Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de habilitación de servicios de salud

Los servicios oncológicos que requieren habilitación y visita de verificación previa por parte del Ministerio de Salud y Protección Social son los siguientes: Código del Registro Especial de Grupo Servicio Prestadores de Servicios de Salud (REPS) + Cirugía oncológica. 210 e Cirugía oncológica pediátrica. 227 o e Cirugía de mama y tumores de tejidos Quirúrgico blandos (cuando las actividades estén 232 relacionadas con el manejo del paciente oncológico). e Cirugía plástica oncológica. 237 RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 204 Código del Registro Especial de Grupo Servicio Prestadores de Servicios de Salud (REPS) Otras cirugías (cuando las actividades estén relacionadas con el manejo del paciente 217 oncológico). Dolor y cuidados paliativos (cuando su competencia esté relacionada con el 309 manejo del paciente oncológico). Oncología clínica. 336 Rehabilitación oncológica. 346 Cirugía de mama y tumores tejidos blandos (cuando las actividades estén relacionadas 364 con el manejo del paciente oncológico). Cirugía plástica oncológica. 370 Cirugía oncológica. 373 Consulta Cirugía oncológica pediátrica. 374 Externa Dermatología oncológica. 375 Ginecología oncológica. 379 Hematología y oncología clínica. 381 Oftalmología oncológica. 390 Oncología y hematología pediátrica. 391 Ortopedia oncológica. 393 Urología oncológica. 395 Radioterapia. 408 Otras consultas (cuando las actividades estén relacionadas con el manejo del 356 paciente oncológico). Medicina nuclear. 383 Patología oncológica. 394 Hematología oncológica. 406 Apoyo .

Quimioterapia. 709 diagnóstico Radioterapia. 711 complemen- Medicina nuclear (cuando las actividades tación estén relacionadas con el manejo del 715 terapéutica paciente oncológico). El procedimiento de verificación y habilitación previa de los servicios oncológicos, será el siguiente: Por parte del prestador se deben cumplir los siguientes requisitos: 1. Licencias Para servicios de Radioterapia y Medicina Nuclear: RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 205 a. Licencia vigente de manejo, importación y operación de material radioactivo, expedido por la autoridad competente. b. Licencia vigente de funcionamiento de equipos de Rayos X de uso médico, expedida por la Dirección Departamental o Distrital de Salud. 2. Certificaciones Para servicios de Quimioterapia: Certificación de buenas prácticas de elaboración de la central de mezclas, otorgada por INVIMA. Por parte de la Entidad Departamental o Distrital de Salud deberá: Revisión y envío de documentos: La Dirección Departamental o Distrital de Salud revisará y verificará que la información esté acorde a lo registrado en el Formulario de Inscripción diligenciado en la Web; de estar la información y los documentos completos, procederá a Incluirlos en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) oferta de servicios y asignar código de oferente pendiente de activación y enviarlos al Ministerio de Salud y Protección Social — Dirección de Prestación de Servicios y Atención Primaria. De no contar con la información y documentación completa, la Dirección Departamental o Distrital de Salud devolverá al oferente, vía correo o personalmente, los documentos con las observaciones correspondientes.

Por parte del Ministerio de Salud y Protección Social: Programación de Visita: Recibida por el Ministerio de Salud y Protección Social la información se procederá a comunicar por cualquier medio al oferente la fecha de la visita, como mínimo con 1 día de antelación a su realización, al igual que a la Dirección Departamental o Distrital de Salud, quien en lo posible acompañará la visita de verificación. La visita se realizará en la fecha indicada en la comunicación, verificando el cumplimiento de las condiciones de habilitación. Si se trata de la habilitación de un nuevo servicio de oncología en un prestador ya inscrito, sólo se verificarán por parte del Ministerio de Salud y Protección Social las condiciones de capacidad tecnológica y científica. Cuando el oferente cumpla las condiciones de habilitación, el Ministerio de Salud y Protección Social procederá a la habilitación del servicio en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) activando el código de habilitación y autorizando a la Entidad Departamental o Distrital de Salud para la generación del distintivo. De lo anterior la Entidad Departamental o Distrital de Salud informará al oferente. En caso de no cumplir con las condiciones de habilitación, el Ministerio de Salud y Protección Social procederá a enviar una comunicación al oferente, vía correo, informando dicha situación. El oferente podrá subsanar las causas del incumplimiento aportando la documentación necesaria, si a ello hubiere lugar, o iniciar nuevamente el proceso ante la Dirección Departamental o Distrital de Salud, quien adelantará el trámite de acuerdo a lo establecido en el presente manual. | 3.4 Visitas de reactivación Visita de reactivación. Consiste en la verificación, por parte de la Entidad Departamental O Distrital de Salud, de las condiciones de habilitación establecidas en la presente resolución, la cual procede en los siguientes casos: RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 206

1. Instituciones prestadoras de servicios, que por incumplimiento del requisito de autoevaluación o por cancelación de la inscripción, deban reactivar su inscripción como prestador. 2. Servicios de alta complejidad, urgencias, hospitalización obstétrica, transporte asistencial u oncológicos que, por incumplimiento del requisito de autoevaluación o por cancelación de la habilitación del servicio, deban reactivar la habilitación del mismo. 3. Para la reactivación de servicios alta complejidad, urgencias, hospitalización obstétrica, transporte asistencial u oncológicos, sobre los cuales se haya reportado de novedad de cierre temporal y hayan dejado transcurrir un periodo mayor a un año de dicha novedad. 3.5 Novedades | Para efectos del reporte de las novedades definidas en el artículo 12 de la presente resolución, los Prestadores de Servicios de Salud, deberán anexar los siguientes documentos: Novedades Profesional : : del IPS Independiente de o E Prestador salud P . Formulario de 1. Formulario de 1. Formulario de |1. Formulario de Novedad. Novedad. Novedad. Novedad. . Certificado de 2. Carta del 2. Certificado de 2. Certificado de Existencia y prestador Existencia y Existencia y Representación dirigida al ente Representación Representación Legal Vigente. territorial donde Legal Vigente. Legal Vigente. Cierre del . Carta del se informa la 3. Carta del 3. Cartadel Prestador prestador custodia de las prestador prestador dirigida dirigida al ente Historias dirigida al ente al ente territorial territorial donde Clínicas. territorial donde donde se informa se informa la se informa la la custodia de las custodia de las custodia de las Historias Clínicas. Historias Historias Clínicas. Clínicas. Formulario de | No Aplica 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad . Certificado de 2. Certificado de 2.

Certificado de Existencia y Existencia y Existencia y Representación Representación Representación Legal Vigente Legal Vigente Legal Vigente (donde se (donde se (donde se evidencie la evidencie la evidencie la nota nota de nota de de Disolución o Disolución o Disolución o Disolución o liquidación de la liquidación de liquidación de la liquidación de la entidad) la entidad. entidad) entidad) 3. Carta del prestador . Carta del 3. Carta del dirigida al ente prestador prestador territorial donde se dirigida al ente territorial donde se informa la custodia de las Historias Clínicas dirigida al ente territorial donde se informa la custodia de las Historias Clínicas informa la custodia de las Historias Clínicas RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 207 Novedades Profesional : : del IPS Independiente de o E Prestador salud P 1. Formulario de 1. Formulario de |1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad Novedad Cambio de 2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de domicilio Existencia y Existencia y Existencia y ? Representación Representación Representación Legal Vigente Legal Vigente Legal Vigente 3. Autoevaluación 3. Autoevaluación |3. Autoevaluación 1. Formulario de 1. Formulario de |1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad Novedad 2. Certificado de 2. Certificado de |2. Certificado de 2. Certificado de Cambio de Existencia y Catastro Existencia y Existencia y nomenclatura Representación Representación Representación Legal Vigente Legal Vigente Legal Vigente 3. Certificado de 3. Certificado de Catastro Catastro 1. Formulario de No Aplica 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad

2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de Existencia y Existencia y Existencia y Cambio de Representación Representación Representación representante Legal Vigente Legal Vigente Legal Vigente legal 3. Fotocopia de la 3. Fotocopia de la | 3. Fotocopia de la Cedula de Cedula de Cedula de ciudadanía del ciudadanía del ciudadanía del Representante Representante Representante Legal Legal Legal 1. Formulario de No Aplica 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad 2. Copia de Acta 2. Copia de Acta 2. Copia de Acta de de de nombramiento nombramiento nombramiento extraída del libro Cambio de extraída del libro extraída del libro | de actas director o de actas de actas debidamente debidamente debidamente registrado. gerente registrado. registrado. 3. Fotocopia de la 3. Fotocopia de la 3. Fotocopia de la cedula de cedula de cedula de Ciudadanía del Ciudadanía del Ciudadanía del director o gerente director o director o gerente gerente 1. Formulario de No Aplica 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad (original y (original y copia) (original y copia) copia) 2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de Existencia y Existencia y Existencia y Cambio Representación Representación Representación Razón social Legal Vigente Legal Vigente Legal Vigente 3. Certificado de 3. Certificado de Suficiencia Suficiencia Patrimonial y Patrimonial y Financiera Financiera vigente. vigente.

1. Formulario de No Aplica 11. Formulario de 1. Formulario de Cambio del novedad novedad novedad acto de 2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de constitución Existencia y Existencia y Existencia y Representación Representación Representación RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N?2 208 Novedades Profesional : : del IPS Independiente de o E Prestador salud P Legal vigente. Legal vigente. Legal vigente. Cambio de 1. Formulario de 1. Formulario de 1. Formulario de 1. Formulario de datos de novedad novedad novedad novedad contacto (Incluye datos de teléfono, fax y correo electrónico). Novedades IPS lao Transporte Objeto Social de la Sede de salud Especial Diferente 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad. Novedad Novedad 2. Certificado de 2. Copia del 2. Certificado de 2. Certificado de Existencia y documento de Existencia y Existencia y Representación identificación del | Representación Representación Apertura de sede Legal Vigente de la principal y de la sede. 3. Certificado de Suficiencia Patrimonial y Financiera. 4. Fotocopia Tarjeta profesional del Contador y/o Revisor Fiscal. 5. Fotocopia de la cedula del Representante legal. 6. Fotocopia del RUT. 7.Autoevaluación profesional independiente. 3. Copia de diploma de Profesional o Especialista según aplique. 4. Fotocopia de la cedula del Profesional 5.Autoevaluación Legal Vigente de la principal y de la sede. 3. Certificado de Suficiencia Patrimonial y Financiera. 4. Fotocopia Tarjeta profesional del Contador y/o Revisor Fiscal. 5. Fotocopia de la cedula del Representante legal. 6. Fotocopia del RUT. 7.Autoevaluación Legal Vigente de la principal y de la sede.

3. Fotocopia Tarjeta profesional del Contador y/o Revisor Fiscal. 4. Fotocopia de la cedula del Representante legal. 5. Fotocopia del RUT. 6. Autoevaluación Cierre de sede 1. Formulario de Novedad. 2. Certificado de Existencia y Representación legal Vigente donde no se evidencie que ya no aparece el establecimiento de comercio. 3. Carta del prestador dirigida al ente territorial 1. Formulario de Novedad. 2. Carta del prestador dirigida al ente territorial donde se informa la custodia de las Historias Clínicas. 1. Formulario de Novedad. 2. Certificado de Existencia y Representación legal Vigente donde no se evidencie que ya no aparece el establecimiento de comercio. 3. Carta del prestador dirigida al ente territorial donde se informa la 1. Formulario de Novedad. 2. Certificado de Existencia y Representación legal Vigente donde no se evidencie que ya no aparece el establecimiento de comercio. 3. Carta del prestador dirigida al ente territorial RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 209 Novedades IPS lao Transporte Objeto Social de la Sede de salud Especial Diferente donde se informa custodia de las donde se informa la custodia de las Historias Clínicas. la custodia de las Historias Clínicas. Historias Clínicas. 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de novedad novedad novedad novedad 2. Certificado de 2. 2. Certificado de 2. Certificado de Existencia y Autoevaluación Existencia y Existencia y Cambio de Representación Representación Representación domicilio Legal Vigente de Legal Vigente de la | Legal Vigente de la principal y del principal y del la principal y del Establecimiento Establecimiento de | Establecimiento de comercio. comercio. de comercio. 3. Autoevaluación 3. Autoevaluación 3. Autoevaluación

1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de novedad novedad novedad novedad 2. Certificado de 2.Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de Cambio de Existencia y Catastro Existencia y Existencia y nomenclatura Representación Representación Representación Legal Vigente. 3. Certificado de Legal Vigente. 3. Certificado de Legal Vigente. 3. Certificado de Catastro Catastro Catastro 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad. Novedad Novedad . 2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de Cambio de al Existencia y Existencia y Existencia y princip Representación Representación Representación Legal Vigente. Legal Vigente. Legal Vigente Cambio de 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de datos de Novedad Novedad Novedad Novedad contacto (Incluye datos de teléfono, fax y correo electrónico). 1. Formulario de No aplica 1. Formulario de 1. Formulario de Novedad Novedad Novedad 2. Copia de Acta 2. Copia de Acta de | 2. Copia de Acta Cambio de de nombramiento nombramiento de nombramiento director extraída del libro extraída del libro de | extraída del libro gerente o de actas actas debidamente | de actas responsable debidamente registrado. debidamente P registrado. 3. Fotocopia de registrado.

3. Fotocopia de Cedula de 3. Fotocopia de Cedula de Ciudadanía Cedula de Ciudadanía Ciudadanía Cambio de 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de nombre de la Novedad Novedad. Novedad Novedad sede, que no 2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de implique Existencia y Existencia y Zo Existencia y o cambio de Representación Representación Representación razón social Legal Vigente. Legal Vigente Legal Vigente Cambio de 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de horario de Novedad Novedad Novedad Novedad RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 210 Novedades IPS lao Transporte Objeto Social de la Sede de salud Especial Diferente atención 2. Certificado de 2. Certificado de 2. Certificado de Existencia y Existencia y Existencia y Representación Representación Representación Legal Vigente Legal Vigente Legal Vigente Profesional Dd - IPS Independiente A Objeto Social Diferente de salud 1. Formulario de 1. Formulario |1. Formulario de 1. Formulario de Novedad de Novedad Novedad 2. Autoevaluación Novedad 2. Autoevaluación | 2. Autoevaluación 3. Para otras 2. Autoevaluaci 3. Para otras consultas consultas ón (Código 356) se (Código 356 y Para otras debe anexar Apertura de 217) se debe consultas Diploma y carta servicios anexar Diploma (Código 356) especificando el y carta se debe servicio a prestar. especificando el anexar servicio a Diploma y prestar. carta especificand o el servicio a prestar. Cierre 1. Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de temporal o Novedad de Novedad Novedad Novedad definitivo de servicios

1. Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de Apertura de Novedad de Novedad Novedad Novedad modalidad 2. Autoevaluación |2. Autoevaluaci 2. Autoevaluación | 2. Autoevaluación ón Cierre de 1. Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de modalidad Novedad de Novedad Novedad Novedad Cambio de 1. Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de complejidad Novedad : de Novedad Novedad Zo Novedad Zo 2. Autoevaluación |2. Autoevaluaci 2. Autoevaluación | 2. Autoevaluación ón Cambio de 1. Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de horario de Novedad de Novedad Novedad Novedad prestación del servicio 1. Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de Reactivación Novedad de Novedad Novedad Novedad del servicio 2. Autoevaluación |2. Autoevaluaci 2. Autoevaluación | 2. Autoevaluación ón Cambio de 1. Formulario de 1. No Aplica 1. No Aplica 1. No Aplica médico novedad oncólogo en hospitalizació n Cambio de 1. Formulario de |1. Formulario 1. No Aplica 1. No Aplica médico Novedad de Novedad, especialista cuando en trasplante aplique RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 211 Profesional Dd - IPS Independiente A Objeto Social Diferente de salud . Formulario de 1. Formulario 1. Formulario de 1. Formulario de Traslado de Novedad de Novedad Novedad Novedad servicio 2. Autoevaluación |2. Autoevaluaci 2. Autoevaluación |2. Autoevaluación ón Novedades de Profesional : : Capacidad IPS Independiente e E Instalada de salud P

1. Formulario de | No aplica No aplica No aplica Novedad Apertura de (original y copia) 2. Autoevaluación 1.Formulario de No aplica No aplica No aplica Apertura de salas Novedad 2.Autoevaluación Apertura de 1.Formulario de 1.Formulario de 1.Formulario de 1.Formulario de ambulancias Novedad Novedad Novedad Novedad 1.Formulario de No aplica No aplica No aplica Apertura de Novedad 2.Autoevaluación Apertura de 1. Formulario de 1. Formulario de | No aplica 1. Formulario de salas de Novedad Novedad Novedad procedimientos 2. Autoevaluación : 1. Formulario de | No aplica No aplica No aplica Cierre de Novedad 2. Autoevaluación 1. Formulario de | No aplica No aplica No aplica Cierre de salas Novedad 2. Autoevaluación Cierre de 1. Formulario de 1. Formulario de | 1. Formulario de 1. Formulario de ambulancias Novedad Novedad Novedad Novedad : : 1. Formulario de No aplica No aplica No aplica Cierre de sillas Novedad Cierre de salas | 1. Formulario de 1. Formulario de 1. Formulario de de Novedad Novedad No aplica Novedad procedimientos RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 212 4 Verificación del Mantenimiento de las Condiciones de Habilitación Los prestadores de servicios de salud, tienen la responsabilidad de mantener las condiciones de habilitación de los servicios de salud que han sido habilitados, para lo anterior, deberán reportar anualmente la autoevaluación en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS). Las Entidades Departamentales o Distritales de Salud, son las responsables de verificar el mantenimiento de las condiciones de habilitación por parte de los prestadores de servicios de salud, para lo cual, deberá definir un plan de visitas que contemple los siguientes pasos:

1. Identificar el total de prestadores de servicios de salud en la jurisdicción, para lo cual debe identificar prestadores sin declaración de habilitación acudiendo a la base de datos del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), entre otros. 2. Identificar prestadores que no se encuentran habilitados, mediante un proceso activo de búsqueda utilizando diversas fuentes tales como: prensa, directorios telefónicos, censos físicos del DANE o un programa de censo físico de la Entidad Departamental, Distrital o Municipal de Salud. 3. Identificar los servicios de salud con prioridad de visita conforme a lo definido en la presente resolución. Diseñar la base de datos que contenga los servicios antes definidos. Calcular el Talento Humano para la verificación del total de prestadores en un periodo máximo de cuatro (4) años. Las visitas deberán distribuirse con metas anuales de cumplimiento según las prioridades que aquí se definen. 6. Conformar el grupo de profesionales encargados de la verificación con base en la oferta de servicios, el tamaño y la complejidad del prestador, definiendo el perfil y número de verificadores necesarios y el tiempo de visita requerido, designando un líder quien tendrá la responsabilidad de la coordinación del grupo de verificación y de las relaciones con la institución. Tener en cuenta que nunca se enviará un solo verificador a la visita. 7. Realizar el entrenamiento respectivo a los verificadores con base en el Manual de Inscripción de Prestadores de Servicios de Salud y Habilitación de Servicios de Salud. 8. Elaborar el cronograma de visitas, teniendo en cuenta las prioridades definidas en la presente resolución. Este cronograma deberá estar formulado a más tardar el 30 de noviembre de la vigencia anterior en la cual será ejecutado y deberá ser reportado a la Superintendencia Nacional de Salud, a más tardar el 20 de Diciembre de mismo año.

9. Identificar los prestadores de servicios de salud: Identificando: domicilio, sedes, complejidad, tamaño y servicios que ofrece con base en la declaración de habilitación y formas de desplazamiento de los verificadores. 10. Preparar y alistar los documentos que a continuación se enuncian, con base en los servicios declarados por el prestador, o la información que se tenga disponible, así: a. Manual de Inscripción de Prestadores de Servicios de Salud y Habilitación de Servicios de Salud, formatos de registro, lista de chequeo, proformas de actas y otros documentos e instrumentos de trabajo. b. Pautas Indicativas de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud del Ministerio de Salud y la Protección Social. Cc. Declaración de habilitación del prestador a ser verificado, para compararlo con los servicios realmente ofrecidos. RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 213 d. Constancias de última autoevaluación del prestador y actualización de información. e. Documentos de identificación que acredite a los verificadores de la Dirección Departamental y Distrital de Salud como tales. f. Agenda preliminar de la visita. Elaborada con base en los servicios ofertados y/o prestados y en la conformación del grupo de verificación, en la que se identifique las áreas de la institución, el día y hora de la visita y el o los verificadores que visitarán cada área. | 4.1 Ejecución de la Visita. | En la sede del prestador se presentará formalmente el grupo de verificación ante la persona encargada de la dirección de la institución, identificando cada uno de los integrantes del grupo de verificación, explicando el motivo y los objetivos de la visita. Se solicitará al director de la entidad la presentación del grupo de la institución que acompañe al grupo de verificadores de la Dirección Departamental y Distrital de Salud, durante el recorrido por la institución.

En caso de no recibirse la visita por parte del prestador, se dejará constancia de ello mediante acta, que servirá de sustento para las acciones jurídicas a que haya lugar. Reunión inicial. El grupo designado por la institución se reunirá con el grupo de verificadores de la Dirección Departamental o Distrital de Salud. Se explicarán los objetivos y procedimientos a realizar. Se compararán los servicios declarados por el prestador con los servicios que efectivamente ofrezca. Los verificadores deben registrar las diferencias, tanto de los servicios que presta y no declaró, como de los declarados y no prestados y realizará las acciones de inspección, vigilancia y control correspondientes. En caso de encontrar servicios declarados pero no prestados, se procederá a dejar constancia en el acta y la Entidad Departamental o Distrital de Salud inactivará el servicio. Se presentará la agenda preliminar para definir conjuntamente el recorrido por la institución, de manera que las diferentes áreas de la institución puedan prepararse para la visita, y el recorrido se diseñará de manera que se genere el menor traumatismo posible en las actividades asistenciales. Una vez concertado el recorrido, se buscará en lo posible la división en tareas de la visita, entre las personas que conforman ambos grupos, con el fin de hacer más eficiente la visita. Sin embargo, los verificadores deberán estar siempre acompañados por un funcionario de la institución, para suscribir el acta final de visita, certificando el recorrido por todas las áreas de la institución. Desplazamiento por las áreas del prestador. El grupo de verificadores deberá respetar las condiciones de desplazamiento y acceso a las diferentes áreas de la institución sin que ello implique la negación del acceso a ningún área que se requiera para la verificación de estándares de habilitación. Se debe portar algún documento visible de identificación ya sea el de la Dirección Departamental o Distrital de Salud o el de visitante suministrado por el prestador. Actitudes y comportamientos.

Deberán observarse y ejecutarse las siguientes pautas de comportamiento por parte de los profesionales del grupo de verificación que realizarán la visita: e Declárese inhabilitado cuando considere que su juicio pueda estar sesgado por situaciones personales en contra o a favor de la institución verificada, ya que puede ser un factor que compromete su imagen personal y su idoneidad profesional. Sus obligaciones cesan en éste caso. RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N* 21 + Sea amable y respetuoso con todo el personal de la institución visitada. En lo posible evite roces con ellos y en ningún caso genere o acceda a enfrentamientos. Si el personal de la institución llegase a ser agresivo, usted podrá suspender la visita y retirarse de la institución, dejando constancia de ello en el acta y posteriormente apoyarse en la Entidad Departamental o Distrital de Salud para adoptar las conductas jurídicas a que haya lugar. + Adopte una actitud de apoyo ante el personal de la institución evitando actitudes impositivas. Logrará un mayor reconocimiento con conductas de apoyo y respeto que con órdenes. En ningún caso haga comentarios ni adopte actitudes despectivas, ni peyorativas respecto al personal de la institución sean cuales fueren los hallazgos en la visita. + Evite hacer pronunciamientos sobre el cumplimiento o no de los estándares aún ante la insistencia de la institución. Pueden comprometerse innecesariamente las conductas formales suyas y de la Entidad Departamental o Distrital de Salud. Ante la insistencia, recuérdele al personal de la institución que la Entidad Departamental o Distrital de Salud remitirá un informe oficial de los hallazgos de la visita. Usted accederá a información protegida por reserva legal. Mantenga esa reserva y evite divulgarla. La reserva también es aplicable a las autoridades de salud salvo excepciones previstas en la Ley, y su divulgación puede acarrearle sanciones.

Así mismo evite comentarios sobre los hallazgos de la institución por fuera del ámbito de trabajo. Ello puede comprometer el informe y la posición oficial de la Entidad Departamental o Distrital de Salud y puede acarrearle dificultades a la institución. + No solicite copias de documentos. Es un costo innecesario para el prestador y un aumento inútil del volumen de documentos del informe. Usted está acreditado como verificador de la Entidad Departamental o Distrital de Salud y su informe cuenta con el respaldo y la información suficiente para la adopción de las conductas, así como el respaldo de la visita y la verificación in situ que brinda el acta final. En caso de controversia por el prestador se realizarán las actividades necesarias para dirimirlas. Su informe tiene la validez que le da la objetividad en la verificación y la observación directa. + No registre el cumplimiento o no de un estándar sin haber verificado su cumplimiento. Recuerde que el no cumplimiento de un estándar puede acarrear consecuencias para el prestador y el incumplimiento de un estándar puede generar riesgos para los usuarios de los servicios de la institución. + Cuide su presentación personal. Recuerde que también va a estar en contacto con pacientes. Respete las instrucciones de la institución sobre el acceso y conductas en las diferentes áreas de la institución. Recuerde que hacen parte de los estándares que usted está verificando. No utilice manuales de verificación diferentes al adoptado por la presente Resolución. Reunión final Una vez finalizados los recorridos por la diferentes áreas de la institución, se reunirá nuevamente el grupo de la Entidad Departamental o Distrital de Salud y el grupo designado por el prestador incluyendo el director de la institución, con el fin de suscribir la respectiva acta de visita de acuerdo con el formato diseñado para el efecto. En caso que la institución se niegue a la suscripción del acta, se dejará constancia de ello y se firmará solamente por los funcionarios del grupo de la Entidad Departamental o Distrital de Salud.

RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 215 4.2 Reporte de Resultado de Visita Una vez realizada la visita, el verificador debe elaborar y presentar el informe de la verificación, anexando los soportes del caso, ante la Entidad Departamental o Distrital de Salud. La Entidad Departamental o Distrital de Salud, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se terminó la visita, deberá remitir el informe al prestador. La Entidad Departamental o Distrital de Salud archivará los formatos de verificación diligenciados en su totalidad y tendrá como soporte los medios físicos de verificación y el acta de visita. El incumplimiento de las condiciones de habilitación determinará las sanciones administrativas de conformidad con el artículo 577 y siguientes la Ley 9 de 1979 y las normas que las modifiquen o sustituyan. Las Entidades Departamentales o Distritales de Salud deben actualizar el sistema de información incorporando los datos de los formatos de las visitas de verificación en el sistema y las conductas objeto de sanción. La Entidad Departamental o Distrital de Salud, realizará en forma permanente, el seguimiento local a la implementación del sistema único de habilitación, utilizando la información de las bases de datos alimentadas con las actividades de registro de la declaración, de la autoevaluación, del reporte de novedades, de informes de verificación y aplicación de conductas, evaluando como mínimo: a) Oferta de servicios, b) Cumplimiento de cronogramas de verificación, c) Cobertura de inscripción en el registro, d) Cobertura de verificación, e) Número de entidades cerradas o sancionadas f) Cumplimiento de estándares (requisitos que se incumplen) y g) Cumplimiento de autoevaluación.

RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 216 5 Monitorización y Seguimiento | El seguimiento a la implementación del Sistema Único de Habilitación, se realizará a través del REPS, sus novedades, el reporte de visitas de verificación y de los indicadores definidos por el Sistema de Información para la Calidad del Ministerio de Salud y Protección Social. En el nivel regional, las Entidades Departamentales o Distritales de Salud, implementarán estos mismos indicadores y adicionalmente realizarán un seguimiento a los principales indicadores del Sistema de Información de la Calidad (SIC) del SOGC en los prestadores de servicios de salud en su ámbito de jurisdicción. Las Entidades Departamentales o Distritales de Salud, una vez efectuadas las visitas de verificación de prestadores de servicios de salud, deberán incorporar los resultados de las mismas en el aplicativo web del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud- REPS, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la visita. La medición del impacto se realizará en conjunto con todo el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad, mediante los indicadores definidos en el componente del Sistema de Información para la Calidad del Ministerio de Salud y Protección Social. El seguimiento a la implementación del sistema único de habilitación, se debe realizar de manera estricta mensualmente, y reportarlo a la Superintendencia Nacional de Salud los cinco (5) primeros días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre. Se realizará seguimiento de los siguientes indicadores y demás información solicitada por el Ministerio de Salud y Protección Social: Oferta de Servicios. Cumplimiento del estándar del proceso de verificación. Cobertura de declaración. Cobertura de verificación. Número de entidades cerradas o sancionadas. Requisitos que se incumplen. La fuente de información será el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) y el reporte de las visitas de verificación.

RESOLUCIÓN NÚMERO 00002003 DE 2014 28 MAY 2014 HOJA N2 217 6 Prestación de servicios de salud en situaciones de emergencia Servicios de salud que se presten en situaciones de emergencia: Son servicios de salud, dependientes de una Institución Prestadora de Servicios de Salud habilitada, que por efecto de situaciones que impidan su normal funcionamiento, tales como desastres naturales o de origen antrópico u otros que requieran que los servicios sean prestados, en lugares no destinados a la prestación de servicios de salud, a la población afectada por la emergencia. Dichos servicios de baja y mediana complejidad, no requieren habilitación ni reporte de novedad, ni serán objeto de verificación, hasta que se normalice la situación, lo cual corresponde evaluar a la Entidad Departamental o Distrital de Salud correspondiente. No obstante lo anterior, deberán observarse los siguientes aspectos: 1. Talento Humano. El personal asistencial que preste directamente servicios de salud debe cumplir con los requisitos exigidos en las normas vigentes sobre la materia para ejercer la profesión u oficio. 2. Infraestructura. En caso de establecerse áreas para el desarrollo de consulta, actividades y procedimientos, éstas deben garantizar la privacidad y seguridad de los pacientes. 3. Dotación y mantenimiento. Contar con los elementos necesarios para la valoración y atención de los pacientes, de acuerdo con el tipo de actividades desarrolladas. 4. Medicamentos, dispositivos médicos e historia clínica. Se aplicarán los procesos establecidos por la institución prestadora de servicios de salud para el manejo de medicamentos, dispositivos médicos e historia clínica. 5. Remisión de pacientes. Las instituciones prestadoras de servicios de salud, las entidades promotoras de servicios de salud y las entidades territoriales, cuando sea del caso, deben organizar y coordinar la remisión de pacientes desde el lugar en que se encuentre prestando el servicio a las instituciones prestadoras de servicios de salud, con el fin de garantizar la integralidad de la atención. 6. Identificación del personal de salud.