Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social, se definen sus instancias y se dictan otras disposiciones

OBJETO. La presente resolución tiene por objeto establecer al interior de este Ministerio el Sistema Integrado de Gestión Institucional, definir sus instancias y responsabilidades, así como el procedimiento para la deliberación y la toma de decisiones por parte de las mismas.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. El Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social que se establece a través de la presente resolución, se define como una herramienta sistemática y transparente constituida por el conjunto de instancias, políticas, estrategias, metodologías, principios, normas, procedimientos y mecanismos para la gestión de los diferentes procesos del Ministerio, en procura de fortalecer el desempeño institucional para el logro de la misión y objetivos que le han sido encomendados, el cual está conformado por los Sistemas de Control interno, Desarrollo Administrativo y Gestión de la Calidad. TÍTULO Il INSTANCIAS, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA EL ESTABLECIMIENTO Y DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

INSTANCIAS. Para efectos del diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social, son instancias de participación y articulación, las siguientes: El Representante Legal! de! Ministerio de Salud y Protección Social. El Representante de la Alta Dirección. El Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional. La Oficina de Control Interno. El líder de proceso. El Equipo de Facilitadores del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Los Subcomités Integrados de Gestión. Los Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas en el Ministerio, DAUDAADN= CAPÍTULO | DEL REPRESENTANTE LEGAL

RESPONSABILIDAD. El Representante Legal del Ministerio de Salud y Protección Social será el responsable de impartir las directrices para el diseño, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional y tendrá a su cargo las siguientes responsabilidades: 1. Desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema Integrado de Gestión Institucional, a través de los miembros de la Alta SA Dirección del Ministerio y de su representante. 3 0 ABR 2012 RESOLUCIÓN NÚMERO 000964 pe 2012 HOJA No 4 ad 1. Proporcionar el compromiso con el diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, que incluya la comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas del Ministerio acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del ciudadano-cliente como los legales. Establecer la política del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Asegurar que se establezcan los objetivos del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión institucional. Adoptar los actos administrativos que requiera el diseño, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional. CAPÍTULO 11 DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

DELEGACIÓN. Deléguese el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales o a quién haga sus veces, coma Representante de la Alta Dirección para liderar el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social.

RESPONSABILIDAD. Son responsabilidades del Representante de la Alta Dirección, las siguientes: Liderar a partir de las directrices impartidas por el Representante Legal del Ministerio el diseño, implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional, con base en la misión, visión y objetivos del Ministerio, al igual que las competencias y funciones determinadas por la ley. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión Institucional y que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del ciudadano- cliente en todos los niveles de la entidad. Informar al Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional, sobre los avances de dicho Sistema y la necesidad de acciones para la mejora continua del mismo. Asegurar que se establezcan los mecanismos de difusión, socialización, divulgación y promoción del Sistema Integrado de Gestión institucional del Ministerio. Proyectar para firma del Ministro, los actos administrativos que requiera el diseño, implementación, revisión y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional. CAPÍTULO lll DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 3 0 ABR 2012 RESOLUCIÓN NÚMERO 0009664 bE 2012 HOJA No 5 de Gestión Institucional es un órgano de coordinación y asesoría para el diseño, implementación, mantenimiento, revisión, seguimiento y mejora del Sistema, el cual estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes actuarán con voz y voto: El representante de la alta dirección, quien lo presidirá. El Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios. El Viceministro de Protección Social. El Secretario General. El Coordinador del Grupo de Comunicaciones. An > Parágrafo.- El Jefe de la Oficina Control Interno, asistirá con voz pero sin voto.

RESPONSABILIDAD. El Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional tendrá las siguientes funciones: 1. Evaluar y aprobar las estrategias y lineamientos para el diseño, implementación, mantenimiento, revisión, seguimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social. . 2. Revisar por lo menos una vez al año el Sistema Integrado de Gestión Institucional, realizando análisis y estableciendo estrategias de mejoramiento continuo. 3. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema Integrado de Gestión Institucional, de conformidad con las normas vigentes. 4. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Ministerio, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. 5. Adoptar los lineamientos estratégicos institucionales que permitan desarroltar la misión encomendada al Ministerio. 6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Ministerio. Parágrafo 1”.- El Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional hará las veces y cumplirá las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de conformidad con el artículo 12 del Decreto Ley 4107 de 2011 y del grupo directivo de que trata el literal a) del numeral 4 de la Circular 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. Parágrafo 2”.- El secretario técnico del Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional, divulgará los resultados de las sesiones del mismo a los Subcomités Integrados de Gestión; igualmente, retroalimentará el ejercicio de autocontrol realizado por los Subcomités de Gestión al Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

REUNIONES. El Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional se reunirá cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando sea convocado por el Ministro de Salud y Protección Social, el Representante de la Alta Dirección o por solicitud de la mitad más uno de sus integrantes. 3 0 ABR RESOLUCIÓN NÚMERO 000964 pe o ua No 6 Parágrafo.- A las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional, podrán asistir servidores públicos o personas externas a la entidad invitados a solicitud de cualquiera de los miembros del Comité.

QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO, Para adelantar las deliberaciones y toma de decisiones del Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional se requiere mínimo la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto.

ACTAS. De cada una de las reuniones del Comité, se levantará la respectiva acta, la cual deberá ser firmada por el presidente y el secretario técnico del Comité, previa aprobación de los miembros participantes en la sesión. Las actas serán numeradas consecutivamente durante cada vigencia fiscal.

SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. La secretaria técnica del Comité será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno de este Ministerio o quién haga sus veces. -

RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA TÉCNICA DEL COMITE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. La secretaria técnica del comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional, tendrá las siguientes responsabilidades: 1, Citar a los integrantes del Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional a las sesiones ordinarias o extraordinarias a instancias del presidente de dicho órgano, Verificar el quórum al inicio de las sesiones. Elaborar las actas del Comité. Llevar la custodia y archivo de las actas y demás documentos soportes. Preparar la respuesta de la correspondencia recibida de competencia del Comité. Servir de interlocutor entre terceros y el Comité. Dilvugar los resultados del Comité Integrado de Gestión a los Subcomités Integrados de Gestión. 8. Suministrar información a los integrantes del Comité sobre los asuntos relacionados con su funcionamiento. ADN No CAPÍTULO IV DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESPONSABILIDAD. Esta Oficina o la dependencia que haga sus veces se encargará de evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles del Sistema Integrado de Gestión Institucional y tendrá las siguientes funciones: 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 2. Evaluar el Sistema Integrado de Gestión Institucional y la coherencia de sus componentes y elementos. 3. Verificar la efectividad del Sistema Integrado de Gestión Institucional de la Entidad a través del cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos. NN S 30 ABR 2012 RESOLUCIÓN NÚMERO 0003964 De 2012 HOJA No 7 4. Asesorar a las distintas dependencias de la entidad en la definición, implantación y seguimiento de los mecanismos de control. 5. Asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos. 6. Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones. 7. Elaborar y presentar al Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional los informes de seguimiento, evaluación y recomendaciones de mejora al Sistema Integrado de Gestión Institucional de la entidad. 8. Fomentar la cultura de autoevalución del control y autoevaluación de la gestión dentro del Ministerio de Salud y Protección Social, en el marco del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 9. Liderar el proceso de auditorías internas en la entidad, al amparo del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Parágrafo.- La Oficina de Control Interno hará las veces y cumplirá las funciones del grupo directivo de que trata el literal c) del numeral 4 de la Circular 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. CAPÍTULO V DEL LÍDER DE PROCESO

DEFINICIÓN. Se denomina líder de proceso al servidor público que orienta la acción del talento humano y gestiona los recursos necesarios para el logro del objetivo del proceso. La asignación del lider quedará establecida en la documentación del proceso.

RESPONSABILIDAD. El líder de proceso deberá implementar los elementos del Sistema Integrado de Gestión Institucional tanto al interior de su proceso como de los procesos en que interactúa y tendrán las siguientes responsabilidades: 1. Generar espacios de participación en los cuales se desarrollen actividades para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. Elaborar, aprobar y divulgar los documentos relacionados con su proceso. Realizar seguimiento y medición de procesos, productos y/o servicios. Identificar y administrar los riesgos del proceso. Concertar con otros líderes de proceso las responsabilidades que les atañe en procesos, procedimientos o cualquier otro documento, o actividades compartidas que sean insumos o productos del proceso a su cargo, cuando a ello hubiere lugar. 6. Orientar a las dependencias del Ministerio destinatarias del respectivo proceso, para facilitar la ejecución de las actividades que les compete. 7. Formular, ejecutar y realizar seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso. 8. Identificar y mantener actualizados los trámites y servicios que en desarrollo de los procesos y procedimientos se generen. nan 3 0 ABR 2012 RESOLUCIÓN NÚMERO 0009664 pe 2012 HOJA No 8 9. Promover la medición y mejora de la satisfacción de los usuarios respecto a los productos y/o servicios del proceso. 10.Informar oportunamente al representante de la alta dirección del Sistema Integrado de Gestión Institucional los cambios que podrían afectar su integralidad. CAPÍTULO Vi DEL EQUIPO DE FACILITADORES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

DEFINICIÓN E INTEGRACIÓN. El Equipo de Facilitadores del Sistema Integrado de Gestión Institucional, es el órgano operativo y de apoyo del Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional y estará integrado por: 1. El Representante de la Alta Dirección o su delegado, quien lo presidirá. 2. Un funcionario designado por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá las funciones de secretaría técnica. 3. Un funcionario de cada uno de los procesos o dependencias, quien será designado por el líder del proceso y/o jefe de dependencia. Parágrafo.- Dentro del Equipo de Facilitadores del Sistema Integrado de Gestión Institucional se organizarán grupos temáticos para el desarrollo de temas específicos.

RESPONSABILIDAD DEL EQUIPO DE FACILITADORES. El Equipo de Facilitadores del Sistema Integrado de Gestión Institucional y tendrá las siguientes funciones: 1. Proponer ajustes al plan de diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 2. Proponer y aplicar estrategias que permitan la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema integrado de Gestión Institucional. 3. Proponer al Comité de Coordinación acciones de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 4. Revisar y conceptuar sobre las propuestas, informes y demás documentos que sean allegados al equipo para su revisión. 5. Participar activamente y ejecutar las actividades y programas en los grupos temáticos. Parágrafo.- El Equipo de Facilitadores del Sistema Integrado de Gestión Institucional, hará las veces y cumplirá las funciones del grupo operativo de que trata el literal b) del numeral 4 de la Circular 03 de 2005 del Consejo Asesor de! Gobierno Nacional en materia de Control interno.

RESPONSABILIDAD DEL FACILITADOR. El Facilitador en el Proceso y/o dependencia del cual fue designado tendrá las siguientes responsabilidades: 1. Apoyar y facilitar la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 30 ABR 2012 RESOLUCIÓN NÚMERO__000964 DE 2012 HOJA No Y 2. Apoyar la difusión y socialización del Sistema Integrado de Gestión Institucional a los. servidores públicos. 3. Apoyar al líder del proceso y/o jefe de dependencia en la implementación de los procedimientos y documentos, el seguimiento y reporte de los planes de mejoramiento e indicadores de gestión, así como en las demás actividades requeridas en desarrollo del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 4. Apoyar la identificación y mantenimiento de los trámites y servicios que en desarrollo de los procesos y procedimientos se generen. 5. Apoyar y facilitar el proceso de comunicación con las demás dependencias O procesos que así lo requieran.

REUNIONES. Para efectos de celeridad y eficiencia del Equipo de Facilitadores, las reuniones ordinarias o extraordinarias se llevarán a cabo con los grupos temáticos que tengan relación directa con los temas a desarrollar en la agenda de la reunión y se reunirá por lo menos una vez al mes y extraordinariamente, cuando sea convocado por el Representante de la Alta Dirección o por solicitud de una tercera parte de sus integrantes. Parágrafo. En todo caso, el Equipo de Facilitadores del Sistema integrado de Gestión Institucional deberá reunirse por lo menos una vez cada tres (3) meses.

QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Las deliberaciones y toma de decisiones del Equipo de Facilitadores requerirán como mínimo la mitad más uno de los integrantes citados a la reunión.