Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la información sobre afiliación en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

A las instituciones a las que se les haya devuelto los medios magnéticos por cualquiera de las causales enunciadas en el numeral anterior, tendrán un período máximo de diez(10) días hábiles para entregar la información corregida de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, en el caso del Régimen Contributivo y por la Dirección General de Seguridad Social, en el caso del Régimen Subsidiado.

Los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control, los Departamentos, Distritos y Municipios, las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS y las que se asimilen, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos de afiliación que generen y usen.

En consideración con la importancia de la información de afiliación para el funcionamiento y la proyección del Sistema General de Seguridad Social en Salud, la no entrega oportuna o la no veracidad de la información, acarreará las sanciones establecidas en el artículo 173 de la Ley 100. CAPITULO IX. DISPOSICIONES FINALES

<VERIFICACION Y CRUCE DE INFORMACION>. Las Entidades Territoriales realizarán la verificación y cruce de la información entre los afiliados del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado en su ámbito territorial, con el objeto de evitar la doble afiliación y realizar la vigilancia y control que les corresponden.

<PLAZA PARA LA APLICACION DE ESTAS DISPOSICIONES>. Plazo para la aplicación de estas disposiciones: Las instituciones contarán con un plazo de tres (3) meses, a partir de la fecha de expedición de esta resolución, para dar cumplimiento a lo establecido en este acto administrativo.

VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PARA: Entidades Promotoras de Salud - Administradoras del Régimen Subsidiado - Entidades Territoriales Asunto: PRIMER ENVIO DE INFORMACION - RESOLUCION 2390. MODULO DE AFILIACION - SIIS Teniendo en cuenta el archivo maestro que deberá ser entregado según lo establecido en la Resolución 2390 del 23 de Junio de 1998, en un plazo no mayor a los primeros 10 días hábiles del mes Octubre, se realizaron 3 reuniones de aclaración y concertación con las EPS/ARS, de donde se concluye que las EPS no cuentan con todos los datos solicitados en este momento, y para aquellos campos que no pueden ser llenados en este primer envío del archivo maestro, deben acoger las disposiciones transitorias que se describen a continuación. No obstante, es obligatoria la actualización de estos datos para las EPS/ARS quienes solicitaran la información a sus afiliados en el periodo de transición de Octubre de 1998 a Enero de 1999. FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO Las EPS enviarán, por esta vez los archivos correspondientes, únicamente al Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía (Av. 9 No. 127 A - 58 Santa fe de Bogotá). * Archivo maestro de cotizantes: TIPO DE DISCAPACIDAD Este campo solo se diligenciara en aquellos registros donde exista información, desagregada conforme a lo señalado en la Resolución 2390. Para aquellas entidades que no dispongan de esta información o la posean pero únicamente como discapacitado o no, sin clasificar, este campo quedará en blanco separado por comas. Esta información deberá ser actualizada en la medida que se identifiquen los casos, inicialmente en aquellos afiliados nuevos. ZONA Para los trabajadores dependientes, no encontrándose este dato en el formulario de afiliación, este campo será diligenciado por las entidades que cuentan con el registro. Aquellas que no tengan identificada la zona, dejaran el campo correspondiente en blanco, mientras se procede a la consecución de la información, durante el período de transición de Octubre de 1998 a Enero de 1999. Para los trabajadores independientes este campo deberá ser diligenciado, teniendo en cuenta que el dato se encuentra en el formulario de afiliación. TIPO DE COTIZANTE Para la remisión del archivo maestro debe tenerse en cuenta la condición que figure en base de datos, dado que el valor Mixto no existe en el formulario de afiliación actual. Para los casos donde exista más de una condición primará la condición de pensionado, trabajador dependiente o trabajador independiente, en ese orden. Para la base de datos que se entregara con corte a 31 de Diciembre/98 esta condición debe ser actualizada, teniendo en cuenta el valor M, cuando existe la condición de Pensionado y Trabajador al mismo tiempo. FECHA DE AFILIACION AL SGSSS Si este dato aún no se encuentra disponible podrá dejarse el campo en blanco, separado por comas y se procederá a actualizarlo. CLASE DE AFILIACION Con respecto al valor NC (Nacido en la EPS) se aclara que en este momento no aplicaría para el cotizante, pero el campo deberá ser llenado con cualquiera de los otros valores según sea el caso. Para aquellos afiliados que se trasladan del Régimen Subsidiado se utilizara el valor TS, y en caso de no contar con esta dato al momento de entregar el archivo maestro, por esta única vez se enviará el campo en blanco separado por comas(,,), y se procederá a la actualización durante el periodo de transición. CODIGO Y NOMBRE DE LA ENTIDAD ANTERIOR Estos campos aplican cuando el afiliado se encontraba en otra entidad aseguradora del Sistema de Seguridad Social, de otra forma quedarán en blanco. Si se tiene únicamente el nombre se registrará en el campo correspondiente y el campo de código quedará en blanco. En todo caso cuando se registre el código deberá registrase el nombre. Si no se conoce la entidad anterior ambos campos quedarán en blanco separados por comas. INGRESO BASE DE COTIZACION Para efectos de alimentar la base de datos de afiliaciones, este dato se toma de lo reportado por el trabajador dependiente como salario base. Para el trabajador independiente es el valor calculado por la EPS como ingreso presuntivo (Art. 66 del Decreto 806 del 30 de Abril de 1998). Para el pensionado se tomará el valor de la mesada pensional. Toda vez que el salario base de cotización es variable, su variación será actualizada con base en la información de novedades suministrada por el empleador o el trabajador independiente en la autoliquidación de aportes. (Cambio de empleo, incremento de salario- TD, aumento en los ingresos - T!l). * Archivo maestro de beneficiarios y adicionales INCAPACIDAD PARA LABORAR Si no se encuentra en la base de datos este dato, el campo será dejado en blanco separado por comas y se debe actualizar inicialmente para los nuevos afiliados y posteriormente para los beneficiarios mayores de 25 años, y los no estudiantes mayores de 18 años que se encuentren en la base de datos. TIPO DE DISCAPACIDAD Este campo solo se diligenciara en aquellos registros donde exista información, desagregada conforme a lo señalado en la Resolución 2390; para aquellas entidades que no dispongan de esta información o la posean, pero únicamente como discapacitado o no, sin clasificar, este campo quedara en blanco separado por comas. Esta información deberá ser actualizada en la medida que se identifiquen los casos, inicialmente en aquellos afiliados nuevos. ZONA No encontrándose este dato en el formulario de afiliación, este campo será diligenciado por las entidades que cuentan con el registro. Aquellas que no tengan identificada la zona, dejaran el campo correspondiente en blanco, mientras se procede a la consecución de la información. FECHA DE AFILIACION AL SGSSS Si este dato aún no se encuentra disponible podrá dejarse el campo en blanco separado por comas, y se procederá a actualizarlo. CODIGO Y NOMBRE DE LA ENTIDAD ANTERIOR Estos campos aplican cuando el afiliado se encontraba en otra entidad aseguradora del Sistema de Seguridad Social, de otra forma quedarán en blanco. Si se tiene únicamente el nombre se registrará en el campo correspondiente y el campo de código quedará en blanco. En todo caso cuando se registre el código deberá registrase el nombre. Si no se conoce la entidad anterior ambos campos quedarán en blanco separados por comas. Nota: Teniendo en cuenta que los campos en el archivo plano deben estar separados por comas, entonces aquellos campos en la base de datos que se encuentran en blanco, deberán estar entre dos comas. (,, ). Con relación a estos datos las EPS deberán actualizar sus bases de datos y ajustarla a los requerimientos de estructura y valores establecidos en la resolución 2390, con el objeto de que para el envío del segundo archivo maestro en el mes de Enero de 1999, los campos en blanco contengan la información que actualmente no se tiene, por lo menos con respecto a aquellos datos que se encuentran en una estructura y con un valor diferentes. La validación de la información estará sujeta a la revisión y justificación que hará el equipo de Sistemas del Ministerio y la Dirección de Seguridad Social, quienes informaran sobre su validez y las correcciones pertinentes La identificación de los archivos maestros se realizará de la siguiente forma: El Nombre del archivo Maestro de Cotizantes debe terminar con la letra C. El Nombre del archivo Maestro de Beneficiarios debe terminar con la letra B. FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN SUBSIDIADO Las ARS / ESS enviarán a cada Municipio, Distrito o Departamento, con el cual tienen contratos, un archivo por cada contrato. Las Entidades Territoriales enviaran al Ministerio de Salud (Cra. 13 No. 32-76 Piso 19 - Dirección General de Seguridad Social), el archivo maestro de afiliados correspondientes a los contratos con todas las ARS. * Archivo maestro de beneficiarios: TIPO DE IDENTIFICACION Teniendo en cuenta que existen beneficiarios que no tienen documento de identidad y no es posible identificarlos con el código del departamento, el código del municipio y el número de la ficha Sisben, dado que fueron identificados a través de listado censal, en los municipios categoría 5 y 6, que en virtud del Acuerdo 32 del CNSSS no aplicaron el Sisben, antes de la vigencia del Acuerdo 77; para estos casos será necesario utilizar el valor ASI, hasta tanto el Ministerio defina la forma en que se identificaran estos afiliados. Así mismo, cuando existan 2 adultos con el mismo número de ficha Sisben, perteneciendo al mismo núcleo familiar, se incluirá un dígito consecutivo para cada adulto del grupo, a partir del adulto que no sea cabeza de familia y continuara con los demás miembros del núcleo familiar, beneficiarios del subsidio. Existiendo en todo caso las demás variables para determinar que no se trata del mismo beneficiario. NUMERO DE IDENTIFICACION Para los casos enumerados anteriormente este campo se enviara en blanco separándolo por comas (,,). Se procederá a la actualización de esta información en la medida que se aplique el Sisben, el afiliado obtenga su documento de identificación, o el Ministerio de Salud defina la forma de identificarlos, lo cual será reportado en el archivo de novedades. TIPO DE IDENTIFICACION DEL CABEZA DE FAMILIA Se tendrán en cuenta las consideraciones anteriores, cuando éste se encuentre identificado como tal, dentro del núcleo familiar. Si no existe un núcleo familiar, se identificara como cabeza de familia el mismo beneficiario, tal es el caso de los ancianos, los niños abandonados, etc. Si no se encuentra definido el cabeza de familia, entre tanto se actualiza la base de datos se reportara esta campo en blanco separado por comas. NUMERO DE IDENTIFICACION DEL CABEZA DE FAMILIA Se tendrán en cuenta las consideraciones anteriores y adicionalmente cuando el campo anterior se encuentre en blanco, igualmente este quedara en blanco. PRIMER APELLIDO - SEGUNDO APELLIDO Para el envío del archivo inicial, aquellas entidades que tengan en un solo campo los dos apellidos, podrán reportarlo en el Campo de Primer Apellido, por una sola vez, y el Campo Segundo Apellido se reportara en blanco, separado por comas, lo cual deberá ser ajustado durante el período de transición de Octubre/98 a Enero/99. PRIMER NOMBRE - SEGUNDO NOMBRE Para el envío del archivo inicial, aquellas entidades que tengan en un solo campo dos nombres, podrán reportarlo en el Campo de Primer Nombre, por una sola vez, y el Campo Segundo Nombre se reportara en blanco, separado por comas, lo cual deberá ser ajustado durante el período de transición de Octubre/98 a Enero/99. FECHA DE NACIMIENTO Este campo podrá ser enviado en blanco separado por comas, únicamente para los afiliados de las poblaciones indígenas cuando este dato no aparezca en la base de datos, y se procederá a actualizar el dato durante el período de transición de Octubre de 1998 a Enero de 1999. GRUPO ETNICO Este campo será diligenciado, cuando se trate de población indígena con el valor |, o contratos de afiliación de población atro- colombiana, con el valor A. Para los demás afiliados el valor correspondiente será N. FECHA DE AFILIACION AL SGSSS Si este dato aún no se encuentra disponible podrá dejarse el campo en blanco separado por comas y se procederá a actualizarlo. TIPO DE AFILIADO Teniendo en cuenta que en algunos casos no se tiene identificado al cabeza de familia se podrá reportar por esta única vez el campo en blanco, y se procederá a realizar la actualización correspondiente. Para los casos en que no existe núcleo familiar se tendrá en cuenta el valor 1, para el registro del beneficiario correspondiente (niños abandonados, ancianos, otros). NIVEL SISBEN Se tomará el dato de estrato para el caso de Bogotá y el valor NA para las poblaciones identificadas a través de listado censal. TIPO DE DISCAPACIDAD Este campo solo se diligenciara en aquellos registros donde exista información, desagregada conforme a lo señalado en la Resolución 2390; para aquellas entidades que no dispongan de esta información o la posean, pero únicamente como discapacitado o no, sin clasificar, este campo quedara en blanco separado por comas. Esta información deberá ser actualizada en la medida que se identifiquen los casos, inicialmente en aquellos afiliados nuevos. CLASE DE AFILIACION Cuando en la base de datos no exista información que permita identificar el valor correspondiente, se podrá por esta única vez reportar el campo en blanco, separado por comas (,,). Todos aquellos campos no contemplados específicamente en este documento deberán ser reportados de acuerdo a lo establecido para tal fin en la Resolución 2390 del 23 de Junio de 1998. NOTA AL MEDIO MAGNETICO: En el documento original y en las publicaciones oficiales en medio físico, fechadas el 29 de septiembre de 1998, se encuentra la firma de: VIRGILIO GALVIS RAMIREZ Ministro de Salud