Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del Ministerio de la Protección Social

2. Tramitar ante otras dependencias del Ministerio, los documentos que le sean confiados. 3. Realizar informes periódicos sobre el movimiento de los documentos tramitados. 4. Participar en la definición de la información necesaria y su localización para el desarrollo de las actividades de la dependencia. 5. Participar en la elaboración de los formularios e instrumentos necesarios para recolectar, organizar y analizar los datos de la dependencia. 6. Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia del Ministerio, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos. 7. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo o financiero, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes. 8. Realizar labores relacionadas con el manejo de archivo, revisión y trámite de documentos. 9. Clasificar, codificar, numerar, rotular y sellar los documentos producidos. 10. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos. 11. Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos o elementos encomendados. 12. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar documentos y correspondencia. 13. Efectuar el envío de la correspondencia, a través de las oficinas de correo, hacer su distribución interna o externa en forma personal y responder por los documentos que le sean confiados. Hoja 565

14. Las demás funciones asignadas por el Jefe Inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área • EDUCACIÓN: Aprobación de cinco (5) años de Educación Básica Secundaria. V. CONTRIBUCINES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Manejo ágil, confiable, preciso y eficiente de los documentos, correspondencia y demás elementos del área de desempeño. Manejo de archivos y equipos de oficina, conocimientos básicos de informática, manejo documental. • COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS: • COMPORTAMENTALES: Manejo de la Información Adaptación al Cambio Disciplina Relaciones Interpersonales Colaboración Denominación: Auxiliar Administrativo Código: 5120 Grado: 11 Dependencia: Donde se ubique el empleo Empleo Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Número de Empleos: 21 Nivel: Asistencial Área: La que le sea asignada Realizar labores relacionadas con el manejo, conservación y archivo de documentos, correspondencia y demás información, ante las dependencias del Ministerio y entidades externas. Manejo básico del computador y sus aplicaciones. 1. Consultar y suministrar datos internos sobre asuntos relacionados con el área y de acuerdo a instrucciones impartidas. 2. Tramitar ante otras dependencias del Ministerio, los documentos que le sean confiados. 3. Realizar informes periódicos sobre el movimiento de los documentos tramitados. 4. Participar en la definición de la información necesaria y su localización para el desarrollo de las actividades de la dependencia. 5. Participar en la elaboración de los formularios e instrumentos necesarios para recolectar, organizar y analizar los datos de la dependencia. 6. Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia del Ministerio, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos. 7. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo o financiero, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.

8. Realizar labores relacionadas con el manejo de archivo, revisión y trámite de documentos. 9. Clasificar, codificar, numerar, rotular y sellar los documentos producidos. 10. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos. 11. Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos o elementos encomendados. 12. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar documentos y correspondencia. Hoja 566 13. Efectuar el envío de la correspondencia, a través de las oficinas de correo, hacer su distribución interna o externa en forma personal y responder por los documentos que le sean confiados. 14. Las demás funciones asignadas por el Jefe Inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área III. PERFIL DE COMPETENCIAS • EDUCACIÓN: Aprobación de cuatro (4) años de Educación Básica Secundaria. Manejo ágil, confiable, preciso y eficiente de los documentos, correspondencia y demás elementos del área de desempeño. Manejo de archivos y equipos de oficina, conocimientos básicos de informática, manejo documental. • COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS: • COMPORTAMENTALES: Manejo de la Información Adaptación al Cambio Disciplina Relaciones Interpersonales Colaboración CAPÍTULO TERCERO COMPETENCIAS LABORALES

COMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Las competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente Manual Específico de funciones, Requisitos y de Competencias Laborales serán las siguientes: DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Realizar las funciones y cumplir los • Asume la responsabilidad por sus resultados. Orientación a compromisos organizacionales con • Compromete recursos y tiempos para mejorar resultados la productividad tomando las medidas eficacia y calidad. necesarias para minimizar los riesgos. • Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. • Atiende y valora las necesidades y peticiones Dirigir las decisiones y acciones a de los usuarios y de ciudadanos en general. la satisfacción de las necesidades • Considera las necesidades de los usuarios al Orientación al diseñar proyectos o servicios. e intereses de los usuarios internos usuario y al y externos, de conformidad con las • Da respuesta oportuna a las necesidades de ciudadano los usuarios de conformidad con el servicio responsabilidades públicas Asignadas a la entidad. que ofrece la entidad. • Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y Hoja 567 DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA propuestas y responde a las mismas. • Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. • Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. Hacer uso responsable y claro de • Facilita el acceso a la información relacionada los recursos públicos, eliminando con sus responsabilidades y con el servicio a cualquier discrecionalidad indebida cargo de la entidad en que labora. Transparencia • Demuestra imparcialidad en sus decisiones. en su utilización y garantizar el acceso a la información • Ejecuta sus funciones con base en las normas gubernamental. y criterios aplicables. • Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. • Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Alinear el propio comportamiento a • Antepone las necesidades de la organización Compromiso con la a sus propias necesidades. las necesidades, prioridades y Organización • Apoya a la organización en situaciones metas organizacionales. difíciles. • Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO DE EMPLEOS.- Las competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos que como mínimo, se requieren para desempeñar los empleos a que se refiere el Manual Específico de funciones, Requisitos y de Competencias Laborales serán las siguientes: NIVEL DIRECTIVO. DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Mantiene a sus colaboradores motivados. • Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. • Constituye y mantiene grupos de trabajo con Guiar y dirigir grupos y establecer y un desempeño conforme a los estándares. mantener la cohesión de grupo • Promueve la eficacia del equipo. Liderazgo • Genera un clima positivo y de seguridad en necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales. sus colaboradores. • Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. • Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Determinar eficazmente las metas y • Anticipa situaciones y escenarios futuros con prioridades institucionales, acierto. identificando las acciones, los • Establece objetivos claros y concisos, responsables, los plazos y los estructurados y coherentes con las metas Planeación recursos requeridos para organizacionales. alcanzarlas. • Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. • Busca soluciones a los problemas. • Distribuye el tiempo con eficiencia. • Establece planes alternativos de acción. Toma de Elegir entre una o varias • Elige con oportunidad, entre muchas Hoja 568 DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA decisiones alternativas para solucionar un alternativas, los proyectos a realizar. problema o atender una situación, • Efectúa cambios complejos y comprometidos comprometiéndose con acciones en sus actividades o en las funciones que concretas y consecuentes con la tiene asignadas cuando detecta problemas o decisión. dificultades para su realización. • Decide bajo presión. • Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. • Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para Favorecer el aprendizaje y satisfacerlas. desarrollo de sus colaboradores, • Permite niveles de autonomía con el fin de articulando las potencialidades y estimular el desarrollo integral del empleado. necesidades individuales con las de • Delega de manera efectiva sabiendo cuándo la organización para optimizar la intervenir y cuándo no hacerlo. Dirección y calidad de las contribuciones de los • Hace uso de las habilidades y recurso de su Desarrollo de equipos de trabajo y de las grupo de trabajo para alcanzar las metas y los Personal personas, en el cumplimiento de los estándares de productividad. objetivos y metas organizacionales • Establece espacios regulares de presentes y futuras. retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. • Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. • Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. • Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional. Estar al tanto de las circunstancias • Está al día en los acontecimientos claves del y las relaciones de poder que sector y del Estado. Conocimiento del influyen en el entorno • Conoce y hace seguimiento a las políticas entorno organizacional. gubernamentales. • Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales. NIVEL ASESOR DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Orienta el desarrollo de proyectos especiales para el logro de resultados de la alta dirección. Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de • Aconseja y orienta la toma de decisiones en problemas y transferirlo a su los temas que le han sido asignados Experticia Profesional • Asesora en materias propias de su campo de entorno laboral. conocimiento, emitiendo conceptos, juicios o propuestas ajustados a lineamientos teóricos y técnicos. • Se comunica de modo lógico, claro, efectivo y seguro. • Comprende el entorno organizacional que Conocer e interpretar la enmarca las situaciones objeto de asesoría y organización, su lo toma como referente obligado para emitir Conocimiento del funcionamiento y sus juicios, conceptos o propuestas a desarrollar. entorno relaciones políticas y • Se informa permanentemente sobre políticas administrativas. gubernamentales, problemas y demandas del entorno. Construcción de Establecer y mantener • Utiliza sus contactos para conseguir objetivos Hoja 569 DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA relaciones relaciones cordiales y • Comparte información para establecer lazos. recíprocas con redes o grupos • Interactúa con otros de un modo efectivo y de personas internas y adecuado. externas a la organización que faciliten la consecución de los objetivos institucionales. • Prevé situaciones y alternativas de solución Anticiparse a los problemas que orientan la toma de decisiones de la alta iniciando acciones para superar dirección. Iniciativa los obstáculos y alcanzar • Enfrenta los problemas y propone acciones metas concretas. concretas para solucionarlos. • Reconoce y hace viables las oportunidades. NIVEL PROFESIONAL DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Aprende de la experiencia de otros y de la propia. • Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se Adquirir y desarrollar implanten en la organización. permanentemente • Aplica los conocimientos adquiridos a los conocimientos, destrezas y desafíos que se presentan en el desarrollo del Aprendizaje Continuo trabajo. habilidades, con el fin de mantener altos estándares de • Investiga, indaga y profundiza en los temas de eficacia organizacional. su entorno o área de desempeño. • Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación. • Asimila nueva información y la aplica correctamente. • Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. Aplicar el conocimiento • Aplica reglas básicas y conceptos complejos profesional en la resolución de aprendidos. Experticia profesional problemas y transferirlo a su entorno laboral. • Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. • Clarifica datos o situaciones complejas. • Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. • Coopera en distintas situaciones y comparte información. • Aporta sugerencias, ideas y opiniones. • Expresa expectativas positivas del equipo o Trabajar con otros de forma de los miembros del mismo. conjunta y de manera • Planifica las propias acciones teniendo en Trabajo en Equipo y participativa, integrando cuenta la repercusión de las mismas para la Colaboración esfuerzos para la consecución consecución de los objetivos grupales. de metas institucionales • Establece diálogo directo con los miembros comunes. del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. • Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo. Generar y desarrollar nuevas • Ofrece respuestas alternativas. Creatividad e • Aprovecha las oportunidades y problemas ideas, conceptos, métodos y Innovación para dar soluciones novedosas. soluciones. • Desarrolla nuevas formas de hacer y Hoja 570 DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA tecnologías. • Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales. • Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas. Se agregan cuando tengan personal a cargo: DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Establece los objetivos del grupo de forma clara y equilibrada. • Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos Asumir el rol de orientador y institucionales. guía de un grupo o equipo de • Orienta y coordina el trabajo del grupo para la trabajo, utilizando la autoridad identificación de planes y actividades a seguir. Liderazgo de Grupos • Facilita la colaboración con otras áreas y con arreglo a las normas y de Trabajo dependencias. promoviendo la efectividad en la consecución de objetivos y • Escucha y tiene en cuenta las opiniones de metas institucionales. los integrantes del grupo. • Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas. • Garantiza que el grupo tenga la información necesaria. • Explica las razones de las decisiones. • Elige alternativas de soluciones efectivas y suficientes, para atender los asuntos encomendados. • Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo. • Asume posiciones concretas para el manejo Elegir entre una o varias de temas o situaciones que demandan su alternativas para solucionar un atención. Toma de decisiones problema y tomar las acciones • Efectúa cambios en las actividades o en la concretas y consecuentes con manera de desarrollar sus responsabilidades la elección realizada. cuando detecta dificultades para su realización o mejores prácticas que pueden optimizar el desempeño. • Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas. • Fomenta la participación en la toma de decisiones. NIVEL TÉCNICO DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Hoja 571 DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Capta y asimila con facilidad conceptos e información. • Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas. Entender y aplicar los • Analiza la información de acuerdo con las conocimientos técnicos del necesidades de la organización. Experticia Técnica • Comprende los aspectos técnicos y los aplica área de desempeño y mantenerlos actualizados. al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado. • Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos. • Identifica claramente los objetivos del grupo y Trabajar con otros para orienta su trabajo a la consecución de los Trabajo en equipo mismos. conseguir metas comunes. • Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales. • Propone y encuentra formas nuevas y Presentar ideas y métodos eficaces de hacer las cosas. Creatividad e novedosos y concretarlos en • Es recursivo. innovación acciones. • Es práctico. • Busca nuevas alternativas de solución. • Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados. NIVEL ASISTENCIAL DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Evade temas que indagan sobre información confidencial. • Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. • Organiza y guarda de forma adecuada la Manejar con respeto las información a su cuidado, teniendo en cuenta Manejo de la informaciones personales e las normas legales y de la organización. Información institucionales de que dispone. • No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. • Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. • Transmite información oportuna y objetiva. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones • Acepta y se adapta fácilmente a los cambios Adaptación al cambio nuevas para aceptar los • Responde al cambio con flexibilidad. cambios positiva y • Promueve el cambio. constructivamente. Hoja 572 DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA • Evade temas que indagan sobre información confidencial. • Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. • Organiza y guarda de forma adecuada la Manejar con respeto las información a su cuidado, teniendo en cuenta Manejo de la informaciones personales e las normas legales y de la organización. Información institucionales de que dispone. • No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. • Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. • Transmite información oportuna y objetiva. • Acepta instrucciones aunque se difiera de Adaptarse a las políticas ellas. institucionales y buscar • Realiza los cometidos y tareas del puesto de Disciplina trabajo. información de los cambios en la autoridad competente. • Acepta la supervisión constante. • Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Establecer y mantener • Escucha con interés a las personas y capta relaciones de trabajo amistosas las preocupaciones, intereses y necesidades Relaciones y positivas, basadas en la de los demás. Interpersonales comunicación abierta y fluida y • Transmite eficazmente las ideas, sentimientos en el respeto por los demás. e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos. • Ayuda al logro de los objetivos articulando sus Cooperar con los demás con el actuaciones con los demás. Colaboración fin de alcanzar los objetivos • Cumple los compromisos que adquiere. institucionales. • Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. CAPITULO CUARTO DISPOSICIONES FINALES

A los empleados públicos que al entrar en vigencia la presente resolución estén desempeñando empleos de conformidad con normas anteriores, para todos los efectos legales, y mientras permanezcan en los mismos empleos, o sean trasladados o incorporados a cargos equivalentes o de igual denominación y grado de remuneración, no se les exigirán los requisitos establecidos en la presente resolución.

El Coordinador del Grupo de Administración de Personal del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, entregará a cada funcionario copia de las funciones y competencias determinadas en el presente Manual para el respectivo empleo al momento de la posesión, cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones o cuando mediante la adopción o modificación del manual se afecten las establecidas para los empleos. Los jefes inmediatos responderán por la orientación del empleado en el cumplimiento de las mismas.

Cuando para el desempeño de un empleo se exija una profesión, arte u oficio debidamente reglamentado, la posesión de grados, títulos, licencias, matrículas o autorizaciones previstas en las leyes o en sus reglamentos, no podrán ser compensados por experiencia u otras calidades, salvo que las mismas leyes así lo establezcan. Hoja 573

El Ministro mediante acto administrativo adoptará las modificaciones o adiciones necesarias para mantener actualizado el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias laborales y podrá establecer las equivalencias entre estudios y experiencia, conforme lo señalen la normatividad vigente, en los casos que considere necesario. ARTICULO DECIMO PRIMERO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, modifica en lo pertinente la Resolución No. 0001 del 4 de 2003 y demás disposiciones que le sean contrarias.