Por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Salud.

Cuando esto ocurra, el Jefe de Almacén debe informar por escrito al jefe de la dependencia donde el funcionario que tiene a cargo dichos bienes presta sus servicios. • Aquellos elementos devueltos al Almacén que por su estado de deterioro no sea posible reparar y poner nuevamente en servicio y su deterioro obedezca al desgaste natural por el uso y el paso del tiempo, serán ingresados al Sistema de Activos en Servicio mediante el documento correspondiente, indicando que se trata de bienes inservibles. • Si el Almacén encuentra un bien que no esté bajo la responsabilidad de ningún funcionario y nadie quiera hacerse responsable de él, deberá trasladarlo inmediatamente a las bodegas del Almacén y efectuar el correspondiente ingreso. • Si en el momento de efectuar un traslado de bienes entre funcionarios, existiere algún elemento que no quiere ser recibido por ningún funcionario, el Almacén deberá trasladarlo al Almacén y efectuar el trámite correspondiente; f) Por pérdida o hurto Le corresponde al funcionario que tenía bajo su cargo el bien extraviado o robado, presentar la correspondiente denuncia ante autoridad competente y allegar copia de esta denuncia junto con el informe de lo sucedido al Grupo de Almacén o quien haga sus veces. El Almacén procederá a confrontar la pérdida del bien y dar aviso inmediato a los corredores de seguros para que tramiten el siniestro, así como a Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces para la investigación correspondiente, al Coordinador del Grupo de Servicios Generales quien efectuará la reclamación ante la compañía de vigilancia y al interventor técnico del contrato de seguros. En estos eventos se seguirá lo establecido en el numeral 6.3.1; g) Por baja definitiva Soportada con el acto administrativo que ordene la baja, por cualquiera de las causas descritas en el siguiente capítulo, se efectuará la correspondiente salida de inventarios, identificando plenamente el bien y su valor. 5.3.4 Reparaciones Reparaciones.

Son las acciones que se deben efectuar para componer, arreglar o corregir bienes que han sufrido averías o desgastes como consecuencia de su normal uso y que de acuerdo al concepto técnico, no estén en la categoría de inservibles. De muebles, enseres y equipos de oficina El funcionario responsable del bien que requiera reparación, diligenciará el formato para tal fin, obtendrá el visto bueno del Jefe de la dependencia a la cual pertenece y lo remitirá al Jefe de Almacén. De equipos de cómputo hardware y software El funcionario responsable del equipo, diligenciará el respectivo formato y lo remitirá al coordinador del Grupo de Sistemas de Información. Reparación fuera de la entidad Cuando la reparación del bien deba efectuarse fuera de la sede de la entidad, las únicas personas autorizadas para tramitar esta diligencia son el Coordinador de Servicios Generales y el Coordinador del Grupo de Sistemas de Información, según el caso. Para el efecto, elaborarán una orden de salida con la cantidad y características de los bienes indicando el sitio en donde se efectuará la reparación, informando de este hecho al el Coordinador de Servicios Generales.

Copia de esta orden se le entregará al almacén para el respectivo control de inventarios. 5.3.5 Verificación de inventarios de bienes en servicio • El Jefe de Almacén hace llegar a todas las dependencias y a todos los funcionarios que tengan elementos devolutivos a cargo, por lo menos una vez al año, una relación valorizada y plenamente identificada de los respectivos bienes en servicio, para que, previas las confrontaciones del caso, cada responsable certifique su conformidad. • Si el jefe de la dependencia o los funcionarios encuentran inconsistencias entre la relación y los bienes que les han sido suministrados para su servicio, deben comunicar por escrito las diferencias (faltantes, sobrantes, etc.) con los documentos que soporten tales diferencias, al Jefe de Almacén, quién debe iniciar las acciones tendientes a aclararlas. • Si después de hechas las revisiones, las diferencias persisten, el Almacén deberá informar al Grupo de Control Interno Disciplinario para que adelante las actuaciones correspondientes. • Los elementos de uso común en cada dependencia se cargan al jefe de la misma. Por lo tanto, éstos no podrán exigir a ninguno de sus colaboradores que firme el recibo de elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores. • Los bienes devolutivos de propiedad del Ministerio de Salud que se entreguen a contratistas para ser utilizados por éstos exclusivamente para el cumplimiento del objeto de su respectivo contrato, se incluyen en el inventario del Jefe de la dependencia donde prestan sus servicios.

No obstante, todo contratista debe responder por la utilización y buena conservación de los útiles, equipos, muebles y demás bienes que le han sido confiados. • Todo contrato de prestación de servicios que implique la utilización de bienes de propiedad del Ministerio de Salud por parte de contratistas, debe incluir una cláusula mediante la cual se sujete el último pago pactado, a la entrega por parte de éstos al respectivo jefe de dependencia de los bienes entregados para su uso. • El grupo de Almacén podrá efectuar inventarios físicos selectivos a los funcionarios del Ministerio, en cualquier momento y sin previo aviso para verificar que la información registrada en la Base de Datos, sea la que efectivamente posea este funcionario. En caso de inconsistencias deberá requerir al funcionario para que aclare la situación y si no lo puede hacer deberá informar al Grupo de Control Disciplinario o quien haga sus veces, para el trámite correspondiente. • Cada cuatro(4) meses el Almacén debe realizar pruebas selectivas de verificación del estado de los inventa rios de devolutivos en servicio. Los inventarios individuales se elaborarán en tres ejemplares en el formato diseñado para tal fin, el cual deberá estar firmado por el jefe de Almacén, con el siguiente destino: • Original para el funcionario responsable • Copia para la dependencia. • Copia para el Almacén Cada funcionario del Ministerio de Salud que tenga elementos devolutivos a cargo deberá llevar una carpeta del respectivo inventario con sus correspondientes soportes. 5.3.6 Levantamiento y entrega del inventario físico de bienes en servicio Cada jefe de dependencia a 31 de diciembre del año respectivo, deberá elaborar el inventario consolidado de los bienes de uso común a su cargo junto con los bienes devolutivos que se encuentren a cargo de los funcionarios de la misma dependencia y remitirlo al Jefe de Almacén en los primeros quince (15) días del mes de Enero del año siguiente al que corresponda.

El Almacén deberá verificar que la información suministrada por las dependencias coincida con la que presentan los registros del Sistema de Inventarios de Activos en Servicio. En caso de presentarse diferencias deberá informar al Jefe de dependencia para que se efectúen las aclaraciones correspondientes. El Almacén deberá enviar antes del 15 de febrero de cada año, el Inventario valorizado de Bienes en Servicio del Ministerio de Salud, al Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces. 5.3.7 Inventario por retiro o traslado de funcionarios El Coordinador del Grupo de Gestión y Desarrollo del Recurso y del Talento Humano o quien haga sus veces, deberá informar inmediatamente al Almacén, cualquier novedad de personal, trátese de traslado temporal o definitivo, vinculación o retiro de funcionarios. Le corresponde a los jefes de las dependencias poner en conocimiento del Almacén las novedades sobre contratistas, indicando nombre completo, cédula, y ubicación que tendrán para desempeñar sus labores, dentro de los tres (3) días siguientes a iniciado el contrato, para que se entreguen los bienes y se firme los documentos correspondientes. De igual manera, los jefes de dependencia deberán informar al Almacén la fecha de terminación del contrato, para que se efectúen los trámites de entrega de bienes. Si el contratista no hace entrega formal de sus bienes será responsabilidad del jefe de la dependencia donde prestaba los servicios. Una vez el Almacén tenga conocimiento de la novedad de personal, tiene un término de dos (2) días para adelantar los trámites pertinentes a fin de efectuar la entrega o recibo de los bienes a los funcionarios. Cuando un funcionario sea trasladado o se desvincule del Ministerio debe entregar al Almacén los elementos devolutivos a su cargo.

El funcionario designado por el Jefe de Almacén para recibirle, practica el conteo y verificación individual de los bienes en el sitio de trabajo contra el detalle contemplado en registros; si encuentra faltantes, elementos inservibles o de características diferentes, deja constancia de este hecho en el acta de la diligencia y efectúa el respectivo reporte al Jefe de Almacén para que éste adelante los trámites que se especifican en el capítulo 6 del presente Manual. El documento de entrega de bienes, debidamente suscrito por el jefe del Almacén, será documento idóneo para demostrar ante la dependencia de personal que se ha cumplido con el requisito de entregar sus bienes a cargo. < p class=CUERPOTEXTO>Si simultáneamente se puede hacer entrega de los bienes a quien va a reemplazar al funcionario saliente, el funcionario designado por el Almacén hará la respectiva entrega mediante documento en el que conste cada uno de los devolutivos que quedan a cargo del nuevo funcionario, con sus especificaciones y referencias. Si la entrega de los bienes a quien ha de reemplazar al funcionario saliente no se puede realizar simultáneamente, los elementos se asignan provisionalmente a cargo del jefe de la dependencia quien firmará los documentos correspondientes. Cuando se produzca el reemplazo, la persona que tiene a cargo los bienes podrá diligenciar un formato de Traslado de Bienes debidamente firmado por el nuevo funcionario y remitirá dicho formato a Almacén para el trámite correspondiente. 5.3.8 Control de inventarios El Grupo de Almacén y Suministros, llevará el Kárdex con los registros individuales y por dependencias de los bienes devolutivos en servicio para facilitar el oportuno y eficaz control de los mismos y para determinar las responsabilidades a qué haya lugar. Cada Jefe recibirá el inventario de la dependencia a su cargo y copia de los inventarios de los funcionarios o contratistas de la misma, con el fin de ejercer control administrativo, reportando oportunamente las novedades por escrito al Grupo de Almacén y suministros.

El Coordinador del Grupo de Almacén y Suministros debe enviar a las dependencias de la entidad por lo menos una vez al año, la relación valorizada y plenamente identificada de los bienes en servicio para que previas las confrontaciones del caso, cada responsable certifique su conformidad. 5.4 BIENES EN COMODATO Sin perjuicio de los controles que al respecto se lleven en otras dependencias, el Almacén llevará un registro pormenorizado y actualizado de los contratos de comodato celebrados por el Ministerio, el cual, como mínimo, contendrá la siguiente información: • Número y fecha del contrato • Nombre de la Entidad • Duración del contrato • Fecha efectiva de iniciación (la de entrega del bien al comodatario) • Bienes objeto del comodato • Valor histórico del bien. Con una antelación de mínimo treinta (30) días a la terminación del plazo de vencimiento del comodato, el Jefe de Almacén debe informar al Grupo de Interventoría sobre esta situación a fin de definir su prórroga o la confirmación del término de su vigencia, caso en el cual y adelantados los trámites para la devolución de los bienes por parte del comodatario, se ingresarán los bienes con el lleno de las formalidades previstas al respecto en el presente Manual.

Cuando se halle vencido el término de vigencia del respectivo contrato, el Jefe de Almacén informará sobre esta circunstancia al jefe de la dependencia que solicitó la entrega de dichos bienes y al Grupo de Interventoría, con el objeto de proceder a la restitución de los mismos o a su cesión definitiva a la entidad comodataria. 5.5 INMUEBLES (Terrenos–Edificios) El Al macén debe llevar el registro detallado de los inmuebles de propiedad del Ministerio de Salud, el cual contendrá la siguiente información: – Clase de inmueble – Localización – Nomenclatura – Titulación y detalle del registro – Matrícula inmobiliaria – Area – Valor (avalúo actualizado) – Uso a que se destina – Ficha técnica del inmueble: detalle de su composición (inventario de los elementos que hacen parte integral del inmueble) – Tenedor actual del bien. Adicionalmente, el Almacén conservará copia de todos los documentos que acreditan la propiedad del Ministerio de Salud sobre los inmuebles; así mismo, mantendrá constante comunicación con la dependencia encargada de los servicios generales del Ministerio en orden a garantizar el adecuado mantenimiento y conservación de los edificios, el normal suministro de los servicios públicos domiciliarios y el cumplido pago de los impuestos, tasas y contribuciones relacionadas con los inmuebles. 5.6 INVENTARIO PARA ENTREGA DE ALMACEN 5.6.1 Entrega normal Previamente a la entrega del Almacén es necesario que se haya producido acto administrativo designando la persona que asumirá las funciones de Jefe de Almacén, que el funcionario que recibe haya tomado posesión del cargo y que se encuentre constituida y vigente la póliza global de manejo. • Cumplido lo anterior se elabora un acta de iniciación de la diligencia de entrega del almacén, que debe incluir el cronograma del proceso, el cual en ningún caso puede exceder de sesenta (60) días hábiles.

Esta acta se suscribe por el nuevo Jefe de Almacén y por la persona que entrega. • Luego, se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo del Inventario de Bienes en Bodega, que se encuentren en existencia, por grupos de inventario, registrando con toda claridad las características de los bienes (marca, modelo), lo mismo que la cantidad, el valor unitario y total, el estado de conservación y la fecha de conteo. De la misma forma se procede en cuanto al inventario de los bienes destinados al servicio que se hayan devuelto al almacén y que se encuentren en bodega. • Para la entrega de los bienes inservibles de propiedad del Ministerio y que estén a cargo del Almacén, podrá hacerse la entrega por grupos o lotes en caso de dificultarse su individualización o ser irrelevante la misma. • Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en el Sistema de Inventario. Los borradores de los inventarios que se levanten deben firmarse por quien entrega y por quien recibe, lo mismo que por las demás personas que intervienen en la diligencia. • El jefe saliente debe entregar mediante inventario los elementos devolutivos en servicio que se encuentren a su cargo.

En cuanto a los elementos devolutivos en servicio en otras dependencias del Ministerio de Salud, la entrega se efectúa mediante la comparación de los saldos de los inventarios parciales de devolutivos en servicio, contra el saldo total que arrojen los registros en el Almacén por grupos de inventario, los cuales deben coincidir. • Igualmente deben hacer parte de la entrega de almacén los inmuebles de propiedad del Ministerio de Salud, en cuyo caso se confrontan los registros que al respecto aparecen en el Sistema de Inventarios contra los documentos que acreditan la propiedad del Ministerio de Salud sobre dichos inmuebles; así mismo los actuantes deben verificar que los valores registrados en el Sistema de Inventarios coincidan con los que figuran en los estados financieros. • Adicionalmente se deben tener en cuenta en este proceso los bienes de propiedad del Ministerio de Salud que se encuentren en poder de terceros al momento de la diligencia, para lo cual las verificaciones se harán contrastando los registros del Sistema de Inventario con los documentos soporte del egreso de dichos bienes. • La entrega total del Almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. Copia del acta se hace llegar al Secretario General y éste a su vez si lo considera pertinente remitirá al acta a Contabilidad para que efectúe los ajustes contables a que haya lugar, al Grupo de Control Interno disciplinario para lo de su competencia y a la firma aseguradora. 5.6.2 Entrega de almacenes cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega Cuando el funcionario saliente ha abandonado el cargo o dilata la entrega del Almacén, se debe informar de inmediato al Grupo de Control Interno Disciplinario, y se procederá de conformidad con las siguientes indicaciones: • El Secretario General del Ministerio designa el(los) funcionario(s) administrativo(s) que debe(n) realizar el inventario físico y entregar las existencias al nuevo Jefe de Almacén.

De esta designación y de la iniciación de la diligencia de entrega se da cuenta a la Oficina de Gestión y Control Interno o a la dependencia que haga sus veces, la cual puede designar un funcionario de la misma para que participe en calidad de observador; igualmente se dará aviso a la compañía de seguros, la cual, si lo estima pertinente podrá enviar un delegado para que presencie la entrega. • Si se conoce el paradero del responsable saliente, se notifica personalmente; en caso contrario se notifica por edicto que se fija en lugar visible de la Secretaría General, indicando la fecha y hora en que debe comenzar la diligencia de entrega. • Si el responsable saliente concurre se adelanta la entrega en forma normal, pero si éste no concurre, se deja constancia en el acta y se inicia la diligencia de entrega con la intervención del(de los) funcionario(s) administrativo(s) designado(s), el nuevo Jefe de Almacén y el observador de Control Interno, si ha sido designado. • En el acta se deja constancia de los elementos entregados al igual que de los sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con los registrados en el Sistema de Inventario. • Si los registros de inventario se encuentran desactualizados, o el empleado saliente no los pone a disposición, se realiza un nuevo inventario de bienes y sobre este inventario abre sus registros el nuevo Jefe de Almacén. • Si la entrega del Almacén se produce siguiendo el procedimiento inmediatamente anterior, el nuevo Jefe del Almacén una vez reciba dichos bienes debe proceder a hacer una reconstrucción del inventario que existía antes de la entrega, con el fin de detectar posibles incongruencias con lo recibido formalmente. • Los movimientos de elementos que deban realizarse durante el proceso de la diligencia de entrega se reg istran por separado para ser integrados al sistema al término del proceso y quedan bajo la responsabilidad del nuevo Jefe de Almacén. • La diligencia de entrega y recibo a que se refiere el presente numeral no puede exceder de sesenta (60) días calendario,

contados a partir de la fecha de posesión del empleado entrante. • Si el nuevo Jefe de Almacén inicia su ejercicio sin que la Administración o el Almacenista saliente le hagan entrega formal de los bienes o sin que exista un inventario actualizado de los mismos, deberá solicitarlo por escrito, dentro de los quince días calendario siguientes a su posesión; transcurrido este tiempo sin que la Administración haya iniciado ningún proceso tendiente a la entrega formal de los bienes, iniciará de inmediato y oficiosamente el inventario físico de los bienes que están bajo su custodia y este inventario será tomado como base para efectos de responsabilidades futuras. • Para la realización del inventario a que se refiere el punto anterior, el nuevo Jefe de Almacén dispondrá de un término máximo de noventa (90) días calendario. 5.6.3 Ajustes Una vez firmada el acta de entrega del Almacén y previa autorización del Secretario General, el nuevo jefe de Almacén procede a efectuar los ajustes requeridos para equiparar la información del Sistema de Inventarios con las existencias físicas. Igualmente el secretario General informará al Grupo de Contabilidad para que lleve las diferencias por sobrantes a la cuenta Sobrantes de Inventario y las diferencias por faltantes a la cuenta Responsabilidades en Proceso, mientras se definen responsabilidades específicas. 5.7 INVENTARIO PARA ENTREGA DE BODEGAS • Cuando el encargado del manejo directo de una de las bodegas que hacen parte del Almacén, es trasladado o pasa a ejercer otras funciones, debe efectuar el conteo físico de los elementos en existencia en dicha bodega, conjuntamente con la persona designada para reemplazarlo. Esta actividad debe estar supervisada por el Jefe de Almacén. • En el formato utilizado para el conteo, se registran claramente las características de los bienes, la cantidad (física, en el sistema y tarjeta mural), y el estado de conservación y la fecha de conteo. Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en el Sistema.

Los formatos deben firmarse por quien entrega y por quien recibe. • Una vez finalizado el conteo, se levanta el acta de entrega de la bodega, la cual se suscribe por el funcionario saliente y el entrante. • El nuevo encargado de la bodega, asume a partir de ese momento la custodia, despacho y manejo de los bienes a él encomendados. • En caso de resultar faltantes o sobrantes, el funcionario saliente esta obligado a hacer el seguimiento respectivo para determinar las causas de dichas diferencias e informar al Jefe de Almacén para que éste ordene efectuar los ajustes a que haya lugar e igualmente informar al Grupo de Control Interno Disciplinario. De mantenerse las diferencias, en el caso de faltantes, se informará al Grupo de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces y se sigue el procedimiento establecido para la pérdida de elementos; en caso de sobrantes, se sigue el procedimiento establecido para ajustes por sobrantes de inventario. CAPITULO 6 Baja de bienes 6.1 Definición Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, físicamente y de los registros de inventarios y contables, de bienes servibles o inservibles, previo el cumplimiento de los requisitos administrativos y fiscales.

La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventarios y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen. 6.2 CLASES DE BAJA • Bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes • Bajas por caso fortuito o fuerza mayor. • Bajas de bienes servibles no necesarios para el servicio. • Bajas de bienes inservibles. 6.3 PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA DAR DE BAJA 6.3.1 Bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes En los casos de pérdida, daño o deterioro irreparable de bienes de propiedad del Ministerio de Salud que se encuentren en depósito o en servicio, por causas distintas al desgaste natural o a situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, se adelantará el siguiente procedimiento: • El responsable del bien, presenta un informe detallado de los hechos al Jefe de Almacén. • Si se trata de pérdida, el responsable del bien debe adjuntar además el original de la denuncia presentada ante la autoridad competente, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes de detectado el hecho. • Una vez efectuadas las diligencias previas de averiguación sobre los hechos, el Jefe de Almacén remite la documentación surtida hasta el momento al grupo de Control Interno Disciplinario o a la dependencia que haga sus veces, para que realice la indagación preliminar y, si es procedente, adelante la investigación disciplinaria y determine si como consecuencia de la misma puede derivarse responsabilidad fiscal. • Simultáneamente, el Jefe de Almacén tramita por intermedio de los corredores de seguros la correspondiente indemnización ante la Compañía de Seguros y da avisó al interventor técnico respectivo. • El jefe de Almacén comunica a Servicios Generales o quien haga sus veces para que se adelante la reclamación ante la Compañía de Vigilancia. • Cumplido lo anterior, el Jefe de Almacén efect

úa el descargo del elemento de la cuenta de bienes en servicio o en depósito, según el caso, y comunica de este hecho al Grupo de Contabilidad para que efectúe el registro contable correspondiente en la cuenta de responsabilidades en proceso, por el valor que figure en el Sistema de Inventario, a cargo del funcionario bajo cuyo cuidado estaban los bienes al momento de los hechos. • Si como resultado de la investigación administrativa se determina la existencia de responsabilidad del funcionario por la pérdida del bien, el responsable del bien tendrá dos opciones : * Reponer el bien por uno de iguales, similares o superiores características, previa solicitud escrita y aprobación por parte del Jefe de Almacén. * Cance lar el valor del bien al precio del avalúo comercial o en su defecto al que comercialmente se encuentre en el mercado. Este avalúo debe ser practicado por el funcionario que designe la Secretaría General. • Si el responsable opta por el pago del elemento, se efectúa el descargo de la cuenta responsabilidades, con cargo a baja de bienes. • En el caso de la reposición del bien por otro de iguales, similares o superiores características, la baja se produce, descargando el valor del bien de la cuenta “Responsabilidades” y dando entrada al Almacén del bien recibido según lo dispuesto en el apartado “Reposición” del Capítulo 4; no obstante el responsable puede reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso. • Si no procede la investigación administrativa (fiscal y disciplinaria) o procediendo éstas no se llegare a comprobar la responsabilidad del funcionario por la pérdida del bien, se remite al Jefe de Almacén copia del fallo producido por la instancia competente para que comunique de este hecho al Grupo de Contabilidad con el fin de efectuar los ajustes contables pertinentes. • Una vez repuesto el bien se informa a las dependencias de Control Interno Disciplinario y a Servicios Generales para lo de su competencia.

Con relación a las responsabilidades fiscales que se deriven por las bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes se deben consultar las normas que para el efecto expida la Contraloría General de la República. 6.3.2 Bajas por caso fortuito o fuerza mayor En situaciones de fuerza mayor o caso fortuito como consecuencia de las cuales se produzca la pérdida, daño total o deterioro irreparable de bienes de propiedad del Ministerio de Salud que se encuentren en depósito o en servicio, se adelantará el siguiente procedimiento: • El responsable de los bienes en depósito o en servicio, presenta un informe detallado de los hechos al Jefe de Almacén, con copia a la Secretaría General. • Simultáneamente, el Jefe de Almacén tramita por intermedio de los corredores de seguros la correspondiente indemnización ante la Compañía de Seguros, dando aviso al interventor técnico del contrato de seguros. • Cumplido lo anterior, el Jefe de Almacén ordena el descargo del elemento de la cuenta de bienes en servicio o en depósito, según el caso, y su cargo a la cuenta de responsabilidades en proceso, por el valor que figure en el Sistema de Inventario, a cargo del funcionario bajo cuyo cuidado estaban los bienes al momento de los hechos. • Cuando la Compañía de Seguros cubra el valor del bien o lo reponga por uno de iguales, similares o superiores características, la baja se produce descargando su valor de la cuenta “Responsabilidades en Proceso”. 6.3.3 Bajas de bienes servibles no necesarios para el servicio Son aquellos bienes que estando en buen estado no son utilizables en las labores inherentes al Ministerio de Salud porque la finalidad para la cual fueron adquiridos no se encuentra vigente ni se evidencia que puedan requerirse en un futuro; también se consideran bienes no necesarios para el servicio los elementos tecnológicamente obsoletos y en general aquellos que por su alto costo de mantenimiento frente a las opciones de renovación existentes en el mercado, hacen muy onerosa su permanencia en los activos fij

os del Ministerio. Para la baja de estos elementos se procederá de la siguiente forma: • El Jefe de Almacén presenta anualmente en el mes de J unio a la Secretaría General, un informe sobre los bienes en depósito o en servicio que se encuentran en alguna de las situaciones contempladas en la definición anterior. Este informe se soporta en Acta en la que se especifiquen los bienes; igualmente debe contener una propuesta del mecanismo a utilizarse para la baja (venta, permuta, desnaturalización, destrucción, etc…). Esta propuesta deberá ser consultada o concertada previamente con las dependencias que tengan injerencia directa con estos bienes. Lo anterior no obsta para que si el Jefe de Almacén o el Secretario General lo consideran pertinente, presente otros informes en el curso del año. • Si se trata de bienes correspondientes al Inventario de Activos en Servicio, se especifican uno a unos los bienes, con su respectiva identificación (placa), serie, descripción, valor y demás datos que lo individualizan. • Si se trata de bienes correspondientes al Inventario de Bienes en Bodega, se especifican por agrupación de inventario, código, descripción, valor unitario y valor total, de acuerdo con la información que figura en los inventarios generales de la entidad. • El Secretario General designa los funcionarios de la entidad que harán las veces de peritos en la diligencia de inspección física y ocular de los bienes y que como tales deben dictaminar, de acuerdo a su especialidad, sobre el estado real de los bienes. • Una vez realizada la anterior diligencia y producida el acta respectiva, el Secretario General autoriza, si es del caso, mediante acto administrativo la baja definitiva de los elementos y su descargo del inventario general.

En el mismo acto determina si los bienes deben destruirse, destinarse para la venta o permuta o para su traspaso a Entidades Públicas del sector salud, en cuyo caso se establecerá el mecanismo para tal fin o se establecerá claramente la entidad o entidades a las que se le asignan con la descripción exacta de los bienes. • El acto administrativo de Baja es el documento soporte para que el Almacén descargue de sus inventarios mediante comprobante de egreso, los bienes descritos en ella, en cantidades y valores. • Posteriormente se deberán efectuar las acciones tendientes a cumplir lo establecido en dicho acto administrativo para la salida física de los bienes. • La baja de estos bienes autorizada por el Secretario General, solo se formaliza y se expedirá el comprobante de egreso cuando los bienes salgan del dominio del Ministerio o se haya agotado el procedimiento utilizado para la baja. 6.3.4 Bajas de bienes inservibles Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro natural y obsolescencia física, no son útiles para el servicio al cual fueron destinados y tampoco ofrecen posibilidad alguna de uso o aprovechamiento de sus partes. Para la baja de estos elementos se procederá de la siguiente forma: • El Jefe de Almacén presenta anualmente en el mes de junio a la Secretaría General, un informe sobre los bienes muebles en bodega o activos fijos en bodega, que se encuentran en estado de inservibles. Este informe se soporta en Acta en la que se especifiquen los bienes; igualmente debe contener una propuesta del mecanismo a utilizarse para la baja (venta, permuta, desnaturalización, destrucción, etc.), esta propuesta deberá ser consultada o concertada previamente con las dependencias que tengan injerencia directa con estos bienes.

Lo anterior no obsta para que si el Jefe de Almacén o el Secretario General lo consideran pertinente, presente otros informes en el curso del año. • S i se trata de bienes correspondientes al Inventario de Activos en Servicio, se especificará uno a unos los bienes, con su respectiva identificación (placa), serie, descripción, valor y demás datos que lo individualizan. • Si se trata de bienes correspondientes al Inventario de Bienes en Bodega, se especificarán por agrupación de inventario, código, descripción, valor unitario y valor total, de acuerdo con la información que figura en los inventarios generales de la entidad. • El Secretario General designa los funcionarios de la entidad que harán las veces de peritos en la diligencia de inspección física y ocular de los bienes y que como tales deben dictaminar, de acuerdo a su especialidad, sobre el estado real de los bienes. • Si los bienes que se pretende dar de baja son medicamentos, sustancias químicas, insecticidas para el control de vectores u otros productos perecederos cuyo vencimiento hubiere prescrito, el Jefe de Almacén solicita al área técnica especializada del Ministerio, información sobre las circunstancias y razones por las cuales es conveniente proceder a la baja, acompañada de concepto sobre las técnicas o métodos más convenientes para la disposición final de los productos.

Esta información debe remitirse a la Secretaría General junto con el informe sobre los bienes muebles en bodega o activos fijos en bodega, que se encuentran en estado de inservibles y que se recomienda dar de baja. • Si es del caso, el Secretario General autoriza mediante acto administrativo la baja definitiva de los elementos y su descargo del inventario general; en el mismo acto, determina el procedimiento a seguir, conforme a lo indicado por el área técnica especializada a fin de dar salida física a los bienes dados de baja. • La Secretaría General envía al Almacén copia del acto administrativo por el cual se autoriza la baja de elementos, copia del informe y concepto técnico y demás documentación surtida hasta el momento, para que en coordinación con el área técnica especializada del Ministerio de Salud, realice las gestiones y adelante los procedimientos encaminados a dar cumplimiento a lo dispuesto en el mencionado acto administrativo. • Cuando se trate de elementos inservibles diferentes a productos perecederos, sustancias químicas, insecticidas para el control de vectores o medicamentos con fecha vencida, para proceder a su baja se sigue el procedimiento establecido para la baja de bienes servibles no necesarios para el servicio. • El Almacén procederá a dar cumplimiento al acto administrativo de baja, elaborando el respectivo comprobante de egreso de los elementos dados de baja, conforme se indica en el numeral 4.2.2 “Salida de Bienes” del presente Manual. • El Almacén deberá impulsar las actuaciones tendientes a dar cumplimiento a las formalidades para efectuar la baja física de los bienes, tal como lo dispone el acto administrativo. • La baja de estos bienes autorizada por el Secretario General, solo se formaliza y se expedirá el comprobante de egreso cuando los bienes salgan del dominio del Ministerio, hayan sido destruidos o se haya agotado el procedimiento utilizado para la baja. 6.3.5 Baja de bienes no registrados en inventarios Si existieren bienes servibles no necesarios para el servicio o bienes inservibles, no registrados en ninguno de