Definiciones. Para efectos de la presente resolución, se definen los siguientes términos:
1. Código Único de Validación (CUV): corresponde a una cadena alfanumérica cifrada, que certifica la aprobación resultante de la validación única del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), que se obtiene cuando este registro cumple todas las reglas de validación obligatorias y de relación con la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud y demás documentos electrónicos, cuando aplique. El mecanismo único de validación incluirá el Código Único de Validación (CUV) en el conjunto de información validada. Esta validación es requisito obligatorio para la radicación de las facturas electrónicas de venta en salud ante las entidades pagadoras. Los pagadores no podrán recibir ni tramitar facturas que carezcan del Código Único de Validación (CUV), ni podrán informar como costos de la atención con cargo a la Unidad de Pago por Capitación (UPC) aquellas facturas que no cumplan este requisito.
2. Conjunto de archivos de información: archivos de información que deben ser transmitidos por los facturadores electrónicos del sector salud al Ministerio para ser validados por el mecanismo único de validación dispuesto por este, que corresponden a:
2.1.Archivo XML de las facturas electrónicas de venta en salud, las notas débito y/o notas crédito validadas previamente por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro del contenedor electrónico. Los fabricantes, importadores de medicamentos, insumos o dispositivos médicos y los titulares de registros sanitarios que vendan directamente a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) estos insumos para su posterior dispensación por los Gestores Farmacéuticos deberán expedir facturas electrónicas comerciales (sin campos adicionales del sector salud) y deberán transmitirlas por el mecanismo único de validación sin que les sea exigible soportarlas en los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).
2.2.Archivo JSON del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud | (RIPS) que soporta la Factura de Venta Electrónica (FEV) en salud o sus documentos nota débito o nota crédito, así como los archivos JSON relacionados con notas de ajuste del Registro individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), cuando corresponda.
Las entidades que en el marco de sus funciones y competencias deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) al Sistema Genera! de Seguridad Social en Salud, que no emitan factura de venta en salud, solo deberán transmitir al mecanismo único de validación del Ministerio,
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el archivo JSON del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).
3. Código Único de Contrato (CUCON): es un identificador generado automáticamente por el Sistema Integral de Información Financiero y Asistencial (SIIFA) al momento del cargue del contrato. Corresponde a una cadena alfanumérica de 64 caracteres en formato hexadecimal, generada mediante el algoritmo de hash criptográfico SHA-256, lo que garantiza la unicidad, integridad y trazabilidad del registro, permitiendo su identificación, consulta, seguimiento y gestión durante todo el ciclo de vida del contrato dentro del sistema.
4. Factura sin contrato: para los efectos del presente acto administrativo, se consideran excepciones a la obligatoriedad de contar con el Código Único de Contrato (CUCON), situaciones como la atención de urgencias prestada sin contrato vigente, atención a cargo de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) o de aseguradora Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), atención en salud por fallos de tutela, órdenes judiciales y otras que se precisan en el Documento Técnico 2 a que se refiere el articulo 12 de la presente resolución.
5. Mecanismo único de validación: mecanismo dispuesto por este Ministerio, el cual desarrolla las reglas de estructura, contenido y relación de los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), como soporte de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud y de los documentos electrónicos asociados a la misma, notas crédito y notas débito, a las notas ajuste del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) sin factura o documento electrónico, según el caso. También validará las facturas convencionales sin Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) que emitan los fabricantes, importadores o titulares de registro sanitario cuando realizan ventas directas de medicamentos, dispositivos médicos o Alimentos para Propósitos Médicos Especiales (APME) a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) u otros
pagadores para que los gestores farmacéuticos o prestadores los dispensen ambulatoriamente a sus afiliados.
6. Nota ajuste del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS): tipo de nota mediante la cual se actualizan datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), en los casos en los cuales no hay afectación en el campo de datos de valor monetario total y no procede la
generación de notas crédito o notas débito a la factura electrónica de venta en salud.
7. Prestación individual de servicios y tecnologías de salud: conjunto de actividades, intervenciones, insumos, medicamentos, dispositivos médicos, y procedimientos usados para la atención en salud, así como los sistemas organizativos y de soporte para el efecto.
8. Reglas de validación: condiciones de carácter técnico y funcional establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social, aplicables a la estructura, contenido y relación de los campos de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud, para garantizar la consistencia y razonabilidad de la información. Estas reglas tendrán como resultado la generación del Código Único de
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Validación (CUV), el rechazo o la notificación para las causas que se especifican en el documento técnico correspondiente. Las reglas de notificación se
convertirán gradualmente en reglas de rechazo para asegurar una mejora progresiva de calidad.
9. Validación única: proceso de revisión de los datos contenidos en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y su consistencia con las variables comunes de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud, realizado por el facturador electrónico en salud con el propósito de obtener el certificado de aprobación del contenido, la estructura y las relaciones entre los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la factura. Este proceso se realiza de manera previa al envío de la factura electrónica de venta en salud, el Registro Individual de Prestación de Servicios
de Salud (RIPS) y demás soportes a la entidad responsable de pago o demás pagadores.
10.Factura electrónica convencional sin Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS): factura convencional (sin campos adicionales del sector salud) que deben expedir los fabricantes, importadores o titulares de registro sanitario cuando venden directamente a las Entidades Responsables de Pago (ERP) para posterior distribución a través de los Gestores Farmacéuticos. Estas facturas deben ser expedidas sin Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y deben ser validadas por el mecanismo único de validación del Ministerio de Salud y Protección Social, para lo cual se dispondrá el módulo correspondiente. En los campos generales del XML de la factura, deberán registrar el Código Único de Contrato (CUCON).
Capítulo 2
Proceso de generación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), como soporte de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud