Por el cual se expide el DecrSl ÚniCO

De las prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones: 1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio. 2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización. 3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Pública y normas que lo reglamenten deban constar por escrito. DECRETO 182t Página 97 de 106 DE Continuación del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías H 4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones. 5. Cambiar cheques o efectuar préstamos. 6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad. 7. Efectuar gastos de servicios públicos. 8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control. Parágrafo. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Del manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo un monto equivalente de hasta cinco (5) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. . Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado. Parágrafo. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.

Registro en libros. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de la caja menor, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas, en el libro que para tal fin se establezca.

Del primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos: 1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente Decreto. 2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.

De la apertura de los libros. Los órganos procederán a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los distintos órganos y de las oficinas de auditoría.

Pagos de caja menor. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la Caja Menor, el titular registra: a) el rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la cuenta contable respectiva, b) su monto bruto, c) las deducciones practicadas -concepto y monto-, d) el monto líquido pagado, e) la fecha del pago, f) el número del documento de identidad o el NIT del beneficiario, y g) los demás datos que se consideren necesarios.

De la legalización para el reembolso. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: DECRETO Página 98 de 106 DE Continuación del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías" 1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. 2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía. 3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al bienio que se está legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso. 5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto. La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 29 de diciembre del último del bienio, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar. a~o

Del reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuesta les, a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

Cambio de responsable. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.

Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Sistema General de Regalías, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero. Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditorfa o control interno. PARTE 2 ADMINISTRACiÓN DE lOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGAlíAS TíTULO 1 FONDO DE AHORRO Y ESTABILIZACiÓN (FAE) DEL SISTEMA GENERAL DE REGALíAS CAPíTULO 1 ADMINISTRACiÓN DEL FONDO DE AHORRO Y ESTABILIZACiÓN (FAE)

Fideicomiso Fondo de Ahorro y Estabilización. Los Ingresos del Sistema General de Regalías que se distribuyan al Fondo de Ahorro y Estabilización se destinarán al patrimonio autónomo denominado "Fideicomiso FAE" el cual continuará siendo administrado por el Banco de la República, de conformidad con las disposiciones de la Ley 2056 de 2020, . DECRETO 1821 DE Página 99 de 106 Continuación del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías" del presente Decreto y del contrato suscrito por la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República. Para estos efectos, los recursos que se destinen al Fondo de Ahorro y Estabilización, de que trata la Ley 2056 de 2020, se podrán transferir y girar directamente en moneda extranjera, a la Cuenta Única Nacional abierta a nombre del Sistema General de Regaifas que determine la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En ningún caso se entenderá que los partícipes del fondo recibirán los recursos en una moneda diferente al peso colombiano. El Banco de la República administrará los recursos que le sean transferidos por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así como los rendimientos y demás ingresos que se generen en su administración. Por cada giro al Fideicomiso FAE, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe enviar una comunicación formal al Banco de la República, en la que indique el monto en dólares de los Estados Unidos de América a transferir desagregado por partícipe en el Fondo de Ahorro y Estabilización, la fecha en la que se realizará el giro y especificando de dónde provendrán los recursos. Esta comunicación debe enviarse como mlnimo un (1) dra hábil antes del giro. Parágrafo. Mientras se determina y recibe por parte del Departamento Nacional de Planeación la distribución de los recursos destinados a los partícipes del Fondo de Ahorro y Estabilización y se adelanta el proceso de giro al Banco de la República, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público podrá mantener transitoriamente estos recursos en cuentas bancarias o depósitos remunerados en el exterior. Los rendimientos financieros netos que se generen serán transferidos en su totalidad al Banco de la República junto con los recursos depositados, discriminados por partrcipe. El ejercicio de la función de administración a la que se refiere el presente artículo, se realizará teniendo en cuenta que las obligaciones de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público son de medio y no de resultado, razón por la cual el riesgo cambiario no será asumido por esta.

Definición de Participe. Para efectos del presente Capítulo, se entiende por partícipe las regiones, departamentos, municipios y distritos, en cabeza de los departamentos, que conforme al artículo 113 de la Ley 2056 de 2020, sean informados a través de la instrucción de abono a cuenta por el Departamento Nacional de Planeación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público informará al Banco de la República los partícipes respectivos.

Administración del Fideicomiso. Las inversiones del Fideicomiso FAE solamente se podrán realizar en instrumentos financieros denominados en moneda extranjera, y emitidos en el exterior. Las inversiones podrán comprender títulos representativos de deuda externa colombiana de la Nación, siempre y cuando no sean adquiridos en el mercado primario. El riesgo cambiario será asumido por los participes en el Fondo de Ahorro y Estabilización y en ningún caso por la Nación. El Banco de la República deberá enviar a los miembros del Comité de Inversiones informes acerca del Fideicomiso FAE, en las condiciones y periodicidad que este señale. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público producirá un reporte trimestral sobre el Fideicomiso dirigido al público.

Desahorro. Si se presenta alguna causal de desahorro prevista en la normatividad aplicable, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público solicitará los recursos mediante comunicación formal al Banco de la República, en la que indique, el monto del desahorro desagregado por partIcipe en el Fondo de Ahorro y Estabilización en dólares de los Estados Unidos de América y el fundamento legal que lo autoriza. " DECRETO 106 1821 DE Página 100 de Continuaci6n del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías" El Banco de la República tendrá diez (10) días a partir del momento en que reciba la comunicación, para girar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Dentro de los treinta (30) días posteriores a dicho giro, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público canalizará los recursos en moneda extranjera a través del mercado cambiaría en condiciones de mercado. Si el monto resultante de esta operación es inferior al requerido para el cumplimiento de la norma de desahorro que lo ordena, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público solicitará cuantas veces sea necesario y en los mismos términos del primer inciso, el monto en dólares de los Estados Unidos de América que se requiera para completar el desahorro. Cumplido el procedimiento anterior y previa instrucción de abono a cuenta enviada por el Departamento Nacional de Planeación, en los términos del artículo 2.1.1.2.2 del presente Decreto, los recursos quedarán asignados a los beneficiarios de las asignaciones de las que tratan los incisos tercero, cuarto y quinto del artículo 361 de la Constitución. El giro de los recursos se llevará a cabo conforme a las disposiciones vigentes en la materia para cada tipo de asignación. Si el monto resultante de la operación prevista en el tercer inciso es superior al requerido para el cumplimiento de la norma de desahorro que lo ordena, dichos ingresos en exceso por diferencial cambiario deberán ser incorporados al participe que los originó en el presupuesto del Fondo de Ahorro y Estabilización, en la siguiente vigencia presupuesta!.

Comité de Inversiones. El Fideicomiso FAE contará con un Comité de Inversiones, que estará constituido de la siguiente manera: El Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado, quien lo presidirá; el Ministro de Minas y Energía o su delegado, y el Director General del Departamento Nacional de Planeación o su delegado. El Gerente General del Banco de la República o su delegado y quien ejerza la auditoría del Fideicomiso FAE asistirán a las sesiones del Comité de Inversiones con voz, pero sin voto.

Facultades y Funcionamiento del Comité de I~versiones. El Comité de Inversiones cumplirá las siguientes funciones: . 1. Determinar la politica de inversión del Fideicomiso FAE. 2. Definir las clases de activos admisibles. 3. Definir la asignación estratégica de activos, es decir, la distribución de las clases de activos y la composición cambiaria. 4. Definir los criterios generales para la selección de las inversiones, las operaciones con derivados, repos, simultáneas y transferencia temporal de valores. 5. Establecer los límites máximos e individuales de inversión para los instrumentos financieros y las contrapartes. • DECRETO 106 1821 DE Página 101 de Continuación del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías" 6. Establecer las condiciones generales de los depósitos de margen o garantía para la realización de las operaciones con derivados, repos, simultáneas y transferencia temporal de valores. 7. Establecer los criterios generales para la selección, aprobación y evaluación de contrapartes, corresponsales bancarios, administradores externos, mandatarios, custodios, agentes, apoderados y asesores de inversión y establecer el alcance de la delegación, consistente con los propósitos del Fideicomiso FAE y las políticas de inversiones. 8. Establecer los procedimientos a seguir en los eventos en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión. 9. Hacer seguimiento al desempeño del Fideicomiso FAE y a las polfticas establecidas. 10. Determinar la periodicidad y el contenido de los informes periódicos que le presentará el Banco de la República sobre el fideicomiso. 11. Aprobar dentro del primer trimestre de cada año los estados financieros anuales del Fideicomiso FAE. 12. Aprobar las modificaciones a la comisión de administración establecida en el contrato de administración. 13. Determinar las políticas y los criterios generales para las Operaciones de Cobertura para la estabilización de la Inversión del Sistema General de Regalías de las que trata el artículo 121 de la Ley 2056 de 2020. 14. Determinar los criterios de selección de los terceros calificados que realizarán las operaciones de cobertura financiera de las que trata el artículo 121 de la Ley 2056 de 2020 y seleccionar a los mismos. 15. Estudiar y pronunciarse sobre las propuestas que presente el Banco de la República en caso de desviaciones a las políticas de inversión, conforme a lo previsto en el contrato de administración. . 16. Las demás funciones necesarias para la administración del Fideicomiso FAE y la inversión de sus recursos. 17. Darse su propio reglamento. Las decisiones del Comité de Inversiones considerarán las capacidades operativas del Banco de la República para su implementación, sin que ello en ningún caso implique el incumplimiento de lo dispuesto en el inciso décimo del artículo 361 de la Constitución Política. El Comité, de acuerdo con la periodicidad que determine, podrá consultar a expertos internacionales idóneos con experiencia en el manejo de portafolios de fondos soberanos, cuya remuneración se fijará con cargo a los recursos de funcionamiento del Sistema General de Regalías asignados al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público adelantará la contratación directamente o a través de terceros. DECRETO 106 1821 DE Página 102 de Continuación del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías" 1. Convocar a [as sesiones ordinarias del Comité de Inversiones. y a las sesiones extraordinarias por solicitud del presidente del Comité. 2. Elaborary conservar las actas de las reuniones del Comité de Inversiones. 3. Remitir a los miembros del Comité los informes y estados financieros que se requieran para las deliberaciones y adopción de las decisiones que le correspondan.

Valoración y Manejo Contable del Fideicomiso FAE. El Fideicomiso FAE será valorado de acuerdo con el método que refleje los objetivos y características de los instrumentos financieros que conforman el fideicomiso. El valor del Fondo de Ahorro y Estabilización se debe determinar en forma diaria y expresarse en dólares de los Estados Unidos de América y en unidades. Las unidades miden el valor de los aportes de los partícipes y representan cuotas partes del valor patrimonial del Fondo de Ahorro y Estabilización. El cambio en el valor de la unidad representa los rendimientos o pérdidas que se han obtenido. Los recursos recibidos y los retiros del Fondo de Ahorro y Estabilización, se deben efectuar al valor de la unidad calculado al cierre del día hábil inmediatamente anterior. Se tendrá como valor vigente de la unidad el que resulte al cierre del dla hábil inmediatamente anterior a la fecha de la operación de ahorro o de desahorro, para lo cual se deben considerar todos los ingresos y gastos que se deriven del manejo del Fideicomiso FAE. La unidad de inversión para el día en que inició la operación del Fideicomiso FAE fue de US$1.000, el cual corresponde a la fecha en que el Banco de la Repóblica recibió y registró el primer giro de los recursos destinados al Fideicomiso FAE. La contabilidad del Fideicomiso FAE se llevará en dólares de los Estados Unidos de América y de manera separada por cada partícipe en el Fondo de Ahorro y Estabilización en los libros de contabilidad del Banco de la Repóblica a través de cuentas de orden fiduciarias. En la preparación y emisión de los estados financieros, y en general su manejo contable se regirá por las normas de contabilidad aplicables al Banco de la República. El Banco de la Repóblica como administrador del Fideicomiso FAE deberá realizar los ajustes que sean del caso, de acuerdo con las normas contables vigentes y en general cuando por razones operativas se presenten diferencias que modifiquen el valor patrimonial de los partícipes en el Fideicomiso FAE o la determinación de los resultados. DECRETO 106 1821 Página 103 de DE Continuación del Decreto "Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sistema General de Regalías" Parágrafo. El Banco de la República enviará mensualmente a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público información sobre el valor del Fondo de Ahorro y Estabilización en dólares de los Estados Unidos de América, así como el saldo en unidades y su equivalente en dólares de los Estados Unidos de América para cada partícipe.

Auditoría del Fideicomiso FAE. El Gobierno nacional delega la auditoría del Fideicomiso FAE en la Auditoría del Banco de la República, quien desarrollaré las siguientes funciones: 1. Examinar los estados financieros del Fideicomiso FAE con la finalidad de establecer su razonabilidad y expresar una opinión profesional sobre si estos están preparados, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con las normas contables de aceptación general; 2. Verificar que las operaciones del Fideicomiso FAE se ajustan a las prescripciones legales. contractuales ya las decisiones correspondientes del Comité de Inversiones; 3. Velar porque se lleven regularmente y de acuerdo con la ley, la contabilidad del Fideicomiso FAE y las Actas del Comité de Inversiones, y porque se conserven debidamente la correspondencia y comprobantes de los movimientos de las cuentas del Fideicomiso FAE; 4. Procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad de los bienes del Fideicomiso FAE; 5. Evaluar el sistema de control interno de los procesos del Banco de la República relacionados con la administración del Fideicomiso FAE y presentarle a este el resultado de las evaluaciones y sus recomendaciones; 6. Aplicar, en sus intervenciones de control y comprobación, las normas de auditoría generalmente aceptadas y velar por el cumplimiento de las normas y principios contables; 7. Cumplir las demés atribuciones que le señalen las leyes.

Contrato para la Admínistración del Fideicomiso FAE. El contrato para la administración del Fideicomiso FAE deberá ser suscrito por el Representante Legal del Banco de la República y por el Ministro de Hacienda y Crédito Público en nombre de la Nación. La comisión de administración del Fideicomiso FAE, devengada por el Banco de la República, seré establecida en el contrato celebrado entre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Banco de la República. Esta comisión será pagada con cargo a los rendimientos de los recursos fideicomitidos y en subsidio, con cargo a estos últimos. Parágrafo. Los costos y gastos derivados de la comisión de administración y de la comisión por servicios por el manejo de los recursos en el Fideicomiso FAE no tendrán efectos presupuestales para el Sistema General de Regaifas; por consiguiente, no serán imputables al presupuesto de gastos de administración del mismo.