Establece régimen para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control a cargo del ICBF

CONDICIONES GENERALES PARA EL OTORGAMIENTO DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE ADOPCIÓN INTERNACIONAL. Los Organismos y Agencias Internacionales acreditados en los Estados de Recepción que pretendan obtener o renovar licencia de funcionamiento para prestar servicios de adopción internacional, deberán presentar ante la Oficina de Aseguramiento a la Calidad la solicitud formal motivada, suscrita por el representante legal del Organismo o Agencia acreditada en el Estado de Recepción, respaldada por parte del órgano directivo competente al interior de este, cumpliendo las siguientes condiciones: 1. Los documentos que hayan sido otorgados en el exterior deberán ser debidamente legalizados o traer al respaldo el sello “Apostille”, de acuerdo con lo establecido en la Convención de La Haya, suscrita el 5 de octubre de 1961 (“Convenio del Apostille”), aprobado por Colombia, mediante la Ley 455 de 1998. El sello será colocado por la autoridad respectiva en el país donde se encuentre la sede principal del Organismo o Agencia Internacional. 2. Cada uno de los documentos aportados procedentes del exterior deberán ser apostillados en forma individual; además de lo anterior, si la documentación aportada se encuentra en un idioma diferente al español, deberá venir traducido por un traductor oficialmente reconocido en Colombia de acuerdo con la normatividad vigente. 3. Cualquier modificación a los requisitos legales, financieros o técnico-administrativos, durante la vigencia de una licencia de funcionamiento o de una renovación de la misma, deberá ser comunicada y remitida al ICBF con los respectivos soportes, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el presente artículo, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que se produjo dicha modificación, con el fin de evaluar la continuidad de la prestación del servicio de adopción internacional en Colombia. 4. Cualquier cambio de representante legal en Colombia deberá ser comunicado a la mayor brevedad al ICBF, informando de los motivos de la decisión. PARÁGRAFO. Para prestar los servicios de adopción internacional, el Organismo o Agencia Internacional acreditado deberá cumplir, adicionalmente, con los requisitos específicos que se definan en los documentos técnicos.

VIGENCIA DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO PARA PRESTAR SERVICIOS DE ADOPCIÓN INTERNACIONAL. La licencia funcionamiento tendrá una vigencia de dos (2) años y podrá ser renovada por un periodo igual.

RENOVACIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO PARA PRESTAR SERVICIOS DE ADOPCIÓN INTERNACIONAL. Para la renovación de la licencia de funcionamiento, el Organismo o Agencia Internacional acreditado deberá presentar ante la Oficina de Aseguramiento a la Calidad la correspondiente solicitud de trámite, mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la licencia o autorización vigente; para lo cual, el área misional responsable, realizará acompañamiento técnico – administrativo al Organismo o Agencia Internacional acreditado y liderará el trámite administrativo establecido por el ICBF, orientado a la verificación del cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidas para la renovación. PARÁGRAFO: [Parágrafo adicionado por el artículo 10 de la Resolución 7777 de 2025] Además del incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en el documento técnico correspondiente, no procederá la renovación de la licencia de funcionamiento cuando un Organismo o Agencia Internacional incurra en alguna de las siguientes situaciones: 1. Cuando haya radicado menos de seis (6) trámites de solicitud de adopción dirigidos a niños, niñas y adolescentes con características y necesidades especiales, durante el periodo correspondiente a la licencia anterior. 2. De los seis (6) trámites referidos en el inciso anterior, haber radicado al menos tres (3) trámites ante el Instituto Colombiano de Bienestar familiar, durante el periodo correspondiente a la licencia anterior. Esta radicación implica, en caso de refrendación de idoneidad, la permanencia en lista de espera con miras a participación en dupla para Comités de Adopciones Regionales. 3. Que no se encuentre al día en el cumplimiento de los seguimientos post- adopción, con los soportes radicados en físico ante los Comités de Adopciones correspondientes. 4. Cuando se haya incurrido en adopciones fallidas de dos (2) o más familias representadas por un mismo Organismo o Agencia Internacional, durante la etapa de seguimientos post-adopción, en el periodo correspondiente a la licencia anterior. Se debe entender por adopciones fallidas, aquellas situaciones en las cuales la familia adoptante, brinda el consentimiento para una nueva adopción o se declara, mediante vía administrativa o judicial en el país de recepción, como adoptable a la niña, niño o adolescente. También se considerarán como adopciones fallidas aquellas que estén relacionadas con situaciones como homicidio, abuso sexual, o cualquier otra forma de violencia de la que se tenga conocimiento, pérdida de la patria potestad, aun cuando la niña, niño o adolescente nuevamente adquiera la calidad de adoptable.

SUSPENSIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. El ICBF podrá suspender la licencia de funcionamiento que haya otorgado o renovado para prestar los servicios de protección dirigidos a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias, en los siguientes casos: 1. Como resultado de un proceso administrativo sancionatorio adelantado por el ICBF en el que se haya impuesto esta sanción. 2. Como medida cautelar y provisional en el marco de un proceso administrativo sancionatorio que adelante el ICBF. 3. Por orden de autoridad nacional competente. 4. Por orden de autoridad internacional competente, para los casos de Organismos o Agencias Internacionales. PARÁGRAFO. Durante la suspensión de la licencia de funcionamiento, la institución no podrá adelantar ningún trámite para el otorgamiento de una nueva licencia de funcionamiento, hasta el cumplimiento de la sanción.

CANCELACIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. El ICBF podrá cancelar la licencia de funcionamiento que haya otorgado o renovado para prestar los servicios de protección dirigidos a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias, en los siguientes casos: 1. Como resultado de un proceso administrativo sancionatorio adelantado por el ICBF, en el que se haya impuesto esta sanción. 2. Por orden de autoridad nacional competente. 3. Por orden de autoridad internacional competente, para los casos de Organismos o Agencias Internacionales. 4. Por solicitud de la persona jurídica u Organismo o Agencia Internacional titular de la licencia de funcionamiento. PARÁGRAFO. En caso de que la licencia de funcionamiento haya sido cancelada de conformidad con lo establecido en los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo y las respectivas decisiones se encuentren en firme, la institución, Organismo o Agencia Internacional no podrá adelantar ningún trámite para el otorgamiento de una nueva licencia de funcionamiento para la prestación de cualquier servicio del ICBF, por un período de cinco (5) años, contados a partir de la fecha en que quedó en firme la sanción.

SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. Las Direcciones Regionales brindarán acompañamiento técnico a las instituciones que prestan el servicio de protección, con el fin de garantizar la vigencia de las condiciones necesarias para la prestación del servicio público de bienestar familiar, bajo las cuales se les otorgó o renovó la licencia de funcionamiento. Lo anterior, sin perjuicio de que en cualquier momento se verifique el cumplimiento de estas condiciones o requisitos en el marco de las acciones de inspección, vigilancia y control que adelante la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. TÍTULO IV DE LA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

ACCIONES DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. [Artículo modificado por el artículo 11 de la Resolución 7777 de 2025] Son acciones encaminadas a verificar que, en la prestación de los servicios de protección, se cumplan con las condiciones establecidas en la normatividad vigente y en los documentos técnicos definidos por el ICBF, con el fin de contribuir a la garantía de los derechos de las niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias.

ACCIONES INMEDIATAS EN EL EJERCICIO DE LA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. Cuando en el ejercicio de las acciones de inspección y vigilancia se identifique que existe una situación que vulnera, amenaza o inobserva los derechos de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad deberá, de manera inmediata, adoptar las medidas a que haya lugar e informar sobre los hechos que se identifiquen a aquellas dependencias o entidades que deban asumir el conocimiento de las situaciones encontradas, en el marco de sus competencias y, de esta manera, corregir o mitigar el riesgo asociado al mismo. Lo anterior, sin perjuicio de las demás acciones disciplinarias, contractuales, sancionatorias o penales que corresponda adelantar al ICBF.

DEL RESULTADO DE LAS ACCIONES DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. Del ejercicio de las acciones de inspección y vigilancia, se deben obtener los siguientes resultados: 1. Un informe que indique las situaciones encontradas, con sus correspondientes soportes. 2. La remisión del informe al representante legal y a las áreas, tanto internas como externas al ICBF, para que adelanten las acciones que correspondan en el marco de sus competencias. 3. Un Plan de Mejoramiento con las acciones propuestas por la institución para corregir y/o mitigar, cada una de las situaciones encontradas relacionadas con el incumplimiento de las condiciones para la prestación del servicio. PARÁGRAFO. Los documentos técnicos que para tal efecto expida el ICBF, contendrán las especificaciones necesarias para dar cumplimiento a lo establecido en el presente artículo.

COMITÉ DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL. [Artículo modificado por el artículo 12 de la Resolución 7777 de 2025] Es una instancia decisoria fundamental para el ejercicio de las acciones de inspección, vigilancia y control de las instituciones que prestan el servicio de protección dirigido a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias. Las decisiones adoptadas por el Comité de Inspección, Vigilancia y Control serán de obligatorio cumplimiento y deberán promover la mejora continua en el ejercicio de estas acciones. El Comité de Inspección, Vigilancia y Control adoptará decisiones, a partir de los resultados del ejercicio de las acciones de inspección, vigilancia y control, que garanticen el cumplimiento y fortalecimiento de las condiciones requeridas en la prestación del servicio de protección dirigido a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias. El Comité deberá actuar garantizando siempre los derechos prevalentes y el interés superior de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes y sus decisiones serán de carácter vinculante.

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ PARA LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL. [Artículo modificado por el artículo 13 de la Resolución 7777 de 2025] El Comité de Inspección, Vigilancia y Control estará integrado por: 1. Subdirectora General o su designado. 2. Jefe de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, quien lo presidirá y realizará la Secretaría Técnica. 3. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su designado. 4. Director de Contratación o su designado. 5. Director de la misional o su designado, de conformidad con el servicio relacionado con el caso a presentar y analizar en la sesión del Comité. PARÁGRAFO. Podrán ser invitados a las sesiones, por intermedio de la Secretaría Técnica del Comité y a solicitud de cualquiera de los integrantes, los servidores públicos o colaboradores que se estime pertinente en atención a los temas a tratar. Los invitados concurrirán con voz, pero sin voto.

FUNCIONES DEL COMITÉ PARA LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL. [Artículo modificado por el artículo 14 de la Resolución 7777 de 2025] Son funciones del Comité: 1. Analizar los informes producto del ejercicio de las acciones de inspección y vigilancia presentados por parte de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. 2. Decidir sobre la procedencia de iniciar o no un proceso administrativo sancionatorio en contra de las personas jurídicas que presten el servicio de protección dirigido a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias. 3. Estudiar los temas relacionados con el ejercicio de las acciones de inspección, vigilancia y control que la Dirección General y la Oficina de Aseguramiento a la Calidad le solicite y presentar las propuestas correspondientes. 4. Presentar iniciativas relacionadas con el ejercicio de las acciones de inspección, vigilancia y control. 5. Recomendar acciones articuladas para el fortalecimiento de las condiciones de prestación del servicio de protección dirigido a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o la familia. 6. Las demás relacionadas con el ejercicio de las acciones de inspección, vigilancia y control que le sean asignadas por la Directora General del ICBF.

SESIONES. [Artículo modificado por el artículo 15 de la Resolución 7777 de 2025] El Comité se reunirá presencial o virtualmente, de manera mensual y, extraordinariamente, cuando se requiera, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Del desarrollo de cada sesión del Comité se dejará constancia mediante acta.

QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de por lo menos tres (3) de sus integrantes o designados y las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité: 1. Convocar a las sesiones del Comité. 2. Preparar la agenda de cada sesión, la cual será remitida a los integrantes del Comité con una anterioridad de seis (6) días hábiles a la celebración de ésta. 3. Remitir a los integrantes del Comité, junto con la agenda de cada sesión, la información relevante con respecto a cada caso a tratar. 4. Elaborar las actas de cada sesión. 5. Hacer seguimiento de las recomendaciones y decisiones emitidas por el Comité. 6. Preparar el informe de gestión del Comité y presentarlo anualmente a la Dirección General. 7. Remitir para consideración del Comité la información que este requiera para el cumplimiento de sus funciones. 8. Registrar y archivar la información correspondiente al Comité. TÍTULO V DEL CONTROL

ACCIONES DE CONTROL. El control es una acción de seguimiento correctiva y/o sancionatoria que resulta del ejercicio de las acciones de inspección y vigilancia.

EL PLAN DE MEJORAMIENTO. Cuando del ejercicio de las acciones de inspección y vigilancia se establezca que la institución que presta el servicio de protección dirigido a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias no cumple con las condiciones dispuestas para el funcionamiento del servicio, ésta deberá formular y remitir el correspondiente Plan de Mejoramiento, de conformidad con la herramienta establecida por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, en el que describa las acciones necesarias para corregir y/o mitigar las situaciones encontradas. PARÁGRAFO 1o. El inicio de un proceso administrativo sancionatorio no dependerá de la formulación, presentación o cumplimiento del Plan de Mejoramiento. PARÁGRAFO 2o. Los documentos técnicos que para tal efecto expida el ICBF, contendrán las especificaciones necesarias para dar cumplimiento a lo establecido en el presente artículo.

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. La entrega del Plan de Mejoramiento y la ejecución de las acciones establecidas en este, serán de obligatorio cumplimiento. El plazo máximo para su cumplimiento será de tres (3) meses contados a partir de su remisión, por parte de la institución al ICBF. Asimismo, podrá ser suspendido por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, en los casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente sustentados. Las Direcciones Regionales y las áreas misionales del ICBF involucradas en la prestación de los servicios de protección respectivos, serán las responsables de hacer el acompañamiento y brindar la asistencia técnica para el cumplimiento de lo establecido en el Plan de Mejoramiento. El incumplimiento de lo dispuesto en el Plan de Mejoramiento podrá tenerse en cuenta al momento de imponer la sanción en el proceso administrativo sancionatorio relacionado con los hallazgos objeto de la visita.

CAUSAS DE CIERRE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. El Plan de Mejoramiento puede ser cerrado por: 1. Por cumplimiento: cuando una vez analizados y verificados los soportes presentados por la institución en el marco de las acciones, estos dan cuenta que se corrigieron y/o mitigaron la totalidad de los hallazgos identificados. 2. Por incumplimiento: cuando no se remita el Plan de Mejoramiento en los plazos establecidos, o porque una vez analizados y verificados los soportes presentados por la institución, estos no dan cuenta de que se corrigieron o mitigaron la totalidad de los hallazgos identificados. 3. Por imposibilidad material de cumplimiento: cuando se identifique que la institución no se encuentra prestando el servicio que fue objeto de acciones de inspección y vigilancia. PARÁGRAFO 1o. El cierre del Plan de Mejoramiento por cualquiera de las causales señaladas no impide la apertura de un proceso administrativo sancionatorio. PARÁGRAFO 2o. El documento técnico que para tal fin expida el ICBF, contendrá las especificaciones necesarias para dar cumplimiento a lo establecido en el presente artículo.

MEDIDAS URGENTES Y ESPECIALES. Son aquellas acciones que el ICBF podrá adoptar, cuando observe la existencia de vulneración, amenaza o inobservancia de los derechos de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes en el marco de la prestación del servicio de protección. Estas medidas son las siguientes: 1. La medida especial de intervención: Los Directores Regionales del ICBF podrán ordenar, mediante acto administrativo debidamente motivado, la intervención inmediata de las instituciones que presten el servicio de protección dirigido a las niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias, cuando se evidencie que, en la prestación del servicio, por acción u omisión, se vulneran, amenazan e inobservan los derechos fundamentales de la población atendida. Dicha intervención tendrá por objeto: a. Indagar por los hechos que motivaron la denuncia o queja. b. Brindar la asesoría técnico-administrativa que requiera la institución para la correcta prestación del servicio. c. Garantizar los derechos de las niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias atendidas por la institución objeto de la presente medida, en el marco de la modalidad o servicio que presten. d. Elaborar los informes solicitados por la Dirección General. e. Velar por la oportuna y debida prestación del servicio, de conformidad con lo establecido en lineamientos técnicos, manuales, guías y protocolos expedidos por el ICBF y el marco normativo vigente aplicable a la modalidad, servicio y población atendida. La medida especial de intervención se adoptará por un término de hasta un (1) mes, prorrogable por un término igual, previa expedición de acto administrativo motivado. El documento técnico que para tal fin expida el ICBF, contendrá las especificaciones necesarias para ejecutar la medida especial de intervención. 2. La interrupción provisional e inmediata del servicio como medida preventiva: Los Directores Regionales del ICBF podrán ordenar, mediante acto administrativo motivado, la interrupción provisional e inmediata de la prestación de los servicios de protección, como medida preventiva y sin que medie proceso administrativo sancionatorio, siempre y cuando se evidencien elementos de juicio suficientes que permitan establecer que con la continuidad de éste se vulneran, amenazan e/o inobservan los derechos de las niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias. El término de la interrupción provisional del servicio será de hasta de tres (3) meses, prorrogables por un término igual, previa expedición de acto administrativo motivado. Cuando desaparezcan los motivos que dieron lugar a la interrupción provisional, la medida podrá ser revocada mediante acto administrativo que así lo determine. El documento técnico que para tal fin expida el ICBF, contendrá las especificaciones necesarias para ejecutar la medida preventiva de interrupción provisional e inmediata del servicio. 3. La autorización temporal y excepcional: la Directora General del ICBF o quien esta delegue, podrá autorizar de manera temporal y excepcional a una institución, que cumpla con los requisitos establecidos en el presente acto administrativos y demás documentos técnicos sobre la materia, para que preste los servicios de protección a niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias, cuando se presenten situaciones de orden público, desastres naturales, emergencias de origen sanitario o antrópico, caso fortuito o de fuerza mayor, que vulneren, amenacen o inobserven los derechos fundamentales de las niñas, niños, adolescentes, jóvenes o las familias. La vigencia de esta autorización estará sujeta a la superación de las situaciones que motivaron su expedición.