Por la cual se dictan disposiciones sobre la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud.

Objeto. La presente resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regimenes especiales del mismo, entidades de medicina prepagada y planes adicionales de salud, que los destinatarios de la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

Campo de Aplicación. La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades obligadas a compensar (EOC), a las Entidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, al Distrito Capital, a los Municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando su desviación o indebida apropiación. El Sistema de Salud de las Fuerzas Armadas se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución.

Disposición, Mantenimiento, Soporte y Reporte de Información. Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. La información de la afiliación y de los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social, de los organismos de justicia, de la Comisión Nacional de Regulación en Salud y del Administrador Fiduciario del FOSYGA. El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio WEB del Administrador Fiduciario del FOSYGA -www.fosyga.gov.co- la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.

Conformación y Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). El administrador Fiduciario del FOSYGA recibirá la información, consolidará y administrará la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y al Sector Salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de éste, en los términos indicados a continuación: 2.8 MAY 201 RESOLUCIÓN NÚMERO 00001382 DE 2010 HOJA No 3 a) b) c) d) 1. Reglas generales para la entrega de Archivos Maestro de Ingreso y/o Novedades de Actualización. El Administrador Fiduciario del FOSYGA recibirá un archivo Maestro de Ingresos y/o un archivo de novedades de actualización por cada EPS, en la estructura definida en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución y de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios con él acordados. 2. Términos para la remisión al FOSYGA de archivos maestros de reporte de novedades y/o actualización dentro de los procesos establecidos para la BDUA por parte de las entidades obligadas a reportar la información de afiliación en salud: Primer proceso: sexto (6?) día hábil Segundo proceso: décimo (10*) día hábil Tercer proceso: décimo cuarto (14?) día hábil Proceso de Traslados: En el tercer (3) día hábil las EPS remiten la solicitud de traslados al FOSYGA, en el segundo proceso de BDUA; es decir, el décimo (10?) día hábil, se recibe en el FOSYGA la respuesta de las EPS sobre los traslados solicitados el tercer (3%) día hábil del mes. A continuación se precisa para cada Régimen las fechas de entrega de novedades de ingreso y/o actualización: a) En el Régimen Contributivo: Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Entidades Obligadas a Compensar (EOC) reportarán las novedades de ingreso y/o actualización dentro de los procesos establecidos para BDUA, el 6%, 10" y 14? días hábiles de cada mes. En el tercer (3) día hábil de cada mes las EPS reportarán los archivos Rí y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10*) día hábil, las EPS remiten la respuesta a los traslados solicitados en los archivos R4. b) En el Régimen Subsidiado: La remisión de novedades en el Régimen Subsidiado se hará de la siguiente manera por parte de las entidades: Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS'S), entregarán la información de ingreso y/o actualización en el primer y segundo proceso de BDUA, (sexto (6%) y décimo (10% días hábiles de cada mes). En el tercer (3) día hábil de cada mes las EPS Subsidiadas reportarán los archivos S1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10?) día hábil, las EPS subsidiadas remiten la respuesta a los traslados solicitados en el archivo S4. En el tercer proceso de BDUA, décimo cuarto (14%) día hábil de cada mes, los municipios, el Distrito Capital y las departamentos que tienen a su cargo corregimientos, remitirán las novedades de anulación de ingreso no autorizados por el municipio que ocurrieron en el mismo mes, y/o actualización de la novedad de fallecido. 1) Ñ Wu “== SS 2 8 MAY 2010 RESOLUCIÓN NÚMERO) 0001982 DE 2010 HOJA No 4 c) Entidades administradoras de planes adicionales de salud, entidades de medicina prepagada y entidades de régimen especial: Reportarán las novedades de ingreso y/o actualización en el tercer proceso de BDUA, es decir, el décimo cuarto (14*) día hábil de cada mes a partir del mes de septiembre de 2010. En ningún caso se recibirán archivos maestros de ingresos y/o de novedades de actualización después de las fechas definidas para tal fin. 3. Términos de reporte de Resultados de Validación y Actualización de la BDUA. El Administrador Fiduciario del FOSYGA validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes días hábiles de cada mes, los cuales aplican para los Regímenes Contributivo y Subsidiado sin perjuicio de lo dispuesto en el literal c) del presente numeral: a) Primer proceso: octavo (8?) día hábil b) Segundo proceso: décimo segundo (12?) día hábil c) Tercer proceso: décimo sexto día (16) día hábil; término aplicable también para los regímenes Especiales, Entidades de Medicina Prepagada y para las Entidades Administradoras de Planes Adicionales de Salud del mes en que se reportó la información. d) Proceso de Traslados: En el quinto (5) día hábil, se dispone por parte del FOSYGA los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en el décimo segundo (12”) día hábil respuesta de la actualización de los traslados en BDUA, archivos R5, R6, S5 y S6. PARÁGRAFO 1. Para el Régimen Subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso en el FTP asignado por el Administrador del FOSYGA a los Departamentos, al Distrito Capital, a los municipios y a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) que reportaron novedades. Los resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el Archivo Consolidado de Régimen Subsidiado que les proporciona a cada entidad el Consorcio Fiduciario del FOSYGA en el FTP destinado para tal fin. PARÁGRAFO 2. El Administrador Fiduciario del FOSYGA entregará al Ministerio de la Protección Social, copia de los resultados de todos los procesos de validación de los archivos de ingresos y/o actualización y de traslados presentados por las entidades, así como el resultado de la actualización de la BDUA después de cada proceso.

Responsabilidad por la calidad de los datos de la información de los afiliados al SGSSS y al sector salud. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades Obligadas a Compensar (EOC), las Entidades de Medicina prepagada y quienes administren pólizas o seguros de salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales y los Municipios tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiliados a salud, por lo que deberán aplicar los principios de la administración de datos consagrados en el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008. Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) deberán surtir previamente los procesos de identificación y selección de beneficiarios aplicados por las entidades territoriales. w SF SS A A 2010 ResoLución NúmEROC 0001382 DE 2010 HOJA No 5

Responsabilidades en el Cruce de Bases de Datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las Entidades obligadas a reportar la información de afiliación, para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces que consideren pertinentes a fin de garantizar afiliados únicos en sus bases de datos. Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre su base de datos y la información consolidada entregada por el Administrador Fiduciario del FOSYGA, con el objeto de remitir la información depurada. El Administrador Fiduciario del FOSYGA verificará la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados — BDUA con los registros válidos, efectuará los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la información y generará y remitirá a los involucrados los archivos de registros válidos en el proceso y los registros inconsistentes para que procedan a solucionarlos. La Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como para el flujo de recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Identificación de los Afiliados. La identificación de los afiliados presentados a la BDUA se reportará de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Las Entidades Territoriales y EPS tienen la responsabilidad de procurar la plena identificación de los afiliados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Presentación y Recepción de la Información. La información se presentará en medio digital o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en los horarios acordados con dicho administrador. Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el Anexo Técnico. Los medios digitales deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afilado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se remitirá al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro del calendario establecido en la presente resolución. Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del calendario fijado, es necesario que al momento de su entrega supere la validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado.

Reserva en el Manejo de los Datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del FOSYGA, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, los municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán garantizar la reserva de la información y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias. e bz Apo 28 MAY 2010 RESOLUCIÓN NÚMERO (0001982 DE 2010 HOJA No 6

Disposición de la Información. La información que esté contenida en la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA) únicamente será suministrada cuando ésta sea requerida por las entidades de control y/o las entidades encargadas de administrar justicia, previendo todos los mecanismos de seguridad que garanticen la privacidad de la información, según sea el caso.

Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial en el artículo 2 de la Ley 1122 de 2007 y en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el Ministerio y/o el Administrador Fiduciario del FOSYGA dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y tratándose de entes públicos, a la Procuraduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes.

Soporte para el Giro de Recursos. El suministro de la información solicitada mediante la presente resolución y su Anexo Técnico serán indispensables para el giro de recursos en el Régimen Contributivo y Subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones indebidos de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Especificaciones Técnicas. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social, actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

Transitorio. El administrador del encargo fiduciario del FOSYGA, dispondrá a las Entidades a más tardar el 31 de mayo de 2010 el archivo maestro de la BDUA perteneciente al régimen subsidiado.

Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1 de Julio de 2010, salvo lo dispuesto en el artículo 14. Deroga las Resoluciones 812 de 2007, 5089 de 2008, 123 de 2008, la Circular 0049 de 2009 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Protección Social Elaboró. E Revisó. Juan Pablo Toro Roa. y 2 8 MAY 2010 RESOLUCIÓN NÚMERO 001982 pe 2610 HOJA No 7/26 ANEXO TÉCNICO BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS - BDUA RESOLUCIÓN 12010 El presente anexo técnico está dividido en 6 partes: Sy Especificaciones para la identificación de los afiliados. 2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA las entidades obligadas a su reporte 3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS, EOC del Régimen Contributivo. 4. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS del Régimen Subsidiado. 5. Glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de afiliados y aportantes. 6. Especificaciones técnicas para la remisión de la información. 1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Única de Afiliados la siguiente tabla: TABLA 1. TIPOS Y NÚMERO DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL Aplica para los afiliados de población especial que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC). Condición ¡Aa es Composición del número de identificación Personas de la tercera edad en protección AS 10 Código de departamento + código de municipio + S + de ancianatos. consecutivo por afiliado (Alfanumérico).

Ej: 0800158125 Indígenas mayores de edad que no están AS 10 Código de departamento + código de municipio + | + consecutivo identificados por la RNEC. por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 7600118125 Habitantes de la calle mayores de edad que AS 10 Código de departamento + municipio + D + consecutivo por no están identificados por la RNEC. afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: O5001D0008 Habitantes de la calle menores de edad que MS 10 Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 no están identificados por la RNEC, digitos). Ej: 0500100008 Menores de edad no identificados por la MS 10 Código de departamento + código de municipio + A + RNEC a cargo del [CBF. consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4) Ej 2500140009 Menores de edad desvinculados del conflicto Código de departamento + código de municipio +A + armado. Población infantil vulnerable bajo MS 10 consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 2500140009 protección en instituciones diferentes al ICBF, Código de departamento + código de municipio +1 + consecutivo AS pe eda no He mias MS 10 por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 08001418125 po a Solo aplica para Régimen Subsidiado. Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1) Menor de edad recién nacido vivo sin *ESTE TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO LO PUEDE identificar por RNEC con edad menor o igual MS 12 UTILIZAR UNICAMENTE EL REGIMEN SUBSIDIADO. Las a un (1) año. entidades Territoriales y las EPSS deben procurar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año.

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada vigente, ya sea: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. TIPOS Y NUMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.” 2 8 MAY 2010 ResoLuCcIÓN NÚMERO 001982 pe 2010 HOJANo 8/26 2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES 2.1. — DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS Las Entidades deberán enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen: TABLA 2.

SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades: Sigla Descripción Longitud MC Maestro Contributivo - Archivo Maestro de afiliados al Régimen Contributivo 2 MA Maestro Aportante — Archivo Maestro de Aportantes de Régimen Contributivo y regimenes de excepción. 2 Novedades Contributivo - Archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al Régimen yS Contributivo a Rí, R2, R3, R4, R5, R6_| Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPS del Contributivo 2 $1, $2, $3, $4, $5, S6_ | Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPSS del Subsidiado 2 MS Maestro Subsidiado — Archivo Maestro de afiliados al Régimen Subsidiado. 2 Novedades Subsidiado - Archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al Régimen ys Subsidiado E ME Maestro Excepción — Archivo Maestro de afiliados a los regimenes de Excepción EN NE Novedades Excepción - Archivo de novedades de actualización de datos de afiliados a los regimenes de 2 excepción. MP Maestro de medicina prepagas y planes adicionales de salud 2 CODENTIDAD Código de la entidad de Salud que reporta la información 6 DDMMAAAA Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador 8 DPTO Código del departamento según codificación DANE 2 MPIO Código del municipio según codificación DANE 3] TABLA 3.

NOMBRES DE ARCHIVOS DE DATOS Contributivo Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Maestro de afiliados MCCODENTIDADDDMMAAAA 16 Maestro de aportantes MACODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de novedades de actualización NCCODENTIDADDDMMAAAA 16 Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado al Administrador Fiduciario) R1CODENTIDADDDMMAAAA Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado por el Administrador Fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado) R2CODENTIDADDDMMAAAA Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1. R3CODENTIDADDDMMAAAA Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. R4CODENTIDADDDMMAAAA Archivo enviado por el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad que solicitó el traslado para informar su aceptación o negación. R5CODENTIDADDDMMAAAA Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1. R6CODENTIDADDDMMAAAA Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado por el Administrador Fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). La entidad que solicita el afiliado es del Régimen Subsidiado. S2CODENTIDADDDMMAAAA Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del Régimen Subsidiado.