Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del Inpec.

Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, fijar los lineamientos aplicables al Régimen Contributivo, al Régimen Subsidiado, a los Regímenes Especiales y de Excepción, a las entidades que ofertan Planes Voluntarios de Salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC, y actualizar en lo pertinente, la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los Regímenes Especiales y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario "INPEC.

Plazo y tipos de archivo a reportar. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía — FOSYGA o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. 2.1. Plazos para la entrega de los archivos. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este Ministerio, así: a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA” b) El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción, las entidades que oferten x= RESOLUCIÓN NÚMERO +. 004622oe 2016 - 3 OCT 2016 HoJANo 3 Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente. e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia: Respuesta del Administrador Fiduciario de los Proceso Día Entidad responsable a o Solí du e Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces Segundo día EPS - Régimen Subsidiado hábil de la EPS - EOC Régimen Contributivo S1,R1, NR Semana de semana proceso BDUA EPS + Régimen Subsidiado (Con mínimo EPS - EOC Régimen Contributivo S4. Ra Cuatro días Último día hábil Entidades de Régimen de Excepción MS MC, MA, ME, hábiles) de la semana y Especial MP Entidades de Planes Voluntarios, NS, NC. NE, NP Instituto Nacional Penitenciario y : : : Siguiente día hábil. Carcelario -INPEC Entidades que administran los Regimenes Especiales y de ME, NE Última semana 7% na Excepción y el Instituto Nacional : del mes Ultimo día hábil | Penitenciario y Carcelario -INPEC (con mínimo de fa semana de Entidades de Planes Voluntarios, de : mes MP, NP cuatro días Salud hábiles) . o Las Entidades Territoriales Ñ NS, NR 2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades. Regimen o Entidad que reporta Tipo de Tipo de novedad entidad archivos R1 Novedad de traslado o movilidad NR Novedad retroactiva Régimen Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 Contributivo EPS o EOC Ra, Sa , ost MC y MA Maestro de ingresos y maestro de aportantes NC Novedades de actualización y/o corrección de información NR Novedad retroactiva si Novedad de traslado o movilidad EPS Sá, R4 Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en : S1o0R1 MS Maestro de ingresos NS Novedades de actualización y/o corrección de información Subsidiado Novedad retroactiva Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el NR resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (NO9) Entidad territorial NS retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBEN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado) Fondo del Magisterio, ECOPETROL, NE Novedades de actualización y/o corrección de información Dirección General de Excepción Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de ME Maestro de ingresos la Policía Nacional Universidades con NE Novedades de actualización y/o corrección de información Especial régimen especial de - salud ME Maestro de ingresos RESOLUCIÓN NÚMERO». 004622 2016- 3 OCT 2016 hoyano 4 de fa libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC” Instituto Nacional NE Novedades de actualización y/o corrección de información Penitenciario y Carcelario INPEC - INPEC ME Maestro de ingresos EPS, Entidades de NP Novedades de actualización y/o corrección de información Planes na Prepegada, Voluntarios de pantas de Seguros Salud MP Maestro de ingresos Parágrafo. La información remitida por las entidades se entenderá entregada al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía —- FOSYGA o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente.

Validación de la información. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados.

Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el INPEC, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción. Adicionalmente, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, del mes anterior, para su disposición en el Sistema de Información de la Protección Social - SISPRO. Parágrafo. La actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al INPEC, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces.

Procesos de depuración de la información de la BDUA. Este Ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a ta información contenida en la Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA. RESOLUCIÓN NÚMERO. 004622DE20168 - 3 OCT 2016HOoJANo 5 Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente. Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este Ministerio.

Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA. Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA.

Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones. Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.

Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, constituirá el soporte para el giro de la Unidades de Pago por Capitación - UPC en los Regímenes Contributivo y Subsidiado.

Afiliados identificados con tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente.

Término para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 del 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución. RESOLUCIÓN NÚMERO. 00462%2 DE 2016 -3 001 9014 HOJANo 6

Novedad para conformación del grupo familiar en el régimen subsidiado. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, deberán reportar la novedad N32 “Conformación grupo familiar en régimen subsidiado” a partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el Régimen Subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9 de la presente resolución.

Reporte de la novedad de suspensión. El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 Título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016. Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden.

Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el INPEC contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.

Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad. seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

EJ mL GAVIRIA URIBE inistro de Salud y Protección Soc) RESOLUCIÓN NÚMERO, (194822 DE 2016 - 3 QC 2016 HOJANO 7 ANEXO TÉCNICO El presente anexo técnico está dividido en 5 partes: 1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades. Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regimenes en una misma EPS. 3. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes. Especificaciones técnicas para la remisión de la información. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados con tipo de documento (AS Y MS) a 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES 1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - FOSYGA o la entidad que haga sus veces para la actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA Tabla 1.

Identificación de los archivos Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades: Sigla Descripción Longitud Archivo Maestro de ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA MWS __ Maestro Subsidiado 2 MC__.__..... |Maestro Contributivo 2 ME Maestro Excepción o Especial e INPEC 2 MP | Maestro de Planes Voluntarios de Salud 2 MA Maestro de Aportantes 2 Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA NS Novedades Subsidiado 2 NC Novedades Contributivo 2 NE Novedades Excepción o Especial e INPEC 2 NP Novedades para Planes Voluntarios de Salud. 2 NR _ Novedad Retroactiva_____ 2 Archivo de Novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regimenes Rí, R4,S4 Para las EPS del Régimen Contributivo 2 S1, S4 Para las EPS del Régimen Subsidiado 2 Complementos para el nombre de los archivos | TCODENTIDAD Codigo de la entidad de salud que reporta la informaci: 6 DOMMAAAA Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de 8 ] separador DPTO Código del departamento según codificación DANE __ 2 ¿MPIO Código del municipio según codificación DANE 3 Tabla 2. Nombres de archivos de datos.

Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Maestro de afiliados MCCODENTIDADDDMMAAAA 16 Contributivo o de ponentes — 3 MACODENTIDADDDMMAAAA 16 e actualización NCCODENTIDADDDMMAAAA 16 HOJA No 8 RESOLUCIÓN NÚMERO... ())4622DE 2016 7 3 0cT 20 Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Archivo de novedad retroactiva | NRCODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de solicitud de traslado de afiliados R1CODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita | el afiliado. R4CODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que|S4CODENTIDADDDMMAAAA 16 solicita el afiliado es del régimen subsidiado. Maestro de afiliados MSCODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de novedades de | actualización NSCODENTI DADDDMMAAAA 16 Archivo de novedades de retiro NSDPTOMPIODDMMAAAA 15 del municipio Archivo de novedad retroactiva | NRCODENTIDADDDMMAAAA 16 Subsidiado Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. R4CODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de solicitud de traslado S1CODENTIDADDDMMAAAA 16 de afiliados _ Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita | S4CODENTIDADDDMMAAAA 16 el afiliado.

Excepción y Maestro de afiliados MECODENTIDADDDMMAAAA 16 Especial Archivo de novedades de NECODENTIDADDDMMAAAA 16 actualización Planes Maestro de afiliados MPCODENTIDADDDMMAAAA 16 Voluntarios de | Archivo de novedades de Salud - PVS actualización NPCODENTIDADDDMMAAAA 16 lili Maestro de afiliados MECODENTIDADDDMMAAAA 16 Nacional Penitenciario y . Carcelario Archivo de novedades de NECODENTIDADDDMMAAAA 16 INPEC actualización 1.2. Estructura de los archivos maestros de datos. A continuación se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regimenes: Contributivo y Subsidiado del SGSSS, de Excepción y Especial y para las entidades que administran Planes Voluntarios de Salud y el instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” del presente anexo técnico. Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se registra en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, o en la bases de datos de los regimenes especiales y de excepción - BDEX o en la base de datos de los Planes Voluntarios de Salud -BDPVS y las demás que establezca el Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrán en las bases de datos el estado activo. Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud, Regímenes Especial y de Excepción y el INPEC, deben reportar las nuevas afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad. d RESOLUCIÓN NÚMERO. ()94G 22 DE 2016 - 3 OCT 2016 Hoyano 9 1.2.1. Régimen Contributivo - RC Aplica para las EPS y EOC. Tabla 3.