Por la cual se dictan disposiciones en relación con el saneamiento de aportes patronales

Objeto. La presente resolución tiene por objeto efectuar ajustes al procedimiento que se viene adelantando para el saneamiento de los aportes patronales a que refiere el artículo 85 de la Ley 1438 de 2011. RESOLUCIÓN NÚMERO : /;3568_ DE 2014 HOJA No 2 de 15 22 AGO 2014

Destinatarios. Las disposiciones previstas en la presente resolución, son aplicables a las Entidades del Sector Salud, en adelante entidades empleadoras; las Entidades Promotoras de Salud-EPS-; las Entidades Obligadas a Compensar —-EOC- o el FOSYGA; según corresponda, las Administradoras de Riesgos Laborales-ARL-; las Administradoras de Fondos de Pensiones-AFP-; tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, como las de Ahorro Individual con Solidaridad y las Administradora de Fondos de Cesantías -AFC-, incluido el Fondo Nacional del Ahorro -FNA-, en adelante Administradoras.

Determinación de la deuda. Las Administradoras dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, generarán y enviarán a cada entidad empleadora, por correo electrónico o por canales o medios de comunicación idóneos, el estado de cuenta desagregado por año, desde 1994 hasta el 31 de diciembre de 2011, con el nombre e identificación de cada persona afiliada y de los aportes patronales no saneados en desarrollo de la Resolución 154 de 2013. Parágrafo. A más tardar el15 de septiembre de 2014, las Administradoras remitirán a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio, la información consolidada de los excedentes de aportes patronales o de los recursos no saneados.

Reporte de deudas de aportes patronales no saneados por parte de las entidades empleadoras. Las entidades empleadoras reportarán a este Ministerio en el formato contenido en el Anexo Técnico 1 que hace parte integral de la presente resolución, a través de la plataforma PISIS del portal SISPRO, el total de las deudas de aportes patronales no saneados, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al reporte de la deuda por parte de las administradoras de que trata el artículo 3 de la presente resolución. Parágrafo. Como parte del reporte de deudas de aportes patronales no saneados señalado en el presente artículo, las entidades empleadoras que en desarrollo del procedimiento y verificación de la información realizada por las administradoras, establezcan que existen novedades no registradas, las deberán reportar de acuerdo con las especificaciones técnicas, en el Anexo Técnico 1 que hace parte integral de la presente resolución.

Reporte de deudas de aportes patronales no saneados por parte de las administradoras. Las Administradoras deberán reportar a este Ministerio en el Anexo Técnico 2 que hace parte integral de la presente resolución, a través de la plataforma PISIS del portal SISPRO, las deudas de aportes patronales no saneados, con las especificaciones técnicas que hacen parte de ta presente resolución, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al reporte de deudas de aportes patronales no saneados por parte de las entidades empleadoras de que trata el artículo 4 de la presente resolución. Parágrafo. Las administradoras con base en el reporte de las entidades empleadoras de que trata el artículo 4 de la presente resolución, realizarán los ajustes pertinentes en su sistema de información, cargando las respectivas novedades.

Publicación de las deudas de aportes patronales no saneados reportadas por las Entidades Empleadoras y las Administradoras. Este Ministerio pondrá en conocimiento de las entidades empleadoras y las administradoras, en su página web, la información suministrada por éstas, a través de la plataforma PISIS del portal RESOLUCIÓN NÚMERO ¿23568 pe 2014 HOJANo 3 de15 22 A60 2014 SISPRO, dentro de los veinte (20) días hábiles, una vez vencido el plazo a que refiere el artículo anterior.

Valores coincidentes y no coincidentes. A partir de la publicación de que trata el artículo anterior, las entidades empleadoras y administradoras, contarán con quince (15) días hábiles para reportar la información definitiva a través del sistema de información dispuesto por el Ministerio. En el evento en que las entidades empleadoras y las administradoras no reporten la información definitiva, la información cargada inicialmente se tomará como definitiva.

Publicación definitiva de las deudas de aportes patronales no saneados. Reportada la información definitiva por las entidades empleadoras y administradoras, este Ministerio en un término de quince (15) días hábiles, pondrá en conocimiento de las entidades empleadoras y las administradoras, a través de su página web, la información definitiva de las deudas, teniendo en cuenta lo siguiente: a. La información coincidente reportada por la entidad empleadora y ta administradora. b. En el evento en que la entidad empleadora y la administradora presenten diferencias en el valor del aporte patronal reportado, este Ministerio para la aplicación del recurso no saneado, tomará el menor valor de los dos. Parágrafo. Para la aplicación del criterio a que refiere el literal b) del presente artículo, en el caso de la entidad empleadora, deberá soportarse por una novedad, reportada a través del anexo técnico 1, que hace parte integral de la presente resolución. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad de aclarar y cubrir los mayores valores reportados por la administradora, cuando a ello hubiere lugar.

Giro de recursos. Con base en la información a que se refiere el artículo anterior, este Ministerio autorizará el giro a las administradoras a través del mecanismo financiero de recaudo y giro, creado en virtud del artículo 31 de la Ley 1438 de 2011, hasta el monto de tos recursos recaudados y asignados por entidad territorial.

Ajuste contable. Las entidades empleadoras deberán reflejar en su contabilidad las cuentas por cobrar y pagar debidamente conciliadas y depuradas, de acuerdo con los procedimientos contables definidos en las normas vigentes aplicables a cada entidad. Así mismo, las entidades administradoras actualizarán la información financiera y los estados de cuenta.

Responsabilidades. Los destinatarios a que refiere el artículo 2 de la presente resolución, efectuarán el cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales, para lo cual deberán: 1. — La entidad territorial del orden departamental o distrital, coordinará y apoyará el cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales, de las entidades empleadoras de su jurisdicción, a las cuales se hayan asignado recursos del Situado Fiscal y del Sistema General de Participaciones para aportes patronales y realizar seguimiento permanente al desarrollo del procedimiento de cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales establecido en la presente resolución. RESOLUCIÓN NúMERO. 03568 p5 A60 AANIP MOJANO 4 de15 2. Las empleadoras, las administradoras y las entidades territoriales del orden departamental o distrital, garantizarán la identificación de los aportes no efectuados por sus trabajadores y el desarrollo del procedimiento de reporte, cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales de manera oportuna, transparente y eficaz, dentro de los plazos y condiciones previstas en la presente resolución.

Conclusión del cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales. Concluido el proceso del cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales, establecido en la presente resolución, las entidades empleadoras serán responsables de los pagos de aportes patronales pendientes por sanear y los que se generen a futuro, los cuales deberán ser asumidos con recursos propios.

No reporte e inconsistencias en la información. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, se informará a los respectivos organismos de inspección, vigilancia y control, para que en el marco de sus competencias, adelanten las respectivas acciones.

Término para el giro de los recursos al mecanismo único de recaudo y pago del Fosyga. Modifícase el artículo 5 de la Resolución 2464 de 2014, el cual quedará así: “Artículo 5. Término para el giro de los recursos. Las Entidades Administradoras de Recursos de Aportes Patronales no saneados y que se encuentren obligadas al giro según lo definido en los artículos 85 de la Ley 1438 de 2011 y 106 de la Ley 1687 de 2013, deberán efectuarlo a más tardar el 31 de octubre de 2014, utilizando para el efecto el formulario adoptado mediante Resolución 2464 de 2014, previo el giro de los recursos que fueron materia de conciliación y que aún no han sido reintegrados al beneficiario de los mismos”.

Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el artículo 5 de la Resolución 2464 de 2014 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

22 AGO 2014 1] LEJANDRO GAVIRIA URIBE Ministro de Salud y Protección Soc RESOLUCIÓN NÚMERO (;: 23568 pE y HOJA No 5 de 15 5 160 2% ESPECIFICACIONES TÉCNICAS A continuación se establecen las estructuras de los reportes de las Entidades Empleadoras - (ESE Empresas Sociales del Estado, Entidades Territoriales de Salud del orden Departamental, Distrital o Municipal) y las Administradoras (Administradoras de riesgos laborales — ARL-, Entidades Promotoras de Salud — EPS-, Administradoras de Fondos de Pensiones — AFP- y Administradoras de Cesantías — AC-, incluido el Fondo nacional del Ahorro), que deben diligenciar y enviar a través de la plataforma PISIS del Ministerio de Salud y Protección Social. Ánexo información de deudas de Aportes | Entidades Empleadoras - Patronales, no saneados en|(ESE Empresas Sociales del desarrollo de Resolución No. 154 de | Estado, Entidades 2013. para el periodo de 1994 al 31 de | Territoriales de Salud del diciembre de 2011, de los empleados | orden Departamental, Distrital afiliados a las diferentes | o Municipal) administradoras Anexo Técnico No. 1 Información de deudas de Aportes | Administradoras Patronales, no saneados en | (Administradoras de riesgos desarrollo de Resolución No. 154 de | laborales -— ARL-, Entidades

2013. para el periodo de 1994 al 31 de | Promotoras de Salud - EPS-, diciembre de 2011, de los empleados | Administradoras de Fondos afiliados a las diferentes | de Pensiones — AFP- y administradoras Administradoras de Cesantias - AC-, incluido el Fondo nacional del Ahorro) Anexo Técnico No. 2 Los anexos técnicos hacen parte integral de esta Circular Externa y su diligenciamiento se debe ajustar a los parámetros allí establecidos. +. Características de los Anexos Técnicos Los anexos técnicos se deberán enviar en archivos planos de tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que correspondan a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1,,dato3 f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (*”) ni ningún otro carácter especial. g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos en que se permitan valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. q RESOLUCIÓN NÚMERO - 3368 pe 014 HOJA No 6 de 15 35 160 2014 8 de13

h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. ¡. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la voca! 'O' la cual es un carácter diferente a cero. I.. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.

m. Los archivos deben estar firmados digitalmente. + Plataforma para el envío de los Anexos Técnicos El Ministerio de Salud y Protección Social, dispondrá de la plataforma PISIS del portal SISPRO, para que las entidades que reportan la información envíen los archivos desde sus instalaciones. Los archivos únicamente, podrán cargarse directamente en la plataforma PISIS del portal SISPRO, por lo que no existe otra forma para reportar la información definida en esta resolución. Si aún la entidad no tiene usuario en el portal del SISPRO deberá solicitar el usuario, para acceder a la plataforma PISIS a través del enlace www.sispro.gov.co. Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su integridad, confidencialidad y aceptación. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. +» Soporte y Asistencia Técnica Con el propósito de brindar asesoría para el reporte de los archivos y demás temas relacionados con el reporte del de cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales, las entidades pueden enviar sus inquietudes a la dirección de correo electrónico: soportepisisMsynapsis-it.com RESOLUCIÓN NÚMERO - (3568 DE 2014 HOJA No 7 de15 92 450 2014 ANEXO TÉCNICO 1 REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES EMPLEADORAS Entidades Empleadoras - (ESE Empresas Sociales del Estado, Entidades Territoriales de Salud del orden Departamental, Distrital o Municipal), así

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS 1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DE LOS ARCHIVOS. El nombre de los archivos de la información que debe ser enviada por las Entidades Empleadoras - (ESE Empresas Sociales del Estado, Entidades Territoriales de Salud del orden Departamental, Distrital o Municipal), debe cumplir con el siguiente estándar: Módulo de Identificador del médulo información de información: el de cruce de información y aclaración de los recursos no saneados de aportes patronales Tipo de 160 Fuente de Información 3 Si Fuente Entidades Empleadoras - (ESE Empresas Sociales del Estado, Entidades Territoriales de Salud del orden Departamental, Distrital o Municipal) Tema de SAPE Información de deudas de 4 El información Aportes Patronales, no saneados en desarrollo de Resolución No. 154 de 2013. Fecha de AAAAMMDD Fecha de corte de la 8 SI Corte información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. (20111231) Tipo de Ni Tipo de identificación de 2 Si identificación la entidad fuente de la de la entidad información. reportadora -Para el caso NIT (NI) Número de AS Código ó número de 12 El identificación identificación de la de ta entidad entidad que reporta, para reportadora el caso, el campo contiene el número de NIT de la entidad sin digito de verificación. Extensión del TXT Extensión del archivo 4 Si 2N NÚ 3568 15 RESOLUCIÓN NÚMERO 3 o, 160 20 HOJA No 8 de 15 Componente del Nombre de Archivo archivo NOMBRE DE ARCHIVO : Tipo Archivo de la información de deudas de Aportes Patronales, no saneados en desarrollo de Resolución No. 154 de 2013.