Por la cual se establece el procedimiento de acceso. reporte de prescripción. suministro. verificación, control, pago y análisis de la mforrnación de tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC, de servicios cornplementarios y se dictan ótras disposic iones

Agrupación de recobros/cobros. Las entidades recobrantes deberán realizar la agrupación del recobro/cobro, en cualquiera de los siguientes esquem as: i) por afiliado o usuario de acuerdo con el origen del recobro/cobro. es decir los prescritos por el profesional de la salud en la herramienta tecnológica para prescripción de tecnologías en salud no financiadas con recu rsos de la UPC o servicios complementarios . los autorizados por CTC y los ordenados por fallo de tutela por cada periodo de radicación . ii) En caso de que se facturen tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC o servicios complementarios a un mismo afiliado. en diferentes prestadores o proveedores , la entidad recobrante podra presentar las solicitudes de recobro/cobro de dicho afiliado agrupadas por el prestador o proveedor. TÍTULO IV VERIFICACIÓN, CONTROL, RECONOCIMIENTO Y PAGO DE LAS TECNOLOGÍAS EN SALUD NO FINANCIADAS CON RECURSOS DE LA UPC O SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Etapas del proceso de verificación y control. Las solicitudes de recobro/cobro para pago surtirán un proceso de verificación y control a través de las siguientes etapas· 1. Pre-radicación 2. Rad icación 3. Pre-auditoría 4. Auditoría Integral 5. Pago La ADRES expedirá el manual de operaciones de recobros/cobros. el cual deberá contemplar el proceso, asi como los mecanismos previstos para garantizar la eficiencia en los procesos de auditoría. la disminución de los costos de transacción y la protección de los recursos del sistema. CAPÍTULO 1 ETAPA DE PRE-RADICACIÓN

Objeto de la Etapa de Pre-Radicación. El objeto de esta etapa es validar la información registrada por la entidad recobrante contra la reg 1strada en bases de datos, en aras de establecer la existencia del usuario. la consistencia de los códigos, la procedencia o no del reconocimiento del recobro/cobro y las investigaciones administrativas o judiciales que pudieren estar cursando Artícu lo 44. Iniciación de la etapa de pre-radicación. Esta etapa inicia con el registro en la herramienta tecnológica que efectúa la entidad recobrante respecto de la información correspondiente a cada solicitud de recobro/cobro . con las instrucciones y cronograma que para el efecto determine la ADRES

Validació n de la i nformación registrada La ADRES va lidará la in formación registrada por la entidad recobrante mediante cruces de información . entre otras, con: 1. Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) 2. Base de Datos del Rég imen de Excepción (BDEX) . 3. Base de la Reg istraduri a Nacional de Estado Civil (RNEC) 4. Número de prescripción de tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC o servicios complementarios 5. Código Único de Medicamentos (CUM) 6. Identificador Único de Medicamento (IUM) para medicamentos vitales no disponibles 7. Código y descripción de la Clasificación Unica de Procedimientos en Salud (CUPS),cuando aplique de acuerdo a la normatividad vigente , 8. Registro Único de Víctimas (RUV). 9. Listado de proveedores autorizados para giro directo Parágrafo. La ADRES, previa coordinación con el Ministerio de Salud y Protección Social, podrá utiliza r la información reportada en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS para verificar la atención que se solicite en el recobro/cobro.

Continuación de la resoluc1on Por la cual se establece el procedimiento de acceso. repone de prescripción. sunwus/10. veriflcactón control pago y análisis de la información de tecno/oglas en salud no fmancJada s con recursos de la UPC. de servicios complementarios y se dictan otras dtSpOSICIOfleS" 1. El ingreso del recobro/cobro a la etapa de radicación : Se presenta cuando la información supera todas las validaciones, generando automáticamente los formatos de solicitud de recobro , los que contendrán los valores y cantidades totales presentados por tipo de radicación: solicitudes del profesional de la salud o fallos de tutela, y la manifestación de que la información suministrada es veraz y podrá ser verificada . Estos deberán ser suscritos por el representante legal y el revisor fiscal o contador publico de la entidad recobrante. según corresponda. 2. El ingreso del recobro/cobro a la etapa de radicación con alertas: cuando la información supera algunas de las validaciones con alertas. las cuales se verificarán en las etapas subsiguientes. En este caso, también se generarán los formatos de solicitud de recobro que correspondan . 3. El no ingreso del recobro a la etapa de radicación: Se presenta cuando la información no supera las validaciones correspondientes.

Finalización de la etapa de pre-radicación. La etapa de pre-radicación finaliza satisfactoriamente cuando la entidad recobrante dispone de los formatos de solicitud de recobro que correspondan. para la radicación . Los formatos de radicación de las solicitudes de recobros , podrán ser presentados de manera impresa o magnética , suscritos por el representante legal y el revisor fiscal o contador público de la entidad recobrante , según corresponda; indicando su número de matricula profesional. CAPÍTULO 11 ETAPA DE RADICACIÓN

Objeto de la etapa de radicación . El objeto de esta etapa es presentar ante la ADRES , los formatos de solicitud de recobro/cobro que correspondan , junto con los soportes en medio impreso o magnético a que refiere la presente resolución , según corresponda. Los formatos se presentarán conforme a las especificaciones técnicas e instructivos que adopte ADRES. Parágrafo. Cuando la entidad recobrante no aporte los formatos de solicitud de los recobros/cobros o estos no contengan las firmas del representante legal y revisor fiscal o contador público. según corresponda. junto con su número de su matrícula profesional: o los formatos se presenten fuera del período de radicación establecido, los números ún•cos de recobro y los formatos se anularán y se entenderá no presentada la respectiva solicitud.

Presentación de los soportes. Los soportes de las solicitudes de recobro/cobro podrán presentarse en medio magnético o impreso, conforme a las especificaciones tecnicas definidas por la ADRES. 1OMAY 201 8 RESOLUCIÓN NÚMERO ' - C0 •; 18 8 5 DE 2018 Página 37 de 57 En caso de presentación de los soportes en medio magnético. las entidades recobrantes serán responsables de la custod1a de la 1nformac1ón allí contenida y deberán garantizar la ca lidad . seguridad. disponibilidad . integridad e identidad con las solicitudes de recobro/cobro presentadas. En caso de presentación de los soportes en medio 1mpreso. las en tidades recobrantes deberán garantizar el envio. adecuado embalaje. foliado . calidad y nitidez de los documentos soportes de los recobros/cobros impresos físicos CAPÍTULO 111 ETAPA DE PREAUDITORÍA

Objeto de la etapa de pre auditoría. El objeto de esta etapa es verificar que el recobro/cobro contenga los soportes exigidos para adelantar la verificación del cumplimiento de los requisitos esenciales de que trata el articulo 37 Artíc ulo 51. Cotejo de información y su resultado. Dentro de los doce (12) días calendario siguientes a la radicación de las solicitudes de recobro/cobro que superaron las etapas de pre-radicación y rad1cac1ón . la ADRES cotejará el soporte documental con la información suministrada por la entidad recobrante Se tendrán por no presentadas las solicitudes de recobro/cobro que presenten una o va rias de las inconsistencias que a continuación se señalan: 1. Existencia de sobrantes o faltantes de solicitudes de cada recobro/cobro . 2. Inconsistencias en la identificación del usuario en los documentos que constituyen los requisitos generales para el proceso de verificación del recobro/cobro. 3. Ausencia del número de prescripción asignado en el reporte de prescripciones de las tecnologías en salud no financiados con recursos de la UPC o servicios complementarios aprobados por junta de profesionales. 4. Ausencia de la copia de la factura de venta o documento equivalente. 5. !legibilidad de los soportes del recobro/cobro 6. Incumplimiento de requisitos generales de la entidad recobrante 7. Inconsistencia entre lo reportado en el medio magnético y los soportes documentales allegados en el recobro . Para tal efecto. ADRES definirá los campos del anexo sobre los cuales se realizará esta validación En estos casos , la ADRES , procederá a: i) Anular el numero de radicación asignado a cada solicitud de recobro/cobro íi ) Informar a la entidad recobrante . a más tardar el día siguiente hábil a la finalización de la etapa de pre aud1toria. el resultado del cotejo Continuación de la resoluc1ón ·· Por la cual se establece el procedimiento de acceso, reporte de prescnpción sumi/Jistro veriftcacton control. pago y análisis de la información de tecnologfas en salud no financtadas con recursos de la UPC. de servicios complementarios y se dictan otras dtsposiciones" y la fecha de citactón para la entrega de la documentación, cuando a ello hubiere lugar. Parágrafo. Las solicitudes de recobro/cobro radicadas oportunamente que fueron objeto de anulación en la etapa de pre-auditoria. sobre las cuales se han cumplido tres (3) años contabilizados a partir de la fecha de la prestación del servicio, de la entrega de la tecnología en salud o del egreso del paciente, a que refiere el literal a) del artículo 73 de la Ley 1753 de 2015. podrán ser presentadas nuevamente, por una única vez. en el periodo de radicación inmediatamente siguiente a la comunicación que informe sobre entrega de la documentación , por lo que se entenderán radicadas en término , En todo caso. la entidad recobrante deberá informar el número de rad icación anteriormente generado para ese recobro. CAPÍTULO IV ETAPA DE AUDITORÍA INTEGRAL

Objeto de la etapa de auditoría integral. El objeto de la etapa de auditoría integral es la verificación del cumplimiento ele los requisitos esenciales para el pago de los recobros/cobros Parágrafo. Los recobros/cobros que ingresen al proceso de auditoría integral se auditarán conforme al manual de auditoría que se adopte para el efecto.

Resultado del proceso de auditoría integral. El resultado de la auditoría integral de las solicitudes de recobro/cobro será: 1. Aprobado: El resultado de auditoria aprobado tendrá las siguientes variables: a. Aprobado total : Cuando todos los items del recobro/cobro cumplan con los requisitos señalados en la presente resolución y en el manual de auditoría que se adopte para el efecto. b. Aprobado con reliquidación : Cuando habiendo aprobado todos los ítems del recobro/cobro. el valor a pagar es menor al valor recobrado/cobrado. debido a que existieron errores en los cá lculos del valor presentado por la entidad recobran te c. Aprobado parcial: Cuando se aprobaron para pago parte de los ítems del recobro/cobro 2. No aprobado. Cuando la totalidad de items del recobro/cobro no cumplan con los requisitos señalados en la presente resolución y en el manual de auditoría que se adopte para el efecto.

Comunicación de los resultados de auditoría a las entidades recobrantes. El resultado de la auditoría integral efectuada a las solicitudes de recobro/cobro se comunicara por la ADRES , al representante legal de la entidad recobrante, así: ¡O MAY 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO .. ~o - 1885 DE 2018 ,'\J Contínuación de la resolución· "Por la cual se establece el procedumento ele acceso. reporte de prescripción. suministro. verificactón. control. pago y análisis de la mformactnn de tecnologías en salud no financtadas con recursos de la UPC de sef\rfctos compfementa11os y se dtctan otras dispostctones 1. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al cierre efectivo del proceso de verificación , mediante correo enviado a la direcctón electróntca registrada por la entidad recobrante. 2. En documento físico que se enviará al domicilio informado por la misma. dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Se conservará copia de la constancia de envío.

Contenido de la comunicación. La comumcación de los resultados de auditoría a las entidades recobrantes deberá contener la siguiente tnformación: 1. Fecha de expedición de la comunicactón 2. Número que identifica el mes y el año (paquete que contiene las solicitudes de recobro) . 3. Resumen de la información de ca ntidad y valores de recobros/cobros por estado. régimen y tipo de radicación 4. Medio magnético bajo la misma estructura presentada para la radicación. que contendrá en detalle el estado de cada solicitud de recobro/cobro y las causales de glosa si hubo lugar a ello, conforme al manual de auditoria. indicando: a. Resultado de la auditoría integral por recobro/cobro: aprobado total , aprobado con reliquidación . aprobado parcial o no aprobado. b. Causales de aprobación con reliquidación . en forma indtvidual por cada ítem del recobro/cobro presentado, conforme al manual de auditoría c. La relación de los ítems que no fueron aprobados para pago cu ando existe aprobación parcial. d. Causales de no aprobación . cuando fuere el caso. en forma Individual por cada ítem del recobro/cobro presentado. co nforme al manual de audi toría .

Objeción a la aplicación de glosas como resultado de la auditoría. La entidad recobrante podrá objetar el resultado de la audttoria integral rea lizada a los recobros/cobros , dentro de los dos (2) meses sigUientes al recibo de la comunicación del resultado de dicha auditoría, precisando las razones de la obJeción por cada uno de los items de cada uno de los recobros/cobros En caso de que se presenten varias glosas a un mismo recobro/cobro . se deberán radicar y sustentar por una única vez la totalidad de las objeciones. La objeción incluirá el número único de recobro/cobro asignado inicia lmente y no podrá versar sobre nuevos hechos ni debatir asuntos diferen tes a los contenidos en la comunicación enviada. Si la entidad recobrante considera que alguna(s) glosa{s) aplicada(s) se puede(n) desvirtuar con la información contenida en los soportes del recobro/cobro allegados v:J ~-------------------------------------------------------lo-~~~~~ 1n MAY 20lW 1 RESOLUCIÓN NÚMERO . ~ ·~ 0 ~~ 18 8 5 DE 2018 Pá__g_ina 40 de 57 Contmuac1ón de la resolución "Por lé'J cual se establece el procedimiento de acceso. reporte de prescripción. sumtmstro venftcacion. control pago y análisis de la información de tecnologfas en salud no financtadas con tecursos de la UPC de servicios complementarios y se dictan otras dtspos1ciones'' inicialmente. deberá ind1car el folio en el cual se encuentra el documento o la información . S1 la ADRES dispone de la información soporte para el recobro/cobro no será necesario volver a presentar dicha información, para el procedimiento de aclaración de la glosa.

Subsanación a la aplicación de glosas como resultado de la auditoría. Cuando la entidad recobrante acepte las glosas aplicadas como resultado del incumplimiento de alguno de los requisitos previstos en la auditoría integral realizada a los recobros/cobros. podrá enmendarlas t:micamente dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la comunicación del resultado y sólo para el grupo de glosas definido en el manual de auditoria . precisando las razones por las cuales va a rea lizar la rectificación para cada uno de los ítems de cada uno de los recobros/cobros . En caso de que se presenten varias glosas a un mismo recobrolcobro y las mismas se acepten por la entidad recobrante y sean subsanables, se deberá radicar y sustentar por una única vez la totalidad de las correcciones. La corrección deberá incluir el número único de recobro/cobro asignado inicialmente y no podrá versar sobre nuevos hechos ni debatir asuntos diferentes a los contenidos en la comunicación enviada. Para el evento en que los documentos que subsanen las glosas no se encuentren dentro de los soportes del recobro/cobro allegados inicialmente, la entidad podrá anexar soportes adicionales a fin de subsanar dichas glosas. siempre que ello sea procedente conforme con el manual de auditoría. Si la ADRES d1spone de la Información soporte para el recobro/cobro no será necesario volver a presentar dicha información, para el procedimiento de aclaración de la glosa .

Imposibilidad de realizar nuevas radicaciones como mecanismo de objeción o subsanación. Tanto la ob¡eción a las glosas como la subsanación de las mismas. deberán efectuarse solamente mediante los mecanismos de que tratan los artículos anteriores y deberá incluir el número único de recobro/cobro asignado inicialmente, sin que resulte posible realizar una nueva radicación. Las glosas no objetadas y no subsanadas dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la comunicacion del resultado de auditoría. se entenderán en firme y por lo tanto no procederá reclamación alguna.

Respuesta a la objeción o subsanación del resultado de la auditoría presentada. La ADRES dará respuesta a la objeción o subsanación al resultado de la auditarla presentada por la entidad recobrante, dentro de los dos (2) meses siguientes a la rad icación del documento. El pronunciamiento que efectúe, se considerará definitivo TÍTULO V TÉRMINOS Y PLAZOS

radicación y radicación de las solicitudes de recobro/cobro ante la ADRES. teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Para las tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC o servicios complementarios que hayan sido prestados hasta la entrada en vigencia de la Ley 1753 de 2015, se aplicará lo previsto en el articulo 111 del Decreto - Ley 019 de 2012 o la norma que actualice. modifique o sustítuya 2. Para las tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC o servicios complementarios que hayan sido prestados a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1753 de 2015. se aplicará lo establecido en el literal a) de su articulo 73 o la norma que la modifique o sustituya

Días habilitados para la radi cació n d e las solicitudes de recobro/cobro. Las entidades recobrantes deberán radicar las solicitudes de recobro/cobro dentro de los primeros quince ( 15) días calendario de cada mes, de acuerdo con el cronograma y condiciones que establezca la ADRES Parágrafo 1. Si el último día habilitado para la radicación de los recobros/cobros es un día no hábil. esta se podrá radicar el día hábil sigwente alllltimo día autorizado. Parágrafo 2. Aquellos recobros/cobros que según corresponda . cumplan el plazo para su presentación en el término de que trata el articulo 111 del Decreto-ley 019 de 2012 o el previsto en el artículo 73 de la Ley 1753 de 2015 o la norma que la modifique o sustituya, en días posteriores al dia 15 del mes , se entenderán radicados en tiempo , siempre y cua nd o se presenten en el periodo de radicación inmediatamente siguiente.

Plazo para adelantar las etapas del proceso de pre auditoría y auditoría integral de las solicitudes de recobro/cobro y efectuar el pago cuando sea procedente. La ADRES deberá llevar a cabo las etapas de pre auditoría y auditoría integral e informar de su resultado a la entidad recobrante. dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del período de radicac 1ón en el que fue presentado el correspondiente recobro/cobro. Dentro del mismo término. se efectuará el pago a las entidades recobrantes o a los proveedores autorizados por éstas, cuando la auditoría integral arroje como resultado la aprobación del recobro/cobro. El pago se realizara a la cuenta bancaria registrada ante ADRES .