Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la información de prestaciones de salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

OBJETO. La presente resolución tiene por objeto definir los datos sobre prestaciones de salud, su estructura y características; establecer los procedimientos para su generación, actualización y administración; y fijar las responsabilidades de las instituciones integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud-SGSSS, independientemente de su naturaleza jurídica.

CAMPO DE APLICACION. Las disposiciones contenidas en la presente resolución serán objeto de aplicación y de obligatorio cumplimiento por parte de: los organismos de dirección, vigilancia y control del SGSSS; las direcciones departamentales, distritales y locales de salud; las entidades promotoras de salud y administradoras del régimen subsidiado; los prestadores de servicios de salud; las compañías de seguros que expiden el seguro obligatorio de accidentes de tránsito; y las demás instituciones de salud y seguridad social en salud.

DEFINICIONES. Se adoptan las siguientes definiciones para el Sistema Integral de Información del SGSSS. Prestaciones de salud. Por prestaciones de salud, en el Sistema Integral de Información del SGSSS, se entienden todas aquellas atenciones de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, que se prestan a la población como parte de un plan estándar de beneficios del SGSSS, ó de atenciones que se prestan, por fuera de los planes, a personas no afiliadas al Sistema. "NUMERO DE DOCUMENTO" "Epígrafe Documento" Entidades administradoras de planes de beneficios. Para el Sistema Integral de Información del SGSSS, las entidades administradoras de planes de beneficios son todas aquellas entidades responsables de la atención de salud de una población específica, en razón de un plan de aseguramiento o por disposición del Sistema. Estas son: las entidades promotoras de salud-EPS y las que se asimilen, para el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Contributivo - POS; las administradoras del régimen subsidiado-ARS, para el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Subsidiado - POS-S; las direcciones departamentales, distritales y locales de salud para las atenciones cubiertas con recursos de oferta; las compañías de seguros para accidentes de tránsito y el FOSYGA para accidentes de tránsito y eventos catastróficos. Contenidos mínimos de datos sobre prestaciones de salud. Los contenidos mínimos son un conjunto de datos cuya denominación, estructura y características se han unificado y estandarizado para todos los integrantes del Sistema. Se refieren a la identificación del prestador de los servicios de salud, del usuario que recibe la atención, de la atención propiamente dicha y del motivo que generó la atención (diagnóstico y causa externa). Registro individual de atención. Es el conjunto de datos relativos a las atenciones individuales de consulta, procedimientos, hospitalización, atención de urgencias y acciones de promoción y prevención. El Registro Individual de Atención hace parte del proceso de facturación de los servicios de salud. Los datos de consulta son aplicables a todo tipo de consulta: consulta médica general y especializada, odontológica general y especializada y las consultas realizadas por otros profesionales de la salud, según la clasificación de tipos de consulta y especialidades definidos para el Sistema. Los datos de procedimientos son aplicables a todos los procedimientos diagnósticos, terapéuticos y preventivos contenidos en los planes de beneficios. Los datos de hospitalización son los generados en la hospitalización médica, quirúrgica y obstétrica. Fuente de los datos sobre prestaciones de salud. La fuente de los datos de prestaciones de salud es el proceso de atención en salud a una persona usuaria, de la cual se hace un registro de datos en la historia clínica y se genera un registro individual de atención. Procesos informáticos. Los procesos informáticos son los siguientes: - Actualización: consiste en el registro primario del dato, la modificación, eliminación y el ingreso de estos a medios magnéticos o electrónicos. - Validación: consiste en la verificación de los datos registrados, en términos de la correspondencia con la definición, estructura y características definidas en esta resolución, la correspondencia con los valores y la referencia cruzada entre variables. - Organización: consiste en el ordenamiento de los datos sobre prestaciones de salud que genera la institución, de acuerdo con las estructuras estandarizadas que maneja el Sistema Integral de Información, en términos de registros primarios o consolidados. - Administración de los datos: consiste en la conservación, depuración y eliminación de la información en las bases de datos del Sistema y en el establecimiento de los niveles de control y seguridad de los datos. -Transferencia de datos: consiste en el envío de los datos utilizando un medio de comunicación magnético o electrónico, que permita la actualización de los mismos entre las diferentes entidades del sistema. - Disposición de datos: consiste en la oferta de información de dominio público en medios masivos de comunicación. CAPITULO ll. DE LOS DATOS

OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE ATENCION. Los prestadores de servicios de salud en el Sistema Integral de Información deberán diligenciar los registros individuales de atención, como soportes únicos de información de la atención, en forma sistemática y rutinaria de acuerdo con los contenidos mínimos de datos, para el pago de los servicios de salud por parte de las entidades administradoras de planes de beneficios. PARAGRAPFO lo. Las administradoras de planes de beneficios sólo podrán solicitar documentos soporte de la prestación del servicio de salud para autorizar su pago, diferentes a los Registro Individuales de Atención, cuando se encuentren inconsistencias en estos, teniendo en cuenta las normas sobre derecho a la intimidad, secreto profesional y ética médica. PARAGRAFO 2o. Los prestadores de servicios, dentro de su propio sistema de información, deben incluir los contenidos mínimos de los registros individuales de atención.

IDENTIFICACION DE LA INFORMACION. Los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios, deberán identificar los registros individuales de atención, manuales o automáticos, de acuerdo con la siguiente definición y estructura: Dato. [ Descripción [ Long. | Valor Permitido | Diligencia | Observación Datos Personales IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA Código de la Código asignado a la 6 Tabla de entidades IPS Codificación establecidas entidad entidad administradora administradoras de por el Ministerio de Salud y administradora para su identificación en planes de beneficios. la Superintendencia de el Sistema. Salud IDENTIFICACION DEL PRESTADOR DE SERVICIOS Código del Código asignado al 10 Tabla de prestadores IPS Dos (2) dígitos para el prestador en el prestador de servicios de servicios de salud. departamento Tres (3) SGSSS para su identificación en dígitos para el municipio el sistema Cinco (5) dígitos para el secuencial del prestador dentro del municipio. Número de la Número asignado por la 10 Todos IPS factura DIAN para la facturación de servicios por parte de personas jurídicas. Cuando es una persona natural este número debe ser el número consecutivo utilizado para identificar sus cuentas de cobro. IDENTIFICACION DEL USUARIO Identificador del| Número de identificación | 15 IPS usuario. del usuario en el sistema. Tipo de usuario Identificador que 1 C = Contributivo EPS Diligenciado por: La EPS, el determina el tipo de S = Subsidiado ARS usuario es contributivo. La usuario. V = Vinculado IPS ARS, cuando el usuario es P = Particular subsidiado. La IPS el O = Otro usuario es vinculado, particular u otro. Tipo de afiliado. Identificador que 1 C = Cotizante EPS Diligenciable solo por la EPS determina el tipo de B = Beneficiario para usuarios afiliado en el Sistema. A = Adicional pertenecientes al régimen contributivo. Ocupación Código de la ocupación 3 Tabla de ocupaciones EPS Código de la ARS del usuario del servicio ocupación según la de salud. clasificación de la OIT. Diligenciable por la EPS cuando el usuario es contributivo o por la ARS cuando el usuario es subsidiado. Grupo de atención | Identificador para 1 | = Indígena DLS Diligenciable por la DLS especial determinar los grupos D = Desplazado para grupos de usuarios que poblacionales de N = Negro se identifican como atención especial en el O = Otro población con cubrimientos Sistema. de atenciones de Salud especial. Unidad de medida | Identificador que 1 A = Edad en años IPS de la edad determina el valor de la M = Edad en meses edad D = Edad en días Valor de la edad Edad del usuario al 2 IPS En años cumplidos para momento de la atención mayores de un año. En de salud meses cumplidos para mayores de un mes y menores de un año. En días cumplidos para los menores de un mes Sexo. Código del sexo del 1 M = Masculino EPS Diligenciado ARS por: IPS Usuario. F = Femenino La EPS, cuando el usuario es contributivo. La ARS cuando el usuario en subsidiado. La IPS cuando el usuario es vinculado, particular u otro. Residencia Código del lugar de 5 EPS Dos (2) para el ARS habitual residencia habitual del departamento. IPS Tres (3) Usuario dígitos par el municipio. Según división político administrativa. Diligenciado por: La EPS, para usuarios es contributivos. La ARS para usuarios es subsidiado. La IPS cuando el usuario es vinculado, particular u otro. Zona de Código de la 1 U = Urbano EPS Diligenciado ARS por: IPS residencia característica geográfica R = Rural La EPS cuando el usuario del lugar de residencia es contributivo. La ARS habitual del usuario. cuando el usuario es subsidiado. La IPS cuando el usuario es vinculado, particular u otro.

DATOS DE CONSULTA. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de consulta con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5, y los de atención y motivo de la consulta, de acuerdo con la siguiente estructura y características: Dato Descripción Long Valor Dili- Observación Permitido encia ATENCION a e ue Fecha de la Fecha de realización 10 IPS Día, mes y año. atención dela atención de consulta. el RS Tipode Código del tipo de 2 Tabla de tipos IPS Codificación de Consulta consulta definido en de consulta. tipos de consul- el Sistema, según la ta definido en disciplina profesio- el Sistema. nal que la realice. el L-— a Jer rio lan Código de Código de la especia- 2 Tabla de espe- IPS Codificación de la especia- lidad definido en el cialidades especialidades lidad. Sistema. definidas en el Sistema. a A Días de Número de días que 3 incapacidad fue incapacitado el usuario. a A Condición de Identificador para 1 1=Embarazo 1mer IPS Diligenciable la usuaria determinar si la trimestre solo cuando la Usuaria se encuentra 2=Embarazo 2do consulta se en embarazo. trimestre realiza a 3=Embarazo 3cer mujeres. trimestre Conducta Identificador de las 1 =Prescripción IPS decisiones del profe- de medicamentos sional de salud en 1 2=Ordenación de relación con el procedimientos manejo del paciente. Diagnósticos 1 3=Ordenación de procedimientos Terapéuticos 4=Remisión. 1 5=Interconsulta 1 6=Contrarreferencia 1 7=Orden de Hospitalización 1 8=Control MOTIVO QUE ORIGINA LA ATENCION a Per Ja rca Ja Jarno Causa Identificador dela 2 1=Accidente de IPS externa causa externa que trabajo origina la atención 2=Accidente de transito 3=Otro tipo de accidente 4=Evento catastrófico 5=Lesión por agresión 6=Lesión auto inflingida 7=Maltrato 8=Enfermedad general 9=Enfermedad profesional 10=Otra a Vero ocn Je rca Código del Código de diagnóstico 4 Tabla de diag- IPS Según la CIE, diagnóstico confirmado o presun- nósticos novena revisión tivo. Tipode Identificador para 1 I=lmpresión IPS diagnóstico determinar si el diagnóstica diagnósticoes confir- N=Confirmado mado o presuntivo nuevo R=Confirmado repetido ol RS Consulta de Identificador para 1 P=Primera vez EPS Diligenciado por primera vez determinar si la R=Repetida ARS cada una de las orepetida consulta es de DLS/ administradoras en el año primera vez o repe- DDS cuando aplique. tida en el año.

DATOS DE PROCEDIMIENTOS. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de procedimientos, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5, y los de atención y motivo del procedimiento, de acuerdo con la siguiente estructura y características: Dato Descripción Long Valor Dili- Observación Permitido Gen- Cidra ATENCION a l-- Fecha del Fecha de realización 10 IPS Día, mes y año. procedi- del procedimiento miento rr ein eric Je Jecccniioooor o Condición de Identificador para 1 1=Embarazo 1mer IPS Aplicable solo la usuaria determinar si la trimestre a procedimientos usuaria se encuentra 2=Embarazo 2do en mujeres. en embarazo. trimestre 3=Embarazo 3cer trimestre 4=No embarazada Clase de. Identicador para. 1 1=Enzalención IPS procedi- determinar la clase ambulatoria miento de procedimiento 2=En atención según la localiza- hospitalaria ción institucional 3=En urgencia del paciente. e A Tipode Identificador del 1 1=Diagnóstico IPS procedi- tipo de procedi- 2=Terapéutico miento miento según la 3=Protección finalidad del específica mismo 4=Detección temprana e A Procedi- Código del procedi- 5 Tabla de proce- IPS Código del pro- miento miento realizado al dimientos cedimiento se- usuario gún la reglamen- tación que expida el Minis- terio de Salud. Personal Idontlicadorpara” 1 1=Médico. IPS Diigenciable que atiende determinar el perso- especialista obligatoriamente nal que atiende el 2=Médico general cuando es un procedimiento 3=Enfermera procedimiento 4=Auxiliar de enf. obstétrico de 4=0tro parto y aborto rr ein eric Je Jecccniioooor o MOTIVO (1) rr ein eric Je Jecccniioooor o Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de IPS Según la CIE, previo tico previo a la diagnósticos novena revisión realización del procedimiento rr ein eric Je Jecccniioooor o Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de IPS Según la CIE, posterior tico posterior a diagnósticos novena revisión la realización del procedimiento nn Jero Juro Jrccocnciccocoo Jen rocio Complica- Código del diagnós- 4 Tabla de IPS Según la CIE, ción tico de la compli- diagnósticos novena revisión cación si la hubo e A Condición Justificación médica 80 IPS Descripción del para la realización textual paciente de procedimientos abreviada complejos de urgencias. (1) Los datos relativos al motivo deben ser diligenciados sólo para proce- dimientos quirúrgicos y diagnósticos. Se exceptúan los datos de procedimientos de pruebas de laboratorio clínico, patología y radiología simple, los cuales se especifican en el artículo 8, de la presente resolución.

DATOS DE PROCEDIMIENTOS DE LABORATORIO CLINICO, PATOLOGIA Y RADIOLOGIA SIMPLE. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de procedimientos de laboratorio clínico y de patología, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5,1 de acuerdo con la siguiente estructura y características: Dato Descripción Long Valor Dili- Observación Permitido Gen- Clinica ATENCION e ES Fecha del Fecha de realización 10 IPS Día, mes y año procedi- del procedimiento miento rr ein eric Je Jecccniioooor o Clase de Identificador para 1 1=En atención IPS procedi- determinar la clase ambulatoria miento de procedimiento 2=En atención según la localiza- hospitalaria ción del paciente 3=En urgencia rr eno rro Jero Jecccniioooor o Procedi- Código del procedi- 5 Tabla de proce- IPS Código del pro- miento miento realizado al dimientos cedimiento se- usuario gún la reglamen- tación que expida el Minis- terio de Salud.

DATOS DE LA HOSPITALIZACION. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de hospitalización, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5, y los de hospitalización y motivo que originó la atención, de acuerdo con la siguiente estructura y características: Dato Descripción Long Valor Dili- Observación Permitido Gen- Cidra HOSPITALIZACION AS A ATA Vía de in- Identificador para 1 U=Urgencias IPS greso ala determinar las puer-. C=Consulta ex- institución tas de entrada del terna o pro- usuario (a) a la gramada. institución R=Remitido N=Nacido en la institución e A Fecha de Fecha de ingreso del 10 IPS Día, mes y año ingreso usuario a la institución e A Horade Hora de ingreso ala 4 IPS Hora, minutos ingreso institución e A Fecha de Fecha de egreso del 10 IPS Día, mes y año egreso usuario a la institución Hora de Hora de egreso de la 4 IPS Hora, minutos egreso institución e ES Condición de Identificador para 1 1=Embarazo 1mer IPS Aplicable solo la usuaria determinar si la trimestre a hospitaliza- usuaria se encuentra 2=Embarazo 2do ción en mujeres. en embarazo. trimestre 3=Embarazo 3cer trimestre 4=No0 embarazada rr A Días de Número de días de 3 IPS Número de días estancia permanencia en la de estancia institución rr ein eric Je Jecccniioooor o Estado a la Identificador para 1 V=Vivo (a) IPS salida determinar la con- M=Muerto (a) dición de salida del usuario en ein eric Je Jecccniioooor o Días de Número de días que 3 IPS incapacidad fue incapacitado el usuario rr A Causa Identificador de la 2 1=Accidente de IPS externa Causa que origina trabajo la atención 2=Accidente de transito 3=Otro tipo de accidente 4=Evento catastrófico 5=Lesión por agresión 6=Lesión auto inflingida 7=Maltrato 8=Enfermedad general 9=Enfermedad profesional MOTIVO QUE ORIGINA LA ATENCION a Jean Ja cana rr rcnnncnin DIAGNOSTICO rr ein eric Je Jecccniioooor o Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de diag- IPS Según la CIE, de ingreso tico al ingreso del nósticos novena revisión usuario rr ein eric Je Jecccniioooor o Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de diag- IPS Según la CIE, de egreso tico de egreso del nósticos novena revisión usuario nn Jero Juro Jrccocnciccocoo Jen rocio Complica- Código del diagnós- 4 Tabla de IPS Según la CIE, ción tico de la compli- diagnósticos novena revisión cación si la hubo e A Cuando en la hospitalización se realicen procedimientos, estos deben ser registrados tal como se establece en los artículos 7 y 8 de esta resolución.

DATOS DE RECIEN NACIDOS. Los prestadores de servicios de salud deberán registrar los datos relativos a la condición de la madre y del recién nacido, encadenados a los datos de hospitalización, cuando ésta ha sido para atención obstétrica y a los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5, de acuerdo con la siguiente estructura y características. En el caso de parto múltiple se debe registrar los datos de condición de recién nacido para cada niño (a). Los datos del recién nacido deben coincidir estrictamente con los datos del certificado de nacido vivo. Dato Descripción Long Valor Dili- Observación Permitido Gen- Olor DATOS DE LA CONDICION DE MADRE e A Periodo de Número de semanas de 2 IPS Al momento del gestación gestación Control Identificador para 1 prenatal determinar si la madre tuvo control prenatal a A Causa de Código de la causa 4 Tabla de causas IPS Debe ser igual muerte de básica de muerte de de mortalidad al del registro la madre la madre, si ocurrió de defunsión rr A Fecha de Fecha de muerte de 10 IPS Día, mes, año muerte de la madre, si ocurrió la madre e A DATOS DE LA CONDICION DE RECIEN NACIDO e A Fecha de Fecha de nacimiento 10 IPS Día, mes, año nacimiento del recién nacido e A Sexo Identificador del 1 H=Hombre IPS sexo del recién M=Mujer nacido rr ein eric Je Jecccniioooor o Peso Peso en gramos del 4 IPS recién nacido rr A Talla Talla en centímetros 2 IPS del recién nacido a Jero Juro Jrccocnciccocoo Jen rocio Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de diag- IPS Según la CIE, del recién tico del recién nósticos novena revisión nacido nacido, en caso de presentar patología e ES Apgar a los Identificador para 1 1=Menorde4 IPS 5 minutos determinar el valor 2=De4a6 del apgar a los 5 3=De7a10 minutos de nacido nn Jero Juro Jrccocnciccocoo Jen rocio Causa de Código de la causa 4 Tabla de causas IPS Según la codi- muerte del básica de muerte del de mortalidad ficación para niño niño, si ésta ocurrió mortalidad en las primeras 24 horas de nacido rr A Fecha de Fecha de muerte del 10 IPS Día, mes, año muerte del niño niño

DATOS SOBRE ATENCION DE URGENCIAS. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de urgencias, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5, de acuerdo con la siguiente estructura y características. Cuando en la urgencia se realicen interconsultas y procedimientos, estos deben ser registrados tal como se establece en los artículos 6, 7 y 8 de esta resolución. Dato Descripción Long Valor Dili- Observación Permitido Gen- Cidra DATOS DE LA ATENCION DE URGENCIAS rr A Fecha de Fecha de ingreso del 10 IPS Día, mes, año ingreso usuario rr A Hora de Hora del ingreso del 4 IPS Hora, minutos ingreso usuario rr A Fecha de Fecha de salida del 10 IPS Día, mes año salida usuario rr A Hora de Hora del salida del 4 IPS Hora, minutos salida usuario rr A Condición de Identificador para 1 1=Embarazo 1mer IPS Aplicable solo la usuaria determinar si la trimestre cuando la usuaria se encuentra 2=Embarazo 2do urgencia es a en embarazo. trimestre mujeres 3=Embarazo 3cer trimestre 4=No embarazada rn A Horas de Número de horas de 3 IPS observación permanencia en observación rr A Estado a Identificador para 1 V=Vivo IPS la salida determinar la condi- M=Muerto ción de salida del usuario. rr ein eric Je Jecccniioooor o Días de Número de días que 3 IPS Número de días Incapacidad fue incapacitado el de incapacidad usuario rr A Conducta Identificador de las 1 1=Alta dela IPS decisiones del pro- atención fesional de salud en 1 2=Prescripción relación con el de medicamentos manejo del paciente 1 3=Observación en urgencias 1 4=Remitido a otro nivel de complejidad 1 5=Orden de Hos- pitalización e A MOTIVO QUE ORIGINA LA ATENCION a Jean Ja cana rr rcnnncnin Causa Identificador de la 2 1=Accidente de IPS externa Causa que origina trabajo la atención 2=Accidente de transito 3=Otro tipo de accidente 4=Evento catastrófico 5=Lesión por agresión 6=Lesión auto inflingida 7=Maltrato 8=Enfermedad general 9=Enfermedad profesional 10=Otra rr ein eric Je Jecccniioooor o DIAGNOSTICO rr ein eric Je Jecccniioooor o Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de diag- IPS Según la CEA, de ingreso tico al ingreso del nósticos novena revisión usuario e A Diagnóstico Código del diagnós- 4 Tabla de diag- IPS Según la CEA, a la salida tico a la salida del nósticos novena revisión usuario

OTROS DATOS SOBRE ATENCIONES DE SALUD. Los datos y soportes de otros componentes de la atención, tales como: los medicamentos, los dispositivos (prótesis, órtesis, material de osteosíntesis, injertos, válvulas) y otros elementos necesarios para la atención dentro de los planes de beneficios, harán parte de la información de la factura.

DE LAS CODIFICACIONES DE USO COMUN. Las codificaciones de uso común serán únicas para todos los integrantes del SGSSS. El Ministerio de Salud mantendrá actualizada las codificaciones de división político-administrativa, instituciones, ocupaciones, tipos de consulta, especialidades, diagnósticos, procedimientos, medicamentos, causas de muerte y otras que se requieran en el Sistema. Dichas codificaciones serán suministradas por la Dirección de Sistemas de Información a todos los integrantes del Sistema. CAPITULO lll. PROCEDIMIENTOS INFORMATICOS PARA LOS DATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

PROCESOS INFORMATICOS EN LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD. Los prestadores de servicios son responsables de los siguientes procesos informáticos: 1. En la actualización de datos, deben: ¡) estandarizar las formas de registro manual o automatizado, que incluyan los contenidos y la estructura definida en la presente resolución; ¡i) hacer el registro de los datos simultáneamente con la prestación de la atención (registros individuales de atención) y iii) garantizar la confiabilidad y validez de los datos sobre prestaciones de salud. 2. En la validación de los datos, previamente a su transferencia, debe verificarse la consistencia de éstos, en cuanto a los valores que asumen las variables y la referencia cruzada de las mismas. 3. En la transferencia de datos a las entidades administradoras de planes de beneficios, deben enviar los registros individuales de atención junto con la respectiva factura, a las entidades administradoras de planes de beneficios, dentro del mes siguiente de la prestación de la atención de salud. Los registros individuales de atención, como soportes únicos de la atención facturada, deben ser enviados en medio magnético o electrónico, según el anexo de especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, que hace parte integrante de la presente resolución. Las atenciones cubiertas con recursos de oferta, deben ser enviadas por el prestador a la Dirección Local de Salud respectiva. Los prestadores de servicios de salud que hayan realizado contratación por capitación están obligados, en igual forma, a registrar y enviar mensualmente los datos sobre las atenciones de salud, con la misma estructura definida en esta resolución. ARTICULO — 15. PROCESOS — INFORMATICOS EN LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS. Las entidades administradoras de planes de beneficios están obligadas a garantizar la confiabilidad y calidad de la información sobre prestaciones de salud, la oportunidad en la entrega al Ministerio de Salud y la conformación de su propia base de datos sobre atenciones de salud. Las direcciones departamentales, distritales y locales de salud, que actúan como administradoras para la prestación de las atenciones de salud a la población vinculada y de las atenciones cubiertas con recursos de oferta, deben llevar a cabo los mismos procesos informáticos y conformar la base de datos de las atenciones de la población de su ámbito territorial. Estos procesos informáticos aplican de idéntica forma al manejo de datos sobre prestaciones de salud por eventos catastróficos y accidentes de tránsito, sin perjuicio de otros requerimientos especiales que establezca el Ministerio de Salud, para estos casos. Para los anteriores efectos, las administradoras de planes de beneficios, son responsables de los siguientes procesos informáticos: 1. En la actualización de datos, deben recibir los datos enviados por los prestadores, verificar su procedencia y el período reportado y encadenar los datos recibidos para conformar su propia base de datos de atenciones 2. En la validación de los datos, deben verificar que la estructura de los archivos corresponda con la estructura establecida, que los datos sean consistentes y verificar que los campos de las tablas de datos estén diligenciados en su totalidad. 3. En la organización de la información para ser enviada al Ministerio de Salud, deben generar a partir de su base de datos de prestaciones de salud, los datos organizados que requiere el Sistema Integral de Información del SGSSS. En este proceso de organización, se deben incluir los datos que estas deben generar en forma primaria y que complementan los datos recibidos de los prestadores. 4. En la transferencia de datos, al Ministerio de Salud, deben enviar los registros individuales de atención, en medio magnético o electrónico, según el anexo de especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, que hace parte integrante de esta resolución. Las entidades administradoras de planes de beneficios deberán transferir los datos de las atenciones prestadas en el mes inmediatamente anterior, antes del día treinta (30) de cada mes. Cuando los prestadores hayan facturado atenciones prestadas de meses anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios podrán incluirlas en el reporte del mes, aclarando que dicha información corresponde a otro período.

PROCESOS INFORMATICOS DEL MINISTERIO DE SALUD. 1. En la actualización de datos, el Ministerio de Salud, a través del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía-FOSYGA, de acuerdo con las disposiciones vigentes, debe recibir la información y actualizar sus bases de datos, encadenando periódicamente la información recibida de las entidades administradoras de planes de beneficios y conformar la base de datos de atenciones, con la información de todo el país. 2. En la validación de datos, el Ministerio de Salud, a través del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía-FOSYGA, previo a la actualización de las bases de datos, debe: verificar la procedencia y períodos informados; solicitar a las entidades administradoras de planes de beneficios la información que no ha sido enviada; verificar que la estructura de los archivos corresponda a la establecida y que los campos de las tablas de datos estén diligenciados completamente. Las inconsistencias identificadas deberán ser reportadas a las entidades administradoras de planes de beneficios para su corrección. 3. En la retroalimentación de información a los organismos de dirección territorial, el Ministerio de Salud enviará trimestralmente a cada dirección departamental de salud, en archivos planos, los datos de atenciones de su departamento, desagregado por municipio (lugar de residencia de las personas) y por EPS y ARS. Las direcciones departamentales deben entregar la información a sus respectivos municipios, cada cuatro (4) meses. La información de cada municipio contendrá los datos de las atenciones de la población cubierta por el régimen contributivo en cada EPS, las atenciones del POS-S de la población cubierta por el régimen subsidiado en cada ARS, las atenciones prestadas a la población subsidiada por fuera del POS-S y las atenciones a población vinculada. 4. En la disposición de información para el Sistema, el Ministerio de Salud, debe generar periódicamente la información consolidada y agrupada, a nivel nacional, para uso común de todos los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Igualmente el Ministerio de Salud debe permitir el acceso a las bases de datos a los usuarios del SGSSS autorizados que la requieran.

ACTUALIZACION DE LA INFORMACION EPIDEMIOLOGICA. Las direcciones departamentales y distritales de salud deben informar a las entidades administradoras de planes de beneficios los casos confirmados de las patologías de control, que fueron notificadas por los prestadores como casos presuntivos. Las entidades administradoras de planes de beneficios deberán actualizar sus bases de datos de prestaciones de servicios de salud, con esta información.

REGISTROS INDIVIDUALES DE ATENCION Y EL PROCESO DE FACTURACION INSTITUCIONAL. Los prestadores de servicios de salud deben acompañar la factura, para efectos del pago, con los respectivos Registros Individuales de Atención, a fin de facilitar la revisión y verificación oportuna de las atenciones por parte de las entidades administradoras de planes de beneficios.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA REMISION DE INFORMACION. Las entidades administradoras de planes de beneficios o los prestadores de servicios de salud, según el caso, deben entregar los archivos de datos en medios magnéticos acompañados de un documento firmado por el Representante Legal, en el que se certifique que la información remitida es veraz y obedece a las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución. Las entidades administradoras de planes de beneficios comunicarán a los prestadores de servicios de salud y el Ministerio de Salud a las entidades administradoras de planes de beneficios la no aceptación de los archivos recibidos en medios magnéticos o electrónicos, cuando estos sean ilegibles, presenten defectos físicos o no cumplen con lo establecido en el numeral 2.4 del anexo de especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, que hace parte integrante de esta resolución. Las instituciones a las que no se les hayan aceptado los archivos enviados en medios magnéticos o electrónicos, dispondrán de cinco días hábiles para efectuar las correcciones solicitadas. CAPITULO IV. DISPOSICIONES FINALES

TERMINO DE APLICACION. <Modificado por el artículo 1o. de la Resolución 4924 de 1998, el nuevo texto es el siguiente:> Las Entidades a las que se refiere la presente resolución, deberán generar y transferir la información de Prestaciones de Salud, a partir del 1 de julio de 1.999.

RESERVA, CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS DATOS. Las entidades a las que se refiere la presente resolución, deben responder por la reserva, custodia y conservación de los datos de prestación de servicios de salud que generen y/o usen.