Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).

Incumplimiento del deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna. Los usuarios que no cumplan con el deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna o que no correspondan a la verdad material de las transacciones que realicen en el SAT, podrán ser reportados por la EPS ante las autoridades competentes.

Incumplimiento de reporte por parte de las EPS y EOC. En el caso de la afiliación y de la novedad de inclusión de beneficiarios, si la EPS o EOC no realiza la verificación de los documentos dentro de los tres (3) meses siguientes a la disposición del soporte documental para la verificación, la EPS o EOC no tendrá derecho al reconocimiento de la UPC y tendrá la obligación de garantizar la prestación de los servicios de salud a los afiliados por los cuales se debió realizar la verificación. Cuando el afiliado se encuentre internado en una IPS sin que se hubiere efectuado el reporte de la internación, y el traslado se aprueba en el SAT y se hace efectivo, la EPS de la cual se traslada será responsable del pago de los servicios de salud que demande el afiliado durante la internación y está facultada para solicitar a la EPS a la cual se trasladó, el reembolso de la UPC percibida durante el periodo de internación. El Ministerio de Salud y Protección Social informará a la Superintendencia Nacional de Salud como una práctica no autorizada, cuando la EPS reporte una internación que no sea cierta.

Inoportunidad en la información de los regímenes de excepción oO especiales. Las entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción, Gar | Ñ - 7. MAR 2018, RESOLUCIÓN NUMÉROO 768 pe 2018 HOJA No 7 deberán garantizar la prestación de los servicios de salud de sus afiliados hasta tanto reporte su retiro en el SAT o la BDUA, según corresponda. CAPITULO NW “' DISPOSICIONES FINALES

Cartas de Derechos y Deberes del Afiliado y del Paciente y de Desempeño. Toda persona que se afilie o se traslade de EPS podrá acceder a la “Carta de Derechos y Deberes del Afiliado y del Paciente” y la “Carta de Desempeño” de las EPS y EOC a través del SAT, sin perjuicio de la obligación de estas entidades de entregarlas y mantenerlas publicadas, actualizadas y disponibles en su portal web, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 2 y 9 de la Resolución 4343 de 2012 o la norma que la modifique o sustituya. ¡

Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de ta información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con su tratamiento, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capitulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 de! Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Conservación de los documentos y soportes documentales requeridos por el SAT. Las EPS y EOC deberán conservar los documentos y soportes documentales que alleguen los usuarios a través del SAT, de manera física o en medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, por el término señalado en la normativa vigente. En aquellos casos en que el SAT no contenga el soporte documental, será obligación de la EPS de la cual se traslada, un afiliado con su grupo familiar, entregar a la EPS a la cual se traslada, los documentos soporte de la afiliación de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. Para tal efecto, la EPS contará con un plazo no mayor a treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se hizo efectivo el traslado. En ningún caso, podrá trasladarse al afiliado el suministro de estos soportes documentales.

Divulgación del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. Las EPS y entidades territoriales apoyarán la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional a través de sus Oficinas de Atención al Afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el Ministerio dispondrá los tutoriales en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”. Las entidades señaladas en el artículo 2 de la presente Resolución, en el ámbito de sus competencias, podrán adelantar acciones tendientes a la divulgación del SAT.

Validez del reporte de internación. El reporte de la internación de un afiliado al SAT, por cualquiera de los facultados, implica el aplazamiento de la efectividad del traslado. Ez - 7 MAR 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO C 76 8o€ 2018 HOJA No 8

Migración de la Base de Datos Única de Afiliados —- BDUA al Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. El Ministerio de Salud y Protección Social realizará la migración de la información de afiliados, empleadores y otros aportantes con inscripción vigente al corte del primer proceso BDUA del mes de marzo de 2018. Las reglas de validación para la migración de afiliados, empleadores y otros aportantes son las señaladas en el numeral 5 del anexo que hace parte integral de la presente resolución. Las inconsistencias que se detecten durante el proceso de migración serán reportadas a las EPS o EOC, entidades que deberán resolverlas en los procesos de BDUA de acuerdo con la Resolución 4622 de 2016, o la norma que la modifique o sustituya, y dentro del plazo definido en el parágrafo del artículo 2.1.2.5 del Decreto 780 de 2016; para menores de edad la EPS o EOC dispondrá de un término de cuatro (4) meses para resolver la inconsistencia. Una vez validadas y aceptadas las correcciones de inconsistencias en la BDUA, estas se actualizarán en el SAT, mediante el proceso de sincronización. Los registros que no sean migrados de la BDUA al SAT se mantendrán en la BDUA hasta que se adelante la auditoría y depuración, en todo caso, la EPS o EOC continuará garantizando la prestación de los servicios de salud a los afiliados cuyos registros no migraron.

Gradualidad en la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. La entrada en operación del SAT se realizará de manera gradual, a partir del 15 de marzo de 2018 se podrá realizar la transacción de la novedad de traslado y en el transcurso del segundo trimestre de 2018, se incorporarán las transacciones de afiliación y demás novedades del SGSSS. A partir del mes de mayo de 2018, las EPS no podrán requerir los documentos para acreditar la calidad de empleadores y otros aportantes que hubieren realizado el registro dei “Ro! empleador” en el SAT, ni cuando estos realicen las transacciones de novedades que se encuentren en operación en el SAT. La anterior información deberá ser consultada por las EPS directamente al SAT.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

- 7 MAR 2018 >» JANDRO/GAVIRIA URIBE MipiStro de Jaltá y Protección Social US -7 MAR 2018. RESOLUCIÓN NÚMERO 07 6 SoE 2018 HOJA No 9 1. «ANEXO El presente anexo está dividido en 5 capítulos así: , 1. ROLES EN SAT 2. FUNCIONALIDADES EN SAT 3. DISPOSICIÓN DE INFORMACIÓN 4. REPORTE DE INFORMACION AL SAT 5. MIGRACIÓN ROLES EN EL SAT En el SAT, las transacciones se efectuarán de acuerdo con los roles que se describen a continuación: 4 a) Rol Administradora o Pagadora de Pensiones: Condición de! representante legal de una entidad reconocedora o pagadora de pensiones para efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS. También será aplicable a las personas naturales que se encuentren obligadas al pago de pensiones. b) Rol Afiliado: Condición de la persona que tiene una afiliación previa al SGSSS o realiza su afiliación por primera vez a través de SAT. c) Rol Caja de Compensación Familiar: Condición del representante legal de una Caja de Compensación Familiar que otorga el mecanismo de protección al cesante, para efectuar las transacciones de acuerdo coh sus obligaciones en el SGSSS. d) Rol Ciudadano: Condición de la persona que no tiene una afiliación previa al SGSSS y accede al SAT para realizar la afiliación. e) Rol Empleador: Condición del representante legal de una persona jurídica o la personal natural que tienen la calidad de empleador para efectuar las transacciones, de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS. f) Rol Entidad Afiliación Institucional: Condición del representante legal de una entidad responsable de las afiliaciones institucionales, para efectuar las transacciones que son de su competencia en el régimen subsidiado del SGSSS.

g) Rol Entidad Afiliación de Oficio: Condición del representante legal de una entidad responsable de las afiliaciones de oficio, para efectuár las transacciones de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS. h) Rol Entidad Obligada a Compenser: Condición del representante legal de una entidad obligada a compensar para acceder a las transacciones que realicen sus afiliados y reporte de novedades, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación de su población afiliada. i), Rol Entidad Promotora de Salud: Condición del representante legal de una Entidad Promotora de Salud para acceder a las transacciones que realicen sus afillados o entidades responsables de afiliación y reporte de novedades, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación de su población afiliada. j) Rol Entidad Territorial: Condición del representante * legal de una entidad territorial, para efectuar las transacciones que son de su competencia en el régimen subsidiado del SGSSS. k) Rol Institución Prestadora de Servicios de Salud: Condición del representante legal de una IPS para acceder a consultas, reporte de información de internación y demás información que requiera el SAT. Na de - 7 MAR 2018 ZA resoLución NUMERS 07 6 8bg 2018 HOJA No 10 Sistema de Afiliación Transaccional — SAT,” 1) Rol Superintendencia Nacional de Salud: Condición del representante legal de la Superintendencia Nacional de Salud para el reporte de información de las actuaciones que incidan o se relacionen con la afiliación al SGSSS y aquella que sea requerida para la operación de las funcionalidades del SAT.

m) Ro! Usuarios de Información (reporte o requerimiento): Condición del representante legal de aquellas entidades que por una o varias obligaciones frente al SGSSS deban reportar o acceder a la información sobre la afiliación al mismo, de acuerdo con los requerimientos que defina este Ministerio. También le corresponderá a las entidades de vigilancia y control que requieran consultar el sistema de acuerdo con los accesos que se definan. Estos roles podrán ser determinados de manera individual según la especificidad que pueda tener. Los anteriores roles, según la utilización de las funcionalidades se presentan de manera agregada en la siguiente tabla: Tabla 1 Roles agregados Entidades relacionadas con la Entidades obligadas al reporte de Entidades de disposición de afiliación y reporte de novedades información información Administradora O pagadora de | Administradora o pagadora de _pensiones penstones Caja de Compensación Familiar Caja de Compensación Familiar Empleador Entidad afiliación institucional Entidad afilizción institucional Entidad afiliación de oficio Entidad afiliación de oficio Entidad Obligada a Compensar Entidad Obligada a Compensar Entidad Promotora de Salud Entidad Promotora de Salud Entidad territorial Entidad territorial Entidad territorial Institución Prestadora de Servicios de Satud Institución Prestadora de Servicios de Salud Superintendencia Nacional de Salud Usuarios de información Usuarios de información Una persona puede desempeñar uno o varios roles en el SAT, según las transacciones que quiera o deba realizar en el sistema. Los representantes legales indicados en los numerales b), d), e), f), 9), Rh), i). j), k). l) y

m) deberán ingresar en tal calidad por primera vez y podrán delegar y autorizar a funcionarios o empleados para realizar las transacciones o acceder a tas funcionalidades que en el rol que les corresponda. Los autorizados o delegados lo podrán ser para una o más transacciones o funcionalidades de acuerdo con lo definido por el representante legal. Cuando los representantes legales de las entidades descritas en los roles de los literales b), d). e). f), 9), h), 1), j), k), |) y m) activan el “Ro! Empleador”, de manera automática, se habilitan los roles indicados en los respectivos literales. 2.

FUNCIONALIDADES EN EL SAT De acuerdo con los roles señalados en el numeral precedente, las funcionalidades que según el ro! pueden realizar en el SAT son: a RESOLUCIÓN NUMERE 0 76 8pe 2018 7 MAR 2018 HOJA No 11

aciones colectivas 13 | Movilidad Xx 14 | Traslado x Xx 15 | Fallecimiento *x eS x 16 | Protección al cesante x x Calidad de pre- 17 pensionado x 18 | Calidad de pensionado x *x - 7 MAR 2018. resoLución NOMÉROO 768 pe 2018 HOJA No 12 Sistema de Afiliación Transaccional - SAT.” 3. DISPOSICIÓN DE INFORMACION DEL SAT 3.1 Entidades Promotoras de Salud o Entidades Obligadas a Compensar El SAT a través del SFTP dispondrá un archivo plano a cada EPS o EOC de las transacciones de afiliación y reporte de novedades que se realicen en el SAT y que afecten información de sus afiliados inscritos. El nombre del archivo es CODIGOEPS- FECHAREPORTE.txt, y la estructura utilizada por el SAT será la siguiente: Tabla 4 Estructura del archivo para la disposición de información a las EPS o EOC < 2 Sá $ ó EE E z NOMBRE DEL CAMPO g E VALORES PERMITIDOS á 4] 3 Ja a o 1] 10 8 Numérico Xx 2 | Transacción 3 Numérico, según tabla 3 Xx 3_ | Numero de radicación 100 Alfanumérico XxX 4_ | Fecha de radicación 10 AAAA-MM-DO Xx . a : . Xx 5 Entidad Tipo de documento 2 Según normativa vigente Vacío que realiza | ,,. . Xx 6 la Número de documento 17 Alfanumérico Vacio transacción .

A Xx 7 Razón Socia! 500 Alfanumérico Vacío Tipo de documento de Sr 8 identificación 2 Alfanumérico Xx Número de documento de Sri 9 Usuario identificación 17 Alfanumérico 10_| que realiza | Primer apellido 60 Alfanumérico *x la . ari x 11 transacción Segundo apellido 60 Alfanumérico Vacío 12 Primer nombre 60 Alfanumérico Xx ar x 13 Segundo nombre 60 Alfanumérico Vacio 2 , C - Contributivo 14 | Régimen vigente 1 S - Subsidiado Xx 15 | Código EPS/EOC actual 6 Alfanumérico Xx 16 | Código habilitación IPS primaria 12 ASS como aparece registrado en x código EPS a trasladar/ . Xx 17 Traslado / | movilidad 6 Alfanumérico Ñ Vacía Movilidad s Definidos en el Decreto 780 de 2016, x 18 causal traslado / movilidad 200 artículos 2.1.7.2 y 2.1.7.3 Vacio C - Cotizante G F - Cabeza de familia 49 | Tipo afiliado 1 B - Beneficiario *x A - Adicional Tipo de documento de 20 identificación vigente en 2 Según normativa vigente Xx SAT número de documento de 21 identificación vigente en 17 Alfanumérico Xx SAT Tipo documento de . o 22 identificación BDUA 2 Según normativa vigente x Número de documento de a 2 identificación BDUA 17 |Alfenumérico Xx 24 | Afiliado Primer apellido 60 Alfanumérico X .

Am x 25 Segundo apellido 60 Alfanumérico Vacio 26 Primer nombre 60 Alfanumérico Xx mm Xx 27 Segundo nombre 60 Alfanumérico Vacío H — Hombre 28 Sexo 1 M- Mujer Xx 29 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD Xx 30 Departamento de afiliación 2 Código DANE Departamento Xx RESOLUCIÓN NUMERO € 76 Soe 2018 -7 MAR 2018 HOJA No 13 Continuación de fa resolución “Por la cual se adoptan fas reglas y condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional — SAT." [2] < 3 Sá S $ EE FE z NOMBRE DEL CAMPO 8 5 VALORES PERMITIDOS ó ou par] Lo a a e 31 Municipio de afiliación 5 Código DANE Municipio *x as U-— Urbana 32 Zona de afiliación 1 R- Rural Xx Correo electrónico de ari Xx 33 contacto 100 Alfanumérico Vacío 34 Teléfono de contacto 7 Numérico Xx ; Vacío 35 Celular de contacto 10 Numérico Xx Vacío 36 Dirección de contacto 100 Alfanumérico V x acío 37 Departamento de contacto 2 Código DANE Departamento Vo 38 Municipio de contacto 5 Código DANE municipio: Xx hd Vacío U - Urbana Xx 39 Zona de contacto 1 R- Rural Vacio em Temporal 40 Condición ad del 20 |Pemanente Xx P Ninguno Física . . .

Neuro - sensorial 41 Tipo de discapacidad 20 Mental *x Ninguno 01 Indígena 02 RrOM , 03 Raizal 42 Etnia 2 04 Palenquero Xx 05 Negro 06 Ninguno —- E 43 Código Población Especial 2 Según normativa vigente vo 4 Puntaje SISBEN 2 Fuente DNP según la última base x disponible Vacío A 45 Grupo sanguineo 2 E x AB 46 RH 1 + - Positivo Xx - Negativo 3 CY - Cónyuge CYC - Cónyuge cotizante CP - Compañero permanente CPC - Compañero permanente cotizante HI - Hijos menores de 25 años HD - Hijos con discapacidad HC - Hijos de cónyuge o compañero permanente x Má Parentesco HB - Nieto Vacio SMD - Sobrino TMD - Tío BMD - Bisnieto PD - Padres MC - Menores de 18 años en custodia AA - Hasta cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad HE - Hermano | - Independiente 48 | Tipo cotizante 1 D - Dependiente x P - Pensionado 49 | Subtipo cotizante 3 Según normativa vigente vo 50 Tipo de documento 2 Según normativa vigente vo 51 Número de documento 17 Alfanumérico vo Aportante Xx 52 Razón social 500 Alfanumérico s Vacio e Xx 53 Fecha de inicio novedad 10 AAAA-MM-DO Vacío * DS RESOLUCIÓN NÚfERO (76 80€ 2018 - 7 Wax cutó HOJA No 14 Continuación de fa resolución “Por fa cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la operación del sá 5 ¿ EE E z NOMBRE DEL CAMPO 2 É VALORES PERMITIDOS $ Ou 3 Ja , [5] o. 8 54 Fecha fin novedad 10 — | AAAA-MM-DD x Vacio an Xx 55 IBC o Salario 8 Numérico Vacío 56 Dirección 100 — | Alfanumérico