Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Salud y Protección Social

13. Para efectos de hacer efectivas las garantías, el Ministerio procederá así: a. En caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el presente Manual, proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual, además de la declaratoria de caducidad, SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) +" 50 03222 29 JUL 2014 - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Minssterio de Salud y Protección Socio! CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: procederá a hacer efectiva la cláusula penal o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro. b. En caso de aplicación de multas, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el presente Manual, proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual impondrá la multa y ordenará su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro. c. En los demás casos de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el presente Manual, proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual declarará el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro. 14.

En todo caso, no se podrá imponer multa sin que se surta el procedimiento señalado, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si está aún era requerida por el Ministerio, y exista la certificación de cumplimiento emitida por el Supervisor o Interventor del Contrato. En relación con aquellas materias no previstas en el presente Manual, deberá acudirse a las disposiciones del Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) “ p3a222 29 JUL_2014 => MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Ministerio de Solud y Prorección Social ” CÓDIGO: "| eco-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: 12.1.1. Flujograma del procedimiento para la imposición de sanciones, aplicación de multas y ejercicio de poderes exorbitantes IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO Interventor y/o Supervisor del Contrato Contratista + Identificar los eventos de retraso, mora, incumplimiento o cumplimiento parcial o defectuoso de las obligaciones contractuales por parte del contratista, en ejercicio del control y vigilancia del contrato. y Responder al requerimiento del interventor o supervisor del contrato.

Requerir por escrito al contratista una vez al interventor y/o Supervisor detecte cunlquiera de los hechos enunciados en el numerai precedente, impartiendo instrucciones sobre acciones correctivas y otorgando un plazo perentorio para la adopción de dichas acciones. »| Revisar el documento respuesta al requerimiento remitido por parte del contratista ja y evaluar si realizó las acciones correctivas solicitadas. ¿Se toman los identificados? si y s No Elaborar informe Radicar sin dilación ante el Ordenador del Gasto un informe que contenga, entre otros, los siguientes aspectos: + Descripción pormenorizada de los hechos y/o circunstancias constitutivas de retraso, mora, incumplimiento o cumplimiento parcial o defectuoso de las obligaciones a cargo del contratista. + Concepto argumentado sobre el posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista. la + Normas o cláusulas posiblemente incumplidas. « Determinación de tas sanciones a imponer. + Tasación de los perjuicios derivados del incumplimiento y/o valor de la multa, si a ello hubiera lugar. + Otros aspectos que considere relevantes.

Al informe deben adjuntarse los soportes de las actuaciones surtidas y/o las pruebas correspondientes So SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) ! A GOUTZZZ 79 JUL 20% inst MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y MinSalud - PROTECCIÓN SOCIAL Missterio de Solud y Preíncción Social CÓDIGO: GCO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO Servidor Público o Contratista del Grupo de Gestión Contractual Coordinador Grupo de Ordenador del Gasto Gestión Contractual y Requerir nuevamente al Contratista para que cumpla la obligación u obligaciones presuntamente incumplidas, o iniciar el proceso sancionatorio ¿Inicia proceso > si h 4 Solicitar al Grupo de Gestión Contractual, para que se inicien las actuaciones El administrativas tendientes a declarar el »| Elaborar citación al Contratista a una ¡+ 'O) incumplimiento, imponer multas y sanciones audiencia para debatir lo ocurrido pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal Revisar y firmar citación a audiencia NO 5d si 11 Devolver con observaciones para 0 ajuste so] Firmar citación para envío a ——— contratista Y Celebrar la audiencia, que es presidida por el Ordenador del Gasto.

Se fija el orden de ta audiencia, se presentan las circunstancias de hecho que motivan la actuación, $e enuncian las normas o cláusulas posiblemente incumplidas y las consecuencias que pueden derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) Sr a? 60003222 29 JUL 2014 MinSalud Ministeno de Salud y Prorección Social MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL CÓDIGO: GCO-M01 VERSIÓN: | 01 FECHA: IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO Contratista del Grupo de Gestión Contractual Servidor Público o Coordinador Grupo de Gestión Contractual Ordenador del Gasto y/o Interventor y/o Supervisor del Contrato NO Publicar en el SECOP y comunicar a la Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el Contratista y a la Procuraduría General de la Nación, sobre el acto administrativo ejecutoriado mediante el cual se imponga la multa, sanción o 58 declare el incumplimiento del contrato j Elaborar documento para ta firma del Ordenador el Gasto en el cual se le exige al Contratista el cumplimiento de lo estipulado en los actos administrativos mediante los cuales se impuso la muita, sanción o se declaró el incumplimiento y se informa sobre el procedimiento para su pago > Revisar y firmar documento y ¿Está conforme? NO 17 El Devoiver con observaciones para ajuste Firmar documento para envio a — |« contratista Contratista a las partes haya lugar Enviar copia de la constancia de consignación de la multa o sanción pecuniaria por parte del y a la Subdirección Financiera, para su conocimiento y fines a que si Y <= de los términos establecidos por el Ministerio en acto mae? | GCO

-Pt1 Continuar con el procedimiento de Liquidación de Contratos Trasiedar a la Dirección Jurídica el expediente para que inicie las acciones de cobro por vía ejecutiva o jurisdicción coactiva SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) 2 06003222 79 JUL 2014 MinSalud Ministerio de Salud y Protección Social MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y | PROTECCIÓN SOCIAL CÓDIGO: | GcO-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: 13. ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION. La Ley 80 de 1993 y los estatutos que se han expedido desde entonces en materia de resolución de conflictos a través de mecanismos alternativos, disponen que las partes en un contrato estatal deben buscar solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, apenas surjan diferencias en cualquier asunto relativo al contrato que sea susceptible de transacción, es un deber de las partes emplear mecanismos de solución de controversias contractuales tales como la conciliación, la amigable composición y la transacción. La normatividad vigente prevé la posibilidad de que se incluya en los contratos estatales una cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las distintas diferencias que puedan surgir por razón de la celebración, ejecución, terminación o liquidación del contrato estatal. Esta administración de controversias y solución de conflictos se relaciona con los principios de economía y de garantía del patrimonio económico de los contratistas. Dentro de las minutas contractuales se establecerá la obligación a cargo de las partes para solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas en la actividad contractual conforme lo establece la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

14. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL a. El Ministerio de Salud y Protección Social, implementó desde el año 2009, un esquema de publicidad al interior, que posibilita el seguimiento y control por parte de todos los servidores públicos del Ministerio de los procesos de contratación que se adelantan. Se trata de un enlace en línea a partir del cual es posible revisar todos los documentos que hacen parte de un expediente contractual, incluidos CDP, Registro, Pagos, Información Financiera, designación de supervisión, y en general documentos que no hacen parte de la obligación de publicación en el Portal Único de Contratación. Entre otros objetivos, esta publicidad en la información pretende auspiciar la veeduría cualificada de las contrataciones, toda vez que quienes tienen acceso son servidores públicos de todas las áreas de la Entidad, quienes en tiempo real conocen los contratos suscritos por el Ministerio, y todos los elementos que conforman el expediente hasta su terminación o liquidación. Así, el servidor público accede al siguiente link http://minps21:82/Contratos/default.aspx en donde encuentra la relación anual de contratos suscritos, que al desplegarla permite acceso a la totalidad de contratos suscritos en determinada vigencia, aciarando que la información se carga en el momento mismo en que se suscribe el contrato. SIG-FO4 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) e ODO ZAS - 29 JUL 2014 UN - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Airisieno de Salud y Prorección Social CÓDIGO: Gco-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: A continuación el Usuario ingresa al contrato que dese revisar y tiene acceso a la copia escaneada de los documentos, con indicación de la fecha y hora en que los mismos fueron cargados en la aplicación, y la persona que realizó el cargue. Cuando se hace click sobre un documento específico, el usuario obtiene una copia escaneada del documento original.

Con esta herramienta, los servidores públicos pueden saber, por ejemplo, en que contratos se están tramitando pagos, y realizar alertas si estiman que no se cumple algún requisito legal o contractual; en términos generales la aplicación permite total transparencia y trazabilidad al interior de la Entidad sobre la gestión contractual, lo que contribuye a que estos procesos sean menos vulnerables a hechos ilícitos. De otra parte, constituye también una buena práctica en materia de gestión documental, en cuanto evita la manipulación del expediente contractual físico contribuyendo con ello a su conservación e integridad. b. Para efectos de evitar la posibilidad de fraccionamiento de contratos, dentro de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, se realiza una etapa de socialización, ajuste y articulación del Plan, de la cual participan todas las dependencias del Ministerio que tienen iniciativa de gasto, el Ordenador del Gasto, la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, la Oficina de Control Interno, la Subdirección Administrativa y el Grupo de Gestión Contractual, con el objetivo de identificar procesos con objetos comunes o similares y estructurar procesos únicos que beneficien a toda la Entidad y que eviten que se adelanten múltiples procesos que, además de los costos administrativos, puedan dar lugar a que se vulneren el principio de selección objetiva. c. Con el objetivo de incentivar la adecuada y oportuna planeación de los procesos contractuales, mensualmente la Subdirección Administrativa remite un informe a la totalidad de dependencias del Ministerio, recordando los procesos contractuales que se tienen programados para dicho periodo de forma tal que se incentive su oportuna radicación. Copia de estas comunicaciones se envían al Ordenador del Gasto, a los Viceministros y la Oficina de Control Interno.

d. Con la periodicidad que determine el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno del Ministerio, se realizan auditorías internas a la Gestión Contractual del Ministerio por parte de la Oficina de Control Interno. A partir de las recomendaciones que se formulan, el Ministerio adopta planes de mejora que permiten avanzar en el control y eliminación de los riesgos evidenciados. e. Como parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional, el Ministerio elaboró dos mapas de riesgos del proceso de gestión de contratación para las etapas de planeación y supervisión, con sus respectivos planes de manejo y planes de mejoramiento, los cuales son objeto constante de seguimiento y ajuste. f. Dentro del clausulado de todo contrato del Ministerio se incluye una cláusula de propiedad intelectual, conforme a la cual las partes declaran que la información SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) 50303222 50 JU 701 - MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y Mimsterio de Salud y Promcción Socral CÓDIGO: GCO-MO1 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: recolectada y los productos generados en el marco del contrato, independientemente de su grado de desarrollo, pertenecen exclusivamente al Ministerio, entidad a la que corresponden los Derechos Patrimoniales, desde su inicio hasta su materialización física. Lo anterior sin perjuicio de los derechos morales que deban ser reconocidos al Contratista. Igualmente se prevé que la utilización y difusión de los productos se realizarán bajo la autorización del Ministerio.

g. En consonancia con las responsabilidades ambientales que competen a todos los niveles de Gobierno, el área técnica respectiva debe verificar, en la etapa de planeación, aquellos criterios de sostenibilidad ambiental que le son aplicables a la respectiva contratación, para lo cual, puede acudir a los siguientes instrumentos, los cuales se anexan a este formato: Portafolio de Bienes y Servicios Sostenibles - 2013 y Guía conceptual y metodológica de compras públicas sostenibles. h. Considerando que la iniciativa del gasto se encuentra radicada en los responsables de área, se expidió la Resolución 54 del 17 de noviembre de 2011, por la cual se asignan y reglamentan las funciones de los responsables de los proyectos de inversión y funcionamiento en el Ministerio, con la cual se fortalecen estos procesos. i. El Comité Asesor de Contratación del Ministerio está concebido como un órgano colegiado de asesoría al Ordenador del Gasto, que permite efectivizar los postulados de la gestión integral en relación con los temas de orden contractual, tendiente al logro de sus objetivos misionales, que constituye un escenario para el debate argumentado respecto de las diferentes posturas y análisis en relación con aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgos de las solicitudes de contratación que se presentan ante los Ordenadores del Gasto, pero principalmente sobre la forma como se materializan las políticas públicas en materia de salud y protección social. j. El Ministerio de Salud y Protección Social adoptó el 28 de octubre de 2013, mediante Resolución No. 4488 su Código de Ética, el cual incluye compromiso institucional con los proveedores, entendidos estos como actores estratégicos. El compromiso parte de una relación de mutua confianza, que permita compartir información relevante para viabilizar la mejora continua de los procesos, con el fin de alcanzar las metas institucionales. 15. EDICIÓN La edición del Manual de Contratación es responsabilidad del Grupo de Comunicaciones, previa solicitud de la Secretaria General.

16. NOTAS DE VIGENCIA El Manual de Contratación ha sido elaborado con base en la normatividad legal vigente y siguiendo las directrices impartidas por la Agencia Colombia Compra Eficiente. SIG-F04 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012) Ca vecc3222 29 JUL 201% MinSalud Ministeno de Salud y Protección Social MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y | PROTECCIÓN SOCIAL CÓDIGO: Gco-M01 | VERSIÓN: | 01 | FECHA: Será responsabilidad de los Grupos de Gestión Contractual mantener actualizado el Manual de acuerdo con las modificaciones normativas que se expidan, para lo cual deberá presentar las consideraciones pertinentes ante la Subdirección Administrativa y la Subdirección de Asuntos Jurídicos de los Fondos y Cuentas, quienes a su turno las aprobarán para su remisión a los Ordenadores del Gasto, encargados de preparar el acto administrativo para la suscripción del señor Ministro si a ello hubiere lugar. Una vez adoptado, la Subdirección Administrativa y la Subdirección Jurídica de los Fondos y Cuentas procederán a realizar los trámites pertinentes para efectos de darlo a conocer a sus destinatarios. SIG-F04 VERSIÓN 1 ($ DE NOVIEMBRE DE 2012)