Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).

Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional SAT, y tas reglas que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades y de la información relevante para la operación del sistema.

Ámbito de aplicación. Las condiciones y reglas fijadas en esta resolución aplican a las personas que van a afiliarse, a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS, a las entidades e instituciones responsables de la afiliación colectiva, institucional y de oficio, a los empleadores y otros aportantes, a las Entidades Promotoras de Salud - EPS de los regímenes contributivo y subsidiado, a las Entidades Obligadas a Compensar — EOC, a las entidades territoriales, a tas Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS, a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud — ADRES, a los operadores de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —- PILA, a la Superintendencia Nacional de Salud, a las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, y a quienes deban adelantar trámites en el SAT.

Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones: Afiliación Institucional: es aquella que realizan las instituciones responsables de la elaboración de los listados censales y la selección de EPS del régimen subsidiado de acuerdo con la normativa vigente, Autenticación: es el proceso mediante el cual la persona ingresa su usuario y clave para acceder al SAT. Autorizaciones: son permisos que el usuario otorga al SAT, para el uso y disposición de su información en los procesos que se requieran. Declaraciones: son manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT. Registro: es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación. Rol: es la condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones. Transacción: es el trámite en línea que puede realizar un usuario en el SAT. Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones. - 7 MAR 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO (7 6 8be 2018 HOJA No 3 Sistema de Afiliación Transaccional — SAT." ) CAPITULO MM OPERACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL

Operación del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá, en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”, las funcionalidades para que los usuarios puedan registrarse y autenticarse, realizar las transacciones de afiliación, reportar novedades, registrarse con el “Rol Empleador” y consuitar sobre la condición de afiliación en el SGSSS. La operación del SAT no releva a las EPS o EOC, del cumplimiento de sus obligaciones legales relacionadas con la afiliación y verificación de novedades, así como, de las obligaciones derivadas de la gestión del riesgo en salud.

Registro en el Sistema de Afiliación Transaccional — SAT. La realización de transacciones en el SAT requiere que los usuarios se registren con su documento de identificación vigente en el portal web www. miseguridadsocial.gov.co, del Ministerio de Salud y Protección Social. El Sistema validará el documento de identificación con la información de referencia y asignará una clave, con la que se podrá acceder al SAT. Si los datos del documento de identidad de los mayores de edad no coinciden con la información de referencia, la persona no podrá registrarse y deberá resolver su situación con la entidad que le expidió el documento.

Registro de personas autorizadas por las entidades e instituciones competentes para la afiliación de oficio o institucional. Las entidades e instituciones que, tienen la competencia para realizar afiliaciones institucionales o de oficio, deberán reportar la información del representante legal de la entidad o institución y, efectuado dicho reporte podrá autorizar o delegar a otras personas para adelantar las transacciones en el SAT.

Acceso al Sistema de Afiliación Transaccional — SAT. Los usuarios deberán estar previamente registrados en el SAT para poder realizar las transacciones de acuerdo con los diferentes roles, para los cuales se encuentre autorizado de manera previa. Los roles del SAT están definidos en el numeral 1 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

Transacciones en el Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. Los usuarios podrán realizar en el SAT las transacciones de afiliación, reporte de novedades y el registro con el “Ro! Empleador”. Cuando el SAT no disponga de información de referencia, los usuarios que tienen la calidad de cotizante o cabeza de familia deberán adjuntar al SAT los documentos y soportes documentales de que tratan los artículos 2.1.3,5 y 2.1.3.7 del Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la EPS. Si se trata de la novedad de traslado por unificación de grupo familiar, para su aprobación la EPS verificará el soporte documental adjuntado, de manera previa a la fecha en que se haría efectivo el traslado. Las entidades territoriales realizarán transacciones relacionadas con las novedades de la población a su cargo y que son de su competencia, a través de la funcionalidad que para tal fin se disponga en el SAT. - 7 MAR 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO ( 7 6 SoE 2018 HOJA No 4 Las funcionalidades asociadas a los roles del SAT están definidas en el numeral 2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución. Parágrafo. Las autoridades de las entidades territoriales del orden departamental, municipal, y distrital deberán apoyar y acompañar a las personas que residan en zonas rurales y tengan dificultades para acceder al SAT, a realizar las transacciones en el sistema.

Disposición de las transacciones efectuadas. El SAT reportará la información a cada EPS y entidad territorial las transacciones de afiliación y reporte de novedades de los afiliados inscritos en la EPS o de la respectiva entidad territorial, sin perjuicio de que tales entidades consulten dichas transacciones en el sistema. El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores y otros aportantes, los datos básicos de la afiliación de las personas por las cuales se encuentran obligados a efectuar aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. La disposición de información de que trata el presente artículo está definida en el numeral 3 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

Disponibilidad horaria del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. Las transacciones de afiliación y reporte de novedades se podrán realizar desde las 04:00 horas a las 24:00 horas, los 365 días del año.

Operación simultánea del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT y la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. Durante la incorporación gradual del reporte de novedades a través del SAT y hasta cuando el Ministerio de Salud y Protección Socia! determine la operación plena del SAT, se mantendrán sincronizadas la Base de Datos Única de Afiliados-BDUA y el SAT, para lo cual el SAT reportará a la BDUA en los archivos establecidos en la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, las novedades que se reporten a través de éste. Así mismo, ADRES dispondrá al Ministerio de Salud y Protección Social las novedades reportadas por las EPS y EOC, las Entidades Territoriales a través de la BDUA y la información reportada por Entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción. Cuando las novedades sean reportadas a través del SAT, los usuarios no requerirán el diligenciamiento del “Formulario Unico de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS”, establecido en la Resolución 974 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. Durante el término de operación simultánea, la información correspondiente a los datos de afiliación al SGSSS, para la consulta pública sólo podrá efectuarse a través de la Base de Datos Unica de Afiliados —- BDUA.

Prevalencia del medio de reporte de novedades. Durante el término de operación simultánea de la BDUA con el SAT, el reporte de novedades que se realice a través del SAT y de la BDUA, para efectos de la afiliación, primará la novedad reportada en el SAT. Si la novedad se reporta en el SAT y en la Planilla Integrada de Aportes — PILA, primará la novedad reportada en el SAT, Si el traslado ha sido aprobado por el SAT y la entidad territorial hubiere reportado a través de la BDUA la novedad “Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUA (N13 causal 2)” dicha novedad no afectará el traslado. peut Y | -7 MAR 2018 RESOLUCIÓN NUMERO 0 768 De 2018 HOJA No 5 CAPITULO III REPORTE DE INFORMACIÓN AL SAT

Reporte de información de los usuarios. Los usuarios deberán adjuntar el soporte documental para su identificación, cuando el SAT no disponga de la información de referencia. Los afiliados podrán reportar, el último día calendario de cada mes, la internación del afiliado cotizante, cabeza de familia o de algún miembro del grupo familiar en una institución prestadora de servicios de salud - IPS que para ese día se encuentren internados.

Reporte de información del empleador y otros aportantes. Las personas jurídicas que tienen la calidad de empleador o de otros aportantes, al momento de la activación del “Rol Empleador”, deberán adjuntar el Registro Único Tributario — RUT, cuando el SAT no tenga esta información de referencia.

Reporte de información de las entidades autorizadas para la afiliación institucional y de oficio. Las entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio deberán reportar, por una única vez o cuando una institución o entidad adquiera tal calidad, los datos en la estructura del archivo definida en el numeral 4.2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución, El reporte de información por una única vez deberá efectuarse a más tardar el día 30 de Abril de 2018. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar — ICBF deberá reportar las dependencias, defensorías y comisarías de familia autorizadas para la afiliación institucional o de oficio y las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal reportaran las personerías municipales, las dependencias, entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio.

Reporte de información de las EPS y EOC. Las EPS y EOC deberán reportar, a través del SAT, la siguiente información: IPS primarias, acuerdos de pago suscritos con empleadores y trabajadores independientes, verificación de documentos de parentesco, la modificación a la capacidad de afiliación, si estuvieren sometidas al régimen de autorización general, e. los afiliados que en el último día calendario de cada mes se encuentren internados, información que deberá reportarse ese mismo día. 20 op Esta información se reportará a través de las funcionalidades definidas en los numerales 4.1 y 4.4 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

Reporte de información de la Superintendencia Nacional de Salud - SNS, La Superintendencia Nacional de Salud, en aplicación de los numerales 4 y 5 del artículo 2.1.7.3 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, efectuará el reporte a través del SAT, informando los datos de las personas que tienen excepción a la regla general de permanencia. De igual manera, reportará la información de la cobertura de habilitación de las EPS y los actos administrativos relacionados con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.1.7.3 y el Paz -7 MAR 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO € 76 8 pe 2018 HOJA No 6 artículo 2.1.13.8 del Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya y de cualquier acto administrativo que, en ejercicio de sus competencias limite la capacidad de afiliación de una EPS. Esta información se reportará a través de las funcionalidades y estructuras de datos definidas en el numeral 4.3 del anexo que hace parte integral de la presente resolución

Reporte de información de las Instituciones Prestadoras de servicios de salud - IPS. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deberán reportar el último día calendario del mes, a través del SAT, la información de aquellos afiliados que para ese día se encuentren internados. Esta información se reportará a través de las funcionalidades y estructuras de datos definidas en el numeral 4.4 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

Reporte de información de las Entidades responsables de los Regímenes especial y de excepción. Las entidades responsables de los Regímenes especial y de excepción deberán reportar, a través del SAT, la información relacionada con sus afiliados en Salud, sin perjuicio del reporte a la BDUA durante el periodo de operación simultánea de qué trata el artículo 11 de la presente resolución.

Incumplimiento de los plazos, términos y condiciones para el reporte de información. De conformidad con lo previsto en los artículos 116 y 130 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que mo cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiere lugar.