Por la cual se adopta el Formulario Único Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social

Códigos de aprobación y negación 1. Códigos de aprobación Cód. Nov. | Descripción Para todas las Administradoras A01 Traslado aprobado A02 Traslado aprobado por conciliación entre administradoras A03 Por fallo judicial Exclusivas de Pensión A10 [Traslado aprobado por pertenecer al Fondo de Solidaridad Pensional Exclusivas de Salud A20 Afiliación con pérdida de la antigiedad o su estado es “RETIRADO” en la entidad que lo tiene. A21 Por unificación de grupo familiar A22 No existe cobertura geográfica A23 Mal servicio comprobado A24 Pérdida de capacidad de pago. Pasa a ser beneficiario. A25 EPS en liquidación A26 Traslado al Régimen de Excepción A27 Fallecimiento del cotizante A28 Incumplimiento del Margen de Solvencia A29 Aprobación por respuesta no oportuna 2. Códigos de negación Cód. Nov. | Descripción Para el aportante Para Riesgos Profesionales NO1 No se puede trasladar de administradora porque está en mora. NO2 No se puede trasladar de Administradora porque no cumple con el tiempo de permanencia NO3 Perdió la autorización del Ministerio de la Protección Social para hacer afiliación colectiva N04 Retracto del aportante Para las Cajas de Compensación Familiar RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 100 El traslado de la empresa, no puede realizarse porque la Superintendencia NO5 del Subsidio Familiar tiene restringido el proceso de traslados dentro del Departamento de la Caja de Compensación reportada NO06 No cumple con el tiempo establecido Ley 789 de 2002 Art. 21 numeral 10 Para el cotizante o trabajador Para todas las Administradoras N10 El afiliado no aparece inscrito en la Administradora N11 El afiliado aparece inscrito en la Administradora en estado fallecido N12 No se recibió documento soporte del traslado N13 Nombres no coinciden con los de la administradora Para Salud N25 Es beneficiario cónyuge y con grupo familiar unificado en la EPS a la cual se solicita el traslado. N26 Usuarios con tratamiento en curso. N27 No se ha diligenciado el formulario del estado de salud N28 No se puede trasladar de administradora porque adeuda sumas por concepto de cotizaciones N29 No se puede trasladar de administradora porque adeuda sumas por copagos o cuotas moderadoras N30 No se puede trasladar de administradora porque los beneficiarios no cumplen con el tiempo de permanencia en la Administradora anterior. N31 No se puede trasladar de administradora porque el cotizante no cumple con el tiempo de permanencia en la administradora anterior. N32 No se recibió el formato de libre elección o el formato está sin firma o enmendado Para Pensión N40 No se puede trasladar de régimen porque le faltan 10 años o menos para obtener la pensión. N41 No se puede trasladar de régimen porque no cumple con el tiempo de permanencia en el régimen anterior. No se puede trasladar de Administradora de Fondos de Pensiones porque N42 no cumple con el tiempo de permanencia en la Administradora de Fondos de Pensiones anterior. N43 Solicitud de pensión en trámite N44 En disfrute de pensión. N45 Recibió pago de indemnización sustitutiva N46 Recibió pago de devolución de saldos. N47 Afiliado con compartibilidad de pensión no se puede trasladar al RAIS N48 Afiliado no cumple con requisitos de sentencia C-1024, SUO62 y otras, para el traslado N49 Traslado no realizado por retracto N50 No se recibió el formato de libre elección o el formato está sin firma o enmendado N51 Existe solicitud de traslado en proceso

Aclaraciones al presente capítulo. Los afiliados y los aportantes en proceso de traslado serán bloqueados para todos los efectos de la afiliación por parte del centralizador, es decir no se permitirá registrar novedades de modificación o corrección hasta tanto la administradora actual envíe la respuesta a la administradora de traslado, así mismo impedirá que esta pueda avanzar en el proceso. En el sistema de salud, el bloqueo será aplicado para el cotizante así como para sus beneficiarios. En el caso de traslado del aportante en Riesgos Profesionales, no serán bloqueadas las novedades de afiliación de los cotizantes. El centralizador realizará el registro del envío de la respuesta por parte de la administradora actual y la trasmitirá el mismo día en que sea recibida a la administradora de traslado, lo cual habilitará en el sistema del operador y en el centralizador a recibir novedades sobre estas afiliaciones. En este sentido, el sistema del operador de afiliación deberá estar consultando en el sistema del centralizador, el estado del proceso para RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 101 saber si está bloqueado o desbloqueado y así permitir el registro o no de novedades en su sistema. Durante el proceso de traslado, el aportante y el cotizante podrán estar enterados del estado del trámite a través de la consulta que dispondrán los operadores de afiliación y la administradora de traslado en sus respectivas páginas web, que contendrá la información especificada en este artículo. Adicionalmente, deberán utilizar otros medios verificables adicionales para comunicar el estado del trámite. El centralizador dispondrá un servicio web para que tanto el operador de afiliación así como la administradora puedan consultar el estado del traslado, además garantizará el control del estado del trámite y de los tiempos establecidos. Para el Fondo de Solidaridad Pensional: los traslados de los beneficiarios del subsidio al aporte de pensiones, se regirá por lo establecido en el artículo 25 del Decreto 3771 de 2007 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

Mecanismos de excepción. Para los casos en los cuales la respuesta de la administradora actual no sea satisfactoria para la administradora de traslado, ésta tendrá un plazo de dos (3) días hábiles en el subsistema de salud y de cinco (5) días hábiles en los demás subsistemas, para dirimir las diferencias existentes y determinar si aplica el traslado. En el caso que proceda el traslado, la administradora actual enviará al centralizador una respuesta de aceptación de traslado por conciliación máximo al día siguiente de la conciliación; conservándose los datos y condiciones de la solicitud del traslado correspondiente. Si agotado este recurso no se resuelven las diferencias, el caso será reportado por la administradora de traslado a la superintendencia del subsistema que corresponda y adicionalmente en el caso del sistema de Riesgos Profesionales al Ministerio de la Protección Social. TÍTULO I11 OTRAS DISPOSICIONES

Reporte de la información de la afiliación al Ministerio de la Protección Social. Las afiliaciones y novedades que sean efectivamente aceptadas, las administradoras deberán reportarlas diariamente al Registro Unico de Afiliados RUAF para el caso de Pensiones, Ahorro programado de largo plazo, Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de acuerdo con los anexos técnicos definidos en la Resolución 4316 de 2006 o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Las administradoras del Sistema de Salud, deberán reportar diariamente al RUAF la información de las afiliaciones en las mismas estructuras de los maestros de afiliados del régimen Subsidiado y Contributivo definidas en la Resolución 1982 de 2010 o las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, incluyendo los siguientes campos al final de cada una de las estructuras: 1. Para el régimen Contributivo: Longitud Máxima del | vALOR PERMITIDO NOMBRE DEL CAMPO campo COTIZANTE BENEFICIARIO Fecha de vinculación con el 10 Formato DD/MM/AAAA Xx aportante a Estado del Afiliado 2 AC, RE, so ve AF, PX, Xx Xx Fecha de desvinculación con el aportante 10 Formato DD/MM/AAAA Xx Nombre del Aportante 200 *x RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 102 2. Para el régimen Subsidiado : Longitud Máxima NOMBRE DEL CAMPO Al VALOR PERMITIDO AFILIADO campo Estado del Afiliado 2 AC, RE, AF Xx Adicionalmente, las administradoras de salud continuarán reportando las afiliaciones, traslados y novedades a la (BDUA) conforme con las especificaciones de la Resolución 1982 de 2010 o aquellas que la adicionen, modifiquen o sustituyan.

Validaciones. El sistema del operador de afiliación, deberá realizar las siguientes consultas al Registro Unico de Afiliados — RUAF a través de los servicios web que dispondrá el centralizador para estos fines: 1. Cuando el autorizado vaya a realizar la inscripción ante el operador de afiliación, el sistema deberá realizar la consulta para validar la identificación del aportante, ya sea persona jurídica o natural. 2. Una vez realizada la inscripción del Aportante ante el operador de afiliación y vaya a realizar la afiliación a los Sistemas de Riegos Profesionales y Cajas de compensación Familiar, antes de tramitar la solicitud de afiliación, el sistema deberá consultar la afiliación del Aportante a estos dos sistemas. 3. En el proceso de la afiliación de los cotizantes o cabeza de familia, de los beneficiarios o miembros del los grupos familiares se deberá realizar la consulta de la afiliación de éstos a los Sistemas de Salud, Pensión, Ahorro programado de largo plazo, Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de tal manera que se oriente al Aportante sobre la acción que debe realizar, es decir, si debe realizar una afiliación, dado que el empleado o beneficiario no tiene afiliación, o si lo que debe realizar es la aplicación de una novedad. El sistema verificará igualmente, si la persona que se va a afiliar está fallecida y la comunicará al autorizado a reportar. 4. Cuando se vaya a realizar un traslado, el sistema del operador de afiliación deberá consultar respecto a: Si la persona o el Aportante que se va a trasladar existe como afiliada en la Administradora de la cual se va a trasladar. Por cada subsistema verificar los tiempos mínimos de permanencia dependiendo si el traslado es entre Administradoras o es entre regímenes. Para el caso de traslado en el susbsistema de Pensiones, consultar si la persona ya existe como una persona pensionada, ha recibido indemnización sustitutiva, devolución de saldos o se encuentra fallecido. El sistema del operador de afiliación, a través del servicio Web que el centralizador dispondrá, consultará el estado de cuenta del Aportante para los casos de traslado en los Sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar. Las Administradoras correspondientes a estos sistemas, deben disponer para tal fin un servicio web que será consumido por el centralizador.

Validaciones para los cotizantes que forman parte del esquema de la cobertura del programa social complementario. Para el caso de los cotizantes que forman parte del esquema de la cobertura del programa social complementario, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones 1. Afiliación a Salud a. Una vez hechas las validaciones con respecto a la afiliación del cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, si éste no se encuentra afiliado a dicho Sistema y RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 103 decide afiliarse al Régimen Subsidiado, se procederá a la afiliación de transición a este régimen por un período no inferior a seis (6) meses, a una EPS pública del Régimen Subsidiado, que cuente con cobertura en todo el territorio nacional, siempre y cuando cumpla con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2060 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Una vez transcurrido este lapso, el afiliado podrá trasladarse libremente a cualquier otra EPS que opere el Régimen Subsidiado en su municipio de residencia. b. Si el trabajador eligiera afiliarse al Régimen Contributivo, se debe verificar que la EPS seleccionada esté debidamente autorizada para operar dicho régimen. En este caso, el operador de afiliacion deberá notificar al Aportante que el pago correspondiente al afiliado deberá hacerse a través de PILA por el mes completo a las tasas establecidas por ley para el efecto. c. Si la persona a afiliar se encuentra ya afiliada al Régimen Subsidiado de salud o al Régimen Contributivo de salud en calidad de beneficiario y quiere permanecer en esta condición, sólo se requerirá la información de la EPS correspondiente y no procede la afiliación de beneficiarios de esta persona. 2. Afiliación a Riesgos Profesionales: a. Cuando el Aportante no esté afillado a ninguna Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), deberá seleccionar una de la lista de entidades autorizadas para operar este subsistema e informar la totalidad de sus trabajadores. b. En el caso en que el Aportante ya se encontrara afiliado a una ARP, sólo será válida la afiliación de nuevos trabajadores a esa Administradora. 3. Afiliación a Cajas de Compensación Familiar. Aplica para aportantes que realicen actividades diferentes a actividades del hogar (servicios domésticos), servicios de transporte público o privado por cuenta propia, servicios personales por cuenta propia: a. Cuando el aportante no esté afiliado a alguna Caja de Compensación Familiar (CCF) en el mismo departamento en el que se va a inscribir, deberá seleccionar una de la lista de entidades autorizadas para operar este subsistema e informar la totalidad de sus trabajadores. b. En el caso en que el aportante ya se encontrara afiliado a una CCF, sólo será válida la afiliación de nuevos trabajadores a esa Administradora si los trabajadores que se afilian prestan sus servicios en la misma zona geográfica donde opera la CCF. Para los trabajadores que presten sus servicios en un departamento diferente, aplicará lo estipulado en el literal a anterior. 4. Afiliación al Sistema de Ahorro Programado de Largo Plazo: Se debe verificar que un trabajador se encuentre afiliado a una sola Administradora autorizada para manejar el sistema de ahorro programado de largo plazo, sin importar cuántos empleadores o aportantes tenga dicho trabajador.

Recolección de la información biométrica de los afiliados. Los Operadores de afiliación deben incluir dentro del proceso de afiliación única, los mecanismos para la recopilación de la información biométrica y de identificación de los trabajadores y sus beneficiarios, de acuerdo con lo establecido por las Resoluciones 2455 de 2008, 3755 de 2008 y 4806 de 2009, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. En el caso en que existan convenios entre el operador de afiliación y las administradoras para la recolección de la información la información, éste deberá remitirla a las administradoras correspondientes, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al proceso de afiliación única. De acuerdo con las Resoluciones ya mencionadas, es responsabilidad de las administradoras, la remisión de esta información al Registro Unico de Afiliados — RUAF. En el caso de los beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional, el ISS es la entidad responsable del enrolamiento y captura de la información biométrica dado que es la administradora a la cual se afilia esta población y por lo tanto la responsable de enviar la información al RUAF. RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 104

Definición de los nombres de los archivos Campo Descripción Valor permitido 1 Código del operador de Código asignado por el Ministerio de la Protección afiliación Social 2 Código de referencia en el sistema 3 Código de la entidad Administradora 4 Fecha de envío Formato AAAA-MM-DD 5 Modalidad del formulario O electrónica 1 Asistida 6 Componente de la Protección P pensiones Social E Ahorro programado de largo plazo R Riesgos Profesionales C Cajas de Compensación S Salud 7 Tipo de archivo A Archivo de la inscripción de los aportantes (Artículos 14 y 15). F Maestro de afiliación o traslado del aportante a Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación (Artículos 47 y 48) M Maestro de afiliación o traslado de los trabajadores (Para los componentes de salud, pensiones, riesgos, cajas de compensación y Ahorro programado de largo plazo, artículos 49, 50, 51, 52, 53) B Maestro de afiliación o traslado de los beneficiarios (para lo componentes de salud y cajas de compensación, artículos 54 y 55). G Respuesta por parte de las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de la afiliación del aportante y los trabajadores (artículo 57) N Respuesta por parte de las Administradoras de Salud, Pensiones y Ahorro Programado de Largo Plazo de la afiliación del trabajador y de las administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de las novedades del aportante y el trabajador (artículo 59). T1 Respuesta de la solicitud de traslado por parte de la Administradora actual a la Administradora de traslado (artículo 65)

Características del formato de los archivos. El sistema del operador debe proveer de una ayuda al aportante para realizar cargas masivas de afiliaciones, traslados y novedades de este y de sus trabajadores. Este archivo deben tener las siguientes características: a. Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión.txt b. Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS. c. El separador de campos debe ser coma (|) y ser usado exclusivamente para este fin. d. Cuando dentro de un archivo de datos (de trabajadores y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (||). e. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (*”) ni ningún otro carácter especial. RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 105 f. Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos. g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor. Las longitudes contenidas en las tablas de esta resolución se deben entender como el tamaño máximo del campo. i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres. j. Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. k. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. > Parágrafo. En una etapa posterior de la implementación se tendrá la posibilidad de poder interoperar no solamente a través de archivos planos sino que se podrá realizar a través de archivos con el estándar XML.

Modalidades de la Afiliación Única Electrónica. Los operadores de afiliación deben prestar el servicio en las modalidades electrónica y asistida. 1. Electrónica: Puede diligenciar la afiliación al Sistema de Seguridad Social integral y a Compensación Familiar a través de las páginas Web de los operadores de afiliación. En ese caso los autorizados a reportar al sistema única de afiliación deben llenar los campos marcados como obligatorios y el sistema le irá indicando los pasos por seguir. 2. Asistida: Es el mecanismo previsto para que los diferentes autorizados a reportar al Sistema de Afiliación única, realicen la afiliación al Sistema de Seguridad Social integral y Compensación Familiar, las novedades correspondientes y las solicitudes de traslado, sin que sea necesario que éstos lo realicen través de Internet; en cuyo caso el autorizado a reportar remitirá la información detallada correspondiente, del aportante, los cotizantes o trabajadores y los beneficiarios, por cualquier medio, al operador de afiliación, quien procederá a digitarla de manera que se transforme en formulario electrónico. Parágrafo. Sin importar la modalidad por la cual se opte, se debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 12 de esta Resolución y todos los artículos que lo desarrollan.

Gradualidad de la implementación. La gradualidad de la implementación se dará en varias etapas y condiciones: ETAPA TIEMPO CONDICIONES Piloto Controlado Hasta 3 meses En esta etapa podrán ingresar A partir del plazo máximo | las empresas que el Ministerio de establecido en el artículo 8” del | la Protección Social autorice Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya, para poner a disposición el Formulario Unico Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social. Voluntaria Hasta 3 meses Podrá ingresar cualquier Inicia una vez terminada la etapa | empresa sin importar su tamaño piloto Obligatorio Inicia una vez terminada la etapa | Están obligadas a ingresar todas voluntaria las empresas Para los independientes | Los independientes podrán usar el | La obligación se hará de acuerdo sistema en forma voluntaria. al último dígito de la cédula, así : A partir del dieciochoavo mes los Será de obligatorio cumplimiento, a | terminados en 1,2,3 partir del dieciochoavo mes de | El mes siguiente, los terminados iniciado el Sistema de Afiliación | en 4,5,6 Unica Y el mes siguiente, los terminados en 7,8,9,0 RESOLUCIÓN NÚMERO 2692 DE 2010 HOJA No 106

Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.