Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y

• Objeto. El presente decreto tiene por objeto simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la Administración Pública, bajo los principios constitucionales y legales que rigen la función pública, con el propósito de garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes de las personas consagrados en la Constitución mediante trámites, procesos y procedimientos administrativos sencillos, ágiles, coordinados, modernos y digitales. DECRETO NÚMERO 2106 de 2019 3 Continuación "Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública"\nArtículo 2°. . Ámbito de aplicación. El presente decreto se aplicará a todos los organismos, entidades y personas integrantes de la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998, y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas o públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.

. Medidas para la implementación o aplicación de trámites. Cuando se necesite reglamentar alguno de los trámites creados o autorizados por la ley, las autoridades seguirán el procedimiento señalado en el numeral 2 del artículo 1° de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012. El concepto previo y favorable a que se refiere dicha norma se deberá emitir por el Departamento Administrativo de la Función Pública en un término no superior a treinta (30) días calendario, contados a partir del ingreso de la solicitud en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT. Cuando el trámite tenga asociado el cobro de una tasa autorizada por la ley, para la expedición del concepto por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública la autoridad deberá adjuntar, además de los documentos señalados en la ley, el estudio técnico que desarrolle el sistema y método para establecer la tarifa asociada a dicha tasa. Las modificaciones estructurales de los trámites inscritos en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT, también requerirán de concepto previo y favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública. En estos eventos, en caso de encontrarlos razonables y adecuados con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación.

. Estrategia antitrámites. La estrategia antitrámites de que tratan los artículos 73 y 74 de Ley 1474 de 2011 deberá registrarse en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT y será exigible a todas las autoridades. En la formulación de la estrategia antitrámites las autoridades deberán generar espacios de participación ciudadana con los usuarios, con el objeto de identificar oportunidades de mejora en los trámites a su cargo, de lo cual dejarán constancia.

. Requisitos únicos. El artículo 41 del Decreto Ley 019 de 2012 quedará así: "Artículo 41. Competencia de unificación. El Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la permanente estandarización de los trámites en la Administración Pública y verificará su cumplimiento cuando se inscriban en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT. . La estandarización se hará a través de formularios únicos y trámites modelo o tipo, los cuales serán de obligatoria implementación por parte de las autoridades responsables de la ejecución de los trámites. Los trámites que no cumplan con esta condición serán devueltos para hacer los ajustes pertinentes. Las autoridades encargadas de reglamentar trámites creados o autorizados por la ley, deberán garantizar que la reglamentación sea uniforme, con el fin de que las autoridades que los apliquen no exijan requisitos, documentos o condiciones adicionales a los establecidos en la ley o reglamento.

. Supresión de trámites en el SUIT por consultas de acceso a información pública. Las autoridades, en un plazo no mayor a tres (3) meses contados a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, deberán suprimir del Sistema Único de Información de DECRETO NÚMERO 2106 de 2019 4 Continuación "Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública" Trámites -SUIT los trámites que consistan en consultas de acceso a la información pública, de acuerdo con lo señalado en la Ley 1712 de 2014.

. Cobros no autorizados. El artículo 16 de la Ley 962 de 2005 quedará así: "Artículo 16. Cobros no autorizados. Ningún organismo o entidad de la Administración Pública Nacional, departamental, distrital o municipal, podrá cobrar por la realización de sus funciones valor alguno por concepto de tasas, contribuciones, certificaciones, formularios o precio de servicios que no estén expresamente autorizados por la ley o mediante norma expedida por las corporaciones públicas del orden territorial. El cobro y la actualización de las tarifas deberá hacerse en los términos señalados en la ley, ordenanza o acuerdo que las autorizó. Las autoridades no podrán incrementar las tarifas o establecer cobros por efectos de la automatización, estandarización o mejora de los procesos asociados a la gestión de los trámites." CAPITULO 11 Transformación Digital para una Gestión Pública Efectiva

. Obligación de uso de los canales digitales entre autoridades. Cuando las entidades habiliten canales digitales para el cumplimiento de sus competencias deberán relacionarse por dichos medios. Únicamente se utilizarán otros medios cuando la ley así lo exija.

. Servicios Ciudadanos Digitales. Para lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales. El Gobierno Nacional prestará gratuitamente los Servicios Ciudadanos Digitales base y se implementarán por parte de las autoridades de conformidad con los estándares que establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Interoperabilidad de las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil con los Servicios Ciudadanos Digitales. Para garantizar el acceso de todas las autoridades a las soluciones tecnológicas que permitan la identificación de los colombianos en medios electrónicos, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá establecer las condiciones y los mecanismos necesarios para garantizar la interoperabilidad de sus bases de datos en el marco de la prestación de los Servicios Ciudadanos Digitales de los que trata el presente decreto con el apoyo del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Interoperabilidad en la Organización Electoral. Para garantizar el cumplimiento de las funciones constitucionales de inspección, vigilancia y control a cargo del Consejo Nacional Electoral, la Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá la interoperabilidad de sus bases de datos para atender los requerimientos del Consejo Nacional Electoral. Para este efecto no será necesario celebrar convenios y se observarán los protocolos que se adopten en materia de clasificación, reserva y protección de datos. Las autoridades que administren bases de datos con información que requiera el Consejo Nacional Electoral para el cumplimiento de sus funciones, permitirán su interoperabilidad siguiendo los protocolos que se adopten en materia de clasificación, reserva y protección de datos.

Acceso a la identificación de los colombianos por parte de entidades públicas. La Registraduría Nacional del Estado Civil deberá permitir a las entidades públicas el acceso a los mecanismos de identificación de los colombianos de manera gratuita. La Registraduría Nacional del Estado Civil, con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones, establecerá los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos que deberán seguir las entidades para su uso, mediante la aceptación del modelo de términos de acceso que para tal fin establezca la Registraduría.

Integración a la sede electrónica. Las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz. La titularidad, administración y gestión de la sede electrónica es responsabilidad de cada autoridad competente y estará dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que DECRETO NÚMERO 2106 de 2019 6 Continuación "Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública" garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios. Las autoridades deberán identificar en su sede electrónica los canales digitales oficiales de recepción de solicitudes, peticiones y de información. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones regulará la materia.

Portal Único del Estado Colombiano. El Portal Único del Estado Colombiano será la sede electrónica compartida a través de la cual los ciudadanos accederán a la información, procedimientos, servicios y trámites que se deban adelantar ante las autoridades. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones administrará, gestionará y tendrá la titularidad del Portal Único del Estado Colombiano y garantizará las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Las autoridades deberán integrar su sede electrónica al Portal Único del Estado Colombiano, en los términos que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y serán responsables de la calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información, procedimientos, servicios y trámites ofrecidos por este medio. ,

Gestión documental electrónica y preservaclon de la información. Las autoridades que realicen trámites, procesos y procedimientos por medios digitales deberán disponer de sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de expedientes electrónicos con características de integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. La emisión, recepción y gestión de comunicaciones oficiales, a través de los diversos canales electrónicos, deberá asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de archivo digital. Las autoridades deberán generar estrategias que permitan el tratamiento adecuado de los documentos electrónicos y garantizar la disponibilidad y acceso a largo plazo conforme a los principios y procesos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Parágrafo. Las autoridades deberán disponer de una estrategia de seguridad digital siguiendo los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Transacciones a través de medios electrónicos. Las autoridades deberán habilitar medios de pago electrónicos para las transacciones que se realicen a favor del Estado o de la entidad en relación con el pago de las tarifas asociadas a trámites, procesos y procedimientos. DECRETO NÚMERO 2106 de 2019 7 Continuación "Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública"\nArtículo 18°. Registro público de profesionales, ocupaciones y oficios. Las autoridades que cumplan la función de acreditar títulos de idoneidad para las profesiones, ocupaciones u oficios exigidos por la ley, constituirán un registro de datos centralizado, público y de consulta gratuita, con la información de los ciudadanos matriculados o de las solicitudes que se encuentren en trámite. Lo anterior, bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014. La consulta de los registros públicos por parte de las autoridades que requieren la información para la gestión de un trámite, vinculación a un cargo público o para suscribir contratos con el Estado, exime a los ciudadanos de aportar la tarjeta profesional física o cualquier medio de acred itación. Parágrafo. Las autoridades encargadas de llevar los registros de que trata este artículo, deberán integrarse al servicio ciudadano digital de interoperabilidad, en los términos establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones .

Desmaterialización de certificados, constancias, paz y salvos o carnés. Las autoridades que en ejercicio de sus funciones emitan certificados, constancias, paz y salvos o carnés, respecto de cualquier situación de hecho o de derecho de un particular, deberán organizar dicha información como un registro público y habilitar su consulta gratuita en medios digitales. TITULO 11 MEJORA DE TRÁMITES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL, URBANISMO Y CONSTRUCCiÓN E IMPUESTO AL CONSUMO CAPITULO I Seguridad Social

Administración de la base de datos del registro civil de defunción. El artículo 23 del Decreto Ley 019 de 2012 quedará así: "Artículo 23. Administración de la base de datos del registro civil de defunción. La Registraduría Nacional del Estado Civil administrará la base de datos del Registro Civil de Defunción, la cual se actualizará con la información del Registro Único de Afilíados a la Protección Social- Nacimientos y Defunciones (RUAF-ND), administrado por el Ministerio de Salud y Protección Social y con la que remitan las notarías, los consulados, los registradores del estado civil y las demás autoridades encargadas de llevar el registro civil. Las autoridades o particulares que presten el servicio de Registro Civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo real los registros civiles de defunción tramitados en sus dependencias. La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las verificaciones pertinentes y cruzará, corregirá, cancelará, anulará e inscribirá de oficio los Registros Civiles de Defunción, para mantener actualizada la base de datos. Con el fin de garantizar la confiabilidad y actualidad de la base de datos del Registro Civil de Defunción, cuando no existan medios tecnológicos, las funerarias y parques cementerios solo podrán inhumar o cremar personas fallecidas cuando se acompañe el certificado médico de defunción en físico, el dictamen del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses o la orden de autoridad competente. DECRETO NÚMERO ..... 2106 de 2019 8 Continuación "Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública" La Registraduría Nacional del Estado Civil, en conjunto con el Ministerio de Salud y Protección Social y el Departamento Nacional de Estadística -DANE-, definirán el formato único que deberán diligenciar los médicos, el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses -incluidas sus regionales y seccionales- y las autoridades competentes cuando certifiquen la muerte de una persona. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, utilizará como medios de identificación las huellas dactilares del fallecido, la información odontológica o su perfil genético."\nArtículo 21°. Inscripción oficiosa y en línea de las defunciones en el Registro Civil. La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá inscribir de manera oficiosa y en línea las defunciones en el Registro Civil, siendo el documento antecedente el certificado médico de defunción que se genera en el Módulo de Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF-ND. La Registraduría Nacional del Estado Civil y el Ministerio de Salud y Protección Social crearán el mecanismo automatizado para que los ciudadanos puedan obtener en línea el Registro Civil de Defunción. Las entidades que en ejercicio de sus competencias requieran verificar la defunción de una persona deberán interoperar o en su defecto consultar en línea las bases de datos de identificación y registro civil, de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La Registraduría Nacional del Estado Civil reglamentará este procedimiento.

Estandarización de trámites pensiona/es. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia del presente decreto, el Gobierno Nacional estandarizará los plazos, procedimientos, requisitos y formularios que actualmente exigen las Administradoras de Pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad para adelantar los trámites relacionados con el reconocimiento de pensiones del Sistema General de Seguridad Social. Una vez estandarizados los plazos, procedimientos, requisitos y formularios, serán de obligatoria observancia por parte de las Administradoras de Pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

Estandarización de trámites sobre cesantías. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia del presente decreto, el Gobierno Nacional estandarizará los plazos, procedimientos, requisitos y formularios que actualmente exigen las entidades públicas y las administradoras de fondos de cesantías para adelantar los trámites relacionados con el reconocimiento y pago de cesantías totales y parciales. Una vez estandarizados los plazos, procedimientos, requisitos y formularios serán de obligatoria observancia por parte de las entidades públicas y administradoras de fondos de cesantías.

Validación de pagos de aportes de contratistas. Se adiciona un parágrafo al