Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Salud y Protección Social

Adoptar el manual de Contratación del Ministerio de Salud y Protección Social, cuyo texto se anexa a la presente Resolución.

La actividad contractual que realice el Ministerio de Salud y Protección Social, se desarrollará de conformidad con las disposiciones legales vigentes que regulen la materia, en concordancia con el Manual de Contratación.

El Manual de Contratación será publicado en la Intranet Institucional y en la página Web del Ministerio de Salud y Protección Social.

Incorporar el Manual de Contratación a los documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social.

Cuando el manual deba ajustarse por razones de modificaciones normativas o por cambios en la distribución interna de competencias en el Ministerio, el ajuste respectivo se hará mediante Circular conjunta de los ordenadores del gasto delegados. ARTÍCULO QUINTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1574 del 15 de mayo de 2013 y sus resoluciones modificatorias, así como las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá alos 239 JUL 2014 A d dl Y ALEJANDRO GAVIRIA URIBE Proyectó: Ypeña/CDurán/ Revisó: Mgillgamboa/MEcheverria Aprobó: GBurgosB. SIG-F04 0 2..23222 29 JUL 2014 , MinSalud Ministerio de Salud y Protección Social qa MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTA, JULIO DE 2014 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) JUL 2014 Ministerio de Solud y Protección Sociel - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud PROTECCIÓN SOCIAL CÓDIGO: | Gco-M01 | VERSIÓN: 01 | FECHA: Ministro de Salud y Protección Social Dr. Alejandro Gaviria Uribe Secretario General Dr. Gerardo Burgos Bernal Director de Administración de Fondos de la Protección Social Dr. José Oswaldo Bonilla Rincón Subdirectora Administrativa Dra. Ivonne Yadira Gamboa Vesga Subdirector de Asuntos Jurídicos de los Fondos y Cuentas Dr. Julio Alfonso Peñuela Saldaña Coordinadora Grupo de Gestión Contractual Dra. Margarita María Gil Garzón Coordinadora Grupo de Gestión Contractual de la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social Dra. Maria Fernanda Echeverría Burbano Profesionales de apoyo en la elaboración Dr. Yonis Ernesto Peña Bernal Dr. Carlos Andrés Durán Camacho Dra. Nohora Elena Cortes Gandur Dr.

Julián Efraín Rincón Laverde SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) o "2322 29 JUL 2014 - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Ministeso de Salud y Protección Social CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: TABLA DE CONTENIDO Numeral Tema Pág. | Presentación 5 * 1. Introducción 6 Abreviaturas 8 Glosario de Términos 9 1. NATURALEZA JURÍDICA Y UBICACIÓN DEL MINISTERIO EN LA| 14 ESTRUCTURA DEL ESTADO 2. ASPECTOS GENERALES 17 2.1 Referencias normativas del nivel nacional 17 2.2 Referencias normativas internas 19 23 Manuales y/o guías expedidos por la Agencia Colombia Compra Eficiente 20 2.4, Principios de la contratación pública 21 3. FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL 23 31. Ordenación del Gasto 23 3.2. Iniciativa del gasto 24 3.3. Comité Asesor de Contratación 25 3.4. Elaboración de Contratos 25 3.5. Seguimiento Contractual 28 3.5.1. Flujograma de la Supervisión Contractual 29 3.6. Planeación Contractual 31 3.6.1. Plan Anual de Adquisiciones 31 3.6.1.1. Flujograma del Plan Anual de Adquisiciones del Ministerio 34 4, RESPONSABILIDADES Y TÉRMINOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN | 36 41 Solicitud de Contratación 36 4.2. Verificación de Legalidad de las Solicitudes 36 4.3. Solicitudes de modificaciones contractuales 38 4.4. Contenido de los análisis y estudios previos 39 4.4.1. Análisis del sector económico y de los oferentes 41

442. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución 42 443. Disponibilidad Presupuestal 44 4.4.4. Estudios y documentos previos 45 5. AREAS ENCARGADAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS |58 ACTIVIDADES DE CADA ETAPA DEL PROCESO CONTRACTUAL

6. MODALIDADES DE SELECCIÓN Y SUS ESPECIFICIDADES 64 6.1. Aspectos concomitantes a todos los procesos de selección 64 6.1.1. Aviso de convocatoria 64 6.1.2. Convocatoria limitada a MIPYME 65 6.2. Pliego de condiciones 65 6.3. Modalidades de selección 66 6.3.1. Licitación pública 66 6.3.1.1. Flujograma de la Licitación pública 67 6.3.2. Selección Abreviada 83 6.3.2.1. Flujograma de Selección Abreviada 90 6.3.2.1.1. | Flujograma de proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y | 91 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) DU ID3ZZe 29 JUL 201 7 MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Mirasteso de Salud y Prorección Social CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: servicios de características técnicas uniformes y de común utilización — subasta inversa. 6.3.2.1.2. | Flujograma selección abreviada de menor cuantía 107 6.3.3, Concurso de Méritos 121 6.3.3.1. Flujograma del Concurso de Méritos Abierto 122 6.3.3.2. Flujograma del Concurso de Méritos Precalificado 138 6.3.4. Contratación Directa 161 6.3.4.1. Flujograma de la Contratación Directa 167 6.4, Procedimiento de Mínima Cuantía 171 6.4.1. Flujograma del Procedimiento de Mínima Cuantía 173 6.5. Otras formas de contratación: convenios, acuerdos de cooperación, | 184 memorandos de entendimiento, entre otras.

7. CONDICIONES CONTRACTUALES 188 74. Requisitos de perfeccionamiento 188 7.2. Requisitos de legalización 189 7.3. Requisitos de ejecución 189 7.4. Flujograma de perfeccionamiento y legalización de contratos 189 8. RESPONSABILIDADES EN RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN DE | 195 DOCUMENTOS DEL PROCESO 9, MODIFICACIONES CONTRACTUALES 195 9.1. Suspensión de Contratos 195 9.2. Terminación anticipada 196 9.3. Cesión de Contratos 196 9.4, Adición de Contratos 196 8.5. Prórroga de Contratos 197 10. ETAPA POSTCONTRACTUAL O DE LIQUIDACIÓN 197 10.1. Contratos susceptibles de liquidación 198 10.2. Trámite de liquidación 198 10.3. Extensión del plazo para liquidar 199 10.4. Soportes del acta de liquidación 199 10.5. Liquidación judicial 200 10.6. Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos 200 10.7. Flujograma del procedimiento de liquidación 201 11 RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL 208 111 Responsabilidad de los contratistas 208 11.2. Acción de repetición 208 12. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO 209 12.1 Procedimiento para la imposición de sanciones, aplicación de multas y | 209 ejercicio de poderes exorbitantes 12.1.1. Flujograma del procedimiento para la imposición de sanciones, aplicación de | 213 multas y ejercicio de poderes exorbitantes 13. ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS | 216 DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION. 14. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 216 15. EDICIÓN 218 16.

NOTAS DE VIGENCIA 218 SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) ecosrgeoa ¿3 JUL ¿014 7 MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud | PROTECCIÓN SOCIAL Ministerio de Salud y Prorección Social CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: PRESENTACIÓN SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) PP ITRA PAEVA 29 Jut 2014 - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Mimsteñio de Solud y Protección Social CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: INTRODUCCIÓN La Contratación Pública en Colombia es el principal instrumento jurídico de que se vale la Administración para cumplir sus finalidades, hacer efectivos los deberes públicos y prestar los servicios a su cargo, para el caso, mediante la colaboración de los particulares. Para este Ministerio, como parte de la rama ejecutiva del poder público en el orden nacional, resulta imperiosa la implementación de una herramienta de gestión estratégica que describa y facilite la aplicación adecuada de las normas que rigen la contratación estatal, estableciendo directrices estandarizadas para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso y los procedimientos contractuales. La dinámica administrativa del Ministerio se estructura como un esquema de gestión integral, conforme al cual, las diferentes áreas (misionales, estratégicas, de apoyo y de seguimiento y evaluación) confluyen armónicamente en el logro de los cometidos institucionales, a partir del reconocimiento de los diferentes roles y de que cada uno de ellos constituye un bastión para una gestión eficiente, oportuna y de calidad.

Tratándose de la contratación estatal, por ser una actividad esencialmente reglada, uno de los desafíos es brindar seguridad jurídica, asociada a la correcta aplicación de la normatividad en la materia, y en consecuencia, a la reducción de los riesgos de daño antijurídico, así como de responsabilidades personales derivadas. Alcanzar dicha meta exige hacer de los principios de la contratación, elementos inherentes al cumplimiento de cada una de sus etapas; igualmente, diagnosticar e identificar los riesgos, y establecer acciones de mejora para su control, reducción o eliminación, tareas estas en que el Ministerio, como unidad, converge. En este contexto, las directrices contenidas en el Manual de Contratación, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios que rigen la función pública, permitiendo desarrollar la actividad contractual dentro de los parámetros de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia y eficiencia, que deben precederla. Su aplicación, cumplimiento y observancia en todos los procesos contractuales que adelante la Entidad es de carácter obligatorio salvo las excepciones provenientes de la emisión de nuevas disposiciones aplicables. El presente documento es también un instrumento para los diferentes participes del sistema de compras públicas, y en especial para los proveedores, en cuanto les permite conocer en detalle cómo opera la estructura administrativa del Ministerio en relación con su gestión contractual, así como las diferentes políticas que se implementan para lograr que la misma constituya un motor del desarrollo.

SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) CIO 53222 29 JUL 2014 , MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud | PROTECCIÓN SOCIAL Mimstenio de Salud y Protección Sociol CÓDIGO: GCO-MO01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: Finalmente es necesario señalar que este Manual incluye aspectos particulares de la contratación que realiza el Ministerio por razón de su misión, específicamente en lo que corresponde a la adquisición de insumos y medicamentos de interés en salud pública a través de los Fondos y mecanismos establecidos por la Organización Panamericana de la Salud; así como del marco para el desarrollo de las acciones de cooperación técnica que se realizan con los diferentes Organismos Internacionales, en el contexto de las relaciones de ayuda y asistencia suscrita entre Colombia y dichos sujetos de derecho internacional. SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) as iocoagooo 29 JuL 2014 .

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud | PROTECCIÓN SOCIAL Mirsteno de Solud y Prorección Social CÓDIGO: Gco-M01 | VERSIÓN: 01 | FECHA: ABREVIATURAS CM Concurso de Méritos LP Licitación Pública MINISTERIO Ministerio de Salud y Protección Social RUP Registro Único de Proponentes SACTU Selección Abreviada por Subasta Inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización SAMC Selección Abreviada de Menor Cuantía SMC Selección de Mínima Cuantía SMLMV Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes SECOP Sistema Electrónico para la Contratación Pública CcDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal RP Registro Presupuestal SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) y esa 32922 29 JUL 2014 MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud. ] PROTECCIÓN SOCIAL y Protección Social CÓDIGO: Gco-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: GLOSARIO DE TÉRMINOS Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica o el que establece el Decreto 1510 de 2013 en su

Artículo 3. Los términos definidos son utilizados en singular y plural, según lo que requiera el contexto. Los términos que no presenten una definición expresa deberán entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. 1. SIG-F04 Gestión Contractual. Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación del Ministerio. Gestión Estratégica. Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que el Ministerio debe llevar a cabo conforme con su Objetivo Misional. Manual de Contratación. Documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública, los flujos de proceso y organigrama que el Ministerio desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual. Objetivo Misional. Son los objetivos y las funciones del Ministerio, de acuerdo con las normas o disposiciones que regulan su actividad. Procedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Acta de Liquidación. Documento de balance final del contrato, suscrito entre el contratista, el interventor o supervisor del contrato y el ordenador del gasto, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el Contratista, los pagos efectuados por el Ministerio, los ajustes, reconocimientos, revisiones, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes referentes al cumplimiento de sus obligaciones, finiquitando la relación contractual. Con sujeción a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el

artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012. Adenda(s). Son los documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso, selección abreviada, o contratación de mínima cuantía, con el fin de aclarar, modificar o precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública, con posterioridad a su expedición y que formarán parte de los mismos. VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) ef 8222 29 JuL 2014 _ MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud | PROTECCIÓN SOCIAL Ministerio de Salud y Protección Social CÓDIGO: | Gco-Mo1 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: 9. Adjudicación. Es la decisión emanada del Ordenador del Gasto, por medio de la cual determina el Adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia corresponderá, como derecho y como obligación, su suscripción y el cumplimiento de las obligaciones alli establecidas. 10. Adjudicatario. Es el proponente que resulte favorecido con la adjudicación dentro de un proceso de selección. 11. Adición. Modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución, con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, el cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMLMV, salvo en aquellos contratos cuyo valor sea indeterminado pero determinable, Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

12. Anticipo. Es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, es decir, es la financiación por la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar y no como pago por los trabajos o labores acometidas. De conformidad con la normatividad legal vigente y los desarrollos jurisprudenciales, el anticipo: - — Debe invertirse de acuerdo al Plan de Inversión que se establezca. - — No entra al patrimonio del contratista, continúa siendo recurso público. - — Su valor se descuenta de cada pago que se realice al contratista. La ejecución del contrato por tanto, constituye amortización de dicho valor. - Son sujetos de especial seguimiento en su inversión por parte de la Entidad. - Se aplica por regla general en contratos de tracto sucesivo, como el contrato de obra, toda vez que el contratista para dar inicio al desarrollo del objeto contractual debe realizar la contratación de la mano de obra y la adquisición de materiales, maquinaria u otros elementos que se precisen. - — En ningún caso podrá exceder el 50% del valor total del contrato. - De acuerdo con la modalidad contractual tiene especiales requerimientos para su manejo, según se establece en la Ley 1474 de 2011.

13. Pago Anticipado. Constituye una forma de pago acordada por las partes en la cual el Ministerio, anticipadamente entrega al contratista una parte del valor acordado, antes del recibo del bien o servicio a adquirir, pago que en ningún caso podrá exceder el 50% del valor total del contrato y que es imputable al valor del mismo, razón por la cual el contratista no tiene que devolver o amortizar lo que se ha pagado de forma anticipada, salvo en caso de incumplimiento. SIG-F04 Ñ VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) 3222 79 JUL_201 a AAA - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y «-MinSalud —* PROTECCIÓN SOCIAL Mirsteno de Solud y Prorección Social CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: De conformidad con la normatividad legal vigente y los desarrollos jurisprudenciales, el pago anticipado: - Hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de remuneración a cargo de la entidad, sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado. - Los dineros entregados al contratista a título de pago anticipado, entran a su patrimonio, así como sus frutos y rendimientos y no tienen destinación diferente a la que su dueño de manera libre y autónoma quiera darle y por ende, no existe posibilidad de amortización. - — Noes objeto de seguimiento en su ejecución por parte de la Entidad. - Se aplica por regla general en contratos de ejecución inmediata; casos típicos compra de inmuebles o automotores y en contrato de suministro.

14. Acta de suspensión del contrato. Documento suscrito entre el contratista y el ordenador del gasto, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del contrato (y por tanto su plazo), por acuerdo justificado entre las partes. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha probable de reinicio (si es posible) y demás aspectos que se estimen pertinentes, entre ellos, la condición o plazo en el cual tendrá lugar el reinicio. Su suscripción exige la modificación de la garantía única que ampara del Contrato en los casos que se modifique el plazo contractual, y en todo caso, deberá darse aviso a la Aseguradora. 15. Acta de Reinicio. Documento suscrito entre el contratista y el ordenador de gasto, mediante el cual dan reinicio a la ejecución del contrato. 16. Cláusula Penal. Es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar por el incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón del incumplimiento del contrato. Cuando se declare la caducidad del contrato o su incumplimiento parcial, se podrá hacer efectiva la cláusula penal, toda vez que ello es constitutivo del siniestro de incumplimiento.

17. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Documento que expide el Jefe de Presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente Registro Presupuestal. SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) A a 08222 20 JUL 2014 MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSolud PROTECCIÓN SOCIAL y Prorección Social CÓDIGO: | GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: 18. 19. 20. 21. 22. SIG-FO4 Cesión. Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, para lo cual el contratista original deberá contar con la autorización escrita del Ministerio de Salud y Protección Social expresamente por el Ordenador del Gasto. Como quiera que los contratos estatales son intuito personae, si no se acepta la cesión, ésta no puede operar y el contratista continuará obligado con la ejecución del objeto contratado. Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, conforme las previsiones de la Ley 1474 de 2011. Interventoría: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.