Por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Salud.

El acta de recibo debe contener, entre otros, la descripción de los bienes, el valor del bien o los bienes a recibir, si es del caso, y en la misma se dejará constancia de las personas que intervinieron en el recibo. • Si los elementos provienen de una entidad oficial, el comprobante de ingreso podrá realizarse con base en el comprobante de egreso o acta de baja de la entidad donante. • Si el traspaso de bienes es entre entes públicos del nivel nacional, sin ninguna contraprestación y en cumplimiento de disposiciones legales, transfiriendo a su vez el dominio, debe tratarse como una operación interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la nación. • Para los casos anotados anteriormente, cuando no se especifique el precio, el mismo se establecerá por el Jefe de Almacén de acuerdo con el valor comercial de los elementos. Cuando ello no sea posible, el valor se determina con base en el avalúo que se practique de conformidad con lo establecido en el numeral 6.6. • En todo caso, el Almacén llevará un registro detallado de las operaciones anteriores, tendiente a identificar los bienes entregados en calidad de donación. • Las donaciones que se reciban en situaciones de emergencia, en las que no se especifique el precio de los elementos, se valorizarán de acuerdo con la información que maneja el Almacén del Ministerio o los precios del mercado, o en su defecto siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 6.6; diligencia de la que se deja constancia en acta en la que se relacionen los elementos objeto de donación con su respectivo código, descripción, unidad, cantidad, valor unitario y valor total, suscrita por el Jefe de Almacén y la persona delegada para recibir y verificar los elementos. Cumplido lo anterior se elabora el respectivo comprobante de ingreso con las observaciones pertinentes.

Reintegros Es la devolución al Almacén de bienes que no requieren las dependencias del Ministerio de Salud para el cumplimiento de sus funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia de dichos bienes o porque estando en buenas condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios. • Cuando se trate de elementos de consumo, que no vayan a ser utilizados por la dependencia que los tiene a su cargo, se deben devolver al Almacén mediante comunicación suscrita por el jefe de la misma en la que se señale la cantidad, características, estado y descripción de estos elementos. El Almacén procede de inmediato a realizar el comprobante de ingreso correspondiente, verificando previamente si de acuerdo a su estado pueden ser utilizados por otras dependencias. • En el evento que los elementos de consumo por su condición no vayan a ser utilizados por otras dependencias del Ministerio, el Almacén deberá hacer una relación independiente en los inventarios y propondrá a la Administración las medidas a ad optar, dando prelación en lo posible a la permuta. • Cuando se trate de reintegrar elementos devolutivos que estaban a cargo de un funcionario, deberá hacerse por el procedimiento de Traslado de Bienes en Servicio a Bodega y no al Sistema de Inventarios de Bienes en Bodega.

Restitución Se entiende por restitución la devolución al Ministerio de Salud de los bienes entregados a terceros para su uso o administración. • Los bienes muebles entregados a terceros para su uso o administración deben restituirse al Almacén en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos, salvo el deterioro normal de los elementos. • En el evento que dichos bienes se encuentren deteriorados o en mal estado y esta situación no obedezca al desgaste natural por el uso y el paso del tiempo, el Almacén se abstendrá de recibirlos e informará inmediatamente al Grupo de Interventoría o a la dependencia que haga sus veces, para lo de su competencia. • Corresponde a las dependencias que obran como responsables institucionales en el respectivo contrato, apoyar las gestiones del Grupo de Interventoría, tendientes a la restitución de los bienes al Ministerio de Salud, al término del mismo.

Recuperación Se entiende por recuperación de bienes, la reaparición física de éstos, con posterioridad a haber sido asumida su pérdida por el Ministerio de Salud y después de haberse producido su baja de los activos en los registros de inventario y contables. • Si con posterioridad a la baja de bienes perdidos éstos son recuperados, se informa de éste hecho al Jefe de Almacén, quien determina si se trata o no del bien extraviado y en caso afirmativo, informa de tal hecho y del estado en que se recuperó el bien al Grupo de Control Interno Disciplinario o a la dependencia que haga sus veces. • Si el elemento recuperado es nuevo, se incluirá en el sistema de Bienes en Bodega, y si es usado y es del caso se incluirá en el sistema de Activos en Servicio y se cargará al funcionario que vaya a ser uso de éste. • Simultáneamente, el Almacén produce el Ingreso en el sistema respectivo, detallando las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada o salida iniciales. • Si un bien recuperado ha sufrido daño o destrucción, el valor para su recuperación se calcula, si es posible, por el Grupo de Almacén y con base en dicho valor procede a efectuar el ingreso respectivo en el sistema de Activos en Servicio. Si el cálculo del valor no lo puede realizar el Almacén, se sigue el procedimiento establecido en el numeral 6.6. • En el evento que el bien extraviado y recuperado ya haya sido objeto de reclamación ante la compañía de seguros y ésta hubiere hecho la reposición o pago del mismo, se le informará de este hecho y se procederá conforme a lo establecido al respecto en el contrato de seguros o en la normatividad existente sobre la materia.

Reposición Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otros iguales o de similares características. • Para el ingreso de bienes por reposición cuando el responsable los entregue en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, cl ase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se deben cumplir los siguientes requisitos: * Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes al Almacén, ofreciendo los bienes que va a reponer y el detalle de éstos. * Aceptación de la reposición por el Almacén, previa verificación por éste del cumplimiento de las características anotadas y presentación de la correspondiente factura por parte de quien repone el bien. * Acta de recibo firmada por el responsable del bien y el Jefe de Almacén en donde se especifique claramente la actuación, el valor y características del bien. • Cuando la compañía de seguros deba reponer bienes la entrega se efectuará únicamente en el Almacén, acompañados de la correspondiente factura. Si las especificaciones de los bienes que se entregan en reposición difieren de las de aquellos que van a ser reemplazados, el Coordinador del Grupo de Almacén en un término de cinco (5) días deberá dar su visto bueno por escrito, previamente a su recibo por parte del Almacén. • Le corresponde al Almacén suscribir la correspondiente acta de recibo a satisfacción del bien repuesto y elaborar el comprobante de ingreso. • Ninguna otra dependencia podrá recibir bienes entregados por reposición de la Compañía de Seguros. Sobrantes Se consideran sobrantes aquellos bienes cuyas existencias físicas resultan ser superiores a las cantidades que de los mismos se reflejan en los registros, con posterioridad a un ejercicio de inventario físico, de una prueba selectiva o por información de la existencia del bien por otro medio, siempre y cuando después de efectuar el análisis documental no se encuentre explicación del motivo de la diferencia.

Esta mayor cantidad se relacionará en el acta de la diligencia respectiva en la que se detectó el sobrante, donde se consignarán los resultados de dicho análisis, cumplido lo cual el Almacén elaborará en forma inmediata el respectivo comprobante de ingreso por sobrante. Ajuste a ejercicios anteriores Si con posterioridad a la entrada de bienes y dentro de un periodo contable diferente, se detectan errores en los ingresos ya sea en cantidades o valores, se debe realizar el correspondiente ajuste, por parte del Jefe de Almacén y previo visto bueno del secretario General, mediante un comprobante de ingreso soportado por el documento anterior y un acta explicando las inconsistencias, de tal manera que no quede duda de la veracidad de la operación. Cuentas por cobrar Se da entrada por este concepto cuando se requiere ingresar bienes en reemplazo de otros similares que previamente han sido retirados para devolverlos a los proveedores, a solicitud del interventor y de acuerdo con lo pactado en el contrato, como podría ser el caso de los medicamentos cuando se aproxima la fecha de su vencimiento. Y la autorización de salida del bien a reponer la da el Jefe de almacén. Estos elementos deben ingresar con el mismo valor que tienen en el comprobante de egreso respectivo, el cual servirá como soporte. 4.2.2 Salida de bienes La salida de bienes del Alm acén se formaliza con el comprobante de egreso, el cual constituye el documento que acredita la salida física y real de un bien, a partir de lo cual cesa la responsabilidad del Almacén por su custodia, administración y conservación, quedando a cargo del funcionario o entidad destinataria. El comprobante de egreso se elabora por el Almacén en original y tres copias, en forma simultánea a la entrega de bienes, así: • Original para el Almacén • Copia para el Grupo de Contabilidad • Copia para la Vigilancia del Almacén - Control de Salida- • Copia para la entidad o funcionario destinatario.

El comprobante de Egreso debe contener como mínimo la siguiente información básica: * Lugar y fecha de emisión. * Número de orden en forma ascendente y continua. * Concepto de salida * Dependencia o entidad solicitante * Funcionario o entidad responsable que recibe * Nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor unitario y valor total de los elementos despachados. * Valor total del egreso * Número y fecha del pedido o de la solicitud. * Movimiento contable. * Firma de la persona que recibe (funcionario, contratista, almacenista) con documento de identificación. * Firma del funcionario que despacha * Firma del Jefe de Almacén.

Normas generales para egresos de bienes: • Todo comprobante de egreso debe estar soportado con un documento idóneo, que puede ser el pedido interno, solicitud de despacho firmada por el jefe de la dependencia o el Coordinador de Grupo a través del cual se adquirió el bien, contrato, resolución o decreto. • Cuando las existencias de elementos de consumo en el Almacén sean insuficientes en relación con las cantidades incluidas en el pedido o cuando a criterio del Jefe de Almacén éstas estuvieren sobrestimadas por la dependencia solicitante, se dejará clara constancia en el pedido y se despacharán las cantidades que correspondan a la equitativa distribución de los elementos existentes entre todas las dependencias o a las necesidades reales de las mismas. • Cuando no existan en el Almacén algunos elementos incluidos en el pedido, se despacha parcialmente el mismo de conformidad con lo expresado en la norma anterior, quedando por cuenta del Almacén la responsabilidad de informar oportunamente al Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios o a la dependencia que haga sus veces, para que proceda a iniciar el trámite de su compra, en caso de que sea pertinente y proceda su compra. • El Almacén llevará un registro de los elem entos pendientes por entregar a las dependencias solicitantes y los despachará una vez exista disponibilidad de los mismos sin exigir de éstas que previamente renueven su pedido. • El comprobante de egreso al igual que las tarjetas murales no deben contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. • La firma de los Jefes de las dependencias y de los funcionarios que tengan a cargo inventarios individuales, obrará como constancia del traslado de dichos bienes y a partir de ese momento será responsabilidad de éstos. • El comprobante de egreso es el documento soporte para registrar los movimientos por egresos en el sistema de inventarios del Almacén y efectuar los asientos contables respectivos. • El Jefe de Almacén dará estricta aplicación a los anteriores requisitos

y adoptará los mecanismos necesarios para su cumplimiento. Requisitos y procedimientos para la salida de bienes: La salida de bienes puede producirse por: Suministro a dependencias del Ministerio de Salud La entrega de bienes por parte del Almacén a las dependencias internas del Ministerio de Salud se sujetará a las siguientes condiciones: • El jefe de la dependencia que requiere el bien diligencia el pedido en el formato establecido, especificando clara y detalladamente los elementos y las cantidades solicitadas, anulando los renglones no utilizados y señalando la persona que los recibirá. • Corresponde a cada Jefe de dependencia controlar y justificar las cantidades de elementos solicitados de acuerdo con las actividades desarrolladas y el número de funcionarios a su cargo. • Cuando se trate de elementos devolutivos, el jefe de la dependencia solicitante debe indicar además, el nombre, la cédula y el cargo de la persona a quien serán asignados los bienes. • Una vez elaborado el respectivo comprobante de egreso con el lleno de los requisitos estipulados se procede simultáneamente a descargar tanto de las “ tarjetas murales” como del sistema de inventarios, los elementos a entregar y luego se procede a hacer la entrega formal de los elementos relacionados en el comprobante. • Al recibo de los elementos, el destinatario compara las características y cantidades de los bienes con lo descrito en el comprobante de egreso. Si lo encuentra conforme, firma el comprobante y anota el número de su documento de identidad, como prueba del recibo a satisfacción, asumiendo la responsabilidad por su tenencia, control y custodia a partir de ese momento. • Si se trata de elementos devolutivos el comprobante de egreso firmado por el funcionario será el soporte de la inclusión de los bienes en su inventario individual.

Suministro a direcciones territoriales de salud u otras entidades Cuando se deban despachar elementos de la Red Nacional de Urgencias, dotación y suministros para el desarrollo del Programa Nacional de Vacunaciones, insumos críticos para atender enfermedades de interés en salud pública y en general todo tipo de bienes con destino a las Direcciones Territoriales de Salud u otras entidades, se procederá así: • El comprobante de egreso deberá ir firmado por el representante legal o jefe correspondiente, el Almacenista o quien haga sus veces o la persona autorizada para retirar los bienes. • La confrontación de los bienes que se entregan a compañías transportadoras para su traslado a las entidades destinatarias de los mismos, se hace contra la copia del comprobante de egreso y la orden de traslado emanada de la dependencia competente en el Ministerio y la autorización para que la compañía retire los elementos. • En el evento anterior los despachos realizados por el Almacén se soportan con la guía o planilla de la empresa transportadora, y el comprobante de egreso deberá ser firmado por la persona que retire los elementos anexando fotocopia de la cédula y carné de la entidad.

Traspaso Cuando el Ministerio de Salud entrega definitivamente bienes devolutivos o de consumo servibles o inservibles a organismos oficiales del sector salud u otras entidades del orden nacional o territorial, deben tenerse presentes los siguientes pasos: • La entrega de estos bienes debe estar soportada por el acto administrativo pertinente (resolución, contrato, etc.) que ordene la entrega y por la certificación de la dependencia que por competencia conoce de dichos bienes y puede dar fe que los mismos no se requieren para el funcionamiento interno del Ministerio. • El acto administrativo mediante el cual se autoriza el traspaso debe especificar claramente las características y cantidades de los bienes que se van a traspasar y la identificación exacta de la persona o entidad a quien se le van a entregar dichos bienes. • Para formalizar el egreso de los bienes objeto del traspaso, el Almacén debe tener en cuenta los requisitos y procedimientos establecidos al respecto en las Normas Generales para el Egreso de Bienes, del presente Manual.

Comodato Cuando el Ministerio de Salud entrega bienes de su propiedad a organismos del sector salud u otras entidades, para su uso o administración, con la obligación por parte de éstos de restituir los mismos bienes al término del respectivo contrato, dicha entrega se protocolizará una vez se haya cumplido el siguiente procedimiento: • El Grupo de Contratos o la dependencia que haga sus veces, debe remitir al Almacén copia del contrato de comodato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento. • Por su parte, el Grupo de Interventoría debe informar al Almacén en forma inmediata a la designación de interventores o responsables institucionales de dichos contratos, sobre las novedades a este respecto con indicación del nombre completo de los funcionarios designados, el cargo que desempeñan y la dependencia o entidad donde prestan sus servicios. • El comprobante de egreso de los bienes entregados en comodato debe estar soportado con la copia del contrato respectivo debidamente perfeccionado y con el acta de entrega de los bienes, donde se anotarán las características de los bienes, suscrita por el funcionario autorizado de la entidad que recibe y del jefe de Almacén o su delegado. • Para formalizar el egreso de los bienes objeto del comodato, el Almacén debe tener en cuenta además, los requisitos y procedimientos establecidos al respecto en las Normas Generales para el Egreso de Bienes, del presente Manual. Una vez cumplido el término del comodato, el Almacén deberá informar de ello a la dependencia correspondiente y a la oficina de Interventoría o quien haga sus veces, para que inicien las acciones tendientes a la devolución de los bienes o en su defecto, a gestionar el acto administrativo que ceda a esa entidad los bienes en forma defin itiva. La dependencia correspondiente deberá en un término máximo de dos (2) meses efectuar dichos trámites.

Cuentas por cobrar Esta modalidad de registro de salida de bienes se utiliza cuando se requiere devolver a los proveedores, según lo estipulado en el contrato y por solicitud del interventor técnico, medicamentos u otros bienes para cambio. • El comprobante de egreso se soporta con la solicitud del interventor técnico con visto bueno del Director del área respectiva. • El Almacén debe tener presente el tiempo acordado para la reposición de estos elementos y efectuar el seguimiento pertinente para garantizar la entrega de los nuevos elementos en el plazo previsto. Baja de bienes Es el registro de la salida de los elementos inservibles y servibles no necesarios para el servicio por el procedimiento de baja de bienes. Una vez cumplidos todos los requisitos que se detallan en el Capítulo 6, se elabora el respectivo comprobante de egreso de los elementos dados de baja, soportado por las correspondientes actas de entrega y demás documentación surtida durante todo el procedimiento. CAPITULO 5 Inventarios 5.1 Definición Es la relación ordenada, completa, detallada y sistematizada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Ministerio de Salud. El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicios de elementos. El Almacén deberá llevar el registro en forma separada de los dos sistemas de Inventario, el de Bienes en Bodega y el de Activos en Servicio. 5.2 BIENES EN BODEGA O DEPOSITO Servibles Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, que han sido adquiridos por el Ministerio de Salud a cualquier título y que se encuentran en las bodegas de la entidad.

El registro de los bienes en depósito debe llevarse sistematizadamente y contemplar como mínimo los siguientes aspectos: • Código del elemento • Fecha de adquisición • Nombre o descripción del elemento • Unidad de medida. • Valor Unitario • Valor Total • Ubicación • Cantidad existente o Saldo • Nombre del proveedor • NIT o Cédula del proveedor. Adicionalmente, para cada elemento se deberá llevar una Tarjeta Mural ubicad a en sitio visible de la estantería donde están depositadas las existencias del elemento respectivo, en la que se registren por parte del funcionario responsable del manejo físico de los bienes todos los movimientos que afecten los saldos de los mismos, tanto por entradas como por salidas. La Tarjeta Mural debe contener la siguiente información: • Código • Descripción del elemento • Tipo de movimiento (entrada o salida) • Documento soporte • Fecha de la operación • Procedencia (entrada) o destinatario(salida) • Existencia anterior • Cantidad que entra o sale • Nuevo saldo. El saldo de la Tarjeta Mural debe coincidir siempre con las unidades en existencia del respectivo bien. El Jefe de Almacén ordenará controles periódicos encaminados a garantizar la equivalencia de saldos entre el registro sistematizado, la Tarjeta Mural y las existencias físicas; cualquier desfase entre éstos, deberá comunicarse inmediatamente por escrito por el funcionario que realizó la confrontación, al Jefe de Almacén, quién impartirá instrucciones precisas en orden de aclarar la anomalía. En caso de persistir la diferencia deberá informar inmediatamente al Grupo de Control Interno Disciplinario o dependencia que haga sus veces para lo de su competencia. Los encargados de los comprobantes de ingreso y de egreso deben registrar dichos documentos por lo menos con dos días de anticipación al cierre mensual del sistema de inventarios del Almacén. Solo excepcionalmente podrán quedar comprobantes sin oficializar al momento de dicho cierre.

Cuando por circunstancias excepcionales no sea posible registrar la totalidad de los comprobantes, el respectivo encargado presentará por escrito un informe detallado al Jefe de Almacén, indicando los motivos que impidieron la legalización, las acciones adelantadas para lograrla y el tiempo probable para finiquitar el trámite. Inservibles Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo que por su desgaste, deterioro u obsolescencia física o que por haber permanecido durante varios años en Bodega, sin un destino específico, no se requieren para el buen funcionamiento de las dependencias del Ministerio. En caso de requerirse concepto técnico para establecer si los bienes son inservibles o no, se debe contar previamente con éste para catalogarlos de inservibles. • Los bienes que sean catalogados como inservibles, deberán contabilizarse en una cuenta especial y físicamente deberán almacenarse por separado. • Tanto el almacenamiento como la contabilización en la cuenta de inservibles serán provisionales. El Almacén en el mes de junio de cada año deberá enviar una relación a la Secretaría General de los bienes inservibles, para que ésta, dentro de un término máximo de 120 días, contados a partir de la comunicación, si lo considera pertinente, gestione la baja de los mismos, para lo cual seguirá el procedimiento establecido en el Capítulo 6 del presente Manual.

Compensaciones • Cuando en la práctica de verificación de existenc ias físicas de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en depósito, así como devolutivos en servicio, se encuentren elementos sobrantes los cuales hayan podido confundirse con otros semejantes o similares en apariencia, clase, naturaleza y valor y existiendo cantidades faltantes, podrán hacerse las compensaciones a que haya lugar. • Con base en el acta resultante, el funcionario responsable solicitará al Secretario General la autorización de la compensación, previa evaluación de los antecedentes relacionados con los bienes motivo de tal actuación. • No son susceptibles de compensaciones, los bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, ejemplo: las máquinas, vehículos, electrodomésticos, computadoras, etc. • La compensación se perfecciona con la autorización del Jefe de Almacén, la elaboración de los comprobantes de entrada y salida y la incorporación en los registros. Levantamiento y entrega del inventario físico de bienes en bodega Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de diciembre de cada año, la Secretaría General del Ministerio dará a conocer mediante Circular dirigida a todos funcionarios las fechas de cierre del Almacén para efectos del levantamiento del inventario físico de bienes en bodega. El Jefe de Almacén presentará con la debida anticipación ante la Secretaría General el proyecto de la circular en mención. La entrega del inventario físico de bienes en bodega con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, deberá hacerse a la Coordinación General Financiera o a la dependencia que haga sus veces, antes del quince (15) de febrero de cada año. 5.3 BIENES EN SERVICIO Es el conjunto de elementos de carácter devolutivo inventariados, para el uso en las diferentes dependencias de la entidad.

El registro del movimiento de los bienes devolutivos en servicio, por dependencias e individual, debe llevarse sistematizadamente por el Almacén. 5.3.1 Registro individual Es la relación ordenada, completa y detallada de todos los elementos devolutivos entregados a cada funcionario o servidor público. El inventario individual debe contener, como mínimo, la siguiente información básica: • Nombre del servidor público responsable • Nombre de la dependencia • Cédula del funcionario • Código del elemento • Descripción del elemento • Número de identificación del elemento (placa) • Número de Serie (si existiere) • Fecha de adquisición • Valor de Adquisición • Fecha de puesta al servicio • Estado del bien al momento de su entrega • Valor total del inventario a cargo • Dependencia donde está ubicado el bien • Detalle de los elementos indicando: grupo, subgrupo, características, valor y código interno (No. de placa) • Firma del servidor público responsable 5.3.2 Registros por dependencias Los registros de elementos devolutivos p or dependencias deben contener como mínimo: • Nombre de la dependencia o código • Detalle de la operación: fecha, motivo u origen (suministro, reintegro, traslado, daño, pérdida o hurto), número del comprobante • Detalle del elemento de acuerdo con lo contemplado en el comprobante: código del elemento, descripción, características (placa, serie), valor. 5.3.3 Movimiento de bienes en servicio El movimiento de devolutivos en servicio se da en los siguientes casos: – Por suministro o asignación de devolutivos a funcionarios. – Por traslado de elementos devolutivos en servicio de un funcionario a otro, ya sea de la misma o diferente dependencia. – Por recuperación – Por reposición – Por reintegro de elementos devolutivos en servicio al Almacén. – Por pérdida o hurto – Por baja definitiva

a) Por suministro o asignación de devolutivos a funcionarios: La asignación de bienes devolutivos a los funcionarios del Ministerio de Salud se hará de la siguiente manera: • El jefe de la dependencia interesada presenta solicitud de elementos devolutivos al Jefe de Almacén. • El Jefe de Almacén verifica si el funcionario tiene bajo su responsabilidad un elemento de las mismas características que el solicitado y en caso tal que considere que no es pertinente la solicitud por tal motivo, negará la misma. • El jefe de Almacén verifica la existencia de los elementos solicitados. Si hay existencia se hace entrega de los mismos, previo el cumplimiento de los requisitos para la salida de elementos. • La entrega de los bienes se hace en el respectivo puesto de trabajo por parte de un funcionario del Almacén y se formaliza mediante el correspondiente comprobante de egreso, que deberá ser firmado por quien recibe y del cual se deja copia al funcionario. • Cada bien se debe entregar debidamente identificado según el sistema de identificación de activos vigente en el Ministerio. • El comprobante de egreso expedido por la entrega del bien, será el soporte del ingreso del elemento al sistema de activos en servicio a cargo de ese funcionario. • Toda entrega de equipos de sistemas debe contar con el visto bueno previo del Coordinador del Grupo de Sistemas de Información o quien haga sus veces. • Los funcionarios solo responderán por los bienes que les hayan sido entregados de acuerdo al procedimiento anterior;

b) Traslado de elementos Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de los bienes dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega, transfiriéndola a quien los recibe. El traslado de elementos podrá hacerse entre funcionarios de la misma o diferente dependencia, cumpliendo los siguientes requisitos: • Todo movimiento de bienes devolutivos en servicio debe corresponder a las necesidades reales de las dependencias. Por esta razón, no obstante que la responsabilidad sobre los bienes recae directamente en el funcionario que los tiene a cargo, los mismos no pueden pasar a otro responsable individual, sin el visto bueno del jefe de la dependencia a la cual el primero presta sus servicios. • En consecuencia, no se podrán trasladar bienes devolutivos de una dependencia a otra del Ministerio, sin la autorización del jefe de la dependencia de la cual salen los bienes. • Para hacer efectivo el traslado de bienes se requiere diligenciar el formato establecido para ello, el cual deberá contener la descripción de los elementos con sus características, número de placa y demás, así como la firma de la persona que entrega y la firma de quien recibe; adicionalmente deberá tener el visto bueno del jefe de la dependencia de quien entrega. • El formato de Traslado de Bienes, en original y debidamente diligenciado deberá ser enviado al Almacén a más tardar dentro de los ocho (8) días siguientes al traslado del bien, el cual deberá incluir la novedad en el sistema de activos fijos. • Unicamente se aceptará este formato como documento idóneo para hacer efectivo el traslado por parte de Almacén y para que cese la responsabilidad por parte del funcionario que entrega; c) Por recuperación Se entiende por recuperación de bienes la reaparición física de éstos, con posterioridad a haber sido asumida su pérdida por el Ministerio de Salud y después de haberse producido su baja de los activos en los registros de inventario y contables. Se sigue el procedimiento descrito en el Capítulo 4;

d) Por reposición Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otros iguales o de similares características. Se sigue el procedimiento descrito en el capítulo cuarto; e) Por reintegro Es la devolución al Almacén de bienes que no se requieren en las dependencias del Ministerio de Salud para el cumplimiento de sus funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia de dichos bienes o porque estando en buenas condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios. • Cuando un funcionario necesite reintegrar elementos devolutivos a su cargo, los entrega al funcionario designado por el Almacén para recibirlos, previo diligenciamiento del formato respectivo, en el cual deben detallarse claramente las características de los bienes a devolver, conforme a las especificaciones contempladas en el inventario individual o en el comprobante de egreso, así como el estado actual de los mismos, indicando las causas por las cuales está reintegrand o estos elementos. Este formato debe estar firmado tanto por el funcionario que devuelve el bien como por su Jefe inmediato, cuando el funcionario no sea jefe. • Cuando el bien a devolver sea un equipo de cómputo, se debe efectuar un traslado al funcionario encargado para tal efecto del Grupo de Sistemas de Información siguiendo el procedimiento de traslado. Unicamente el grupo de Sistemas de Información podrá reintegrar equipos de cómputo al Almacén. • De encontrar todo conforme, el Almacén da ingreso a los bienes elaborando el respectivo comprobante y los descarga del inventario individual de la persona que los tenía a cargo. • En caso que los elementos no concuerden, hayan sido sustituidos, tengan especificaciones, marcas o números diferentes, o su estado de deterioro u obsolescencia no obedezca al desgaste natural por el uso y el paso del tiempo, el Almacén debe abstenerse de recibir los elementos.