Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la información sobre afiliación en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

OBJETO. Definir los datos mínimos que las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados, su forma de presentación, la periodicidad para disponerlos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y las responsabilidades de las diferentes instituciones que participan en el proceso de afiliación.

CAMPO DE APLICACION. La presente resolución se aplica a los Departamentos, Distritos y Municipios, a las Entidades Promotoras de Salud - EPS, a las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS y las que se asimilen.

<ACTUALIZACION DE LA INFORMACION GENERADA EN EL PROCESO DE AFILIACION>. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizada la información generada en el proceso de afiliación, al igual que la información histórica, las cuales son fundamentales para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

<OBLIGACION DE PONER A DISPOSICION DE LOS ORGANISMOS COMPLETENTES LA INFORMACION GENERADA EN EL PROCESO DE AFILIACION>. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, dejarán a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control, y de los Departamentos, Distritos y Municipios, la información generada en el proceso de afiliación, en los formatos y con las características que se definan en esta resolución, con el propósito de dar cumplimiento a las funciones establecidas en la Ley.

<GARANTIZAR LA VERACIDAD, CONSISTENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA INFORMACION GENERADA EN EL PROCESO DE AFILIACION>. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán garantizar la veracidad, consistencia y Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la intormación sobre afiliación en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. oportunidad de la información generada en el proceso de afiliación, mediante procesos de validación y verificación.

- <CONFORMACION DE LA BASE DE DATOS DE AFILIACION>. Los Departamentos, Distritos y Municipios, conformarán la base de datos de afiliación, a partir de la información reportada por las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, la cual deberá contener como mínimo la estructura de datos que se define en este acto administrativo.

<CARACTERISTICAS MINIMAS DEL SISTEMA DE INFORMACION>. La información de afiliación a que se refiere esta Resolución, deberá ser generada por un sistema de información automatizado, el cual contará con las siguientes características mínimas: a. Captura de datos: el sistema debe facilitar el ingreso de la información y sus novedades, mediante un módulo que además de permitir el registro, permita la validación y verificación de los datos capturados. b. Almacenamiento de datos: los datos capturados serán almacenados en un manejador de base de datos relacional, el cual garantice la consistencia, el acceso y la seguridad de la información. Este manejador preferiblemente debe ajustarse al estándar de base de datos ODBC (Open Data Base Connectivity). La estructura de la base de datos tendrá como mínimo la información que se define en esta Resolución. Cc. Salidas de información: El sistema deberá generar en forma sistemática la información que se define en esta resolución y la que el Ministerio de Salud y demás Organismos de Dirección, Vigilancia y Control en cumplimiento de sus funciones, exijan en forma excepcional. d. Auditoría y supervisión: El sistema deberá documentarse de tal forma que pueda ser auditado y supervisado, en primera instancia, por la propia Entidad y por el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud, cuando lo consideren pertinente.

Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán aplicar las tablas básicas de uso común tales como la división político-administrativa- DANE y las actividades económicas, las cuales serán suministradas por el Ministerio de Salud, quién las mantendrá actualizadas. CAPITULO ll. TIPO, FORMATO Y CODIFICACION DE LOS DATOS DE IDENTIFICACION

IDENTIFICACION DE LAS ENTIDADES. La información referente a la identificación de las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, será la asignada por la Superintendencia Nacional de Salud y se ajustará al siguiente formato: Dato Descripción Longitud | Valor Permitido | Observación Código |Código de la EPS, ARS o 6 6 Códigos definidos de Entidad las que se Nacional de la por la Salud Superintendencia asimilen.

IDENTIFICACION DE LOS AFILIADOS. A partir del 1 de enero del año 2000 la identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será la Cédula de Ciudadanía para los mayores de edad, la Tarjeta de Identidad para los menores de edad mayores de 7 años y el Registro Civil para los menores de 7 años. Para los extranjeros, se seguirá utilizando la cédula de extranjería o el pasaporte. PARAGRAPO. Para identificar los afiliados antes del año 2000, se utilizarán los tipos y números de identificación definidos en esta resolución. CAPITULO lll. TIPO, FORMATO Y CODIFICACION DE LOS DATOS DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO

Las Entidades Promotoras de Salud -EPS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados y a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control y de los Departamentos, Distritos y Municipios, los datos de los afiliados al régimen contributivo de acuerdo con el siguiente formato y codificación: 1. Información del cotizante Dato Descripción Longitud Valor Permitido Observación Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref. CC=Cédula identificación identificación de del cotizante ciudadanía Datos Personales CE=Cédula de extranjería PA=Pasaporte Tl=Tarjeta de Identidad RC=Registro No.de Número de 15 identi- identificación, ficación según el tipo de identificación. e E Primer Primer apellido, 50 apellido según el documento de identificación nn A Segundo Segundo apellido, 50 apellido según el documento de identificación or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Primer Primer nombre, 30 Nombre según documento de identificación. or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Segundo Segundo nombre, 30 Nombre según documento de identificación. enn Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento del cotizante debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. Sexo — Idemilicadordel 1 MuMasculÍno sexo del cotizante F=Femenino em E Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad Datos del Cónyuge o compañero(a) permanente Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref. identifi- identificación CC=Cédula de cación del Cónyuge ciudadanía o compañero(a) CE=Cédula de permanente extranjería PA=Pasaporte Tl=Tarjeta de Identidad RC=Registro Número de Número de 15 identifi- identificación cación, según el tipo de identificación. a A Cotizante Identificador para 1 S=Si determinar si el N=N0 Cónyuge o compañero(a) perma- nente es cotizante Residencia habitual Código Código del departa- 2 Tabla de División Departa- mento donde reside Político Administra- mento el cotizante tiva - DANE Código Código del municipio 3 Tabla de División Municipio donde reside el Político Administra- cotizante tiva - DANE Nombre Nombre del área 50 Si el cotizante reside dela donde reside el en el área urbana, localidad cotizante anotar el nombre del barrio. Si el cotizante reside en el área rural anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena. Zona Identificador dela 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural cotizante Dirección Dirección del 50 cotizante Teléfono Teléfono del 15 cotizante Datos de la afiliación------ Jero L----- Decio Derio oca icccio Tipo de Indicador para 1 D=Dependiente Sies pensionado y cotizante determinar el tipo I=indepen- adicionalmente labora, de vinculación diente registrar Mixto. laboral del P=Pensionado cotizante. M=Mixto em E Fecha de Fecha en la cualel 10 El formato de fecha afiliación cotizante se afilió debe ser día/mes/año: al Sistema por primera vez a DD/MM/AAAA. General una EPS-ARS o similar. de Seguri- dad Social en Salud em Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha afiliación ción por primera vez debe ser día/mes/año: ala EPS auna la EPS o similar. DD/MM/AAAA. o similar. em Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez TC=Traslado de en el sistema, o si otra EPS o es por traslado. similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Nombre Nombre de la última 50 dela Entidad donde se Entidad encontraba el anterior cotizante, o de la cual se traslada. Código de Código de la última 6 Según la codificación Entidad Entidad donde se determinada por la anterior encontraba el Superintendencia cotizante, o de Nacional de Salud la cual se traslada. Identificación del empleador e Deia e frio io jeoonriin Tipo de Tipo de identifica- 3 Tabla Ref. identifi- ción del empleador CC=Cédula de cación ciudadanía CE=Cédula de extranjería NIT= Número de identi- ficac. Tri butaria nn A No. de No. de identificación 12 identi- del empleador ficación Identificación Territorial donde labora Código Código del departa 2 Tabla de División Departa- mento donde labora Político Administrativa mento - DANE A Peron facina PASS Código Código del Municipio 3 Tabla de División Munici- donde labora Político Administrativa pio - DANE a E Fecha de Fecha de ingreso 10 El formato de fecha ingreso ala empresa debe ser día/mes/año: ala DD/MM/AAAA empresa --------- Peron le Peon Deir Ingreso Valor del ingreso 8 Sin decimales, con base de base de cotización aproximación al múlti- cotización plo de mil más cercano. Si el cotizante es cla- sificado Mixto, debe registrar la suma de los diferentes ingre- sos. En la base de datos, debe mantener por separado cada concepto. Datos adicionales del Trabajador Independiente e Deo ancora rro rocio icono Código Código de la activi- 4 de la dad económica del Actividad trabajador económica Identificación Territorial donde labora a A Código Código del departa 2 Tabla de División Departa- mento donde labora Político Administrativa mento - DANE a ES Código Código del Municipio 3 Tabla de División Munici- donde labora Político Administrativa pio - DANE Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural cotizante a ES Nivel Registrar el máximo 1 Tabla de Ref: educativo nivel de escolaridad 1=Ninguno alcanzado 2=Primaria 3=Secundaria 4=Superior 5=Especiali- zación em E Ultimo De acuedo al nivel 1 año de escolaridad, aprobado registrar el último año aprobado. a A Posición Identificador para 1 P=Patrón/ ocupa- determinar si el Empleador cional trabajador tiene T=Trabajador empleados a cargo por cuenta o trabajador por propia cuenta propia. em ES Vivienda Identificador para 1 S=Si propia determinar si posee N=N0 vivienda propia, independiente que la habite. a ES Tamaño Registrar paralos 1 1=1 empleado dela empleadores, según el 2=2a9 empresa número de empleados empleados 3=10 0 más empleados em E Base de Registrar el valor 8 cotiza- de la base de cotiza- ción ción estimado por la EPS o similar. em E Valor de Registrar el valor 8 la cotiza- de la cotización ción mensual estimado por mensual la EPS o similar. Datos adicionales del Pensionado e. Deia e frio io jeoonriin Entidad Nombre de la Entidad 30 que tiene que le paga la acargo pensión. la pensión e E Mesada Valor correspondiente 8 pensional al monto de la pensión mensual e E Ingresos Registre el valor de 8 adiciona- otros ingresos les 2. Información del Beneficiario y del Adicional (Se refiere al cotizante dependiente definido en el Artículo 40 del Decreto 806 de 1998) Dato Descripción Longi- Valor Observación tud Permitido --==---————— iii Datos Personales Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref. identifica- identificación CC=Cédula de ción del cotizante ciudadanía CE=Cédula de extranjería PA=Pasaporte Tl=Tarjeta de Identidad RC=Registro Civil a A No.de Número de identi- identificación, ficación según el tipo de identificación. 15 em E Primer Primer apellido, apellido según el documento de identificación 50 o Denia Jenna rocio rro Segundo Segundo apellido, apellido según el documento de identificación 50 a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Primer Primer nombre, Nombre según documento de identificación. 30 nn A Segundo Segundo nombre, Nombre según documento de identificación. 30 a A Fecha de Fecha de nacimiento El formato de fecha nacimiento del cotizante 10 debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. Sexo — Idemtficadardel 1. MeMasculmo sexo del cotizante F=Femenino Incapaci- Identificador para 1 S=Si dad para determinar si la N=No0 laborar incapacidad es perma- nente o no em E Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad Residencia habitual (1) Esta información es la misma registrada para el cotizante si reside en el mismo sitio. Si es diferente actualizar por novedades. Código Código del departa- 2 Tabla de División Departa- mento donde reside Político Administra- mento el beneficiario o tiva - DANE adicional Código Código del municipio 3 Tabla de División Municipio donde reside el Político Administra- beneficiario o tiva - DANE adicional Nombre Nombre del área 50 Si reside en área dela donde reside el urbana, anotar el localidad beneficiario o nombre del barrio. adicional Si reside en el área rural anotar el nombre de vereda, corregi- miento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena. Zona Identificador dela 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural beneficiario o adicional Dirección Dirección donde 50 reside el beneficiario O adicional Teléfono Teléfono del benefi- 15 ciario o adicional Datos de la afiliación Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha afiliación beneficiario o debe ser día/mes/año: al Sistema adicional de afilió DD/MM/AAAA. General por primera vez a de Seguri- una EPS-ARS o similar. dad Social en Salud Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha afiliación ción del beneficiario debe ser día/mes/año: ala o adicional a la EPS DD/MM/AAAA. entidad. o similar rr Dear Pro Jeroni rro Identifi- Identificador para 1 B=Beneficiario cador del determinar si el A=Adicional benefici- el afiliado es arioo beneficiario o adicional adicional rr Dear Pro Jeroni rro Identifi- Identificador para 1 S=Si cador de determinar si el N=NO0 Benefici- Beneficiario es ario Co- cotizante tizante rr Dear Pro Jeroni rro Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez en el sistema, o si es por traslado. TC=Traslado de otra EPS o similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Nombre Nombre de la última 50 dela Entidad donde se Entidad encontraba el anterior cotizante, o de la cual se traslada. em E Código de Código de la última 6 Según la codificación Entidad Entidad donde se determinada por la anterior encontraba el Superintendencia cotizante, o de Nacional de Salud la cual se traslada. Relación con el cotizante Principal a A Tipo de Tipo de identifica- 3 Tabla Ref. identifi- ción del empleador CC=Cédula de cación ciudadanía CE=Cédula de extranjería PA=Pasaporte Tl=Tarjeta de Identidad RC=Registro Identifi- No. de identificación 15 cación del del cotizante cotizante ==-=----- le Relación Relación del 1 C=Cónyuge o del beneficiario compañero(a) benefi- con el cotizante permanente ciario H=Hijo(a) P=Padre o madre em E Relación Relación del 1 1=Primer grado del adicional con el consanguinidad adicional cotizante 2=Segundo grado consanguinidad 3=Tercer grado consanguinidad 4=Otro menor de 12 años 3. Novedades de ingreso Las Entidades Promotoras de Salud- EPS o las que se asimilen, deberán registrar las novedades de ingreso, utilizando los formatos definidos en los numerales anteriores, 1. Información del cotizante y 2. Información del Beneficiario y del Adicional. 4. Actualización de datos y novedades de retiro, traslado, suspensión ydesafiliación Las Entidades Promotoras de Salud- EPS o las que se asimilen deberán mantener actualizada la información enunciada en los numerales anteriores, a través del sistema de registro de novedades, identificando la fecha de la novedad, el tipo de novedad y conservando la información histórica. Las novedades mínimas que deben registrar son: Código y valor: Cl = Cambio de documento de identificación CR = Cambio del Departamento o Municipio de la residencia habitual CZ = Cambio de Zona TA = Cambio de tipo de afiliado CC = Cambio de tipo de cotizante CD = Declara discapacidad TC = Traslado a otra EPS o similar TS = Traslado al Régimen subsidiado RM = Retiro por muerte RI = Reingreso antes de 6 meses ND = Dejó de ser dependiente económicamente SD = Paso a ser dependiente económicamente. NE = Dejó de ser estudiante de tiempo completo, depende económicamente y paga UPC adicional SE = Pasó a ser estudiante de tiempo completo y depende económicamente IP = Declara incapacidad permanente y depende económicamente SU = Suspensión DS = Desatfiliación DA = Retiro por doble afiliación Esta lista de novedades deberá ser adicionada con otras novedades requeridas para mantener actualizada la información de los afiliados. 5. Información de empleadores Las Entidades Promotoras de Salud mantendrán actualizada y a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control y de los Departamentos, Distritos y Municipios, los datos de los empleadores de los afiliados al régimen contributivo de acuerdo con el siguiente formato y codificación: Dato Descripción Longi- Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Tipo de Tipo de identifica- 3 Tabla Ref. identifi- ción del empleador CC=Cédula de cación ciudadanía CE=Cédula de extranjería NIT= Número de identi- ficac. Tri butaria or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- No. de No. de identificación 12 identi- del empleador ficación or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Nombre o Nombre o razón social 50 razón del empleador social or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Código de Código de la 4 Actividad actividad económica económica del empleador Identi- NIT de la 12 ficador Administradora de de la ARP Riesgos Profesionales Nombre de Nombre de la 30 la ARP.— Administradora de Riesgos Profesionales a ES Código Código del departa- 2 Según División Departa- mento donde reside Político Administra- mento elempleador tiva - DANE em E Código Código del municipio 3 Según División Municipio donde reside el Político Administra- empleador tiva - DANE Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural empleador em E Dirección Dirección del 50 empleador em E Teléfono Teléfono y fax del 15 /Fax empleador em E Total Total de empleados 7 empleados con que cuenta el empleador, afiliados ono afiliados a la EPS o similar. CAPITULO IV. TIPO, FORMATO Y CODIFICACION DE LOS DATOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO

Las Administradoras del Régimen Subsidiado mantendrán actualizados y a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control y de los Departamentos, Distritos y Municipios, los datos de los afiliados al régimen subsidiado de acuerdo con el siguiente formato y codificación: 1. Información del Beneficiario Cabeza de familia ASI = Adulto sin identificación MSI = Menor sin identificación Número de identificación Número de identificación, según el tipo de identificación. 15 Si el afiliado es menor sin identificación, se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores. Dato Descripción Longi- Valor Observación tud Permitido --==---————— iii Datos Personales Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref. identifica- identificación CC=Cédula de ción del cotizante ciudadanía Tl=Tarjeta de Identidad RC=Registro Civil ASI=Adulto sin identificación MSI=Menor sin identificación a A No.de Número de 15 Si el afiliado es menor identi- identificación, sin identificación, se ficación según el tipo de le asigna el número del identificación. documento de identifi- cación de la madre si existe o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores o Denia Jenna rocio rro No. de Si es un adulto sin identi- identificación, asignar ficación el código del Depto, (Con.) más código del Municipio, y el número del SISBEN. Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del Depto., más código del Municipio, más el indicador de población (l para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado. Primer Primer apellido, 50 apellido Segundo Segundo apellido, 50 apellido Primer Primer nombre, 30 Nombre Segundo Segundo nombre, 30 Nombre Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. a A Sexo Identificador del 1 M=Masculino sexo F=Femenino Grupo Identificador para 1 A=Afro- étnico determinar si colombiano pertenece a una l=Indígena población específica N=NO aplica OS OS Nivel Identificador del 1 1=Nivelí Registrar No aplica SISBEN - nivel asignado por el 2=Nivel 2 para los grupos de SISBEN 3=Nivel 3 población de menores N=NO aplica abandonados, indígenas | | e Indigentes. Número Número de la ficha 10 Ficha asignado por el SISBEN SISBEN a A Fecha de 10 El formato de fecha la ficha debe ser día/mes/año: del SISBEN DD/MM/AAAA em E Puntaje Puntaje asignado por 3 SISBEN la calificación del SISBEN em E Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad Residencia habitual Código Código del departa- 2 Tabla de División Departa- mento donde reside Político Administra- mento tiva - DANE Código Código del municipio 3 Tabla de División Municipio donde reside Político Administra- tiva - DANE Nombre Nombre del área 50 Si reside en el área dela donde reside urbana, anotar el localidad nombre del barrio. Si reside en el área rural anotar el nombre de vereda, corregimien- to, caserío, inspección de policía o resguardo indígena. a Peron [rca eiii Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside R=Rural Dirección Dirección donde 50 Datos de la afiliación Fecha de Fecha de afiliación 10 El formato de fecha afiliación por primera vez a debe ser día/mes/año: al Sistema una EPS-ARS o similar. DD/MM/AAAA. General de Seguri- dad Social en Salud Fecha de Fecha de la afilia 10 El formato de fecha afiliación ción a la ARS debe ser día/mes/año: a ARS DD/MM/AAAA. a A Carneti- Identificador para 1 S=Si zación determinar si el N=No beneficiario es carnetizado Fecha de Fecha en la cual se 10 El formato de fecha entrega le entregó el carné debe ser día/mes/año: del carné DD/MM/AAAA Clase de Indicador para deter 2. NVaNuewoén Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez TC=Traslado de en el sistema, o si otra EPS o es por traslado. similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Nombre Nombre de la última 50 dela Entidad donde se Entidad encontraba el anterior cotizante, o de la cual se traslada. Código de Código de la última 6 Según la codificación Entidad Entidad donde se determinada por la anterior encontraba el Superintendencia cotizante, o de Nacional de Salud la cual se traslada. 2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiarDato Descripción Longi- Valor Observación tud Permitido roo Datos Personales Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref. identifica- identificación CC=Cédula de ción del cotizante ciudadanía Tl=Tarjeta de Identidad RC=Registro Civil ASI=Adulto sin identificación MSI=Menor sin identificación a A No.de Número de 15 Si el afiliado es menor identi- identificación, sin identificación, se ficación según el tipo de le asigna el número del identificación. documento de identifi- cación de la madre si existe o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores o Denia Jenna rocio rro No. de Si es un adulto sin identi- identificación, asignar ficación el código del Depto, (Con.) más código del Municipio, y el número del SISBEN. Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del Depto., más código del Municipio, más el indicador de población (l para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado. e Peron rc ricino Caracteristicas personales --------- [ooo >> Jero lero ero Primer Primer apellido, 50 apellido a Denia Jenna rocio rro Segundo Segundo apellido, 50 apellido a Denia Jenna rocio rro Primer Primer nombre, 30 Nombre a Denia Jenna rocio rro Segundo Segundo nombre, 30 Nombre or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. a A Sexo Identificador del 1 M=Masculino sexo F=Femenino rr Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Grupo Identificador para 1 A=Afro- étnico determinar si colombiano pertenece a una l=Indígena población específica N=NO aplica a A Información de SISBEN (1) a OS Nivel Identificador del 1 1=Nivelí Registrar No aplica SISBEN - nivel asignado por el 2=Nivel 2 para los grupos de SISBEN 3=Nivel 3 población de menores N=NO aplica abandonados, indígenas e indigentes. em E Puntaje Puntaje asignado por 3 SISBEN la calificación del SISBEN em E Número Número de la ficha 10 Ficha asignado por el SISBEN — SISBEN em E Fecha de 10 El formato de fecha la ficha debe ser día/mes/año: del SISBEN DD/MM/AAAA em E Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad Residencia habitual Código Código del departa- 2 Tabla de División Departa- mento donde reside Político Administra- mento tiva - DANE o Denia Jenna rocio rro Código Código del municipio 3 Tabla de División Municipio donde reside Político Administra- tiva - DANE o Denia Jenna rocio rro Nombre Nombre del área 50 Si reside en el área dela donde reside urbana, anotar el localidad nombre del barrio. Si reside en el área rural anotar el nombre de vereda, corregimien- to, caserío, inspección de policía o resguardo indígena Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside amo [eo Datos de la afiliación---- Fecha de Fecha de afiliación 10 El formato de fecha afiliación por primera vez a debe ser día/mes/año: al Sistema una EPS-ARS o similar. DD/MM/AAAA. General de Seguri- dad Social en Salud Fecha de Fecha de la afilia 10 El formato de fecha afiliación ción a la ARS debe ser día/mes/año: a ARS DD/MM/AAAA. Fecha de Fecha en la cualse 10 El formato de fecha entrega le entregó el carné debe ser día/mes/año: del carné DD/MM/AAAA or Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez TC=Traslado de en el sistema, o si otra EPS o es por traslado. similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Nombre Nombre de la última 50 dela Entidad donde se Entidad encontraba el anterior cotizante, o de la cual se traslada. Código de Código de la última 6 Según la codificación Entidad Entidad donde se determinada por la anterior encontraba el Superintendencia cotizante, o de Nacional de Salud la cual se traslada. Relación con el beneficiario cabeza de familia e Deo ancora rro rocio icono Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del beneficiario cación cabeza de familia a Denia Jenna rocio rro No. de No. de identificación 15 identi- del beneficiario ficación cabeza de familia a Denia Jenna rocio rro Relación Relación con el 1 C=Cónyuge o beneficiario cabeza compañero(a) de familia permanente H=Hijo(a) P=Padre o madre O=0Otro Pariente N=Otro no pariente 3. Novedades de ingreso Las Administradoras del Régimen Subsidiado deberán registrar las novedades de ingreso, utilizando los formatos definidos en los numerales anteriores: 1. Información del beneficiario cabeza de familia y 2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiar. 4. Actualización de datos y Novedades de retiro, reingreso y traslado deafiliados Las Administradoras del Régimen Subsidiado -ARS deberán mantener actualizada la información enunciada en los numerales anteriores, a través del sistema de registro de novedades, identificando el tipo y fecha de novedad, conservando la información histórica. Las novedades mínimas que deben registrar son: Código y valor: Cl = Cambio de identificación CR = Cambio del Depto. y/o Municipio de la residencia habitual CZ = Cambio de Zona TA = Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo) CD = Declaración de discapacidad NS = Cambio Nivel SISBEN CS = Cambio de ficha del SISBEN CF = Cambio de fecha de la ficha del SISBEN IC = Pérdida de calidad de afiliado por Ingreso al Régimen contributivo TS = Traslado a otra ARS RM = Retiro por muerte UF = Pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carnet CE = Carnetizado DA = Retiro por doble afiliación Esta lista de novedades deberá ser adicionada con otras novedades requeridas para mantener actualizada la información de los afiliados. CAPITULO V. FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO

Las Entidades Promotoras de Salud - EPS o las que se asimilen, deberán remitir los archivos con la información de todos sus afiliados, al Ministerio de Salud - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, en medio magnético, según las especificaciones que se describen a continuación. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS o las que se asimilen, deberán remitir copia de los mismos archivos a los Departamentos, Distritos y Municipios, con la información correspondiente a sus afiliados residentes en la respectiva jurisdicción, en medio magnético, de acuerdo con las especificaciones que se describen a continuación. 1. Archivo maestro: Nombre del archivo: MOCCODIGOEPSDDMMAAAA donde: MC: Maestro contributivo (2 dígitos) CODIGOEPS: Código de la Entidad Promotora de Salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos) DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. Este archivo contiene tres (3) tipos de registro: * Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo. * Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes. * Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados. Se remitirá un archivo maestro para cotizantes y otro para beneficiarios y adicionales. El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético. Diseño del Registro de identificación y control General Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Leon -- |L----- Lom ==----- Denon Código de Código de laEPSo 6 Tabla de Según la codificación laEPSo similar Aseguradoras determinada por la similar Superintendencia Nacional de Salud. a A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial período de la DD/MM/AAAA información. Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final período de la DD/MM/AAAA información. em E Total de Total de registros registros de datos del envío em E Total de Número de volúmenes volúmenes por envío Diseño del Registro de identificación y control por volumen Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la EPSo 6 Según la codificación laEPSo similar determinada por la similar Superintendencia Nacional de Salud. a A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial período de la DD/MM/AAAA información. Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final período de la DD/MM/AAAA información. a ES Tipo de Identificador para 1 1=Cotizantes maestro determinar si la 2=Beneficiarios información corres- y adicionales ponde al maestro de cotizantes o benefi- ciarios y adicionales nn A Total de Total de registros registros de datos en el volúmen Diseño de los Registros de datos: Maestro de Cotizantes Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la EPSo 6 laEPSo similar similar e Denia Jenna rocio rro Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del afiliado cación a A No. de No. de identificación 15 identi- según el tipo de ficación identificación e Denia Jenna rocio rro Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento del cotizante debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. Sexo — Idontiicadordol 1 MeMasculo sexo del cotizante F=Femenino em E Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad em E Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del cónyuge cación o compañero(a) permanente e Denia Jenna rocio rro No. de No. de identificación 15 identi- según el tipo de ficación identificación Cónyuge Identificador para Cotizante determinar si el Cónyuge o compañero(a) permanente es cotizante em E Código Código del departa- 2 Departa- mento donde reside mento el cotizante em E Código Código del municipio 3 Municipio donde reside el cotizante Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural cotizante Tipo de Indicador para 1 D=Dependiente Sies pensionado y cotizante determinar el tipo I=indepen- adicionalmente labora, de vinculación diente registrar Mixto. laboral del P=Pensionado cotizante. M=Mixto Fecha de Fecha en la cualel 10 El formato de fecha afiliación cotizante se afilió debe ser día/mes/año: al Sistema por primera vez a DD/MM/AAAA. General una EPS-ARS o similar. de Seguri- dad Social en Salud Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha afiliación ción por primera vez debe ser día/mes/año: ala EPS auna la EPS o similar. DD/MM/AAAA. o similar. Clase de Indicador para deter. 2. NVeNuevoen Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez TC=Traslado de en el sistema, o si otra EPS o es por traslado. similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Nombre Nombre de la última 50 dela Entidad donde se Entidad encontraba el anterior cotizante, o de la cual se traslada. Código de Código de la última 6 Según la codificación Entidad Entidad donde se determinada por la anterior encontraba el Superintendencia cotizante, o de Nacional de Salud la cual se traslada. Ingreso Valor del ingreso 8 Sin decimales, con base de base de cotización aproximación al múlti- cotización plo de mil más cercano. Si el cotizante es cla- sificado Mixto, debe registrar la suma de los diferentes ingre- Diseño de los Registros de datos: Maestro de Beneficiarios y adicionales Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la EPSo 6 laEPSo similar similar a A Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del afiliado cación a A No. de No. de identificación 15 identi- según el tipo de ficación identificación a A Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del cotizante cación del cotizante a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- No.de No. de identificación 15 identi- del cotizante ficación del cotizante rr Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento del beneficiario debe ser día/mes/año: adicional DD/MM/AAAA. rr Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- Sexo Identificador del 1 M=Masculino sexo F=Femenino Incapaci- Identificador para 1 S=Si dad para determinar si la N=No0 laborar incapacidad es perma- nente o no em E Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad A AS PASS Código Código del departa- 2 Tabla de División Departa- mento donde reside Político Administra- mento tiva - DANE a ES Código Código del municipio 3 Tabla de División Municipio donde reside Político Administra- tiva - DANE Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural beneficiario o adicional Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha afiliación beneficiario o debe ser día/mes/año: al Sistema adicional de afilió DD/MM/AAAA. General por primera vez a de Seguri- una EPS-ARS o similar. dad Social en Salud a A Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha afiliación ción del beneficiario debe ser día/mes/año: ala EPS o adicional a la EPS DD/MM/AAAA. O similar o similar ri La---- leona Derio ccn accio Identifi- Identificador para 1 B=Beneficiario cador del determinar si el A=Adicional benefici- el afiliado es arioo beneficiario o adicional adicional Identifi- Identificador para 1 S=Si cador de determinar si el N=NO0 Benefici- Beneficiario es ario Co- cotizante tizante Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez TC=Traslado de en el sistema, o si otra EPS o es por traslado. similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar Nombre Nombre de la última 50 dela Entidad donde se Entidad encontraba el anterior cotizante, o de la cual se traslada. Código de Código de la última 6 Según la codificación Entidad Entidad donde se determinada por la anterior encontraba o de Superintendencia la cual se traslada. Nacional de Salud 2. Archivo novedades: Nombre del archivo: NCCODIGOEPSDDMMAAAA donde: NC: Novedades contributivo (2 dígitos) CODIGOEPS: Código de la Entidad Promotora de Salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos) DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. Este archivo contiene tres (3) tipos de registro: * Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo. * Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes. * Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de traslado, suspensión y desafiliación. El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético. Diseño del Registro de identificación y control General Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código dela EPSo 6 Tabla de Según la codificación laEPSo similar Aseguradoras determinada por la similar Superintendencia Nacional de Salud. a A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial período de la DD/MM/AAAA información. Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final período de la DD/MM/AAAA información. em E Total de Total de registros registros de datos del envío em E Total de Número de volúmenes volúmenes por envío Diseño del Registro de identificación y control por volumen Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Deo L---—- Jon Denon Código de Código de la EPSo 6 Según la codificación laEPSo similar determinada por la similar Superintendencia Nacional de Salud. a A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial período de la DD/MM/AAAA información. Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final período de la DD/MM/AAAA información. a A Tipo de Identificador para 1 1=Ingreso novedad determinar el tipo O=0Otras de novedad nn A Total de Total de registros registros de datos en el volúmen Diseño del Registro de datos de novedades de ingreso El diseño del registro para reportar la novedades de ingreso, debe ser igual al Diseño de los Registros de datos: Maestro de Cotizantes y Maestro de Beneficiarios y adicionales. Diseño del Registro de actualización de datos y novedades de traslado,suspensión y desafiliación.Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad. Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código dela EPSo 6 Tabla de Según la codificación laEPSo similar Aseguradoras determinada por la similar Superintendencia Nacional de Salud. em ES Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del afiliado cación em ES No. de No. de identificación 15 identi- del afiliado ficación em Deir ro frio eii Tipo de Identificador que 2 Tabla de referencia novedad permite establecer el Cl=Cambio de documento tipo de novedad del de identificación afiliado CR=Cambio del Depto. o Municipio de la residencia habitual CZ=Cambio de Zona TA=Cambio de tipo de afiliado CC=Cambio de tipo de cotizante CD=Declara discapacidad TC=Traslado a otra EPS o similar TS=Traslado al Régimen subsidiado RM=Retiro por muerte Rl=Reingreso antes de 6 meses ND=Dejó de ser dependiente económicamente SD=Paso a ser dependiente económicamente. NE=Dejó de ser estudiante de tiempo completo, depende económicamente y paga UPC adicional SE=Pasó a ser estudiante de tiempo completo y depende económicamente IP=Declara incapacidad permanente y depende económicamente SU=Suspensión DS=Desafiliación DA=Retiro por doble afiliación a A Nuevo Dependiendo del tipo 18 Si Cl, cambio de valor de novedad, diligenciar el valor de la nueva variable. documento, diligenciar tipo (3) y número (15) Si CR, registrar tanto el Depto (2) como el Municipio.(3). Si TA, registrar C=Coti- zante, B= Beneficiario, A= Adicional Si CC, registrar IzIndependiente, D=Dependiente, P=Pensionado. M=Mixto Si CD, registrar F=Física M=Mental o psíquica S=Sensorial N=Sin discapacidad Si no aplica, registrar NA. Si TC o TS registrar el código de la Entidad Fecha Fechadelamovedad 10 Elfomalodeneser día/mes/año: DD/MM/AAAA

- FECHAS DE ENTREGA DE LOS ARCHIVOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 4490 de 1998. El nuevo texto es el siguiente:> Archivo Maestro (cotizantes, beneficiarios y adicionales): Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, o las que se asimilen, entregarán anualmente, al Ministerio de Salud, Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía y a los departamentos y distritos, el archivo maestro de afiliados, con corte a 31 de diciembre, el décimo día hábil del mes de enero. Archivo de novedades: Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, o las que se asimilen, entregarán el archivo de novedades mensualmente al Ministerio de Salud, Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, en la fecha definida para la presentación de la Declaración de Adición, el primer día hábil del mes siguiente. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, o las que se asimilen, entregarán el archivo de novedades a los departamentos y distritos bimestralmente, correspondiente a los afiliados residentes en su respectiva jurisdicción al final de los siguientes bimestres: 10. de octubre al 30 de noviembre; 1o. de diciembre a 31 de enero; 10. de febrero a 31 de marzo; 1o. de abril a 30 de mayo; lo. de junio a 31 de julio; to. de agosto a 30 de septiembre, en la fecha definida para la declaración de adición, el primer día hábil del mes siguiente. PARAGRAPO 1o. El primer archivo maestro contendrá la información de los afiliados a 30 de septiembre de 1998 y este será remitido al décimo día hábil del mes de octubre. La entrega de novedades se iniciará y se normalizará a partir del primer día hábil del mes de febrero de 1999. Este primer envío corresponderá a las novedades presentadas entre el 1o. de enero y el 31 de enero de 1999, tanto al Ministerio de Salud, Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía cono a los departamentos y distritos, regularizándose su envío con las novedades mensuales y bimestrales respectivas, en las fechas establecidas en el presente artículo. PARAGRAPFO 2o. Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo. El Ministerio de Salud definirá antes del año 2000 el envío directo a los municipios de los archivos correspondientes a su respectiva jurisdicción, contenidos en la presente Resolución<Notas de vigencia> CAPITULO VI. FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN SUBSIDIADO

Las Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS deberán remitir a los Departamentos, Distritos y Municipios, según sea el caso, los siguientes archivos en medio magnético: 1. Archivo maestro: Nombre del archivo: MSCODIGOARSDDMMAAAA donde: MS: Maestro subsidiado (2 dígitos) CODIGOARS: Código de la Administradora del Régimen Subsidiado, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos) DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. Este archivo contiene tres (3) tipos de registro: * Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo. * Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes. * Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados. El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético. Diseño del Registro de identificación y control General Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la ARS 6 Tabla de Según la codificación la ARS Aseguradoras determinada por la Superintendencia Nacional de Salud. a A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial contrato DD/MM/AAAA Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final contrato DD/MM/AAAA Código Departamento 2 Departa- al cual pertenece mento el Municipio nn E Código Municipio con el que 3 Municipio tiene contrato la ARS nn E Número del 15 contrato --------- Deo --- l----- Leo ===> Jeroni Fecha del 10 Formato: día,mes,año. contrato DD/MM/AAAA em E Total de Total de registros registros de datos del envío em E Total de Número de volúmenes volúmenes por envío Diseño del Registro de identificación y control por volumen Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la ARS 6 Tabla de Según la codificación la ARS Aseguradoras determinada por la Superintendencia Nacional de Salud. a A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial contrato DD/MM/AAAA Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final contrato DD/MM/AAAA Código Departamento 2 Departa- al cual pertenece mento el Municipio nn E Código Municipio con el que 3 Municipio tiene contrato la ARS nn E Número del 15 contrato --------- ES l----- Deacon Denon Fecha del 10 Formato: día,mes,año. contrato DD/MM/AAAA em E Total de Total de registros registros de datos en el volumen Diseño de los Registros de datos - Maestro Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Deemonmnnmmmmmmmmmmmnnn Código de Código de la ARS 6 la ARS Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del afiliado cación a Deo norrrrrr lrai Jeoccoo rro cooo ino -- No. de No. de identificación 15 identi- del afiliado ficación em E Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento del cotizante debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. em E Tipo de Tipo de identifica- 3 Si es cabeza de identifi- ción del cabeza de familia, registrar cación familia para cuando nuevamente el tipo cabeza de el registro correspon- de identificación familia da a otro integrante del grupo em E No. de No. de identificación 15 Si es cabeza de identi- del afiliado familia, registrar ficación nuevamente el tipo de identificación o Denia Jenna rocio rro Primer Primer apellido, 50 apellido o Denia Jenna rocio rro Segundo Segundo apellido, 50 apellido o Denia Jenna rocio rro Primer Primer nombre, 30 Nombre o Denia Jenna rocio rro Segundo Segundo nombre, 30 Nombre Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha nacimiento del afiliado debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA. Sexo Identificador del 1 M=Masculino sexo de afiliado F=Femenino Grupo Identificador para 1 A=Afro- étnico determinar si colombiano pertenece a una l=Indígena población específica N=NO aplica nn E Código Código del departa- 2 Departa- mento donde reside mento elafiliado nn E Código Código del municipio 3 Municipio donde reside el afiliado Zona Identificador de la 1 U=Urbana zona donde reside el R=Rural afiliado o A Fecha de Fecha en la cualel 10 El formato de fecha afiliación cotizante se afilió debe ser día/mes/año: al Sistema por primera vez a DD/MM/AAAA. General una EPS-ARS o similar. de Seguri- dad Social en Salud a A Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha afiliación ción a la ARS debe ser día/mes/año: a la ARS DD/MM/AAAA. a A Tipo de Indicador para 1 1=Cabeza de afiliado determinar el tipo familia de afiliado 2=0tro miembro del grupo familiar OS OS Nivel Identificador del 1 1=Nivelí Registrar No aplica SISBEN - nivel asignado al 2=Nivel 2 para los grupos de afiliado por el 3=Nivel 3 población de menores SISBEN N=NO aplica abandonados, indígenas e indigentes. OS OS Tipo de Identificador para 1 F=Física discapa- determinar el tipo M=Mental o cidad de discapacidad psíquica S=Sensorial N=Sin disca- pacidad OS OS Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en Afiliación minar si la afiliación el Sistema es por primera vez TC=Traslado de en el sistema, o si otra EPS o es por traslado. similar. TS=Traslado del Régimen Subsidiado NC=Nacido en la EPS o similar 2. Archivo novedades: Nombre del archivo: NSCODIGOARSDDMMAAAA donde: NS: Novedades subsidiado (2 dígitos) CODIGOARS: Código de la Administradora del Régimen Subsidiado , asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos) DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. Este archivo contiene tres (3) tipos de registro: * Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo. * Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes. * Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados, clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado. El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético. Diseño del Registro de identificación y control General Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la ARS 6 la ARS Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial periodo de la DD/MM/AAAA información Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final periodo de la DD/MM/AAAA información Código Departamento 2 Departa- al cual pertenece mento el Municipio nn E Código Municipio con el que 3 Municipio tiene contrato la ARS nn E Número de 15 contrato nn E Número de Número asignado al 10 sticker contrato por el Ministerio de Salud Fecha del 10 Formato: día,mes,año. contrato DD/MM/AAAA Total de Total de registros registros de datos del envío Total de Número de volúmenes volúmenes por envío Diseño del Registro de identificación y control por volumen Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon Código de Código de la ARS 6 la ARS enn A Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año. inicial período de la DD/MM/AAAA información. Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año. final período de la DD/MM/AAAA información. nn E Código Departamento 2 Departa- al cual pertenece mento el Municipio A |.----- Jeroccanaanoos [eeccnnnnccnnnnconnnnames Código Municipio con el que 3 Municipio tiene contrato la ARS nn E Número de 15 contrato nn E Número de Número asignado al 10 sticker contrato por el Ministerio de Salud a A Fecha del 10 Formato: día,mes,año. contrato DD/MM/AAAA em E Tipo de Identificador para 1 1=Ingreso novedad determinar el tipo O=0Otras de novedad em E Total de Total de registros registros de datos en el volúmen Diseño de los Registros de datos de novedades de ingreso El diseño del registro para reportar la novedades de ingreso, debe ser igual al Diseño de los Registros de datos: Maestro. Diseño de los Registros de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado. Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad. Dato Descripción Longi-— Valor Observación tud Permitido ------ Demon L--—- lomo Denon -- Código de Código de la ARS 6 la ARS a A Tipo de Tipo de identifica- 3 identifi- ción del afiliado cación a A No. de No. de identificación 15 identi- del afiliado ficación a A Tipo de Identificador que 1<sic>Tabla de referencia novedad permite establecer el Cl=Cambio de tipo de novedad del identificación afiliado CR=Cambio del Depto. y/o Municipio de la residencia habitual CZ=Cambio de Zona TA=Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo CD=Declaración de discapacidad NS=Cambio nivel SISBEN CS=Cambio de ficha del SISBEN CF=Cambio de fecha de la ficha del SISBEN IC=Pérdida de calidad de afiliado por Ingreso al Régimen contributivo TS=Traslado a otra ARS RM=Retiro por muerte UF=Pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carnet CE=Carnetizado DA=Retiro por doble afiliación Nuevo valor de novedad, diligenciar el valor de la nueva variable. Dependiendo del tipo 18 Si Cl, cambio de documento, diligenciar tipo (3) y número (15) Si CR, registrar tanto el Depto (2) como el Municipio.(3). Si TA, registrar 1=Cabe- za de familia 2=Otro integrante A= Adicional Si CD, registrar F=Física M=Mental o psíquica S=Sensorial N=Sin discapacidad Si NS, diligenciar el nivel: 1=Nivel 1, 2=Nivel 2, 3= Nivel 3 y N= No aplica Si CS y CF registrar la ficha y la fecha. Si TS registrar el código de la ART Si no aplica, registrar Fecha día/mes/año: Fecha de la novedad 10 El formato debe ser DD/MM/AAAA

- FECHAS DE ENTREGA DE LOS ARCHIVOS. Archivo maestro: Las Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS remitirán el archivo maestro de sus afiliados, al Municipio o a los Distritos, en las fechas establecidas en el Acuerdo 77 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Los Municipios y los Distritos remitirán copia del archivo maestro de sus afiliados al Ministerio de Salud, Dirección General de Seguridad Social, anexo a los contratos suscritos del Régimen Subsidiado para cada período. Copia adicional será remitida al Departamento en las mismas fechas. La Dirección General de Seguridad Social remitirá este archivo al Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, para la conformación de la respectiva base de datos. Archivo novedades: Las Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS entregarán el archivo de novedades, bimestralmente al Municipio o Distrito dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de corte de los siguientes bimestres: 1 de octubre a 30 de noviembre; 1 de Diciembre a 31 de enero; 1 de febrero a 31 de marzo, 1 de abril a 30 de mayo, 1 de junio a 31 de julio; 1 de agosto a 30 de septiembre. Los Municipios y Distritos remitirán el archivo de novedades al Ministerio de Salud- Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía bimestralmente, el décimo quinto día hábil siguiente a la terminación de los mismos bimestres. Copia adicional será remitida al Departamento en las mismas fechas. PARAGRAPO 1. Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo. CAPITULO VII. ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION

MEDIOS. La información debe presentarse en medio magnético. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados: a. CD-ROM, de 74 min., 650 Megabytes. b. Cartridges, de 750 pies, 400 Megabytes con compresión a 800, tipo minicartridges. Cc. Disquetes: de 3.5, alta densidad. PARAGRAPFO. El Ministerio de Salud informará los cambios a estos estándares, de acuerdo a la disponibilidad tecnológica.

CARACTERISTICAS DE FORMATO. Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con la siguientes especificaciones técnicas: * Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano, como alfanuméricos * El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin * El fin de registro debe ser el caracter "Enter" * No debe venir ningún campo sin información. Si no aplica, registrar NA, si no está predefinido. CAPITULO VIII. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA REMISION DE INFORMACION

Los medios magnéticos deberán entregarse acompañados de una certificación del Representante Legal de la Entidad remitente, la cual garantiza que la información remitida es veraz, y ha sido validada y verificada.

El Ministerio de Salud devolverá los medios magnéticos si son ¡legibles, presentan defectos físicos o no cumplen con lo establecido en los Capítulos V, VI y VII.