Por la cual se imparten directrices y se establecen responsabilidades en el desarrollo de las funciones relacionadas con el ejercicio de la Supervisión e Interventoría de los contratos, convenios

DEFINICIONES: Para los efectos de esta Resolución, se entiende por: SUPERVISIÓN: Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, es ejercido por el mismo Ministerio cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, el Ministerio podrá contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios. INTERVENTORÍA: Es el seguimiento en esencia técnico que sobre el cumplimiento del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el Ministerio, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando se requiera y acorde con la naturaleza del contrato principal, se podrá contratar no solo el seguimiento administrativo en su aspecto técnico, sino también financiero, contable y/o jurídico. PARÁGRAFO PRIMERO: Por regla general, no serán concurrentes, en relación con un mismo contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, las funciones de supervisión e Interventoría. Sin embargo, el Ministerio puede dividir la vigilancia del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, caso en el cual, en el contrato respectivo de Interventoría, se deberán indicar las actividades a cargo del Interventor y las demás quedarán a cargo del Ministerio a través del Supervisor. PARÁGRAFO SEGUNDO: El contrato de interventoría será supervisado directamente por el Ministerio. PARÁGRAFO TERCERO: Por regla general, la supervisión será individual. En casos específicos, debidamente justificados en los Estudios Previos, la supervisión será múltiple, y podrá incluir servidores públicos de la misma o de diferentes dependencias.

PERFIL DEL SUPERVISOR: El servidor público encargado de ejercer la supervisión de un contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, deberá: (1) Contar con conocimiento amplio y calificado sobre el tema objeto del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. (ii) En lo posible, haber participado en su fase de estructuración desde los estudios previos, así como pertenecer al (as) área (s) o dependencia (s) que solicitó (aron) la contratación, salvo que existan condiciones excepcionales que impongan la necesidad de designar como supervisor a un servidor público de un área distinta, situación que deberá ser motivada al momento de la solicitud y contar con la anuencia del responsable de esta última área. (iii) Ser en lo posible, un servidor que desempeñe cargos del nivel profesional o superior, con experiencia y/o estudios en materias afines al objeto del contrato, convenio o negocio a 02133 "IJUN 2014. RESOLUCIÓN No. ' HOJA No. 3 jurídico de naturaleza contractual que se va a supervisar. Sólo en casos excepcionales, asociados al objeto y obligaciones del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, un funcionario del nivel técnico podrá ejercer las actividades de supervisión.

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR O CONTRATACIÓN DE LA INTERVENTORÍA: La propuesta para la designación del Supervisor así como la necesidad de contratar a un Interventor, deberá ser consignada en los estudios previos, debidamente suscritos por el Director del Proyecto correspondiente o el Director, Subdirector, Coordinador o Jefe de Área que solicita la contratación. La designación formal de ta Supervisión se realizará por el Ordenador del Gasto dentro del clausulado del Contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y la misma se comunicará al designado por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, una vez que se haya surtido el trámite precontractual y cumplido los requisitos de legalización del contrato, El Director del Proyecto correspondiente, el Director, Subdirector, Coordinador o Jefe de Área o dependencia correspondiente a quien se le haya designado la supervisión, podrá a su tumo designarla en otro servidor público de su dependencia, si tal posibilidad la prevé el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual; situación que debe ser comunicada por escrito de forma inmediata al Grupo de Gestión Contractual. La designación hecha por el Director del Proyecto, el Director, Subdirector, Coordinador o Jefe de Área o dependencia, se hará sin perjuicio de su responsabilidad por la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y del manejo de los recursos públicos. En los casos que la Ley obliga a contratar la interventoría, o cuando el Ministerio considere necesario contratarla, se realizará la selección del contratista utilizando la modalidad de Concurso de Méritos, salvo que por la cuantía de la contratación pueda utilizarse la modalidad de mínima cuantía. El proceso de selección del Interventor debe efectuarse por regla general de manera previa a la adjudicación del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, o en su defecto a la mayor brevedad respecto al contrato objeto de interventoría y su Estudio Previo deberá incluir requisitos de habilitación y calificación que garanticen que el interventor cuenta con la idoneidad necesaria demostrando experiencia en la interventoría de objetos relacionados y conocimientos especializados en la materia correspondiente. Para el ejercicio de la Interventoría, el contrato debe estar suscrito, y cumplidos todos los requisitos de legalización, a partir de este momento se entiende el inicio de las funciones del supervisor, Parágrafo Primero: El Ordenador del Gasto podrá, a petición de parte o de manera oficiosa, cambiar la supervisión del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, o designar supervisores adicionales cuando la necesidad así lo requiera. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva, vacaciones, permiso, comisión, licencia o retiro, sea necesario el cambio de supervisor, el Secretario General (en los casos en que actúe como responsable técnico), el Director, Subdirector, Coordinador o Jefe de Área o dependencia, reasumirá de manera automática la supervisión del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, sin necesidad de que medie comunicación del Ordenador del Gasto o del Grupo del Gestión Contractual. El supervisor saliente suscribirá un informe pormenorizado a la fecha en que cesan sus funciones, que dé cuenta del estado de ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza RESOLUCIÓN No. (2133 DE EU O osa no a contractual, la relación de los documentos que entrega y las observaciones que considere pertinentes. En todo caso, el nuevo supervisor que se designe, podrá dejar constancia del estado en que se encuentre el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual al asumir el ejercicio de sus funciones de vigilancia, control y seguimiento.

DURACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL SUPERVISOR O DE LAS OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORÍA: En todos los casos, el Supervisor o el Interventor vigilarán la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual durante todo el tiempo en que subsistan obligaciones contractuales (tales como las relacionadas con los recambios y las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías, las cuales comprenden entre otras, el mantenimiento preventivo de los bienes adquiridos, calidad, repuestos, salarios y prestaciones sociales y de estabilidad de la obra, y demás actividades que se hayan contemplado dentro de estas garantias ofrecidas por el contratista), aun habiendo tenido lugar la liquidación del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. Para tales efectos el supervisor deberá realizar las revisiones periódicas de que trata la Ley 80 de 1993, así como las demás acciones de control y vigilancia de conformidad con la naturaleza de las obligaciones.

LINEAMIENTOS GENERALES: El Supervisor o Interventor es el interlocutor válido y actúa como conducto regular de las relaciones entre el Ministerio y el contratista. Las comunicaciones que se surtan entre el Supervisor y/o Interventor y el contratista durante la etapa de ejecución, liquidación de los contratos, convenios y demás negocios jurídicos de naturaleza contractual, y con posterioridad a la misma, son formales y deberán siempre constar por escrito así hacer parte del expediente contractual. Todos los documentos que se generen como consecuencia del ejercicio de la supervisión, deben estar radicados, fechados, foliados y con cada uno de sus anexos y soportes. Las actas que surjan en desarrollo del contrato, serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. El supervisor y/o interventor, revisará que los bienes, obras o servicios objeto del contrato, convenio O negocio jurídico de naturaleza contractual, correspondan a los ejecutados y, en ningún caso, podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, modificación de obligaciones o productos, cambios o especificaciones que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificación de su valor, plazo u objeto, etc. No obstante lo anterior, el supervisor y/o interventor tiene el deber de solicitar y justificar o motivar de manera amplia y suficiente estos cambios ante el Ordenador del Gasto y/o funcionario competente para dicho tipo de modificaciones contractuales, cuando las mismas se requieran. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse dentro del término señalado en el pliego de condiciones o en el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. Corresponde al supervisor y/o interventor, según sea el caso, realizar la confrontación de la obra, del bien o servicio que recibe, con respecto a lo contratado, respondiendo por las irregularidades presentadas en los términos previstos en el Código Disciplinario Único y demás normatividad aplicable. RESOLUCIÓN No? 02133 De TY Jywy 2014 — HoJano.s ARTÍCULO SEXTO, RESPONSABILIDADES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES: El supervisor y/o el interventor, es el representante del Ministerio ante el contratista y responsable ante la Entidad por el estricto seguimiento y control para lograr el cumplimiento del objeto y las obligaciones pactadas en el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. No tiene facultades para exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones contractuales. En ningún caso, podrá avalar actividades del contratista diferentes al objeto y obligaciones del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. El Supervisor e Interventor responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio al Ministerio o a terceros, derivados de la ejecución (o la no ejecución o ejecución parcial) de los contratos, convenios o negocios jurídicos de naturaleza contractual sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de Supervisión o Interventoría. Igualmente, serán responsables de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área del Ministerio, ente de control o autoridad administrativa o judicial. Para el cumplimiento de sus funciones u obligaciones, los interventores y/o Supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al Ministerio de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, o cuando tal incumplimiento se presente.

OBLIGACIONES Y/O FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES: Las funciones y obligaciones de los supervisores e interventores son de orden técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, por ello resulta de vital importancia realizar un seguimiento en cada uno de estos componentes, para que la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual vigilado permita alcanzar los fines que se perseguían al momento de su suscripción. Es así como las obligaciones específicas que deben cumplir los supervisores e interventores se han clasificado y organizado según su carácter, así: 1. De orden administrativo: Corresponde a las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar que en la ejecución de los contratos, convenios y negocios jurídicos de naturaleza contractual, se cuente con mecanismos eficientes de planificación, organización y coordinación, para facilitar el adecuado desarrollo de los compromisos contractuales. Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente administrativo tenemos las siguientes: a. Antes de cualquier actuación, verificar que el contratista cumpla con todos los requisitos previstos en la Ley para la ejecución del contrato, al igual que revisar y verificar el contenido del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y la información remitida por el Grupo de Gestión Contractual. b. Suscribir las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato, convenio, o negocio jurídico de naturaleza contractual, entre las cuales se encuentran las actas de inicio y acta de recibo total o parcial. c. Rendir oportunamente los informes que le solicite el Ordenador del Gasto, los Órganos de Control, el Grupo de Gestión Contractual y la Dirección Jurídica.

d. Conocer y aplicar el Manual de Contratación y la presente Resolución, adoptados por el Ministerio, dando cumplimento expreso a los procedimientos alli previstos. e 0002133 8eguN 2014 RESOLUCIÓN Ño. HOJA No. 6 e. Disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y demás servicios necesarios para el adecuado desarrollo de la supervisión y/o interventoría. f... Indicar al contratista los trámites necesarios para la expedición del carné que lo identifique como contratista y al final del contrato velar para que se realice la devolución del mismo, de la tarjeta de ingreso y de los demás elementos que hayan sido puestos a su disposición para el cumplimiento del contrato. g. Organizar y mantener un archivo que contenga toda la información utilizada y generada durante la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, objeto de la Supervisión y/o Interventoria, de acuerdo con las reglas de gestión documental del Ministerio.

h. Remitir copia al Grupo de Gestión Contractual, de los actos y decisiones relevantes adoptadas por el supervisor y/o interventor y contratista, como las actas de iniciación, suspensión y reiniciación, entre otras. il. Exigir al contratista que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de cumplimiento obligatorio, cuando por el objeto del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, haya lugar a ello. j Remitir el original de todas las actuaciones surtidas dentro de la ejecución del contrato, convenio o negocio juridico de naturaleza contractual, así como del informe de actividades para pagos parciales y del informe final técnico y financiero y productos pactados, según formatos establecidos, con los soportes correspondientes, al Grupo de Gestión Contractual. Lo anterior, cumpliendo con los estándares de calidad y el Programa de Gestión Documental del Ministerio. k. Presentar al Ordenador del Gasto las solicitudes de desplazamientos de los contratistas en los casos en que dicha situación haya quedado plasmada en el Contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, dentro de! término establecido para ello en el acto administrativo que reglamenta el tema y en el formato que corresponda. l.. Remitir al Grupo de Gestión Contractual, la solicitud de liquidación del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, junto con el informe final (certificación pago final y matriz de concepto y porcentaje de cumplimiento) requerido para la liquidación y/o cierre del contrato, convenio negocio jurídico contractual, en el formato que para el efecto disponga la Entidad. Junto con la solicitud deberá allegar, si existiere, la carpeta que contiene todos los documentos de la Supervisión o Interventoría, con el fin de que reposen en un único expediente los documentos relacionados con las etapas precontractual, contractual, ejecución contractual y postcontractual. m. Gestionar el trámite de liquidación y atender oportunamente los requerimientos que se le formulen para la conclusión de este trámite.

n. Administrar los documentos y entregarlos a las diferentes dependencias de la entidad involucradas en la gestión del contrato, convenio o negocio jurídico contractual asignado. o. Realizar con el contratista la planeación de actividades, revisar y aprobar el cronograma de ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, de acuerdo con el objeto del mismo. p. Revisar y aprobar la programación para el manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, servicios públicos, entre otros; de acuerdo con la naturaleza del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual supervisado. q. Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la correcta ejecución y desarrollo del contrato. r. Efectuar el trámite y seguimiento a la correspondencia relacionada con el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. s. Organizar las reuniones que estime convenientes para el normal desarrollo de las obligaciones contractuales.

t. Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, dentro de un término razonable, resolviendo aquellas que sean de su competencia y dando traslado de las que no ”, ResoLución 5. ¿? 02133 ne E9 JON2014 HOJA No. 7 lo sean a la dependencia competente, adjuntando su concepto al respecto; igualmente debe evitar vencimiento de términos legales y contractuales. Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas al Ministerio o sitio de cumplimiento de las obligaciones contractuales. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, el Supervisor debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación. De orden técnico: Corresponde a las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar que el avance del contrato, asi como las entregas de obras, bienes o la prestación de los servicios, se “sujeten siempre a los estándares, lineamientos, especificaciones, normas de calidad, condiciones y procedimientos previstos para cada una de las actividades contractuales y productos entregados, así como realizar el seguimiento que corresponda en los casos que por la naturaleza del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual existan obligaciones pos contractuales, incluso después de la firma del acta de liquidación. Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente técnico tenemos las siguientes: a. Conocer los aspectos y exigencias técnicas de los pliegos de condiciones, y/o de los estudios previos, según corresponda, así como el ofrecimiento plasmado en la propuesta del contratista.

Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra, del servicio o de los bienes contratados, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato en sus anexos y demás normas reguladoras. Verificar el avance en el cumplimiento de las obligaciones, de conformidad con el cronograma de ejecución aprobado y/o plan de trabajo y realizar los ajustes necesarios. Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión. Velar porque el contratista, en el cumplimiento del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, cumpla en todo momento, las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes, servicios u obras contratados, Garantizar que el contratista ejecute el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual con el personal, instalaciones y equipos ofrecidos, vigilando que éstos se ajusten a los perfiles, experiencia, marcas, capacidad, condiciones físicas exigidas en los pliegos de condiciones, en los estudios previos y/o en ta propuesta del contratista. Mantener una constante interrelación y comunicación con los comités técnicos y directivos en aquellos contratos, convenios y negocios jurídicos de naturaleza contractual en que hayan sido pactados. Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisión y/o interventoría, Solicitar al Ordenador del Gasto las modificaciones, aclaraciones, adiciones, prorrogas, cesiones, suspensiones o terminaciones de mutuo acuerdo, acompañadas de la correspondiente justificación y demás documentos soportes de conformidad con el Manual de Contratación del Ministerio. Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener.

Aprobar y declarar recibidos a satisfacción todos los servicios, obras, bienes y/o elementos, informes y/o productos entregados por el contratista, verificando que la cantidad y calidad de ResoLución Ño. 02133 pe TI/JUN 2004, HOJA No. 8 Continuación de fa Resolución “Por la cual se imparten directrices y se establecen responsabilidades en el desarrollo de las funciones relacionadas con el ejercicio de la Supervisión e Interventoría de los contratos, convenios y demás negocios jurídicos de naturaleza contractual que celebre el los mismos estén de acuerdo con lo exigido en las condiciones esenciales del contrato o pliego de condiciones, en los estudios previos, en la propuesta y en el contrato. l. . Solicitar al contratista las pruebas de calidad que estime convenientes para establecer y evaluar el correcto funcionamiento del objeto contratado. m. Revisar los diferentes informes que presente el contratista y emitir concepto de conformidad o cumplimiento. n. Realizar el respectivo cierre del expediente contractual cuando subsistan obligaciones postcontractuales después de liquidado el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual de acuerdo al Artículo 38 Ley 1510 de 2013 3. De orden Financiero: Parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar una adecuada ejecución presupuestal del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y el cumplimiento de obligaciones relacionadas con el trámite de pagos y desembolsos presentados por el contratista. Se dirigen a vigilar la inversión del presupuesto asignado y/o aportes pactados, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, por lo que con su ejercicio se constata que el gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación y montos previstos en el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos. Dentro de las funciones del supervisor y/o interventor relacionadas con el componente financiero tenemos las siguientes:

a. Verificar que el contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera. b. Revisar y aprobar el plan de inversión del anticipo. c. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo. d. Presentar ante la Subdirección Financiera y/o Coordinación del Grupo de Contabilidad, el informe de cumplimiento en el formato que se establezca para tal efecto, certificando de manera clara y precisa el valor a pagar o el aporte a realizar acorde con la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico contractual y lo pactado en el mismo y verificar el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integra! y/o parafiscales por parte del contratista durante la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y hasta su liquidación, de acuerdo con lo exigido por la Ley, anexando la documentación soporte respectiva. e. Autorizar el pago de los anticipos y pago anticipado pactados en el contrato y llevar un control de los dineros girados durante su desarrollo, para que los desembolsos efectuados al contratista no excedan el valor del contrato y que estos se realicen en la forma pactada en el mismo.

f. Realizar todas las gestiones necesarias y pertinentes para que los recursos girados al contratista, no ejecutados, sean reintegrados (junto con los rendimientos financieros si a ello hay lugar) y remitir copia del soporte de dicha devolución a los Grupos de Gestión Contractual y Tesorería. De no hacerse efectivo el reintegro, se deberá informar a la Dirección Jurídica, al Grupo de Gestión Contractual y al Ordenador del Gasto para que se inicien las acciones pertinentes. g. Aprobar o rechazar las facturas, cuentas de cobro presentadas por el contratista y darles el trámite correspondiente. RESOLUCIÓN No 12133 DE 79 HN 2014” *HOJANO.9 h. Velar porque el cumplimiento de los requisitos para el trámite y aprobación de pagos por parte del Ministerio se realice dentro de los plazos pactados. Para ello, deberá realizar oportunamente todas las gestiones tendientes a solucionar posibles inconvenientes que se presenten para efectuar los pagos al contratista. il. Verificar que a la terminación del encargo fiduciario o del patrimonio autónomo, cuando los mismos sean constituidos en el marco de obligaciones contractuales, la Sociedad Fiduciaria devuelva al Ministerio los rendimientos que se hubieren generado de los recursos que integren el encargo, los cuales serán consignados en la cuenta que el Ministerio le informe. j.. Mantener actualizado el estado financiero del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, incluidos los aportes de la contraparte, durante el desarrollo del mismo, el cual hará parte de los informes periódicos de supervisión o interventoría y podrá ser solicitado por el Ministerio en el momento que se requiera.

k. En aquellos contratos, convenios o negocios jurídicos de naturaleza contractual que se hubieren pactados los giros o desembolsos de recursos en moneda diferente a la colombiana, el supervisor o interventor al momento de presentar los informes deberá realizar la respectiva conversión de moneda de acuerdo a la tasa representativa del día del pago o de la consignación con el fin de certificar que los recursos ejecutados corresponden a lo pactado o en su defecto solicitar el reintegro de los mismos al Contratista. |... Comunicar en forma oportuna y veraz, la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente. m. Solicitar, con la sustentación correspondiente y con el debido tiempo de anticipación, las adiciones al contrato, convenio o negocio jurídico contractual, a que haya lugar, lo mismo que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente. n. Informar, al final de la vigencia fiscal, el valor por el cual deben constituirse las cuentas por pagar, y solicitar, en caso que sea necesario y ajustado al ordenamiento jurídico, la aprobación de constitución de reservas presupuestales con la debida justificación. o. Analizar y advertir al Ministerio sobre situaciones que amenacen el equilibrio económico del contrato. p. Efectuar el análisis y justificación para determinar los montos de multas y/o sanciones a que haya dado lugar el contratista. q. Archivar dentro de la carpeta del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, los soportes de pagos efectuados al contratista. De orden Legal: Corresponde a las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar que la ejecución de los contratos, convenios o negocios juridicos de naturaleza contractual y sus acciones conexas, se sujeten, en cualquier de sus etapas, al ordenamiento jurídico colombiano y a lo previsto en el respectivo contrato. Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente legal tenemos las siguientes:

a. Una vez suscrito el contrato, convenio o negocios jurídicos de naturaleza contractual, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas en los casos de modificaciones que impliquen adiciones presupuestales o prorrogas del plazo y velar porque estas permanezcan vigentes por el tiempo que sea necesario para amparar los bienes y servicios relacionados con el objeto del contrato, convenio o negocio jurídico contractual, incluso hasta después de la liquidación del mismo. b. Para efecto del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social, si a ello hay lugar, de acuerdo a la naturaleza del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. ResoLución+o.! 02133 pg TA UN 2014 — HOJANO. 10 c. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato o convenio suscrito. d. Velar porque la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual no ocasione daños a terceros y, si esto llegare a suceder, tomar las medidas necesarias para evitar o aminorar el riesgo de futuras reclamaciones al Ministerio. e. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. f.. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral que deban adoptarse en desarrollo del contrato, sustentando las razones que la motivan, con el visto bueno del Director, Subdirector, Jefe o Coordinador del Área o dependencia que solicitó la celebración del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual.

g. Requerir por escrito al contratista por los hechos que puedan constituir incumplimiento del contrato, convenio o negocio juridico de naturaleza contractual, cuya información servirá de sustento para la posible imposición de multas o las sanciones a que hubiere lugar. h. Solicitar al Ordenador del Gasto, durante la ejecución del contrato, la imposición de multas, cuando los trabajos actividades, obras o servicios no estén siendo ejecutados en forma correcta y/o oportuna, para lo cual debe presentar un informe pormenorizado y argumentado en el que sustente las razones que dan lugar a la imposición de dicha medida, tasando los perjuicios causados y la eventual multa. i. Solicitar al Ordenador del Gasto, el trámite de arreglo directo, la declaratoria de incumplimiento o hacer efectiva la cláusula penal del contrato o convenio (lo cual debe solicitarse durante el término de ejecución del contrato o vencido el plazo contractual), para lo cual debe presentar un informe pormenorizado y argumentado en el que sustente las razones que dan lugar a ello, tasando los perjuicios causados. j. Poner en conocimiento del Ordenador del Gasto, de sus superiores jerárquicos y de los Organismos de Control sobre los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles y puedan poner o pongan en riesgo la ejecución del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual. PARÁGRAFO PRIMERO: Estas mismas obligaciones y funciones le serán exigibles a los interventores cuando en el contrato de interventoría se incluya el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico. PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando la supervisión de un contrato sea asignada a más de una persona, los informes de supervisión que se produzcan en desarrollo del contrato así como los demás trámites que se requieren, como las solicitudes de modificaciones, adiciones, suspensiones y declaración de incumplimiento, deberán ser firmadas por todos los que tengan a su cargo la labor de supervisión.

PARÁGRAFO TERCERO: Cuando en el proceso de control y seguimiento del contrato participen áreas distintas a la que solicitó la contratación, se entenderá para todos los efectos legales que esta labor de acompañamiento se realiza en calidad de supervisión. PARÁGRAFO CUARTO: Las obligaciones específicas que deben cumplir los supervisores e interventores reseñadas en el presente artículo son de carácter enunciativo y no taxativo.

DEBERES DEL PERSONAL DE APOYO El personal de apoyo, esto es, las personas que sean contratadas para apoyar las funciones de supervisión o qué tengan dentro de sus obligaciones contractuales prestar este tipo de apoyo, tendrán como obligación principal facilitar y colaborar en el desarrollo de las labores propias de la supervisión y/o interventoría, mediante la RESOLUCIÓN No,.-- poqag DE 3 tJa20lá — HOJANO. 11 ejecución de las actividades asignadas por quien ejerza la función de supervisión de sus respectivos contratos. Para el ejercicio de la misma, deberán cumplir con las siguientes actividades: 1. Conocer y aplicar el Manual de Contratación y las directrices en relación con la Supervisión e Interventoría de los contratos celebrados por el Ministerio. 2. Apoyar en las tareas verificación física para que junto con los documentos del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, se encuentren los estudios, diseños, planos, proyectos y demás documentos requeridos para su correcta ejecución. 3. Conocer las condiciones y términos del proceso contractual desde su etapa de planeación, firma del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual y el cumplimiento de las obligaciones en ejecución del mismo. 4. Asistir a las reuniones que realice el supervisor con miras a definir y planificar las actividades necesarias para la iniciación de la ejecución contractual, levantando la ayuda de memoria correspondiente. 5. Proyectar las actas contractuales, verificando previamente el cumplimiento de los siguientes requisitos: firma de las partes, aprobación de pólizas por la Coordinación de Gestión Contractual, la existencia de las licencias y/o permisos necesarios y las demás condiciones exigidas en el contrato. 6. Apoyar en la verificación del cumplimiento de las actividades, órdenes y autorizaciones que se requieran para el desarrollo del contrato. 7. En el evento que se presenten atrasos en la ejecución del contrato, prestar apoyo en el trámite de acciones correctivas, que contribuyan al cumplimiento de las obligaciones del contrato. 8. Participar en las reuniones de trabajo y comités técnicos, donde y cuando sea requerido por el Supervisor. 9. Responder junto con el Supervisor por el archivo de toda la documentación que surja durante la ejecución del acuerdo de voluntades y enviar copias a las áreas que corresponda. 10. Guardar la confidencialidad que el objeto de! contrato exija. 11. Las demás que le sean asignadas dentro del marco de las obligaciones objeto del contrato.

INSTRUCCIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR: Todas las instrucciones, órdenes y autorizaciones técnicas que se den al Supervisor y/o al Interventor, deberán ser impartidas por escrito. igualmente, las órdenes e instrucciones del Supervisor y/o Interventor al contratista siempre deben constar por escrito, así como, las respuestas, informes o solicitudes del contratista. Igualmente, toda nota remitida por el Supervisor y/o Interventor deberá ser contestada en tiempo oportuno.