumplir obligaciones periódicas. Todas las entidades a las cuales se les aplica el presente decreto, deberán habilitar los mecanismos necesarios para hacer llegar gratuitamente, por una sola vez, a las personas que los soliciten, los formularios que éstas deben diligenciar para cumplir con las obligaciones periódicas que la ley les impone frente a la Administración. Los formularios, en forma impresa o electrónica, deberán ser remitidos a la dirección del interesado con suficiente antelación al vencimiento de la respectiva obligación. Lo anterior no obsta para que la entidad establezca mecanismos de distribución y venta de los respectivos formularios.

Utilización del correo para el envío de información. Modifícase el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo certificado dentro del territorio nacional, siempre que los escritos reúnan los requisitos exigidos por la ley. Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío. Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre al cual se adhiera la estampilla postal requerida. Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público, esté correcta y claramente diligenciada."

Incorporación de medios técnicos. Copia de las leyes, de los actos administrativos de carácter general o de documentos de interés público, relativos a cada entidad, serán puestos a disposición del público a través de medios electrónicos. Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento.

Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. Modifícase el artículo 14 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 14. Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. En relación con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida."

Prohibición de exigencia de pagos anteriores. Modifícase el artículo 34 del Decreto 2150, el cual quedará así: "Artículo 34. Prohibición de exigencia de pagos anteriores. En relación con los pagos que deben efectuarse ante la Administración Pública, prohíbese la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago. Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones que se expidan con base en las facultades de intervención del Gobierno Nacional para evitar la desviación de recursos dentro del sistema de seguridad social integral, en desarrollo del artículo 48 de la Constitución Política."

Directorio de autoridades públicas. La remisión de correspondencia a las autoridades públicas a la dirección, correo electrónico o fax que indique el directorio elaborado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se entenderá debidamente realizada, siempre y cuando quede constancia de ella, de conformidad con el reglamento interno del derecho de petición de cada entidad.

Corrección de errores e inconsistencias en las declaraciones y recibos de pago. Cuando en la verificación al cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes, responsables, agentes de retención, y demás declarantes de los tributos, se detecten inconsistencias en el diligenciamiento de los formularios prescritos para el efecto, tales como omisiones o errores en el concepto del tributo que se cancela, año y/o período gravable; estos se podrán corregir de oficio o a solicitud de parte, para que prevalezca la verdad real sobre la formal, generada por error. Bajo estos mismos presupuestos, la Administración podrá corregir sin sanción, errores de NIT, de imputación o errores aritméticos, siempre y cuando la modificación no resulte relevante para definir de fondo la determinación del tributo o la discriminación de los valores retenidos para el caso de la declaración mensual de retención en la fuente. La corrección se podrá realizar en cualquier tiempo, modificando la información en los sistemas que para tal efecto maneje la entidad, ajustando registros y los estados financieros a que haya lugar, e informará de la corrección al interesado. La declaración, así corregida, reemplaza para todos los efectos legales la presentada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, si dentro del mes siguiente al aviso, el interesado no ha presentado por escrito ninguna objeción. Parágrafo. Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable a las declaraciones de importación.

Imposibilidad de denegar decisiones o respuestas por parte de la Administración. Las autoridades administrativas no pueden dejar de resolver, por deficiencia de las leyes, los asuntos que se les propongan en el ámbito de su competencia. En este caso acudirán a las normas de integración del derecho y, en su defecto, a las de la Constitución Política que definen los fines y objetivos del Estado en armonía con el principio de equidad.

Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Modifícase el artículo 16 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al ciudadano. El envío por fax, o por cualquier medio de transmisión electrónica, proveniente de la entidad pública prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate, sin que se requiera el envío del original. Las entidades de la Administración Pública a las que se les solicite información darán prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, estableciendo sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades. Parágrafo: Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a la información que de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política o la ley está amparada por la reserva. En todo caso cuando existan diferentes fuentes para la obtención de información deberá acudirse a la fuente que no esté amparada por reserva alguna.

Certificado de existencia y representación legal. Las entidades públicas a las que se les aplica este Decreto podrán conectarse gratuitamente con los registros de organismos que expiden certificado de existencia y representación legal, con el fin de verificar el cumplimiento de este requisito por parte de los administrados, quienes por la anterior lectura y anotación del funcionario que realiza la consulta, quedan exonerados de su respectiva presentación. Las entidades que llevan el registro, deberán disponer lo necesario a efecto de permitir la conexión de que trata este artículo.

Supresión de las cuentas de cobro. Modifícase el artículo 19 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 19. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída. Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañadas de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de la expedición de la factura cuando las normas tributarias así lo exijan".

Autorizaciones generales. Suprímense las licencias, permisos y autorizaciones que se conceden de manera previa y particular, siempre que exista la reglamentación que establezca los requisitos y condiciones para el ejercicio de la actividad por parte de los particulares.