Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Satud y al Sector Salud

Archivo de Inconsistencias enviado ala : EPSS que solicitó los afiliados a través del | S6CODENTIDADDDMMAAAA 16 í archivo S1. S5CODENTIDADDDMMAAAA 16 po ] | Maestro de Afiliados... | MECODENTIDADDDMMAAAA | 16 | Excepción Maestro de Aportantes o MACODENTIDADDDMMAAAA NB Archivo de Novedades de Actualización NECODENTIDADDDMMAAAA | 16 “Medicina A A ” A cn Prepagada y | maestro de Afiliados MPCODENTIDADDDMMAAAA | 16 Seguros de Salud 2.2. DISEÑO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada unos de los regímenes: Contributivo, Subsidiado, Exceptuados y para las entidades de Medicina Prepagada, Seguros de Salud y Planes Complementarios de Salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral "4. Glosario de Campos” de este Anexo Técnico. Be entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se actualiza en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA que administra el Consorcio Fiduciario del FOSYGA, estos afiliados subirán con estado ACTIVO. Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique. 2.2.1. RÉGIMEN CONTRIBUTIVO Aplica para las EPS y EOC. TABLA 4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO O a a o acia ' 2 2 33 E Ez [2] EE Fe] El NOMBRE DEL CAMPO 93 VALOR PERMITIDO y [2 2 3 "2 E u=

8) a Qu ES mo _.12 | Código de la entidad 22 E E E ! i : RC, TI,CC,CE,PA, CD 15 Tipo de documento del cotizante 2 (Vacío cuando el afiliado es cotizante x Xx principal Vacio o O _ principal). a 16 | TELULO Inúmero de 3-16 (Vacío cuando el afiliado es cotizante identificación del cotizante principal |" | principal) 1 afiliado 12. MS,RC, TI, CC, CE, PA, CD A Número de identif ación del ¿ a 3 Primer apellido del afiliado 0 Ñ y a A 7 gun 20 RESOLUCIÓN NÚMERO 00002321 DE 2011 HOJA No 14 afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" i l | | l l | ñ H i je] n4 y ea 3 ? 2 z <3 l=] NOMBRE DEL CAMPO gs VALOR PERMITIDO y | 2 2 8 5% E lus Ja o ika | Mo CA - a A o 4 Segundo apellido del afiliado 30 Vacio Primer nombre del afiliado $ | Segundo nombre del afiliado 30 Vo ..7_] Fecha de nacimiento del afiliado | 10 YX 8 | Genero del afiliado... 1 Xx . : 1,203 40,14/12.13,14, 15,16, 17, 17 Tipo de cotizante | 2 o 18,192,241.

Xx Vacio _18_| Tipo de afiliado | CBA AX YX 1,2.3,4,5,6,7 4 19 | Parentesco con cotizante principal 1 (Vacío cuando el afiliado es cotizante Vacio Xx a o a e — principal) 20 Condición del beneficiario mayor de 18 años. a 1 O o DE a amento de afilia i 9 | Código depa 2 10 | Código municipio de afiliación IN ca Zona de afiliaci ión ON (13 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC. | 10. |... Formato. DDIMMAAAA. 21 ¡Tipo de identificación del aportante 1.2.1... NI CC, Ti RC,CE, PA | Número de identificación del 22 3-16 aportante _ Tabla CIIU revisión 3 DANE . o e : (Este campo no se diligenciará, para el Xx | 28 | Actividad económica del afiliado 4 caso de lipos de cotizante pensionado | Vacio l en A _..._.9 pensionado por sustitución ) Si un afiliado tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar sólo un registro por uno de los Aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC). Si un cotizante es independiente, él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y "Número de identificación del aportante” en el archivo maestro de afiliados. TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES o o” 2 3 23 E 3 Nombre del Campo 2 E Valor permitido ES 38 8 “54 | Tipo de identificación del. |.

AS Ñ o o 2 aportantes 2 O NIC, TR RC, CE, PA _ UN x 22 Número de identificación del 3-16 Xx aportante a a - a a - o Le , Obligatorio cuando el tipo de identificación es Xx 23 | Dígito de verificación O 1 o “NI”, de lo contrario debe ir vacio. Vacio 24 Nombre o razón social del "Nombres y apellidos completos para cotizantes Xx | aportante 491 independientes que son empleadores |“ 1,2,3 Cuando un afiliado es empleador, se debe 25 | Tipo de aportante 1 reportar independientemente su información x como aportante lo que indica que su tipo de a . OO AU aportante debe ser Empleador (1). _ 1 26 | Sector d del aportante_ O 0% 1,2,3 . Actividad económica del L 28 aportante a a + Ml Tabla CU revisión 3 DANE a RESOLUCIÓN NÚMERO .+ 00002321 17 JUN 20M DE 2011 HOJA No 15 afiliación al Sistema General de Seguridad Socia! en Salud y al Sector Salud" Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante, En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro. 2.2.2. RÉGIMEN SUBSIDIADO Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS). TABLA 6.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL RÉGIMEN SUBSIDIADO q a A a - — m7 i E 35 3 3 Nombre del Campo El E Valor permitido 5 ja] 3 2 1] Ó [12 | Código de la entidad” O Ñ Código pS 2] AX _ [Tipo de documento del afiliado 2 _ MS,RC, TI x Número de identificación del afili 3-16 a x ¡Primer apellido del afiliado 201 A *x Segundo apellido del afiliado o 30 o o Vacio Primer nombre ( del afiliado 201 ml Xx Xx ] Segundo nombre del afiliado l 30 Vacío . Fecha de nacimiento del afiliado 10 Xx Genero del afiliado - _ t o A XL | Código departamento de afilia. ón 1 2 | Codificación DANE Xx Código municipio de afiliación 3 Codificación DANE x Zona de a 1 A 10 -... cOrmato DD/MM/AAAA XK 2 1,2,3,4.5,6,7,8,9, 10, 11, 12, 13, x A e de 14,15, 46, 17, 18, 19,20, 24,22 | 2 31_ ¡Nivel SISBEN _ 1 uN E _34 | Modalidad del Subsidio O Xx 2.2.3. REGIMENES DE EXCEPCIÓN Aplica para ECOPETROL, el Fondo Prestacional del servicio de salud. Magisterio y Universidades con TABLA 7.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A LOS REGÍMENES DE EXCEPCIÓN 3 33 Es 3 Nombre del campo DE Valor permitido El E 0 eE - = 7] ó 52 33 a 12 Código de la entidad 6 Código de la entidad del Régimen de Xx Xx _ Excepción o 15 Tipo. de. documento « del cotizante _ 2 Ml CC, RC, TI, CE,PA Í X 16 Número de identificación del 3-16 cotizante A A A 1 [Tipo de documento del afiliado 2 CC, RC, TL, CE, PA 2 [Número d dentificación del afiliado E o _ [_3. | Primer apellido del afiliado 1.20 o 4 | Segundo apellido del afiliado 30

5. | Primer nombre del afiliado [20 [7 - 6 | Segundo nombre del afiliado 30 RESOLUCIÓN NÚMERO + 30002321 1.7 JUN 2011 DE 2011 HOJA No 16 afiliación al Sistema General de Seguridad Social e n Salud y al Sector Salud” o - Po o o 2 2 32 E S 3 Nombre del campo E E Valor permitido A E 8 E 3d m 7 [Fecha de nacimiento del afiliado | 10 _Formato DD/MMAAAA [XX _8 | Genero del afiliado 1 - e Tipo de afiliad: ro Ñ 0 o del Vacío x | Código deparlamento de afiliación 2 — x Xx Código AL de afiliación 3 Xx Xx A AX XA : AO O 24 Tod de entlicación del ap 2 l Xx Vacio “Sin Guiones, ni puntos, ni caracteres | 22 Número de identificación del 8-10 especiales, sin espacios, SIN El Xx Vacio Aportante DIGITO DE VERIFICACION, para el o A E tipo de documento NI “Tabla CIIU revisión 3 DANE : a . (Este campo no se diligenciará, para el Xx . 28 | Actividad económica del afiliado 4 caso de tipos de cotizante pensionado | Vacio Vacío ON a ó pensionado por sustitución ) Prioridad sobre el Régimen . 38 Contributivo 1 0,1 Vacio x 2.2.4. MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD Y PLANES COMPLEMENTARIOS DE SALUD. TABLA 8.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD O PLANES COMPLEMENTARIOS o. ¡22 $ E EE Es 3 Nombre del Campo El Valor permitido SE 25 (e) o E E <*.<8 Ñ o => > Código de la aseguradora o 23 | Código de la entidad 6 entidad de medicina x Xx - .... prepagada - A] 67 | Tipo de documento del asegurado. principal | 2 EC, RC, TI, CE, | Vacío | x 68 Número de identificación del asegurado 3-16 Vacio x ... ¡principal E o _ _1_ ¡Tipo de documento del asegurado - l 2 CC, RC, Tl, CE, PA, CD Xx Xx 2 | Número de identificación del asegurado a 3-16 Z Xx Xx 3 Primer apellido del asegurado 24 a XL á - Xx X - Segundo apellido del asegurado 30 l Vacio | Vacio 5_ | Primer nombre del asegurado 1.20 a Xx Xx Xx x 8 Segundo nombre del del asegurado . Ñ 30 o o Vacio | Vacio ¡_7 | Fecha de naci 10 Formato DD/MM/AAAA ¡| X | X 8 | Genero del afiliado _ a UK] X Xx 9 |Código departamento de afiliación - a 2 LX Xx 10 | Código municipio de afiliación Ñ 3 X Xx. - 1 XX 0 |, _ Formato DOIMMIAAAA Xx Xx 1 A s,B o x Xx asegurado | principal a 1 1,2,3,4,5,6,7,8. Vacio | X. a Número de póliza o contrato plan adicional de s salud o e ! Xx Xx Fecha de inicio de póliza « o contrato plan AAA p 30 adicional de salud 10 Formato DOIMMIAAMA Ñ : . 37.

Tipo de póliza 0 contrato | plan adicional « de A A 2,3,4 Xx | X y Ñ 7 JUN 2011 RESOLUCIÓN NÚMERO + 10002321 DE 2011 HOJA No 17 I í É j | Nombre det Campo Código Longitud < n E] a ES ES o Asegurado principal Asegurado Beneficiario | A A saluct. 2.3. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES Aplica para todos los Regímenes: Contributivo, Subsidiado (EPSS, Entidades Territoriales y el INPEC), Exceptuados, Medicina Prepagada y Seguros de Salud. NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS Las Entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la TABLA 9. “ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las Entidades que tienen el afiliado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “CÓDIGOS DE NOVEDADES”) Las Entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información. TABLA 9.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES E 2 S 3 gl E.$ Zo 3 2 3 Nombre del Campo E Valor permitido E 5 ES Ñ Ss E 2 2 o al E A ú Consecutivo de la novedad og Consecutivo por archivo, iniciando x x Xx en uno (1) : 12 : Código de Entidad 6 Xx Xx x 1 Tipo de Documento afiliado 2 ; MS,RC, Tl, CC, CE,CD, PA, AS Xx Xx Xx 2 Número de identificación del afiliado 20 x x Xo; 3 Primer apellido del afiliado : 20 x XxX X . . : Xx Xx Xx 4 Segundo apeltido del afiliado 30 Vacio Vacio Vacio 5 * Primer nombre del afiliado 20; Xx o. X x . o » x x x 6 Segundo nombre del afiliado 30 Vacio Vacío Vacio 7. Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA Xx xo lox 0% 0% AN o o x x 20 . Código departamento de afiliación 2 codificación del DANE Vacio : X vacio , a a de ia Xx x 21 A a Sl : Código municipio de afiliación 3 codificación del DANE Vacio x | Vacio Código de la novedad 3 Tabla 10 "Código de Novedad" Xx XX Formato DD/MM/AAAA 30 Fecha inicio de novedad 10 Fecha en ta cual aplica o se hace Xx x Xx . efectiva la novedad reportada. i Nuevo valor 1 Dependiendo det código de novedad, se Xx Xx Xx - deben registrar los nuevos vatores, en el Vacio Vacio * Vacío , , 2 mismo orden en que aparecen en la tabla X x Xx Nuevo valor 2 | 10 "CÓDIGOS DE NOVEDADES".

Vacio ' Vacio , Vacio * Xx pS Xx Vacío , Vacio Vacío 2Á- Nuevo valor 3 RESOLUCIÓN NÚMERO * 00002321 17 JUN 2011 DE 2011 HOJA No 18 Código Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta Nombre del Campo Nuevo valor 4 Nuevo valor 5 Nuevo valor 6 Nuevo vator 7 Longitud TABLA 10. CÓDIGOS DE NOVEDADES e ¿o R 8 3 £ “ú Valor permitido 2 E 2 £ 2 E E] ñ ui o Xx Xx X Vacio Vacio Vacío Xx Xx *x Vacio Vacío ; Vacío Xx Xx Vacio Vacío Vacio Xx Xx Xx Vacio Vacío Vacío tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA. 2 ! S le JE SE 2 EE Descripción de la Novedad de es E 3 E Observaciones 0%? ¿3 Para actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado.

Se deben reportar a Ñ obligatoriamente los 4 campos. ¡Actualización o corrección del Si el tipo de actualización obedece a una Nos Ro y ntimero de identificación 1,2, X | x|x|corrección la novedad puede aplicar también del afiliado y/o fecha de 7,33 para identificaciones que no están vigentes. nacimiento, 1 = Tipo de documento del afiliado 2 = Número de identificación del afiliado 7 = Fecha de nacimiento del afiliado O A 33 = Tipo de actualización del documento, "Actualización o Corrección de Primer nombre N02 nombres del afiliado. po 56 xxx 3 = Segundo nombre Actualización o Corrección de 3 = Primer apellido Nos apellidos del afiliado. 34 xx 4 = Segundo apellido A | Reporta Actualizac _ a N04 ¡de municipio de afiliación en la 9,10 Xxx o de afación _¿misma Enf Salud Ñ y o P ÓN A Actualizaci mbio de 15 y 16 =Tipo y número de identificación del NOS [segundo cotizante a cotizante 15,16 Xx cotizante principal con el cual se tiene inscrita incipal. - <p ¡en BDUA la relación familiar. Aplica únicamente para cotizantes. Adición de relación con un 17 = Tipo de cotizante No6 taportante. O reactivación del 17,21,22,1Xx 21= Tipo de documento dei aportante afilado en la misma entidad. 28 22 = Número de identificación del aportante _ A _ | .,28 = Actividad Económica del afiliado. Aplica cuando: * Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad. + Un beneficiario o adicional o segundo Inclusión de afiliado a un grupo a co Srupo familiar dentro NO7 ¡familiar. Corrección de 15, 16. 18, Xx xs d bi Ñ - o mm . parentesco.

Cambio de condición 19, 20 e cena tener en cuenta que si el afiliado es de beneficiario d un cotizante principal, y tiene un grupo IS " familiar vigente, esta novedad se glosará. 15, 16 = Tipo y número de documento del cotizante en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado. 18 = Tipo de afiliado: Contributivo (A, B y C), to - - o Lil JExcepción(B)__ RESOLUCIÓN NÚMERO - + (0002321 17 JUN 2011 DE 2011 HOJA No 19 afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" Código de Novedad Orden Descripción de la Novedad de variables Contributivo Subsidiado Excepción Observaciones NO8 No09 N10 N11 N12 N13 N14 Actualización o Cambio de Beneficiario o Adicional a Cotizante Principal. Actualización o Cambio de beneficiario Cónyuge a segundo Cotizante dentro del mismo grupo familiar, 17, 21, 22, 19 = Parentesco con el cotizante o cabeza de familia 20 = Solo para Régimen Contributivo, exclusivamente para beneficiarios entre 18 y _125 años. (Estudiantes o Discapacitados)... 17 = Tipo de cotizante. Para regímenes de excepción este campo va vacio. 21= Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 28 = Actividad económica del afiliado. Retiro por muerte.

Actualización de una relación labora! vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica det afiliado y tipo de cotizante. 21, 22,17, 29, 28,17 Finalización de relación con un Xx aportante, 21,22, 17 TIFULO MHactualización o Cambio de condición de Beneficiario mayor de 18 años Novedad de Retiro en BDUA. (Entidades Territoriales y el INPEC) 39, 82 TITULO MIlactualización o ¡Cambio de estado de afiliación 4 ]modificar su estado de afiliación. Regimen Contributivo y Excepción: -Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedaran en estado RETIRADO. Régimen Contributivo: - Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante éste pasa a ser Cotizante principal sin grupo familiar. Régimen Subsidiado: - Esta novedad la reportan: las EPSS, las Entidades Territoriales y el INPEC, el ¡proceso que le corresponde a cada entidad. _| 21 = Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 17 = Tipo de cotizante actual 29 = Nueva fecha de vinculación al aportante 28 = Nueva actividad Económica uevo tipo de cotizante. ipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 17 = Tipo de cotizante Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y sólo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, _[de lo contrario esta novedad se glosará. 20 = Condición de Beneficiario mayor de 18 años : 39 = Causal de Retiro del afiliado por parte del municipio o el INPEC. 82 = Serial del registro con el cual se repite en BDUA.

Este campo se diligencia solo cuando la causa es 3. 14 = Estado de afiliación Cambios permitidos De AC a SU (sólo se reporta para cotizantes) De cualquier estado a RE de ta Entidad. De cualquier estado a DE. De AC a RX (sólo se reporta para cotizantes) Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. Para el Régimen Subsidiado el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado RETIRADO. Los afiliados que actualmente están en estado Fallecido (AF) no se les permitirán “y 47 JUN 2011 RESOLUCIÓN NÚMERO -”00002321 pez011 HOJANo 20 Continuación de la Resokición “Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud" o o KE] £ DE ¿ ES 8? nes Orden Ñ 3 E Descripción de ta Novedad de variables 2 E 3 Observaciones 2 Ej2i2 0 ¡537 qz Gojá Esta novedad solamente la reportarán los municipios y departamentos con TITU , aa corregimientos y el INPEC, en el respectivo TITULO TVanulación de proceso de actualización de BDUA. N15 Ingresos. .

X| ¡La anulación del ingreso se reportará para los TITULO VEntidades afiliados que fueron ingresados de manera Territoriales y el INPEC) incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos o el INPEC por las EPSS A e E [...L...]....¿n los procesos : TITULO Vlactivación del N16 estado de afiliación cuando es Xx X ¡beneficiarios y/o adicionales heredarán el [igual a SU o RX O .... ¡Estado del cotizante, TITULO VlHlactualización de 8 = Género del Afiliado, N17 A 8 xx x12- SD . ¡género del afiliado ||]... |[Sólo se podrá realizar dos veces. no TITULO VII Actualización 11 Xx xx 41 = ¡de Zona de Afiliación zona de Afiliación N20 TErULO IX actualización de 31 X | 131 = Nivel SISBEN ¿Nivel SISBEN a TITULO XActualización tipo 30 = Tipo de población Beneficiaria del N21 ¡de población Beneficiaria del 30 x Subsidio —..]Subsidio. o o Ñ AS a azz PITULO Xlactualización 34 x | [34 = Modalidad del Subsidio - Modal: de sidio e a a Cuando una Entidad le presente en un mismo periodo más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la Entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”. 3. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TRASLADO AFILIADOS EN BDUA POR PARTE DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA los cuales están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades. En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación.

El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse previamente, siguiendo toda la normativa vigente. 3.1. GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL MÓDULO DE TRASLADOS Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de batos. Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud. Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1, a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA, en el archivo R1. 1 7 JUN 2011 RESOLUCIÓN NÚMERO -* U0OC2321 DE 2011 HOJA No 21 R1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA. Para el caso que el afiliado que se pretenda trasladar pertenezca al Régimen Subsidiado, la Entidad2 también deberá realizar el archivo R1 solamente que estos afiliados se trasladarán automáticamente sin surtir el resto del proceso de los Rs. R2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA. R3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA. R4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario del FOSYGA.

R5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1. R6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Enitdad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el R1 y el R4. Fecha de afiliación a la EPS o EOC: Corresponde a la fecha en que el afiliado suscribió el formulario de afiliación ante la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente. 3.2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE TRASLADO DE AFILIADOS EN LA BDUA 3.2.1. SOLICITUD DE TRASLADO EN LA BDUA DE LA ENTIDAD2 A LA ENTIDAD1 Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; éstas remitirán al Administrador Fiduciario del FOSYGA, el archivo R1, en el Proceso de Traslados de BDUA. 3.2.2. ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO R1 El Administrador Fiduciario del FOSYGA remite a la Entidad2, el archivo R3 con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia. Este envío se realizará en la fecha definida para la entrega de resultados del Proceso de Traslados. El Administrador Fiduciario del FOSYGA, enviará a la Entidad1 el archivo R2 con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia. El Envió de los archivos R3 y R2 se realizará en la fecha definida para la entrega de los resultados del Proceso de Traslados.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario del FOSYGA al archivo R1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los siguientes procesos de BDUA del mismo DS - 47 JUN 20 RESOLUCIÓN NÚMERO * 0002321 pe 2011 HOJA No 22 Continuación de ta Resolución “Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. Igualmente, tas EPS no podrán compensar los afiliados que actualmente están en el proceso de traslados. 3.2.3. ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA ENTIDAD1 CON EL ARCHIVO R2 En el Primer Proceso de actualización de BDUA, del mismo mes en el cual se envío la solicitud de traslado, la Entidad1 enviará al Administrador del FOSYGA el Archivo R4, con la respuesta y la causal, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo. 3.2.4, ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO R4 El Administrador Fiduciario del FOSYGA en el primer proceso, procederá a validar y actualizar en la BDUA los traslados que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1, e informará a la Entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1 en el archivo R4. Los registros aprobados por la Enitdad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo R6. Este envío se realizará en el primer proceso del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA. Además, teniendo en cuenta el Artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice: ARTÍCULO 31. CONSULTA BASE DE DATOS.

Las entidades promotoras de salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al Sistema. De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este termino no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC. El Administrador Fiduciario del FOSYGA dará como aceptada la solicitud de aquellos afillados que fueron enviados en el archivo R2 pero que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 y por tanto procederá a actualizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo R4 y que resulten glosados. RESOLUCIÓN NÚMERO * 00002321 pe 2011 4 7 JUN 201 HOJA No 23 3.3. ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL PROCESO DE TRASLADO 3.3.1.