Por la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio y desplazamientos al interior del país de servidores públicos y contratistas del Ministerio de Salud y Protección Social.

DELEGACIÓN. Deléguese en el Subdirector Financiero la facultad de conferir y autorizar, mediante acto administrativo, las comisiones de servicio para los servidores públicos y los desplazamientos para los contratistá, al interior del país, así como el reconocimiento y autorización del pago de viáticos y gastos de viaje para los servidores públicos y contratistas del Ministerio. La delegación comprenderá las prórrogas, aclaraciones, modificaciones y revocatorias de los respectivos actos administrativos. PARÁGRAFO 1.- Las comisiones de servicios del Subdirector Financiero serán conferidas por el Secretario General del Ministerio. PARÁGRAFO 2.- La numeración de los actos administrativos se hará a través de la Secretaría General. 17 DIC 2015 RESOLUCIÓN NUMERÓ 00005405 DE 2015 HOJA No 2 CAPITULO II PRINCIPIOS Y CONCEPTOS

PRINCIPIOS. Es responsabilidad de cada jefe de Dependencia programar las comisiones de servicio y desplazamientos con principios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad., ,

COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la situación administrativa en la cual el servidor público, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes del empleo del cual es titular.

DESPLAZAMIENTO. Es la autorización que le permite al contratista, eventualmente, cumplir sus obligaciones. en sitio diferente al lugar de ejecución del contrato siempre y cuando allí quede pactado.

DURACIÓN. Es el plázo:máximo de una comisión el cual no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogables hasta por treinta (30) días calendario más, cuando las necesidades del servicio así lo requieran. Está prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

PRÓRROGA DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO. Es el plazo que se adiciona cuando el inicialmente concedido, no es suficiente para cumplir a cabalidad el objetivo propuesto o que por motivos de fuerza mayor o caso fortuito se requiere permanecer más tiempo en el lugar de la comisión o desplazamiento.

SEDE DE TRABAJO. • Es el lugar en el cual el servidor público presta ordinariamente sus servicios y el • contratista ejecuta sus actividades u obligaciones contractuales.

VIÁTICOS. Es el valor en dinero destinado a atender los gastos de alimentación y alojamiento, que se reconoce a los servidores públicos en comisión de servicio o a los contratistas a quienes sé les ha autorizado un desplazamiento.

GASTOS DE VIAJE. Son los pagos por concepto de transporte aéreo, terrestre, fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias, que se reconocen a los servidores públicos en comisión de servicio o contratistas en desplazamiento.

PROGRAMACIÓN. Es la relación mensual de comisiones y desplazamientos suscrita por el jefe de cada dependencia, la cual debe radicarse a más tardar el día 20 del mes inmediatamente anterior, para aprobación del Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera. PARÁGRAFO 1.- Cuando el día señalado en el presente artículo corresponde a un día no hábil, éste se extenderá al día hábil inmediatamente siguiente. PARAGRAFO 2.- A la programación se debe adjuntar las solicitudes de autorización de comisión o desplazamiento diligenciadas en su totalidad y los proyectos de Actos Administrativos correspondientes. PARÁGRAFO 3.- Los formatos de solicitudes de autorización y los proyectos de actos administrativos establecidos para el efecto, se publicarán en la lntranet del Ministerio.

CUMPLIDO DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO. Es el certificado o constancia de permanencia del servidor público o contratista, el cual debe ser expedido por autoridad competente. PARÁGRAFO 1.- En los casos en los cuales la Comisión o Desplazamiento se efectúe para atender asuntos de carácter judicial o ante autoridades administrativas, será prueba del cumplido la copia del acta de la diligencia o la constancia emitida por el despacho judicial o administrativo respectivo. RESOLUCIÓN NÚMERO) 0 0 5 4 0 5 1:17201C 2015 HOJA No 3 PARÁGRAFO 2.- Cuando el asunto de la comisión tenga el carácter de reservado, por la naturaleza del mismo, la constancia o cumplido será otorgado por el jefe inmediato o supervisor, según corresponda, previa presentación del pasabordo o constancia de viaje (fiquete de transporte, peajes, etc.).

COMISIÓN O' DESPLAZAMIENTO EXCEPCIONAL. Corresponde a circunstancias imprevisibles, irresistibles y de inaplazable cumplimiento, cuya justificación suscrita por el jefe inmediato deberá ser clara y precisa, indicando las razones técnicas y administrativas por las cuales se requiere la comisión o desplazamiento y adjuntando los documentos a que haya lugar que soporten la explicación. PARÁGRAFO.- La ausencia de inclusión de una solicitud de comisión o desplazamiento en la programación mensual, no le otorga, por este lob hecho, connotación de excepcional a la misma. CAPITULO III. PROGRAMACIÓN, SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

PROGRAMACIÓN. Para el correspondiente estudio, aprobación y trámite oportuno de las comisiones de servicio y los desplazamientos, los Jefes de las Dependencias deberán radicar la programación mensual, a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo, en el Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera, a más tardar el día 20 del mes inmediatamente anterior. Con la programación se allegaran las solicitudes individuales diligenciadas en su totalidad y los proyectos de acto administrativo, el cual se podrá remitir vía correo electrónico, empleando para los efectos mencionados los formatos aprobados por el Ministerio y publicado en la intranet. Las solicitudes así presentadas serán verificadas observando que el objeto de estas correspondan con las funciones de cada dependencia, en términos de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad. Una vez realizada dicha verificación, se adelantará el trámite y expedición del acto administrativo. PARÁGRAFO 1.- Cuando el día previsto como plazo máximo para el envío de la programación de comisiones y desplazamientos coincida en uno no hábil, éste se trasladan al día hábil siguiente. PARÁGRAFO 2.- Las comisiones de servicio o desplazamientos con cargo a convenios especiales con otras entidades, se incluirán dentro de la programación de que trata este artículo y seguirán el mismo trámite que se establece en la presente resolución. PARÁGRAFO 3.- En caso de observaciones a la programación, se devolverá a la dependencia correspondiente para que realice las modificaciones respectivas dentro de los dos (2) días siguientes.

S ' OLICITUD DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO. Toda solicitud debe diligenciarse completamente en el formato establecido, que será publicado en la intranet del Ministerio. PARÁGRAFO 1.- Se exceptúan del trámite señalado las solicitudes de comisiones del Ministro de Salud y Protección Social y su esquema de seguridad. PARÁGRAFO 2.- Las solicitudes de comisión del Secretario General, contará con el visto bueno del Ministro de Salud y Protección Social.

CONTENIDO DE LA SOLICITUD. En la solicitud de autorización de la comisión o desplazamiento se deberán indicar, entre otros, los siguientes datos: nombre e identificación del servidor público o contratista, cargo (denominación, código y grado, o RESOLUCIÓN NúmE" Rb 00 5405 DE12015 7 DIC 2015 HOJA No 4 número de contrato), asignación mensual u honorarios, según el caso, nombre de la entidad bancaria, tipo de cuenta, número de la cuenta bancaria, objeto, lugar y término de la comisión o desplazamiento, diligencia o actividad, valor de los viáticos por días pernoctados y no pernoctados y número del certificado de disponibilidad presupuestal. Igualmente, se deberán incluir los gastos de transporte terrestre, fluvial o marítimo, si se requieren para el cumplimiento- de lá coMisión o desplazamiento. PARÁGRAFO.- El Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera procederá a la devolución de la solicitud, cuando ésta no se encuentre diligenciada en su totalidad o presente inconsistencias. El trámite de la solicitud estará sujeta a la presentación en debida forma.

ACTO ADMINISTRATIVO. Adjunto a la solicitud, el jefe de la Dependencia solicitante, deberá allegar a la Coordinación del Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera en los términos del artículo 13 precedente. CAPITULO IV. TRÁMITE

A través del Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera se procederá a: 1. Revisar, el cumplimiento de los requisitos de las solicitudes de comisiones y desplazamientos, 2. Informar al jefe de dependencia solicitante, las observaciones respecto de comisiones y desplazamientos devueltos para corregir o no aprobados, 3. Revisar, para la firma del subdirector financiero, los actos administrativos que autorizan comisiones o desplazamientos y remitirlos a la secretaría general para su numeración y fecha, 4. Gestionar, obtener y entregar los pasajes aéreos en el evento que exista contrato de suministro de tiquetes vigente, 5. Mantener actualizada la base de datos de comisiones y desplazamientos, 6. Realizar las demás gestiones que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo de las comisiones de servicio y desplazamientos.

A través de la Secretaría General se procederá numerar y fechar los actos administrativos radicados por el Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera y a remitirlos al Grupo de Presupuesto de esa misma subdirección para el trámite pertinente. Parágrafo.- La verificación de la realización de registro presupuestal, en todo caso, está a cargo del Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera

COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO EXCEPCIONAL. Cuando se solicite, en los términos del artículo décimo segundo del presente acto administrativo, una comisión o desplazamiento excepcional, la misma deberá contener, además de los requisitos señalados en la presente resolución, la justificación escrita que dé cuenta de su condición de excepcional; la solicitud y la justificación así presentadas, deberán ser radicadas ante la Secretaría General para visto bueno, si a ello hubiere lugar. Agotado este trámite procederá el envío al Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera. PARAGRAFO 1.- Las comisiones excepcionales de los servidores públicos de la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social, incluidas aquellas que se financien j 005405 1 7 DIC 2015 RESOLUCIÓN NÚMERt? DE 2015 HOJA No 5 con recursos diferentes a los de su unidad ejecutora, deberán contar con el visto bueno del Director de Administración de Fondos de la Protección Social y del Subdirector Financiero del Ministerio.

PRÓRROGA DE LA COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO.- El término de duración de una comisión o desplazamiento autorizada podrá ser prorrogado, previa solicitud escrita dirigida al Grupo de Comi§ionel, Desplazamientos y Viáticos de la Subdirección Financiera y suscrita por el jefe de la dependencia con el visto bueno del superior inmediato o supervisor, según corresponda. Dicha solicitud, deberá ser radicada con al menos un día hábil de antelación al vencimiento de la comisión o desplazamiento, indicando claramente los motivos de la misma y justificando el tiempo transcurrido y el requerido para culminarla En caso de ser aprobada, se expedirá el acto administrativo correspondiente.