Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública.

UNIDAD PROCESAL. Por cada hecho generador de responsabilidad administrativa se adelantará una sola actuación procesal, cualquiera sea el número de implicados; si se estuviera adelantando más de una actuación por el mismo asunto, se dispondrá mediante auto de trámite la agregación de las diligencias a aquellas que se encuentren más adelantadas. Siguiente

AVERIGUACIÓN PREVIA. En caso de duda sobre la existencia de pérdida o daño, se ordenarán diligencias previas por un término máximo de dos (2) meses, al cabo del cual solamente procederá el archivo de las mismas o la apertura del proceso administrativo. El auto que da inicio a la averiguación previa deberá ser comunicado, en caso de identificarse a la persona presuntamente responsable.

AUTO DE ARCHIVO. Habrá lugar a proferir auto de archivo en desarrollo de las diligencias previas, cuando se pruebe que la pérdida o daño no existió, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o se demuestre que la actuación no podía iniciarse o proseguirse. ATRIBUCIONES DE LOS FUNCIONARIOS.

FUNCIONARIO DE INSTRUCCIÓN. Podrán ser designados como tales los oficiales y los suboficiales en servicio activo a partir del grado de Sargento Primero o su equivalente en las demás Fuerzas y en la Policía Nacional, siempre y cuando sean más antiguos que el investigado. Para el caso del Ministerio de Defensa y sus entidades adscritas o vinculadas, podrán ser designados como tales los no uniformados de mayor nivel jerárquico que el investigado. El cargo de Funcionario de Instrucción es de forzosa aceptación salvo las excepciones legales.

FUNCIONES Y DEBERES. Son funciones y deberes del funcionario de instrucción las siguientes: 1. Practicar las pruebas ordenadas por la autoridad administrativa competente tendientes a lograr el esclarecimiento de los hechos. 2. Obrar de forma imparcial. 3. Respetar los derechos y garantías de los sujetos procesales. 4. Dar impulso a la actuación resolviendo las solicitudes presentadas por los sujetos procesales salvo: nulidades, cesación de procedimiento, prescripción y denegación de pruebas. 5. Dar estricto cumplimiento a los términos procesales. 6. Informar mensualmente al Fallador de Instancia el avance de la investigación. 7. Solicitar cuando lo requiera asesoría jurídica para el perfeccionamiento de la investigación. 8. Guardar la debida reserva sumarial. 9. Ejercer la custodia y cuidado del expediente. 10. Entregar el expediente una vez vencido el término concedido por el Fallador de Instancia siempre y cuando se hayan evacuado las pruebas ordenadas, o en su defecto solicitar prórroga para la realización de las mismas. 11. Disponer la práctica de pruebas que deban adelantarse fuera de su sede. 12. Designar Secretario si lo considera pertinente.

SECRETARIO. Podrán ser designados los oficiales, miembros del Nivel Ejecutivo, suboficiales y personal civil en servicio activo del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública. El cargo de secretario es de forzosa aceptación salvo las excepciones legales.

FUNCIONES Y DEBERES. Son funciones y deberes del Secretario las siguientes: 1. Asistir al Funcionario de Instrucción en las diferentes diligencias realizadas dentro de la investigación administrativa. 2. Foliar y organizar en forma cronológica y consecutiva el expediente. 3. Guardar la debida reserva sumarial. 4. Ejercer la custodia y cuidado del expediente. 5. Legajar en cuadernos separados la documentación de carácter reservado. 6. Realizar las citaciones, comunicaciones, constancias y notificaciones que se requieran. 7. Expedir las copias del expediente que hayan sido autorizadas. 8. Facilitar el acceso del expediente a los sujetos procesales cuando así lo requieran. 9. Mantener el cuaderno de copias con el mismo contenido y folios del original.

ASESOR JURÍDICO. Las funciones del asesor jurídico son las siguientes: 1. Brindar asesoría en todas las etapas del proceso administrativo. 2. Dar estricto cumplimiento a los términos de instrucción. 3. Velar por el cumplimiento de los términos de instrucción. 4. Controlar que se lleven de manera adecuada los libros radicadores o bases de datos actualizados. 5. Verificar el adecuado archivo de los expedientes.

INTERVINIENTES EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO. Podrán intervenir en la actuación administrativa como sujetos procesales el investigado y su defensor. El informante y quejoso no tienen la calidad de sujeto procesal, su actuación se limita a presentar y ampliar el informe o la queja con el deber de aportar las pruebas que tenga en su poder.

DERECHOS DE LOS SUJETOS PROCESALES. Los sujetos procesales tienen los siguientes derechos: 1. Conocer de la investigación. 2. Designar apoderado a su cargo, si lo considera necesario. 3. Solicitar, aportar y controvertir pruebas e intervenir en la práctica de las mismas. 4. Impugnar las decisiones mediante los recursos de ley. 5. Rendir descargos libre de juramento y apremio o solicitar expresamente ser oído en exposición de descargos. 6. Presentar las solicitudes que consideren necesarias en ejercicio del derecho a la defensa. 7. Obtener copias del expediente, salvo los documentos que tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley, o hagan relación a la defensa o seguridad nacional. 8. Presentar alegatos de conclusión.

CALIDAD DE INVESTIGADO. La calidad de investigado se adquiere a partir de la notificación del auto de apertura de investigación o del que ordene su vinculación. El funcionario encargado de la investigación, notificará de manera personal la decisión de apertura al investigado, para lo cual se procederá de la siguiente manera: Si el investigado se encuentra en la misma ciudad de la unidad militar o policial, se deberá enviar citación para que comparezca al despacho. En caso contrario se procederá a enviar despacho comisorio. De no ser posible la notificación personal, se le designará defensor de oficio, cargo que podrá recaer en estudiantes de consultorio jurídico con quienes se seguirá la actuación. Notificado de la apertura del proceso administrativo, el investigado o su defensor, tendrán la obligación procesal de señalar la dirección en la cual recibirán las comunicaciones y de informar cualquier cambio de ella.

DEFENSOR. En los procesos administrativos también podrán ejercer como defensores, los estudiantes de Consultorio Jurídico. Como sujeto procesal, el defensor tiene las mismas facultades del investigado; en caso de presentarse criterios contradictorios prevalecerá el del defensor. REQUISITOS DE LA ACTUACIÓN.

REQUISITOS FORMALES DE LA ACTUACIÓN. La actuación administrativa debe consignarse por escrito, en idioma castellano y en duplicado. El recurso de apelación se surtirá sobre el original del proceso, cualquiera que sea el efecto en que se conceda. La investigación continuará con las copias y siempre habrá un cuaderno en el despacho. Para los efectos anteriores todos los documentos se solicitarán o aportarán por duplicado. Cuando en la actuación obren documentos originales o únicos se fotocopiarán e incorporarán al cuaderno de copias. El Secretario está obligado a mantener debidamente separados y foliados los cuadernos del proceso y en ningún momento se remitirán conjuntamente. Por Secretaría se dejará copia de las diligencias surtidas en el otro cuaderno.

RESERVA. Están sometidas a reserva las averiguaciones previas y las investigaciones administrativas. Los fallos son públicos.

AVISO A OTRAS AUTORIDADES. Si con ocasión del adelantamiento del proceso de responsabilidad administrativa de que trata la presente ley, se advierta la presunta comisión de conductas punibles y/o faltas disciplinarias, el funcionario competente deberá dar aviso en forma inmediata a las autoridades correspondientes. NOTIFICACIONES.

FORMAS DE NOTIFICACIÓN. La notificación de las decisiones que se profieren dentro de las investigaciones administrativas puede ser: personal, por edicto, por aviso, por estado y por conducta concluyente. Si el defensor o el investigado desean ser notificados por medios de comunicación electrónicos así lo harán saber.

NOTIFICACIÓN PERSONAL, POR EDICTO O POR AVISO. Las notificaciones personal, por edicto o por aviso, se realizarán en la forma y términos que lo establece el Código Contencioso Administrativo, para los actos administrativos particulares y concretos. Se notificarán personalmente las siguientes actuaciones: el auto de apertura de investigación o el que ordene la vinculación, el auto que deniega total o parcialmente las pruebas solicitadas y los fallos. En caso de no poderse efectuar la notificación personal procederá la notificación por edicto o por aviso según sea el caso.

NOTIFICACIÓN POR MEDIOS DE COMUNICACIÓN ELECTRÓNICOS. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito hubieren manifestado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.

NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE. Cuando se hubiere omitido la notificación a la persona a quien debió hacerse, se entenderá cumplida para todos los efectos, si hubiere interpuesto recurso contra la respectiva providencia, o actuado en diligencia o trámite a que se refiere la decisión no notificada. <Inciso INEXEQUIBLE>

COMISIÓN PARA NOTIFICAR. Si la notificación personal debe realizarse en unidad diferente a la del competente, se comisionará al Comandante de la Unidad del lugar donde se encuentre el investigado, remitiéndole copia de la decisión y del expediente si fuere el caso, para que la surta en el término de diez (10) días hábiles a partir de su recibo. RECURSOS.