Por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Salud.

los inventarios del Ministerio de Salud, que han hecho parte de bajas autorizadas con anterioridad a la expedición del presente manual, pero a los cuales no se les ha dado salida física y no sea posible establecer el motivo, valor de compra y demás información que permita incluirlos dentro de los inventarios para posteriormente efectuar la baja por los procedimientos descritos anteriormente, se procederá así: • Si a estos bienes se les dio de baja pero en el acto administrativo que ordenó ésta no se fijó el procedimiento a seguir, el jefe de Almacén le propondrá al Secretario General un procedimiento para que se adopte mediante acto administrativo y así darle salida a esos bienes en forma definitiva. • Si por el contrario, el acto administrativo que ordenó la baja estableció el procedimiento para tal fin, lo que se debe hacer es darle cumplimiento a éste por parte del Jefe de Almacén. 6.4 PROCEDIMIENTO PARA LA COMERCIALIZACION DE LOS BIENES DADOS DE BAJA Para comercializar los bienes dados de baja, además de los procedimientos que se describen a continuación, deberá ceñirse a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios. Una vez el Secretario General haya autorizado la comercialización de los bienes dados de baja, el procedimiento se surtirá ante el Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios o quien haga sus veces. 6.4.1 Venta Es el negocio jurídico consistente en la transferencia del dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero. El avalúo de los bienes será un trámite obligatorio en todos los casos en que se ordene la comercialización de los bienes dados de baja y será la base para la venta de los mismos, para el efecto se aplicará lo establecido en el numeral 6.6.

Siempre que se requiera realizar la venta o el traspaso de bienes servibles no necesarios para el servicio, es preciso que previamente se haya expedido por parte del funcionario responsable del área de compras de la Entidad, certificación en la que conste que no se están tramitando compras de elementos de las mismas características de los bienes objeto de la venta. Venta directa Cuando el avalúo de los bienes dados de baja no supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren formalidades plenas, de conformidad con el artículo 24, numeral 1º, literal a) y el parágrafo del

artículo 39 de la Ley 80 de 1993, se efectuará la venta en forma directa, con sujeción al siguiente procedimiento: • Se fija un aviso durante dos (2) días hábiles, en lugar visible al público, en el Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios o la dependencia que haga sus veces, indicando la descripción de los bienes, cantidad, fecha y hora para su inspección, valor mínimo estimado, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones. • Cuando el avalúo de los elementos supere los doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales vigentes, además del aviso de que trata la actividad anterior, la invitación se debe publicar en un medio de comunicación de amplia circulación del lugar donde se efectúe la venta. • Con base en la evaluación, el Secretario General selecciona la propuesta que ofrece mejores condiciones para la Entidad. • Concluido el procedimiento anterior, se elabora y se suscribe por las partes el contrato respectivo. • La dependencia responsable de la elaboración de contratos remitirá al Almacén copia del contrato, una vez perfeccionado éste. • Para la entrega de los bienes se debe consignar previamente por parte del comprador el valor total de la venta en la cuenta habilitada para ello por la Dirección General del Tesoro. • El Jefe de Almacén procederá a la entrega de los bienes, previa presentación por parte del comprador del recibo de consignación del Banco de la República.

La entrega se protocolizará mediante “Acta de Entrega” que será suscrita por el Jefe de Almacén y el comprador. • Los bienes deberán ser retirados por el comprador o persona debidamente autorizada por éste, en un plazo no superior a tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de Entrega, vencido este plazo el Ministerio no se responsabilizará por la pérdida de los bienes o por su mayor deterioro. • El Jefe de Almacén deberá velar por la conservación e integridad de los bienes dados de baja, hasta el momento en que sean retirados por el comprador o por la persona expresamente facultada para ello por el mismo. • Una vez cumplidos los anteriores requisitos, se anexará copia del acta de entrega al comprobante de egreso de la baja efectuada con base en el acto administrativo. Nota: Cuando se trate de permuta de bienes se aplicará lo dispuesto en el presente capítulo para la comercialización de bienes mediante el procedimiento de venta en lo que sea compatible. Subasta pública Cuando el avalúo de los bienes dados de baja supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía, se podrán vender por el sistema de martillo, a través del procedimiento de subasta, por intermedio de una entidad financiera debidamente autorizada para el efecto y vigilada por la Superintendencia Bancaria.

Sin perjuicio de lo establecido por la Entidad seleccionada para llevar a cabo la subasta, para la venta de bienes del Ministerio de Salud mediante este procedimiento, se tendrá en cuenta lo siguiente: • El proceso de subasta se coordinará a través del Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios, quien se encargará previa autorización del ordenador del gasto de todo lo relacionado con dicha venta. • Se consideran postores hábiles las personas naturales o jurídicas que presenten el comprobante de consignación en la cuenta habilitada para ello, por el valor fijado para poder participar. • La subasta debe realizarse en la fecha, hora y sitio fijados y en el acto deben estar presentes todos los funcionarios bajo cuya responsabilidad se encuentre la venta de los bienes, así como los postores y las personas que deseen concurrir. • De la diligencia se elabora el acta respectiva, la cual debe suscribirse por los funcionarios responsables de la venta y los postores. • Al postor que se le adjudiquen uno o varios bienes o lotes de bienes, tiene un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para cancelar el valor total de los bienes; si no lo cancela en el tiempo previsto pierde la condición de postor adjudicatario. • Para la entrega y retiro de los bienes, el Jefe de Almacén debe exigir la presentación del original del recibo oficial de consignación expedido por el Banco habilitado para el efecto.

La entrega se protocoliza mediante “Acta de Entrega” que será suscrita por el Jefe de Almacén y el postor o postores adjudicatarios de la subasta. • Los bienes deben retirarse por el adjudicatario o persona debidamente autorizada por éste, en un plazo no superior a tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de Entrega, vencido este plazo el Ministerio no se responsabilizará por la pérdida de los bienes o por su mayor deterioro. • El Jefe de Almacén debe velar por la conservación e integridad de los bienes dados de baja, hasta el momento en que sean retirados por el adjudicatario o por la persona expresamente facultada para ello por el comprador. • Una vez culminado el proceso de comercialización, se adjunta al respectivo comprobante de egreso de los elementos subastados, el Acta de entrega de los bienes. • De conformidad con lo previsto en el artículo 6º del Decreto 2170 de 1992, el producto de los bienes dados de baja, así como el papel inservible que se dé en venta, bien sea por venta directa o a través del procedimiento de subasta, se destinará a financiar programas de Bienestar Social de los empleados del Ministerio de Salud, previa incorporación de los recursos al presupuesto de la Entidad. 6.4.2 Entrega de bienes como pago o parte de pago El Ministerio de Salud podrá entregar elementos no necesarios para el servicio como pago o parte de pago para adquirir otros bienes, siempre y cuando así se haya dispuesto en el acto administrativo que ordenó su baja.

Para el efecto, una vez perfeccionado el contrato, se adelantará el siguiente procedimiento: • El área encargada de la elaboración de contratos remite copia del contrato debidamente perfeccionado al Jefe de Almacén. • El Jefe de Almacén recibe los elementos objeto de la compra y entrega los bienes que el Ministerio da en pago o parte de pago, previo el lleno de los requisitos exigidos para el ingreso y salida de bienes. • El Jefe de Almacén elabora Acta de Recibo y Entrega de Bienes y la suscribe conjuntamente con el vendedor o con la persona autorizada por éste. • El Jefe de Almacén ordena el registro de la operación realizada, el cual debe tener como soportes, además de los comprobantes de ingreso y salida de bienes, los antecedentes que sirvieron de base para la baja de los elementos entregados en parte de pago, la resolución por la cual se ordena la baja de dichos elementos, el contrato de compraventa y el acta de recibo y entrega. 6.5 DESTRUCCION DE BIENES Cuando por medio de acto administrativo se ordene la destrucción de bienes y previamente el Jefe de Almacén haya hecho llegar a la Secretaría General la relación de bienes para destrucción indicando la descripción de los mismos, cantidad, valor en inventario, justificación de su destrucción, modalidad recomendada para proceder a la misma (desmantelamiento, incineración, etc.) y cualquier otra información que sea necesaria para emitir la autorización correspondiente, se procederá a la destrucción de los mismos, siguiendo el siguiente procedimiento: • La mencionada relación se acompaña de copia de toda la documentación que sirvió de sustento para la de la cual indispensablemente debe hacer parte el Acta de Inspección ocular y Física de los elementos. • Con base en la relación de bienes para destrucción y la documentación anexa a la misma, el Secretario General expide el acto administrativo por la cual se autoriza la destrucción de los bienes. • El Jefe de Almacén procede a coordinar la de

strucción de los bienes, la cual finaliza con el acta respectiva que se levanta en el sitio de la misma y debe suscribirse por las personas que intervienen en la diligencia. • En la diligencia de destrucción de los bienes deben participar como mínimo el Jefe de Almacén, un delegado del Secretario General y un delegado de Control Interno de Gestión quien actúa en calidad de observador. • El Jefe de Almacén envía copia del acto administrativo y del acta a Contabilidad y a la compañía aseguradora, para que los bienes dados de baja y destruidos sean descargados, además de los registros de inventario, de los registros contables y de las pólizas de seguros. • Toda baja de medicamentos, sustancias químicas, insecticidas para el control de vectores u otros productos perecederos cuyo vencimiento hubiere prescrito, se realizará mediante la destrucción de los mismos, previo el cumplimiento de los requisitos contemplados en el numeral 6.3.4 para este tipo de bienes y lo establecido en el presente numeral. 6.6 AVALUO DE BIENES Cuando se requiera avaluar un bien por parte del Ministerio de Salud el procedimiento será el siguiente: • Solicitud escrita al Secretario General en donde se exprese la necesidad del avalúo, la descripción del bien, estado actual y grupo de inventario al que pertenece. • Si lo considera pertinente, el Secretario General ordena mediante acto administrativo su realización, para cuyo efecto podrá designar a un funcionario o a un tercero para llevarlo a cabo, fijándole un término prudencial para su realización. • Si el Secretario General no está de acuerdo con el avalúo practicado, podrá ordenar nuevos avalúos. • Lo anterior sin perjuicio de los casos en que se autoriza al Jefe de Almacén para que él realice el avalúo.

CAPITULO 7 Responsabilidades 7.1 RESPONSABLES DE BIENES Serán responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad del Ministerio de Salud, de otras entidades o de particulares, puestos al servicio de la entidad. 7.1.1 Responsables de bienes en depósito El Jefe de Almacén será responsable por los bienes en depósito y en cumplimiento de esta responsabilidad, deberá velar: • Por el recibo, suministro o provisión de los bienes de la entidad. • Por el manejo, administración, custodia y protección de bienes devolutivos y de consumo, servibles e inservibles en depósito. • Por el informe oportuno a la dependencia correspondiente, de aquellos productos próximos a su vencimiento. • Por el registro adecuado, sistematizado, ordenado y actualizado de los bienes en depósito a su cargo. • Por la información oportuna al Intermediario de seguros y/o compañía aseguradora de los siniestros que ocurran a los bienes de propiedad del Ministerio.

Sin perjuicio de las responsabilidades sobre los bienes en depósito inherentes al Jefe de Almacén, el personal de colaboradores del área, consecuentemente con el nivel de sus cargos y de acuerdo con las funciones asignadas en el respectivo Manual o con las que específicamente desempeñan, será solidariamente responsable por la conservación, custodia, manejo y registro de dichos bienes. 7.1.2 Responsables de bienes en servicio Todo servidor público, contratista o persona que reciba bienes para su uso de propiedad del Ministerio de Salud, de otras entidades o de particulares puestos al servicio del mismo, será responsable de los bienes dados a su servicio. 7.1.3 Determinación de la responsabilidad La responsabilidad por pérdida, daño, deterioro, disminución o mal uso de los bienes, se determinará a través del proceso disciplinario adelantado por el Ministerio de Salud o la Procuraduría General de la Nación y del proceso de Responsabilidad Fiscal adelantado por la Contraloría General de la República, según el caso.

El servidor público que conozca de la ocurrencia de un hurto, pérdida o menoscabo injustificado de un bien de propiedad del Ministerio de Salud o que esté bajo la responsabilidad de este último, deberá informar de tal hecho al Jefe de Almacén, quien a su vez dará aviso inmediato al Coordinador del Grupo de Control Interno Disciplinario para que adelante las investigaciones del caso y avise a las autoridades de control (Contraloría, Procuraduría y Fiscalía), para lo de sus competencias. 7.1.4 Cesación de Responsabilidad La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos: • Cuando se hace entrega formal de los bienes a cargo. • Cuando el responsable del bien comprueba, mediante la entrega del recibo de caja, el Jefe de Almacén del valor comercial del bien faltante, previo el trámite de autorización por parte del Jefe de Almacén. • Cuando el responsable del bien efectúa su reposición, en las condiciones y características de los faltantes, certificadas por el Jefe de Almacén. • Cuando la respectiva compañía aseguradora haga efectivo el pago total o reposición del bien en las mismas condiciones establecidas anteriormente. En todo caso cuando la compañía aseguradora no indemnice la totalidad del siniestro, el proceso fiscal seguirá por el excedente. • Cuando se produce fallo sin responsabilidad fiscal por parte de la Contraloría General de la República. 7.1.5 Responsabilidades por descuido o uso indebido de bienes por retiro del funcionario Los daños por descuido o uso indebido de los bienes, serán sufragados por el responsable del inventario. Cuando el funcionario saliente ha abandonado el cargo o dilata la entrega de elementos devolutivos, el jefe de la dependencia solicita la presencia del almacenista para realizar el inventario físico y levantar el acta respectiva, la cual se remitirá a la Secretaría General. Cuando un jefe de dependencia se retire de ella, se debe hacer entrega al Almacén de los elementos devolutivos en servicio.

El almacenista recibe los bienes previamente inspeccionados y confrontados contra el inventario, labor que adelantará el almacenista siguiendo el mismo procedimiento descrito para funcionarios desvinculados. El Ministro de Salud, Gabriel Ernesto Riveros Dueñas.