Por la cual se crean, organizan y conforman los Grupos Internos de Trabajo en el Ministerio de la Protección Social y se determinan sus funciones

13. Gestionar, una vez se disponga de los soportes requeridos, la nacionalización de mercancías importadas por el Ministerio en desarrollo de contratos o convenios. 14. Llevar el archivo de las contrataciones no adjudicadas. 15. Asumir la elaboración, legalización y perfeccionamiento de los contratos que suscriba el Ministerio de la Protección Social. 16. Asesorar a los funcionarios del Ministerio y a los contratistas respecto de los requisitos y documentación necesaria para la elaboración, perfeccionamiento, ejecución y legalización de las órdenes o contratos. 17. Adelantar las gestiones necesarias para obtener el Registro Presupuestal de los contratos y órdenes que celebre el Ministerio. 18. Asignar número y fecha a todos los contratos y órdenes que celebre el Ministerio. 19. Llevar y organizar los archivos relacionados con la actividad contractual del Ministerio tanto de la información correspondiente a las etapas previas a la celebración del contrato, como aquellas que se generen con posterioridad a su celebración. 20. Expedir las certificaciones solicitadas por contratistas y por autoridades competentes relacionadas con la suscripción de contratos del Ministerio de Protección Social. 21. Realizar y presentar los informes relacionados con la contratación del Ministerio, solicitados por los organismos de control y demás que le sean requeridos. 22. Verificar y garantizar que previo a la suscripción de las órdenes o contratos se hayan surtido en su integridad los trámites legales y reglamentarios para la adquisición de bienes y servicios. 23. Impartir aprobación a la garantía única constituida para amparar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas por razón de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos, sin consideración a su naturaleza. 24. Coordinar con el Grupo de Recursos Físicos la elaboración del Plan Anual de Compras para el Ministerio de la Protección Social y realizar el seguimiento a su ejecución.

25. Elaborar los proyectos de actos administrativos, previo informe presentado por el interventor relacionados con la liquidación bilateral y unilateral de los contratos. 26. Elaborar los proyectos de actos administrativos de declaratorias de incumplimiento, imposición de multas, caducidad, siniestros, restablecimiento de equilibrios económicos y/o recursos que procedan contra tales actuaciones y remitirlos para la suscripción del ordenador del gasto. 27. Designar en coordinación con las Direcciones Generales especializadas en el área, los interventores para los contratos que lo requieran. 28. Tramitar ante las dependencias competentes lo relacionado con la legalización de la ejecución de los contratos y los correspondientes pagos. 29. Responder y garantizar por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás actos de naturaleza contractual elaborados y/o proyectados por el grupo para la firma del señor Ministro y a quienes de les delegue la ordenación del gasto. 30. Las demás que le sean asignadas y que le correspondan a la naturaleza de la dependencia. - GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Y PARTICIPACION CIUDADANA. 1. Recibir, radicar y tramitar ante la dependencia o funcionario responsable, las quejas o reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con la misión de la entidad e informar a las personas el estado del trámite de su solicitud, de acuerdo con la normatividad vigente. 2. Realizar seguimiento de las quejas y reclamos, ejercer control a la gestión realizada y llevar registro del trámite dado a cada una de ellas, realizando los requerimientos que sean necesarios para garantizar el cumplimiento de las normas que regulan la materia y el respeto de los derechos que sobre el particular le asiste a los usuarios.

3. Atender las peticiones verbales y escritas presentadas al Ministerio de Protección Social, relacionadas con información general sobre procesos, procedimientos y funciones de la entidad, contratos celebrados, mecanismos de participación ciudadana, consultas, copias de documentos tales como decretos, acuerdos, resoluciones, circulares, instructivos y similares. 4. Recibir a través de la línea gratuita de Atención al Usuario cualquier recomendación, denuncia o reclamo relacionado con las funciones que desempeña o servicios que presta el Ministerio de Protección Social, de acuerdo con las normas vigentes, y dar el trámite respectivo. 5. Informar a los usuarios sobre las entidades a las cuales puede acudir cuando su queja o reclamo no sea competencia del Ministerio de Protección Social, y efectuar los traslados correspondientes cuando a ello hubiere a lugar. 6. Realizar la apertura del buzón de quejas y reclamos y levantar el acta correspondiente. 7. Informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario, el incumplimiento por parte de las dependencias en los términos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias que regulan el derecho de petición, las quejas y reclamos. 8. Mantener actualizado el archivo documental e informático que le permita atender las demandas de los usuarios. 9. Atender las solicitudes de los ciudadanos y de las organizaciones comunitarias relacionadas con la realización de audiencias públicas. 10. Responder y garantizar por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados y/o proyectados por el grupo para la firma del Señor Ministro y del Secretario General del Ministerio. 11. Las demás que le sean asignadas y que le correspondan a la naturaleza de la dependencia. - GRUPO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL 1. Recibir, radicar y direccionar a las dependencias de acuerdo con su competencia, la correspondencia recibida y dirigida al Ministerio de la Protección Social 2. Recibir y radicar la correspondencia interna y ubicarla en los casilleros asignados a cada dependencia,

3. Realizar las actividades pertinentes al envío de la correspondencia de salida. 4. Mantener organizado el consecutivo general de correspondencia del Ministerio de la Protección Social 5. Proponer las normas técnicas y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configura el sistema de correspondencia del Ministerio y dirigir su aplicación en las distintas Dependencias. 6. Responder por la operación, servicio y fortalecimiento de la Biblioteca Jorge Bejarano del Ministerio de la Protección Social 7. Planear, orientar y supervisar los programas, las actividades y los servicios de la Biblioteca. 8. Brindar en forma eficiente los servicios de búsqueda, consulta y obtención de información a los usuarios de la Biblioteca. 9. Promover y liderar la integración del sistema de información bibliográfica del sector de la Protección Social. 10. Generar y actualizar las bases de datos bibliográficas. 11. Establecer y mantener relaciones con entidades gubernamentales y no gubernamentales, de los niveles nacional e internacional, interesados en la transferencia de información científica y técnica con el fin de mantener actualizada la biblioteca. 12. Identificar, clasificar, ordenar, suministrar y controlar el material documental de la biblioteca y velar por su continua actualización. 13. Adelantar actividades para el adecuado mantenimiento y conservación de la documentación que repose en la biblioteca de la entidad y velar por la actualización de la información acorde con las normas establecidas sobre la materia y las necesidades del Ministerio. 14. Realizar los estudios necesarios para detectar las necesidades de información de los usuarios internos y externos de la biblioteca y elaborar los boletines de alerta bibliográfica para su posterior envío. 15. Coordinar el diseño y organización de las políticas de archivo, acorde con las normas establecidas y con las necesidades del Ministerio en esta materia, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del mismo y apoyar la administración del Sistema de Archivo Documental del Ministerio.

16. Proponer las normas técnicas y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis de la documentación que configura el sistema de archivo del Ministerio y dirigir su aplicación en las distintas dependencias. 17. Expedir certificaciones sobre existencia de las resoluciones que autorizan el ejercicio de profesiones de la rama de la salud y que reposan en el archivo central. 18. Atender las solicitudes de fotocopias de documentos de legislación del Sector de la Protección Social que reposen en el archivo central del Ministerio. 19. Mantener actualizado el Kárdex de hojas de vida de exfuncionarios que reposan en el archivo central. 20. Las demás que le sean asignadas y que le correspondan a la naturaleza de la dependencia. - GRUPO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS 1. Organizar y responder por los servicios de transporte, mantenimiento, aseo, radio- comunicaciones y los demás recursos físicos que demande el Ministerio para su funcionamiento. 2. Coordinar el mantenimiento, conservación, adecuado uso y limpieza de las instalaciones, equipos, materiales y demás elementos de las sedes del Ministerio. 3. Apoyar las acciones de la Red Nacional de Radiocomunicaciones que coordina el Grupo de Urgencias - Emergencias y Desastres y de los demás organismos del sector correspondiente. 4. Autorizar y controlar el mantenimiento y reparación de los equipos de radiocomunicaciones del Ministerio y velar por el mejoramiento del servicio. 5. Administrar todos los servicios de apoyo logístico que se requieran para el funcionamiento adecuado de la Entidad, tales como servicios públicos, seguros, copiado, PBX, aseo, cafetería y vigilancia. 6. Coordinar y ejercer control sobre el parque automotor de la entidad, garantizando su adecuado uso y mantenimiento. 7. Garantizar, en coordinación con todas las Dependencias del Ministerio, la aplicación de las normas de seguridad. 8. Garantizar la eficiente y eficaz administración de la sede del edificio y demás instalaciones donde funcione la entidad.

9. Coordinar y operar el sistema de información de almacenes e inventarios del Ministerio. 10. Controlar, verificar, identificar y clasificar los bienes muebles del Ministerio de la Protección Social. 11. Participar en la elaboración del plan anual de compras correspondiente a insumos de oficina, en coordinación con el Grupo de Gestión Contractual. 12. Actualizar permanentemente el sistema de inventarios. 13. Recibir, verificar, codificar, almacenar, suministrar y controlar el consumo e inventario de bienes e insumos del Ministerio. 14. Responder por el almacenamiento de los elementos adquiridos por el Ministerio de la Protección Social y velar por su adecuada conservación. 15. Responder por la distribución de los elementos adquiridos por el Ministerio de la Protección Social, conforme a las solicitudes de las dependencias. 16. Realizar la conciliación de cuentas mensualmente de acuerdo con el movimiento de ingresos y egresos registrado de bienes y presentar los informes mensuales al área contable. 17. Atender de forma inmediata y previa autorización, el suministro de insumos, equipos y elementos destinados a cubrir las situaciones de emergencias y desastres. 18. Suministrar la información necesaria a las compañías de seguros para tramitar la reposición de los bienes por daño y/o hurto. 19. Informar oportunamente el vencimiento de los contratos de comodato a las áreas involucradas con el propósito de definir su cesión, prórroga del contrato o devolución del bien. 20. Informar a las áreas involucradas y reclasificar periódicamente los bienes considerados obsoletos e inservibles con el fin de adelantar los trámites necesarios para dar de baja. 21. Responder y garantizar por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados y/o proyectados por el grupo para la firma del Sr. Ministro y del Secretario General del Ministerio. 22. Las demás que le sean asignadas y que le correspondan a la naturaleza de la dependencia.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.