Por la cual se establecen los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, se determinan los términos , estructura de datos, flujo y validación de la información y se dictan otras disposiciones

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, así como definir los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información. Adicionalmente, fijar las condiciones de reporte de información de la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016.

Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS, a las Entidades Promotoras de Salud - EPS y a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud ADRES.

Generación del listado censal. Las entidades responsables de la generación de los listados censales, determinadas en el articulo 5* de la presente resolución, deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, junto con los documentos que soportan la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS, establecidos en el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016. Tales entidades deberán enviar los listados a la entidad territorial o a este Ministerio, según corresponda, en las condiciones descritas en el Anexo Técnico No. 1 que hace parte integral de la presente resolución. Parágrafo 1. En los casos de la población no identificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se utilizarán los tipos y números de documento correspondiente a adulto y menor sin identificar según los parámetros dispuestos en el numeral 5 "ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION EXCEPCIONAL Y TEMPORAL DE LOS AFILIADOS (AS Y MS)” del Anexo Técnico de la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. - 9 JUL 2019 RESOLUCIÓN NÚMEROO 31838 De 2019 HOJA No. 3 de 21 Parágrafo 2. La autoridad indígena, como responsable de la generación de los listados censales de dicha población, entregará la información a la alcaldía municipal o distrital o al departamento que tengan a cargo corregimientos, en los medios a su disposición, y corresponderá a la entidad territorial adecuarlos a la estructura requerida por este Ministerio.

Consolidación y reporte del listado censal. Las entidades relacionadas en el artículo 5 de la presente resolución, responsables de la consolidación y el reporte de los listados censales, enviarán el archivo maestro que incluya la totalidad de la población especial, y de novedades, el segundo (2) día hábil de cada semana, a través de ta Plataforma de Intercambio de Información-PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, en las condiciones definidas en los Anexos Técnicos Nos. 1 y 2 que hacen parte integral de la presente resolución. Tales entidades no podrán delegar esta responsabilidad en quienes generan los listados, y serán responsables de adelantar las gestiones para atender los requerimientos que frente al resultado de las validaciones efectúe este Ministerio.

Responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales. Las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales son: RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL RESPONSABLE DE LA POBLACIONES ESPECIALES GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL a) Población habitante de calle, bj Población infantit vulnerable bajo protección de instituciones diferentes al ICBF. c) Adultos mayores en centros de protección de escasos recursos y en condición de abandono. d) Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal e inimputables por trastorno mental en cumplimiento de medida de seguridad. e) Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país o han sido deportados O expulsados de la República Bolivariana de Venezuela y su núcleo familiar f) Personas con discapacidad de escasos recursos y en condición de abandono en centros de protección. alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos autoridad legitimamente constituida (SheroRom o 9) Población Rrom (Gitano). portavoz de cada Kumpania), reconocida por el Ministerio del Interior h) Comunidades tndigenas incluida ta población recluida en centros de autoridad indígena armonización. i) Personas que dejen de ser madres comunitarias o madres sustitutas y sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. Instituto Colombiano de Instituto Colombiano de j) Población infantil a cargo del Instituto Bienestar Familiar (ICBF) Bienestar Familiar (ICBF) Colombiano de Bienestar Familiar. k) Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF. l) Adolescentes y jóvenes a cargo del Y y Q pr -9 JUL 2019 RESOLUCIÓN NÚMEROO 2 1838 De 2019 HOJA No. 4 de 21 POBLACIONES ESPECIALES RESPONSABLE DE LA GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL ICBF en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. II) Los voluntarios acreditados y activos de la Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana y cuerpos de bomberos, y su núcleo familiar Defensa Civil Colombiana Defensa Civil Colombiana Cruz Roja Colombiana Cruz Roja Colombiana Dirección Nactonal de Bomberos de Colombia Dirección Nacional de Bomberos de Colombia m) Población desmovilizada y su grupo familiar. Agencia para la Reincorporación y la Normalización (ARN) o la entidad que haga sus veces Agencía para la Reincorporación y la Normalización (ARN) o la entidad que haga sus veces nm) Víctimas del conflicto armado en los términos de la Ley 1448/2011 que se encuentren en el Registro Unico de Victimas Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Victimas. Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Victimas. ñ) Personas incluidas en el programa en protección a testigos. Fiscalía General de la Nación Fiscalia General de ia Nación 0) Personas en prisión domiciliaria a cargo del INPEC que no pertenecen al Régimen Contributivo o a un Régimen Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) Especial o de Excepción.

Validación de la información contenida en los listados censales. Este Ministerio efectuará las validaciones y cruces con las bases de datos disponibles y enviará a las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal, los resultados y causales de inconsistencias de registros, para su corrección o aclaración. La información aprobada servirá de insumo para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional y para las auditorías y actualizaciones de la Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA. Las entidades encargadas del reporte y consolidación de los listados censales en los términos del artículo anterior, son responsables de la calidad, oportunidad y veracidad de la información reportada y en tal sentido, responderán ante los organismos de control respecto de las omisiones, inexactitudes o incumplimientos en el reporte de ia información, que induzca a la liquidación o reconocimiento sin justa causa de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin perjuicio de los procedimientos de reintegro de recursos a que haya lugar.

Actualización de la información de poblaciones especiales. Las entidades territoriales deberán adelantar las acciones que garanticen el correcto registro de las poblaciones especiales en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, conforme con lo dispuesto en la presente resolución, para lo cual deberá utilizar las novedades y procedimientos dispuestos en la Resolución 4622 de 2016 o la norma que ta modifique o sustituya.

información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados. El reporte de la información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, deberá ser remitido a este Ministerio mediante la Plataforma de intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, utilizando para tal fin los Anexos Técnicos Nos. 1 y 2 que hacen parte integral de la presente resolución. Parágrafo. Hasta tanto se desarrolle la funcionalidad en el Sistema de Afiliación Transaccional para la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, la Institución Prestadora de Servicios de Salud es la responsable de la generación de la información, y la alcaldía municipal o distrital o los departamentos que tienen a cargo corregimientos, son los responsables de la consolidación y reporte de la misma. y per - 9 JUL 2019 RESOLUCIÓN NÚMEROO 2 1838 De 2019 HOJA No. 5 de 21

Tratamiento de la información y reserva en el manejo de los datos. Quienes participen en la generación, consolidación y reporte de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y demás normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual, se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso. Los datos de la población especial que por sus condiciones justifiquen su anonimización se sujetarán al protocolo establecido por este Ministerio. Artículo 10 Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos y garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para lo cual deberán usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por una autoridad competente.

Certificación de ausencia de población especial. Cuando la entidad responsable de generar, consolidar y reportar los listados censales, no tenga población especial a su cargo, deberá certificar por escrito a este Ministerio dicha situación.

Incumplimiento. Los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad minima aceptable de la información, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social ante las autoridades competentes para que se les impongan las sanciones a que haya lugar. En relación con las entidades territoriales, este Ministerio notificará a la Superintendencia Nacional de Salud, para que esta obre en el marco de su competencia.

Transitoriedad. A partir del 15 de julio de 2019, las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales y de la información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, deberán enviar el archivo maestro conforme al Anexo Técnico No. 1 de la presente resolución; salvo lo relativo al archivo de novedades, el cual será exigible a partir del 15 de agosto de 2019, en los términos establecidos en el Anexo Técnico No. 2 que hace parte del presente acto administrativo. Artículo 14, Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1535 de 2015, 5246 de 2016 y 2339 de 2017.

JUAN e) LO URIBE RESTREPO Ministrg balud y Protección Social Aprobó: Viceministerio de Protección Social Dirección de Regulación de la Operación del Aseguramiento en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación —-TIC Dirección Jurídica l ! - 9 JUL 2019 RESOLUCIÓN NÚMERO? 21838 pe 2019 HOJA No. 6 de 21 reporte de fos listados censales de las poblaciones especiales y se modifica los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información" ANEXO TÉCNICO No. 1 REPORTE DE INFORMACION DE PERSONAS PERTENECIENTES A POBLACIONES ESPECIALES QUE INGRESAN POR PRIMERA VEZ A LA BASE DE DATOS DE LISTADOS CENSALES Las entidades obligadas a reportar, definidas en la presente resolución, deben enviar a este Ministerio los archivos planos con ta información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de listados censales. Para este anexo técnico se definen cuatro capitulos: 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. 2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS. 3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS. 4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO. 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. a.

El nombre de los archivos de la información de las personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de listados censales, que debe ser enviada por las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales, debe cumplir con el siguiente estándar: Ñ Vatores , eto | Permitidos o Descripción Long | requerido formato Módulo de | REC Reportes de control 3 Si información Tipo de fuente 125 Entidades responsables de la 3 Si consolidación y reporte de los listados censales Tema de información | MLCE Información de personas 4 si pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de Listados Censales, Fecha de corte AAAAMMDD | Fecha de corte de la información 8 El reportada. Es el último dia calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador.

Ejemplo de fecha válida: 20190527 Tipo de identificación | Z2Z Tipo de identificación de la de la entidad entidad reportadora de la reportadora información. - Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar Nl correspondiente al tipo de identificación NIT, - Si corresponde a una Dirección Territorial del orden 2 sI Departamental: se debe especificar DE - Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Distrital: se debe especificar Dl - Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Municipal: se debe especificar MU Número de Número de identificación de la identificación de la qPPPP999 entidad que envía los archivos, de 12 sI entidad reportadora acuerdo con el tipo de | -9 JUL 2019 RESOLUCIÓN NÚMERO (3 1838 DE 2019 HOJA No. 7 de 21 Valores permitidos o Descripción DNA Requerido formato Componente del nombre de archivo identificación del campo anterior: - Número de Nit sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación NI. - Para el caso de entidades territoriales, en este campo va el código DANE. - Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 000000000025 - Sies DI en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 000000011001 - Si es MU en este campo va el código DANE del municipio, Ejemplo 000000025001 Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo: 000860999123 Extensión del archivo | .tt Extensión del archivo plano. 4 SI NOMBRE DEL ARCHIVO - Tipo de archivo Ml Nombre de archivo Longitud Reporte de información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera | REC125MLCEAAAAMMDDZ2Z999999999999,tt 36 vez a la base de datos de Listados Censales. b. Contenido del archivo maestro El archivo de la información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de listados censales, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada asi: Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio Tipo 2 Registro de detalle del maestro de listados censales. Obligatorio Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|) b.1 REGISTRO TIPO 1 — REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. EE, ? No. Nombre del campo EE 3 E Valores permitidos g 33 ¿ O_ | Tipo de registro 1 N_| 1: valor que significa que el registro es de control Si 1 [Tipo de tdentificación de la 2 A |Si es una Entidad diferente a entidad territorial: sej Sl entidad que reporta debe especificar N] correspondiente al tipo de identificación NIT En el caso de que las entidades temitoriales reporten, se específica de la siguiente manera: MU: Municipio DE: Departamento DI: Distrito Y RESOLUCIÓN NÚMERO q 7 1 838 DE 9 JUL 2019 2019 HOJA No. 8 de 21 reporte de tos listados censales de las poblaciones especiales y se modifica los términos, estructura de datos, | mol 3 2E£l e TE No.

Nombre del campo EE 5 3 Valores permitidos 5 SE $ e 2 ¡Número de identificación de| 12 N | Número de identificación de la entidad que envía los | Si la entidad que reporta archivos, de acuerdo con el tipo de Identificación del campo anteriors. -Número de Nit sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación NI. Para las entidades territoriales, en este campo va el código DANE. - Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 25 - Si es Di en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 11001 - Si es MU en este campo va el código DANE del municipio. Ejemplo 25001 3 |Fecha inicial del periodo dej 10 F |En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la la información reportada fecha inicial de! periodo de información reportada. Ejemplo de Fecha inicial 2019-05-27 4 |Fecha final del perlodo de laj 10 F [En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la| Sl información reportada fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. Último dia calendario del mes o periodo que se está reportando, Ejemplo de Fecha final_2019-05-27 5 |Número total de registros dej 10 N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2,| Sl detalle contenidos en el contenidos en el archivo. Si existen más registros archivo será la suma de todos los registros. b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL ARCHIVO MAESTRO DE LISTADOS CENSALES Mediante el Registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle del Archivo Maestro de Listados Censales. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2, 3 y 11, por lo que estos no deben repetirse dentro del archivo. o. 2 o cea h-] BEE lo E No.

Nombre del campo EJES 7 3 Valores permitidos El SÉ3 É O [Tipo de registro 1 N|2: valor que significa que el registro es de Si detalle 1 | Consecutivo de registro 10 N | Número consecutivo de registros de detalle Si dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. 2 |Tipo de documento Los tipos de identificación permitidos se identificación del 2 A encuentran en la tabla de referencia de El integrante del listado mombre: TipolDPNconMS la cual se censal encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. 3 [Número de documento de 16 A [Número de identificación del Integrante del S identificación del listado censal de acuerdo al tipo de integrante del listado identificación del campo anterior. censal 4 | Primer apellido 60 A | Para los nombres y apellidos compuestos, se SI tomará como primer nombre el primer nombre 5 | Segundo apellido 60 A|del nombre compuesto y como segundo NO nombre el complemento, igualmente para el 6 [Primer nombre 60 A [caso de los apellidos compuestos. Ej: Julio Si Alvaro Andrés Molina del Castillo. Primer RESOLUCIÓN NÚMERO (( 1838DE - 9 JUL 2019 2019 HOJA No. 9 de 21 flujo y validación de fa información” No. Nombre del campo Longitud : del campo Tipo Valores permitidos Requerido Segundo nombre j 2| máxima > nombre: JULIO, segundo nombre: ALVARO ANDRES, Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o segundo apellido se reportará vacio en estos atributos.

Se utilizara la abreviatura “VDA” para los segundo apellidos que utilizan la palabra VIUDA (0). z (o) Fecha de nacimiento del integrante del ldistado censal En formato AAAA-MM-DD, Ejemplo de fecha válida: 2015-07-30 si Sexo del integrante del listado censal Los tipos de sexo permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: PSRGSEXO la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Si Código Municipio de residencia Los códigos de municipios permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: Municipio la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta, Si Tipo de población especial Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacion£Especial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Si Etnia Los tipos de etnia permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: Etnia la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Cuando no pertenece a alguna etnia, se debe dejar valor 6. Si Nombre de resguardo, comunidad o comunidad no resguardada. Aplica únicamente para la población indlgena. Cuando corresponde a otras poblaciones especiales, se debe dejar vacío. NO Población elegible para el subsidio en salud Los tipos de población elegible se encuentran en la tabla de referencia de nombre LCElegible la cual está disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Las siguientes entidades: Unidad Administrativa Especiat para la Atención y Reparación Integral a las Victimas, Fiscalia General de la Nación, la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario e Instituto Colombiano de Bienestar, Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana, Unidad Administrativa Cuerpo de Bomberos, deben registrar 2 en este campo.

Código | Descripción 0 Población NO elegible para régimen subsidiado Población elegible para el régime subsidiado 2 No aplica SI - 9 JUL 2019 RESOLUCIÓN NÚMEROC 7 1838 De 2019 HOJA No. 10 de 21 flujo y validación de la información" No. Tipo Nombre del campo Vatores permitidos Requerido Longitud máxima del campo Tipo de documento de Los tipos de identificación permitidos se identificación del encuentran en la tabla de referencia de titular nombre: TipolDPNconMS la cua! se encuentra disponible en web.sispro.gow.co para su consulta. Este campo se diligencia cuando la información de los campos 1 al 14 correspondan a un integrante del grupo familiar de las poblaciones especiales de tos códigos 8, 24 y 28 de la tabla de referencia nombre: LCETipoPoblacionEspecial, así como para aquellas nuevas poblaciones que asi lo establezcan. nm > z O Número de documento de 16 A | Número de identificación del Integrante del NO identificación del listado censal de acuerdo al tipo de titular identificación del campo anterior. Este campo se diligencia cuando la información de los campos 1 al 14 correspondan a un integrante del grupo familiar de las poblaciones especiales de los códigos 8, 24 y 28 de la tabla de referencia nombre: LCETipoPoblacionEspecial, así como para aquellas nuevas poblaciones que asi lo establezcan. El número de identificación del titular debe existir como integrante del listado censal, es decir debe haberse reportado como otro registro tipo 2 con este valor en el campo 3 2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS. Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. b.