Por la cual se determina el procedimiento para realizar el saneamiento de aportes patronales correspondientes a la vigencia de 2012 a 2016 y se dictan otras disposiciones.

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el procedimiento para realizar el saneamiento de aportes patronales financiados con recursos del Sistema General de Participaciones para Salud, correspondientes a las vigencias de 2012 a 2016, por los sistemas de pensiones, salud, riesgos laborales y cesantías.

Ámbito de aplicación. Las disposiciones previstas en la presente resolución aplican a: 1. Las entidades del sector salud que hubieren sido beneficiarias de los recursos para el pago de aportes patronales de la asignación del Sistema General de Participaciones para Salud de la respectiva entidad territorial, en adetante entidades empleadoras; 2. Las Administradoras de Fondos de Pensiones - AFP tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, como de Ahorro Individual con Solidaridad; las Administradoras de Cesantiías — AFC incluido el Fondo Nacional del Ahorro — FNA, las Entidades Promotoras de Salud — EPS incluidas las Entidades Obligadas a Compensar - EOC y/o Fosyga — hoy la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, en adelante ADRES, y las Administradoras de Riesgos Laborales ARL.

Reporte de información. La información para el saneamiento de aportes patronales financiados con recursos del Sistema General de Participaciones para la Salud será reportada a través de la Plataforma de Intercambio de Información - PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social — SISPRO, siguiendo los lineamientos y anexos que hacen parte de la presente resolución. Parágrafo 1. Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deberán enviar los anexos técnicos firmados digitalmente, lo cual protege tos archivos garantizando su integridad, confidencialidad y aceptación. Para firmarlos digitalmente se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la autoridad competente. 0“ ce 21 MAY 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO. $222.02 4 DE 2018 HOJA No 3 de 23 Parágrafo 2. La Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio publicará en el enlace https: //www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/Aportes-patronales.aspx. el cronograma que define los plazos para el desarrollo del procedimiento de que trata el presente acto administrativo. . CAPITULO Il DETERMINACIÓN Y REPORTE INICIAL DE LAS DEUDAS DE APORTES PATRONALES

Determinación de la deuda por parte de las entidades administradoras. Las entidades administradoras dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, generarán y enviarán a cada entidad empleadora, por correo electrónico, en medio físico o por canales de comunicación eficaces, el estado de cuenta desagregado por año, desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016, con el nombre e identificación de cada persona afiliada, el periodo y el valor de la deuda por concepto de aportes patronales.

Reporte de deudas de aportes patronales por parte de las entidades empleadoras. Las entidades empleadoras, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al reporte de la deuda por parte de las entidades administradoras de que trata el artículo 4 de la presente resolución, deberán reportar a este Ministerio, el total de las deudas de aportes patronales, desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016, en el Anexo Técnico 2 “Reporte de información de las entidades empleadoras” Las entidades empleadoras verificarán la información remitida por las entidades administradoras, basándose en las planillas de autoliquidación de aportes, nóminas o demás documentos o medios magnéticos que puedan servir de soporte, para identificar los ajustes y establecer la existencia de novedades no registradas o no aplicadas, y así reportarlas de acuerdo con el Anexo Técnico 2, que hace parte integral de la presente resolución. Parágrafo. Las entidades empleadoras cuando realicen el cargue de información podrán registrar el aporte patronal del periodo en deuda desde el valor equivalente a un día de SMLMV de acuerdo con el porcentaje legal que corresponde a cada sistema: pensiones, riesgos laborales, cesantías y salud.

Reporte de deudas de aportes patronales por parte de las entidades administradoras. Las entidades administradoras dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al reporte de la deuda de aportes patronales por parte de las entidades empleadoras de que trata el artículo 5 de la presente resolución, deberán reportar a este Ministerio las deudas de aportes patronales en el Anexo Técnico 3 “Reporte de información de las administradoras” de esta resolución. Parágrafo. Las entidades administradoras con base en lo reportado en el Anexo Técnico 2 de que trata el artículo 5 de la presente resolución, deberán realizar los ajustes pertinentes en su sistema de información, cargando las novedades que fueron debidamente soportadas por las entidades empleadoras.

Reporte inicial de la ejecución de recursos por parte de las administradoras. Las entidades administradoras dentro del mismo plazo establecido y 21 May 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO. 022024 DE 2018 HOJA No 4 de 23 en el artículo 5 de la presente resolución, deberán reportar a este Ministerio, como información inicial, la consolidación de la ejecución de recursos de aportes patronales desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016, en el Anexo Técnico 4 “Reporte de ejecución de aportes patronales por parte de las administradoras” que hace parte integral de este acto administrativo.

Cruce y publicación de las deudas de aportes patronales reportadas por las entidades empleadoras y administradoras. Este Ministerio, publicará en su página Web, dentro de los treinta (30) dias hábiles siguientes al vencimiento del plazo a que refiere el artículo 6, el resultado del cruce inicial de las deudas de aportes patronales reportado por las entidades empleadoras y administradoras, así como los cruces y validación de información relacionada con el giro de los recursos del SGP realizado a las administradoras y el reporte de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — PILA. Parágrafo. Las entidades empleadoras y administradoras deberán revisar la información publicada para identificar y soportar los ajustes requeridos, que deben ser llevados a las mesas de saneamiento a las cuales sean convocadas. CAPITULO ll! MESAS DE SANEAMIENTO DE APORTES PATRONALES

Mesas para el saneamiento. Dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo a que se refiere el artículo 8 de la presente resolución, se deberán llevar a cabo las mesas de saneamiento a través de las cuales se efectuará la aclaración de los recursos de aportes patronales para el periodo 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016. Para el efecto se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Convocatoria y difusión. Las entidades territoriales del orden departamental o distrital deberán convocar y coordinar las fechas, hora y lugar de reunión de las mesas de saneamiento, para que las entidades empleadoras de su jurisdicción a las cuales se hayan asignado recursos del Sistema General de Participaciones para aportes patronales y las entidades administradoras, aclaren las deudas en el marco del procedimiento previsto en la presente resolución. Así mismo, serán responsables del registro de la información requerida a través del aplicativo de gestión de aportes patronales que dispondrá este Ministerio para las mesas de saneamiento y asistentes a las mismas. 2. Asistencia y obligaciones. Las entidades administradoras y empleadoras deberán asistir a las mesas de saneamiento con información válida y lista para la verificación. En dichas mesas, estarán obligados a: a. Presentar los estados de cuenta por parte de las administradoras, desagregado como mínimo por año, desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016, con el nombre y el número de cédula de cada persona afiliada; b. Confrontar la información de los estados de cuenta por parte de la empleadora, con planillas de autoliquidación, nóminas o demás documentos o medios magnéticos que puedan servir de soporte; c. Tomar como insumo para la depuración de deudas, la información a que hace referencia el artículo 8 de la presente resolución; 2 1 May 2018 A . Caos RESOLUCIÓN NÚMERO U UL Y 2 02 4 DE 2018 HOJA No 5 de 23 a Solucionar las objeciones sobre la información no concordante; e. Realizar las depuraciones y ajustes necesarios, en las bases de datos de las entidades administradoras y empleadoras; f. Registrar novedades tanto de inclusión, exclusión y edición de periodos a conciliar en el mencionado aplicativo de gestión de aportes patronales. 3. Actas de conciliación. Las mesas concluirán con la firma de las actas de conciliación por los representantes legales o sus apoderados expresamente autorizados para conciliar, acta que será generada directamente desde el aplicativo de gestión de aportes patronales y posteriormente cargada en el mismo. En caso de inasistencia a las mesas de saneamiento por parte de las entidades empleadoras o las administradoras, las entidades territoriales del orden departamental o distrital deberán dejar sentadas las respectivas actas de inasistencia e informarán a los organismos de inspección, vigilancia y control respectivos, para el inicio de las acciones a que haya lugar. Parágrafo. Los representantes legales o apoderados de las entidades empleadoras y administradoras que asistan a las mesas deberán estar facultados para conciliar, para ello soportarán su condición con el cargue del documento que lo acredite: Cámara de Comercio, certificación de la Superintendencia Financiera de Colombia, acto administrativo de posesión o poder, según corresponda, que deberá cargarse en el aplicativo de gestión de aportes patronales.

Información y suscripción de las actas de conciliación. Las actas de conciliación deberán: 1. Contener la información discriminada de tos registros aclarados y conciliados por las partes, incluyendo como mínimo: identificación de las partes y saldo total a favor o en contra en el periodo de 01 enero de 2012 a 31 de diciembre de 2016. 2. Suscribir un acta por cada sistema: pensiones, cesantías, riesgos laborales y salud, con firma del respectivo representante legal o sus apoderados autorizados expresamente para conciliar por parte de las entidades empleadoras y administradoras, en el desarrollo de las mesas de saneamiento. Parágrafo. Las entidades responsables deberán liquidar los rendimientos financieros conforme a la normativa vigente.

Traslado y/o devolución de saldos a favor de la empleadora y acreditación de periodos conciliados en las actas por parte de las administradoras. Efectuada la conciliación y en el evento que se presenten saldos a favor de la entidad empleadora, esta deberá solicitar a la entidad administradora, la devolución o el traslado, según corresponda dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente que le aplica a cada sistema, sin que sea superior a treinta (30) dias hábiles a partir del día siguiente a la finalización de las mesas de saneamiento a que se refiere el artículo 9 de la presente resolución. En caso de traslados se aplicará el orden establecido en el artículo 58 de la Ley 715 de 2001. Una vez efectuados los traslados y devoluciones y dentro del mismo plazo, las entidades administradoras deberán confirmar la acreditación de los periodos conciliados en el aplicativo de gestión de aportes patronales, publicar en su página web e informar a cada entidad empleadora. e, 21 KAY 2018, RESOLUCIÓN NÚMERO: 2022024 De 2018 HOJA No 6 de 23

Devolución y traslado de saldos a favor de la empleadora, EPS, EOC o ADRES. Efectuada la conciliación y en el evento que se presenten saldos a favor de la entidad empleadora, las EPS, EOC o ADRES, en calidad de EPS, deberán solicitar a la ADRES la devolución de los recursos, con base en las actas de conciliación suscritas, en un plazo no superior a treinta (30) días hábiles a partir del día siguiente a la finalización de las mesas de saneamiento a que se refiere el artículo 9 de la presente resolución. Para efecto de los traslados se deberá tener en cuenta lo siguiente: 1. El siguiente día hábil a la finalización de las mesas de saneamiento, la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud de la ADRES, dispondrá una cuenta bancaria, con independencia de los demás recursos que hacen unidad de caja. La presupuestación y contabilización de esta cuenta estará a cargo de la ADRES, quien deberá llevar registro de los movimientos por cada EPS y EOC. La disposición de la cuenta deberá ser informada a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio. 2. Aesta cuenta, la ADRES trasladará los saldos de las cuentas maestras del SGP de las EPS, una vez estas hayan efectuado las devoluciones a las que se refiere el primer inciso del presente articulo. Adicionalmente, recaudará los recursos por saldos a favor de la EPS y EOC por parte de las empleadoras. Lo anterior en el mismo plazo definido en el primer inciso de este artículo. 3. Una vez efectuado el traslado de los saldos de las cuentas maestras de recaudo de SGP a la cuenta creada por la ADRES, las cuentas maestras del SGP de las EPS se saldarán y cancelarán. 4. Los recursos recaudados en la cuenta creada por la ADRES a que hace referencia el numeral 1 y una vez este Ministerio cuente con el consolidado de las actas de conciliación resultado del proceso de saneamiento, se utilizarán para dar trámite a solicitudes de traslado y devoluciones pendientes por realizar por parte de las EPS hasta por el monto disponible de los recursos. 5. Este Ministerio en un plazo que no supere los treinta (30) días hábiles contados a partir del vencimiento al que se refiere el primer inciso y el numeral 2 del presente artículo, informará a la ADRES el monto de los recursos a trasladar y la entidad beneficiaria de los mismos y solicitará a los beneficiarios de los recursos el acta de conciliación a que se refiere el artículo 10 de la presente resolución, el Registro Único Tributario (RUT), la certificación bancaria original no mayor a treinta (30) días, con tipo, número de identificación y titular, en donde se deben consignar los recursos. 6. Una vez se cumplan los requisitos establecidos en el numeral 5, la ADRES en un plazo de quince (15) días hábiles, procederá con el respectivo giro, en el orden establecido en el artículo 58 de la Ley 715 de 2001. Parágrafo 1. Las EPS y EOC deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el artículo 2 del Decreto 2265 de 2017, que adicionó el Decreto 780 de 2016, respecto al plazo para la conciliación de cuentas maestras de recaudo. SA 2 1 May 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO. 2022024 De 2018 HOJA No 7 de 23 Parágrafo 2. Para efecto de los traslados y/o devoluciones, además de la solicitud por parte de la entidad empleadora, se deberá tener en cuenta el artículo 2.2.1.2.10. del Decreto 780 de 2016. Parágrafo 3. Una vez efectuados los traslados y devoluciones y dentro del mismo plazo, las entidades administradoras deberán confirmar la acreditación de los periodos conciliados en el aplicativo de gestión de aportes patronales, publicar en su página web e informar a cada entidad empleadora. CAPITULO IV ] EXCEDENTES DE APORTES PATRONALES Y REPORTE FINAL DE EJECUCIÓN DE RECURSOS

Recursos excedentes de aportes patronales. Para efectos de la presente resolución, se entenderá como excedentes de aportes patronales aquellos recursos destinados a financiar los aportes patronales de los empleados del sector salud con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones para Salud, en poder de las entidades administradoras que efectuado el proceso de saneamiento previsto en la presente resolución, no fueron incluidos en actas de conciliación como producto de las mesas de saneamiento y no fueron utilizados para el pago de deudas laborales en pensiones, cesantías y riesgos laborales.

Procedimiento para el giro de los recursos excedentes de aportes patronales y traslados a favor de las EPS, EOC y ADRES. Para efecto del giro de los excedentes de aportes patronales por parte de las entidades administradoras, la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud de la ADRES, dispondrá de una cuenta bancaria con independencia tanto de la cuenta constituida en el artículo 12 de la presente resolución, como de los demás recursos que hacen unidad de caja. La disposición de la cuenta deberá hacerse en el mismo plazo a que se refiere el numeral 1) del artículo 12 de la presente resolución y deberá informarse a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio. A esta cuenta, las entidades administradoras incluida la ADRES, deberán girar tanto los recursos excedentes de aportes patronales a que se refiere el artículo anterior, con sus respectivos rendimientos, como aquellos recursos por traslados a favor de cada EPS y EOC, e informar a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio. Asimismo, la ADRES deberá trasladar a esta cuenta, los saldos, si los hubiere, de la cuenta a que hace referencia el articulo 12 de la presente resolución. Parágrafo. Las entidades administradoras deberán verificar que los recursos a girar en cumplimiento de lo establecido en el artículo 14 de la presente resolución, no hayan sido comprometidos ni en actas de conciliación definidas en las mesas de saneamiento, ni para el pago de deudas laborales.

Término para el giro de los recursos excedentes de aportes patronales y traslados a favor de las EPS, EOC y ADRES. Las entidades administradoras que tengan tanto recursos excedentes de aportes patronales, que se encuentren obligadas a realizar el giro según lo definido en los artículos 85 de la Ley 1438 de 2011 y 3 de la Ley 1797 de 2016, como aquellos recursos por trasladar a favor de las EPS y EOC, deberán efectuar el giro de estos recursos dentro de los veinte (20) días siguientes al vencimiento a que hace referencia el numeral 6) del artículo 12 de la presente resolución. Y 2 4 mar 2018, E RESOLUCIÓN NÚMERO. 0 e 22024 D 2018 HOJA No 8 de 23

Uso de los recursos excedentes de aportes patronales. Los recursos girados por parte de las entidades administradoras, incluida la ADRES, a la cuenta bancaria a que se refiere el artículo 14 de la presente resolución, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1797 de 2016, se destinarán al saneamiento de los aportes patronales de las Empresas Sociales del Estado con prelación al pago de las deudas de pensiones y riesgos laborales. De persistir excedentes se destinaran al pago de servicios prestados a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda, a cargo de los departamentos y distritos hasta por el monto de los recursos disponibles.

Reporte consolidado de ejecución final de recursos de aportes patronales del periodo 01 de enero 2012 a 31 de diciembre de 2016 por parte de las entidades administradoras. En el mismo plazo a que se refiere el articulo 15 de la presente resolución, las entidades administradoras deberán registrar la información definitiva y consolidada de la ejecución final de los recursos de aportes patronales en el Anexo Técnico 4 “Reporte de ejecución de aportes patronales por parte de las administradoras” que hace parte integral de la presente resolución. CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES

Ajuste contable. Las entidades empleadoras deberán reflejar en su contabilidad las cuentas por cobrar y por pagar debidamente conciliadas y depuradas, de acuerdo con los procedimientos contables definidos en las normas vigentes aplicables a cada entidad y deberán actualizar la información financiera y los estados de cuenta correspondientes a! periodo de 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016.

Persistencia de deudas de aportes patronales por parte de las entidades Empleadoras. Una vez finalizado el proceso de saneamiento de aportes patronales previsto en la presente resolución, las entidades empleadoras que hubieren recibido recursos para el pago de aportes patronales de la asignación del Sistema General de Participaciones para Salud de la respectiva entidad territorial, que no participaron en el proceso y que a la fecha tengan deudas pendientes por concepto de aportes patronales, deberán asumirlas con recursos propios.

Responsabilidades. Para el desarrollo del procedimiento de saneamiento de aportes patronales a que refiere el presente acto administrativo, se prevé lo siguiente: las entidades empleadoras, administradoras y las entidades territoriales del orden departamental o distrital, deberán garantizar la identificación de los aportes no efectuados y el desarrollo del procedimiento de reporte de cruce de información y aclaración de los recursos de aportes patronales de manera oportuna, transparente y eficiente, dentro de los plazos y condiciones previstas en la presente resolución. Parágrafo. Las entidades territoriales de orden departamental o distrital, además de llevar a cabo las mesas de saneamiento de conformidad con lo establecido en el Capítulo 3 de la presente resolución, deberán coordinar y apoyar el cruce de información y aclaración de los recursos de aportes patronales de las entidades empleadoras de su jurisdicción, a las cuales se hayan asignado recursos del Sistema General de Participaciones para aportes patronales, y deberán dar garantías para la suscripción del acta de conciliación entre las entidades administradoras y e o 4 MAY 2018 RESOLUCIÓN NÚMERO 3082024 oe 2018 HOJA No 9 de 23 empleadoras al finalizar el proceso, así como deberán realizar el seguimiento permanente al desarrollo del procedimiento.