Por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe.

Publicidad de licitaciones públicas Las entidades pertenecientes a la Administración Pública únicamente anunciarán la apertura de procesos de contratación administrativa a través de su publicación en el Diario Oficial con prescindencia de cualquier otro medio de carácter editorial. Lo anterior sin perjuicio de las publicaciones que, sin causar erogación alguna al erario público, realicen los particulares para asegurar la amplia difusión de la información referida. De la presentación y trámite de peticiones, quejas o reclamos

Prohibición de presentaciones personales. El artículo 8 del decreto 2150 de 1995 quedará así: "Artículo 8. Prohibición de presentaciones personales. Prohíbese la exigencia de la presentación personal, en intervalos de tiempo inferiores a un (1) año, en todas las actuaciones frente a la Administración Pública. Tampoco podrá exigirse que el memorial o cualquier escrito que a ésta se dirija se remita previo reconocimiento o autenticación notarial o judicial, salvo en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones."

Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. El artículo 14 del decreto 2150 de 1995 quedará así: "Artículo 14. Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. En relación con las actuaciones que deban efectuarse frente a la Administración Pública, prohíbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida."

Prohibición de exigencia de pagos anteriores. El artículo 34 del decreto 2150 quedará así: "Artículo 34. Prohibición de exigencia de pagos anteriores. En relación con los pagos que deben efectuarse frente a la Administración Pública, prohíbese la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago. Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones que se ejerzan con base en las facultades de intervención en cabeza del Gobierno Nacional para evitar la desviación de recursos dentro del sistema de seguridad social integral, en desarrollo del artículo 48 de la Constitución Política."

Directorio de autoridades públicas. Dentro del año siguiente a la entrada en vigencia del presente decreto, el Departamento Administrativo de la Función Pública editará un directorio de autoridades públicas, en el que se incorporará por lo menos la dirección física, la de correo electrónico, números telefónicos, fax, indicaciones básicas relativas al funcionamiento de sistema de atención al usuario, horarios de atención y demás datos relevantes. El Directorio será actualizado cada año, dentro de los tres primeros meses.

Presentación de peticiones, quejas o reclamos por menores de edad. Los menores de edad podrán presentar peticiones, quejas o reclamos en asuntos que se relacionen con su bienestar personal. Las mismas tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra.

De los errores de citas, de ortografía, de mecanografía o de aritmética. Ninguna entidad de la Administración Pública podrá devolver o inaceptar solicitudes o formularios por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre el querer del administrado. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener la actuación administrativa, procediendo en todo caso a dar aviso mediante correo certificado al interesado sobre la respectiva corrección.

De los errores en las declaraciones tributarias. Cuando los contribuyentes, responsables, agentes de retención, importadores y demás declarantes de los tributos, que en diligenciamiento de los formularios prescritos para el cumplimiento formal de las obligaciones tributarias y aduaneras, al igual que en los recibos de pago, incurran en errores que distorsionen las cuentas, se corregirá la información para que prevalezca la verdad real sobre la formal generada por el error. La corrección se podrá realizar de oficio o a solicitud de parte, modificando la información en los sistemas que para el efecto maneje la entidad y ajustando los estados de cuenta correspondientes y los estados financieros de ésta. Estas correcciones se tramitarán teniendo en cuenta elementos tales como: certificados de entidades recaudadoras o sistemas de registro para verificar nombre, razón social, NIT, o actas que ordenen correcciones masivas. La presente norma se aplica en los casos que afecten únicamente los movimientos de la cuenta corriente. En todo caso, de la corrección efectuada se dará aviso mediante correo certificado al interesado.

Presentación de peticiones, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad. Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se dirigen, pueden presentar sus peticiones, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de las dependencias regionales o seccionales de la respectiva entidad u organismo. Si ellas no existieren, podrán hacerlo a través de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la ley 489 de 1998, o haciendo uso de las personerías municipales. En todo caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad administrativa correspondiente dentro de las 24 horas siguientes. En tal caso, se entenderá para todos los efectos legales que fue presentada ante la autoridad competente en la fecha de la presentación ante la personería.

Quejas, recomendaciones y reclamaciones verbales. Si las quejas, recomendaciones, reclamaciones o peticiones fueren formuladas verbalmente ante cualquier funcionario de una entidad pública, el mismo dispondrá lo pertinente para dejar constancia escrita de las mismas y obtener la firma del interesado, si este así lo solicitare. En todo, caso el funcionario pertinente deberá informarle al interesado de la existencia de esta prerrogativa.

Sistema de quejas y reclamaciones. Todas las entidades dispondrán de una oficina o mecanismo con el exclusivo propósito de recibir todo tipo de quejas, reclamaciones, recomendaciones y peticiones en general, tramitarlas y asegurarse de su oportuna respuesta. La oficina o mecanismo de quejas y reclamaciones deberá así mismo llevar un registro estadístico que permita medir la eficiencia de la entidad y de sus dependencias para atender las diferentes quejas, reclamaciones o peticiones presentadas. Dicha dependencia o mecanismo tendrá una línea telefónica gratuita permanente a disposición de la ciudadanía para que a ella se reporte cualquier recomendación, denuncia o crítica relacionada con la función que desempeña o el servicio que presta. Las entidades territoriales dispondrán lo necesario para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo.

Obligación de resolver en forma oportuna. La entidad u organismo de la Administración Pública al resolver una petición, queja o reclamación, estará obligada a disponer, en una misma providencia, el cumplimiento de todos los trámites que debido a su competencia por su naturaleza le corresponde llevar a cabo para solucionar la situación planteada.

Derecho de turno. Las autoridades que conozcan de peticiones, quejas, o reclamos, deberán respetar el orden de su presentación para efecto de llevar a cabo el trámite respectivo. Sólo por razones de orden público, el jefe de la entidad podrá modificar dicho orden dejando constancia en la actuación. En todo caso y mediante acto administrativo de carácter general, el jefe de la entidad podrá determinar categorías de asuntos que se considerarán de manera separada para efectos de la aplicación del derecho de turno. En todas las entidades y dependencias públicas debe llevarse un registro de presentación de documentos en los cuales se debe dejar constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público. El Gobierno dispondrá los elementos necesarios para el diseño y operación de sistemas de información que permitan garantizar el pleno cumplimiento de esta disposición, de tal forma que se pueda verificar el turno. Lo dispuesto en este artículo no se aplicará a aquellas peticiones, quejas o reclamos que impliquen gasto.

Imposibilidad de denegar decisiones o respuestas por parte de la administración. Las autoridades administrativas no pueden dejar de resolver, por deficiencia de las leyes, los asuntos que se les propongan en el ámbito de su competencia. En este caso acudirán a las normas de integración del derecho y, en su defecto, a las de la Constitución Política que definen los fines y objetivos del Estado en armonía con el principio de equidad. De la agilización de las actuaciones administrativas

Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. EL artículo 16 del decreto 2150 de 1995 quedará así: "Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al ciudadano. El envío por fax o por cualquier medio de transmisión electrónica proveniente de la entidad pública, de acuerdo con el registro publicado en el directorio de que trata el artículo 25, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate, sin que se requiera el envío del original, siempre que sea posible establecer la autenticidad del mismo. Parágrafo. Las entidades de la Administración Pública a las que se les solicite información, darán prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor a diez (10) días, estableciendo sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

Certificación de existencia y representación legal. Las entidades de la administración pueden conectarse gratuitamente a los registros de los organismos encargados de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta.

Supresión de las cuentas de cobro. El artículo 19 del decreto 2150 de 1995 quedará así: "Artículo 19. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída. Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañados de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente."

Autorizaciones generales. Las autoridades que tengan a su cargo el otorgamiento de licencias, permisos o autorizaciones que tengan el carácter de previos, estarán facultadas para expedir regímenes de autorización general, cuya observancia hará innecesaria la expedición de licencias o permisos individuales o particulares, salvo para aquellos asuntos relativos a la salubridad pública, el orden público y la seguridad ciudadana.

Sobre la solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Derógase el artículo 16 del decreto 2150 de 1995. Forma de los actos administrativos.

Supresión de dobles firmas. El artículo 31 del decreto 2150 de 1995 quedará así: "Artículo 31. Supresión de dobles firmas. Con excepción de los actos de gobierno, ningún acto administrativo cuya competencia esté atribuida a ministro, director, superintendente, presidente, gerente, subdirectores de áreas técnicas y en general a algún funcionario del nivel directivo o ejecutivo, requerirá, para su expedición, de la firma de otro funcionario de la entidad respectiva."