Por la cual se definen los lineamientos para la incorporación de la información y la interoperabilidad del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT respecto a los roles empleador persona jurídica y empleador persona natural

Objeto. Definir los lineamientos para la incorporación de la información y la interoperabilidad del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT respecto a los roles empleador persona jurídica y empleador persona natural, atendiendo lo dispuesto en el Anexo Técnico No. 1 “Incorporación de información de afiliación del Sistema de Subsidio Familiar — SSP” y en el Anexo Técnico No. 2 “Operación del Sistema de Subsidio Familiar - SSF en el SAT” que hacen parte integral de ta presente resolución.

Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las cajas de compensación familiar, a los empleadores personas naturales y a los empleadores personas jurídicas. 28 ENE 202 o ANA ResoLUCIÓN númERO + 1 DE3 pr 2021 HOJA No 2

Reporte para la incorporación de información de afiliación al SAT. Las cajas de compensación familiar verificarán la información de afiliación de empleadores y trabajadores dependientes al Sistema de Subsidio Familiar y reportarán la información, de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico No. 1 y según el siguiente cronograma: Periodo de la información a reportar Plazo para enviar el archivo plano Fecha inicial Fecha de corte Desde: Hasta: 01-01-1954 2021-02-28 Piloto | 2021-03-15 2021-03-19 01-01-1954 2021-03-31 Piloto Il 2021-04-15 2021-04-21 01-01-1954 2021-04-30 Piloto 111 2021-05-18 2021-05-24 01-01-1954 2021-05-31 Incorporación 2021-06-15 2021-06-21 Este Ministerio realizará las validaciones de la información reportada para verificar la inexistencia de inconsistencias y multiafiliación, previo a su incorporación en el SAT. Los registros de afiliaciones que presenten inconsistencias o multiafiliación y su glosa, serán dispuestos en el SFTP, con el fin de que las cajas de compensación familiar adelanten el proceso de depuración y corrección.

Reporte de actualizaciones por parte de las cajas de compensación familiar al SAT. Las cajas de compensación familiar, una vez realizada la incorporación de la información de que trata el artículo 3 de la presente resolución, y con el fin de mantener actualizada la data incorporada, deberán reportar al SAT, a través de servicios web, la siguiente información en los términos establecidos en el Anexo Técnico No. 2 de la presente resolución: 1. Las afiliaciones, desafiliaciones, y el reporte de novedades que se realicen directamente ante las cajas de compensación familiar, entendiendo por estas últimas, inclusión y exclusión de personas a cargo, pérdida de afiliación por causa grave, inicio y terminación de relación laboral, suspensión temporal del contrato de trabajo, licencias remuneradas y no remuneradas, modificación de salario y retiro definitivo de la empresa. 2. Reporte del estado en el pago de aportes de los empleadores al Sistema del Subsidio Familiar

Disposición de la información por parte de SAT a las cajas de compensación familiar. El SAT, a través de servicios web, informará a las cajas de compensación familiar las solicitudes de afiliación y desafiliación, y el reporte de novedades del Sistema de Subsidio Familiar que sean realizadas a través de las funcionalidades dispuestas en la plataforma www.miseguridadsocial.gov.co, de acuerdo con las estructuras establecidas en el Anexo Técnico No. 2 de la presente resolución. Las cajas de compensación familiar deben mantener actualizados sus sistemas de información con base en las transacciones que se realicen a través de SAT, desarrollando los servicios web conforme a la gradualidad en que las funcionalidades entren en producción.

Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en are 2021 RESOLUCIÓN NÚMERO” * *:0083 pe 2021 28 ENE HOJA No 3 virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada a través de PISIS, las entidades deberán enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege tos archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por entidad competente.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Jefe Oficina de Tecnología de ta Información y la Comunicación - OTIC Directora Jurídica RESOLUCIÓN NÚMERO: 20083 pe 2021 28 ENE NA HOJA No 4 Anexo Técnico No. 1 Incorporación de información de afiliación del Sistema de Subsidio Familiar - SSF en el SAT Las entidades obligadas a reportar, definidas en la presente resolución, deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información de los empleadores y trabajadores dependientes, que se encuentren afiliados al Sistema de Subsidio Familiar - SSF activos a la fecha de corte. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos: hon = Estructura y especificación de los archivos. Caracteristicas de los archivos planos. Plataforma para el envío de archivos. Periodo de reporte y plazo. 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre del archivo El nombre de los archivos de la información de afiliación de empleadores y trabajadores dependientes al Sistema de Subsidio Familiar que debe ser enviada por las Cajas de Compensación Familiar, debe cumplir con el siguiente estándar. Componente Valores . i del nombre permitidos o Descripción Longitud Requerido Ñ ija de archivo formato Módulo de información REC Reporte de control. 3 SI Tipo de Fuente de la información: cajas de 235 o Sr 3 Si fuente compensación familiar Información de afiliación de Tema de ASSF empleadores y trabajadores 4 si información dependientes al Sistema de Subsidio Familiar - SSF. Es el último día calendario del periodo Fecha de ARA de información reportada. No se debe a corte AMMDD utilizar ningún tipo de separador. 8 sl Fecha válida: 20210131 a ación Tipo de identificación de la caja de de la entidad NI compensación familiar 2 SI reportadora. Número de identificación tributaria de la . caja de compensación familiar que Deli n envía los archivos, sin inctuir el digito de la entidad 999999999999 | de verificación. 12 El] reportadora Se debe usar el carácter CERO de P relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño de campo. Extensión del bd Extensión del archivo plano. 4 Si archivo Nombre del archivo Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Reporte de información de afiliación de empleadores y trabajadores dependientes al Sistema de Subsidio REC235ASSFAAAAMMDONI000999999999.txt 36 Familiar - SSF. b.

Contenido del archivo El archivo de ia información de afiliación de empleadores y trabajadores dependientes al Sistema de Subsidio Familiar — SSF está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado RESOLUCIÓN NÚMERO ? ANA 83 DE 2021 2 8 ENE 20% HOJA No 5 para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada, así: Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio . Registro de detalle de los empleadores añliados al Sistema de Subsidio : ñ Tipo 2 Familiar - SSF Obligatorio . Registro de detalte de las relaciones laborales activas reportadas por : Tipo 3 los empleadores al Sistema de Subsidio Familiar — SSF Opcional Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por el caracter pipe (|). b.1. Registro Tipo 1 — Registro de control Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. o 2 E do E 3 2 No.

Nombre del campo 23 EJ E Valores permitidos > FOISE 8 [e 0 Tipo de registro Nola A valor que indica que el registro es de si Tipo de documento de 1 identificación de la entidad que| A |2 NI NIT E] reporta Numero de documento de Número de identificación tributaña de la 2 identificación de la entidad que| N [12 persona juridica, sin incluir el digito de| Sl reporta verificación Código de la caja de compensación familiar : que reporta, Ver la tabla de referencia CCF 3 Código de la CCF A [5 en web,sispro.gov.co donde se encuentran si los valores permitidos ma : : En formato AAAA-MM-DD. — Debe ap reno e mao delaintormación| E [49 | corresponder a la fecha de inicio de la| SI P información reportada : s En formato AAAA-MM-DD. — Debe 5 Pene e corte de la información F |10 corresponder a la fecha de corte de la| SI Pp información reportada Corresponde a la cantidad total de registros de detalle tipo 2 y tipo 3, contenidos en elf Sl archivo Número total de registros de N ho detalle contenidos en el archivo b.2 Registro Tipo 2 - Registro de detalle de afiliación de los empleadores al Sistema de Subsidio Familiar - SSF Mediante el Registro Tipo 2, las cajas de compensación familiar reportan el detalle de la información de afiliación de los empleadores al Sistema de Subsidio Familiar - SSF. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 3, 4, 5 y 6 por lo cual estos no deben repetirse. E 2.0133 5 E = No. Nombre det campo 2 3 3 E Valores permitidos 5 E S SE 8 . : 2: valor que significa que el registro es de 0 Tipo de registro N 1 detalle de afiliación de empleadores al SSF si Número consecutivo del registro de detalle ñ Ñ dentro del aschivo.

Inicia en + para el primer 1 Consecutivo de registro N 10 registro de detalle y va incrementando de 1 si en 1, hasta el final del archivo 2 | Tipo de persona A 4 plenos de persona correspondiente al sI RESOLUCIÓN NÚMERO: í, 9283 oe 2021 28 ENE DA HOJA No 6 No. Nombre del campo Tipo de dato Longitud permitida Valores permitidos Obligatorio Valores permitidos: Código Tipo persona N Natural y Juridica Ver la tabla de referencia TRVFipoPersona en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. Tipo de documento identificación del empleador de Es el tipo de documento de identificación del empleador, Valores permitidos: Código Tipo de documento de identificación NI Número de identificación tributaria Céduta de ciudadanía Céduta de extranjerla Camé diplomático Permiso especial permanencia Ver la tabla de referencia TipolDEmpleador en web.sispro.gov.co donde se encuentran tos valores permitidos. (eo) CE CD PE de Si Número de documento de identificación del empleador Número del documento de identificación del empleador, acorde con el tipo de documento definido en el campo anterior No se permiten puntos, comas o guiones Tipode —' ¡[Longitud ¡Tipod documentos ¡permitida _| dato O 310_ CE 3-7 cD __PE - NT si Serial en el SAT para organismos públicos con autonomía administrativa del nivel departamental, distrital y municipal Aplica para organismos públicos con autonomía administrativa y sin personerla jurldica. Cuando no se cuente con serial, se deberá colocar el valor ceso (0) SI Departamento donde causan los salarios se Es el código DIVIPOLA para departamentos.

Ver la tabla de referencia Departamento en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos, a excepción del código 00 que no es válido. Si Razón social o nombre del empleador persona jurídica Si el tipo de persona (campo 2) es igual a 'J: Jurldica', se debe reportar en este campo la razón social o mombre del empleador persona jurídica de acuerdo como se encuentra en la cámara de comercio, cuando aplique, Si el tipo de persona es igual a 'N: Natural”, este campo debe quedar vacio. NO Primer nombre del empleador persona natural Se registra el primer nombre del empleador persona natural. Es obligatorio solo cuando el tipo de persona (campo 2) es igual a 'N: Natural", de lo contrario debe quedar vacío. NO Primer apellido del empleador persona natural Se registra el primer apellido del empleador persona natural. Es obligatorio cuando el tipo de persona (campo 2) es igual a 'N: natural”, de lo contrario debe quedar vacio. NO 0060083 beso 28 ENE 2021 RESOLUCIÓN NÚMERO + 4 lev HOJA No 7 No. Nombre del campo Valores permitidos Tipo de dato Longitud permitida Obligatorio Corresponde al correo institucional del empleados. Los nombres de usuario pueden contener letras (a-2), números (0-9), guiones (-), guiones bajos (_), apóstrofes (3) y puntos (.)- El simbolo indicador debe ser el carácter] NO especial (2) el nombre del dominio formado por contener letras (a-2), también es válido el guion (-) pero no podrá estar situado como último ni como primer carácter del Correo electrónico de! 10 empleador A [100 dominio.

Código de la actividad Ver tabla de referencia SSFCINUSAT en 11 | económica principal del N 4 |web.sispro.gov.co donde se encuentran los| Sl empleador valores permitidos Corresponde a la fecha de afiliación del 12 | Fecha de afiliación a la CCF F 10 jempleador a caja de compensación familiar, | SI en formato AAAA-MM-DO Corresponde al estado del empleador en relación con los aportes a la caja de compensación familiar, al corte de la infosmación reportada Estado de pago de aportes del Valores permitidos: 13 [| empleador a la caja de| N 1 Código Valor si compensación familiar 1 Al día 2 En mora Ver tabla de referencia CCFEstadoPago en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos Indicador de actualización del registro: l: Insertar el registro al sistema 14 | Indicador de actualización del[ 4 4 ¡A! Actualizar la información del registro Si registro E: Eliminar el registro reportado por error Para la incorporación se debe reportar el valor 1. b.3 Registro Tipo 3 — Registro de detalle de las relaciones laborales activas reportadas por los empleadores a! Sistema de Subsidio Familiar - SSF Mediante el Registro Tipo 3, las entidades reportan el detalle de la información de las relaciones laborales activas de los empleadores al Sistema de Subsidio Familiar - SSF. Los registros se identifican unicamente mediante los campos 2, 3, 4, 5, 6, 7, por lo cual no deben repetirse. 2 o 3 38 ¿ No.

Nombre del campo 3 DE Valores permitidos 2 2 |S2 3 E o o | Tipo de registro N 1 3: valor que significa que el registro es de Si detalle de relaciones laborales Número consecutivo de registros de detalle dentro de! archivo, Continua en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo Si del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo 1 | Consecutivo de registro N 10 Ver la tabla de referencia A 2 TipolDEmpteador en web.sispro.gov.coj Sl donde se encuentran los valores permitidos Tipo de documento de identificación del empleador RESOLUCIÓN NÚMERO / * * sn y 083 pe 2029 28 ENE DA osa No 8 uv Continuación de fa resolución “Por la cual se definen los lineamientos para la incorporación de la información y la interoperabilidad del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT respecto a los roles empleador persona jurídica y 2 [7] 3 138 E No. Nombre del campo 2 SE Valores permitidos S o 005 = 538. S Número del documento de identificación del empleador, acorde con el tipo de documento definido en el campo anterior No se permiten puntos, comas o guiones 3 Número de documento de A 16 . Tipo de Í Longitud | Tipo de SI identificación del empleador documentos | permitida | dato | ET (UT CE PT TA, IN l PEL. Ll... 15 ! No: Ni [e Ton animos SS con Aplica para organismos públicos con 4 | autonomía administrativa del A 4 autonomia administrativa y sin personería Si - a jurídica.

Cuando no se cuente con serial, se nivel departamental, distrital y deberá colocar el valor cero (0) municipal Es el código DIVIPOLA para departamentos. 5 Departamento donde se N 2 Ver la tabla de referencia Departamento en Si causan los salarios web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos, a excepción de! código 00 que no es válido : Ver tabla de referencia TipolDAfiliado en 6 De e e ado A 2 |[web.sispro.gov.co donde se encuentran los | SI ) valores permitidos. Número del documento de identificación del trabajador. No se permiten puntos, comas o guiones. Lo Tipo de | Longitud | Tipo de | | documentos | permitida | dato | 7 [Número documento alas [Ll PO A es identificación del trabajador ! 10 | A ' Moo IN Occ... . 3-10 | N ¡ CE o 37 | A” CD 311 | A +: [PE 15 2; N 8 _ | Primer apellido del trabajador A 60_ | Primer apellido del trabajador Sl 9 _ | Primer nombre del trabajador A 60_ | Primer nombre del trabajador Sl a En formato AAAA-MM-DD Debe Fecha de afiliación del corresponder a la fecha en que se vinculó 10 ¡trabajador a la caja del F 10 al trabajador a la caja de compensación 5 compensación familiar familiar 41 ¡Salario N 9 | En pesos colombianos, sin centavos. Si Es el tipo de salario del afiliado para esa relación laboral: 12 | Tipo de salario N 1 codigo po eción NO 2 Variable 3 integral 13 | Horas de trabajo mensuales N 3 | El número de horas de trabajo mensuales | NO Indicador de actualización del registro: E Insertar el registro al sistema 14 Indicador de actualización del A 4 A: Actualizar la información del registro Si registro.

E: Eliminar el registro reportado por error Para la incorporación se debe reportar el valor | co 010083 2 RESOLUCIÓN Número 083 pg 2077 28 ENE W HOJA No 9 2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-Decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe ()) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3. f Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (*") o en ningún otro carácter especial. g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.

h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. ¡Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. |. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro m. Los archivos deben estar firmados digitalmente. 3. PLATAFORMA PARA ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Socia) dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información PISIS, del Sistema Integral de Información de la Protección Socia! -SISPRO. 3.1 Se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad. Registrar entidad: https://web.sispro.qov.co/Entidades/Cliente/YerificarEstadoRegistro 3.2 Se registran los usuarios institucionales: en línea o mediante anexo técnico por PISIS. Registro de usuarios institucionales en línea httos://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx 3.3.

Registro de usuarios institucionales mediante anexo técnico SEGS500USIN por PISIS: El procedimiento se encuentra detallado en la Guia de Usuario de Seguridad en https://web.sispro.gov,co Control de calidad de los datos La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: + Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción a quien reporta la información, CSanraa As >%m RESOLUCIÓN NÚMERO + + YE 83 28 ENE ps DE 2021 HOJA No 10 Continuación de fa resolución “Por la cual se definen los lineamientos para la incorporación de la información y la interoperabilidad del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT respecto a los roles empleador persona jurídica y + Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido e integridad de la información y se indica a quien reporta el resultado de dicho control. Se entiende cumplida la obligación de este reporte, una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https: //www. sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https://web.sispro gov.coWebPublico/ExplorarCarpetas. aspx?pCarpeta=GuiasUsuario8pTitle=Guias de Usuario