Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario

La parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, tendrá un nuevo título con el siguiente texto: ,I 1 i l ! "TíTULO 17 REGLAMENTACiÓN PARCIAL DEL CAPíTULO IV DEL TíTULO 111 DE lA lEY 1437 DE 2011 Y DEL ARTíCULO 45 DE lA lEY 1753 DE 2015, A TRAVÉS DEL ESTABLECIMIENTO DE LINEAMIENTOS GENERALES EN El USO Y OPERACiÓN DE lOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES CAPíTULO 1 DISPOSICIONES GENERALES

Objeto. El presente título reglamenta parcialmente el Capítulo IV del Título 111 de la Primera Parte de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo los lineamientos que se deben cumplir para la prestación de servicios ciudadanos digitales, y para permitir a los usuarios el acceso a la administración pública a través de medios electrónicos. ., I

Ámbito de aplicación. Serán sujetos obligados de las disposiciones contenidas en el presente título las entidades que conforman la Administración Pública en Jos términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y.los particulares que cumplen funciones públicas. Parágrafo. la implementación de los servicios ciudadanos digitales en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de control, los órganos autónomos e independientes, y demás organismos del Estado no contemplados en este artículo, se realizará bajo un esquema de coordinación y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política.

Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 1. 2. Aliado tecnológico. Es la persona jurídica que apoya a la entidad pública, al particular con funciones públicas o particulares autorizados por la ley en todos los aspectos relacionados con las tecnologías de la información para el proceso de autenticación biométrica. Articulador. Es la entidad encargada de adelantar las interacciones con los distintos actores involucrados en la prestación de los servicios ciudadanos digitales para lograr una prestación coordinada y adecuada de tales servicios. Página 3de 22 GJU-TIC-FM-005 Vl.0 , I CONTINUACIÓN DEL DECRETO'NÚME~~: 14 l'~ DE HOJA No. i "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Autenticidad. Es el atributo generado en un mensaje de datos, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el mensaje de datos. Cadenas de trámites. Es la relación de dos o más trámites que implica la interacción entre dos o más entidades o particulares que ejerzan funciones administrativas, con el propósito de cumplir los requisitos de un determinado trámite. Cédula de ciudadanía digital. Es el equivalente funcional de la cédula de ciudadanía, expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Credenciales de autenticación. Son las firmas digitales o electrónicas que utilizadas por su titular permiten atribuirle la autoría de un mensaje de datos. Sin perjuicio de la autenticación notarial. Documento electrónico. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de medios electrónicos. Documento electrónico de archivo. Es el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme con los principios y procesos digitales archivísticos. Escritura Pública electrónica. Es el equivalente funcional de la escritura pública, la cual debe cumplir las normas sustanciales relativas a las diferentes actuaciones notariales que ella contiene y de los preceptos de derecho notarial, conforme al Decreto-ley 960 de 1970 y demás normas concordantes. Formato o formulario. Es la plantilla estandarizada por las entidades públicas para la creación de documentos electrónicos de archivo. Integridad. Es la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. Manual de Condiciones. Es el documento aprobado y adoptado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mediante acto administrativo,·en el cual se definen los requisitos especlficos para adelantar los procesos de selección objetiva mediante los cuales se escogerán a los operadores de los servicios ciudadanos digitales, así como los lineamientos, estándares y normas técnicas necesarios para la prestación del servicio que deben observar los actores involucrados en la prestación de servicios ciudadanos digitales. Marco de interoperabilidad. Es el conjunto de principios, políticas y recomendaciones que busca facilitar y optimizar la colaboración entre organizaciones privadas y entidades del Estado para intercambiar información y conocimiento, en el marco de los procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios a ciudadanos, empresas y a otras entidades para intercambiar información, aporte de documentos y datos en línea. Nivel de garantía. Es el grado de confianza en los procesos que conducen a la autenticación electrónica. No repudio. Es el atributo que brinda protección contra la denegación por parte de una de las partes que interviene en un trámite ante el estado a través de los servicios ciudadanos digitales. Operador. Es la persona jurídica que presta los servicios ciudadanos digitales en el marco de la ley y del presente título. Privacidad por diseño: Es la protección de la información que exige la incorporación en las especificaciones de diseño de tecnologías, procesos, prácticas de negocio e infraestructuras físicas que aseguren la protección de la privacidad de la información. Registro de usuario. Es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas Página 4 de 22 GJU-TIC-FM.n05 V1.0 , ' I ' 1, 1, I ,I . I ,I CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚME~: 14. 1 ~ DE HOJA No. § i¡ "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servidos ciudadanos digitales" "1 19. 20. 21. se incorporan a los servicios ciudadanos digitales como usuarios. Servicios ciudadanos digitales. Es el conjunto de servicios que brindan capacidades y eficiencias para optimizar y facilitar el adecuado acceso de los usuarios a la administración pública a través de medios electrónicos. Estos servicios se clasifican en básicos y especiales. Sistema de información de monitoreo. Es el mecanismo que permite verificar el correcto funcionamiento, la calidad del servicio y capturar información estadística general de los operadores. Usuario. Es la persona natural, nacional o extranjera titular de cédula de extranjería, o la persona jurídica, de naturaleza pública o privada, que haga uso de los servicios ciudadanos digitales.

Actores involucrados. la prestación de los servicios ciudadanos digitales involucra la participación de los siguientes actores: 1. 2. 3. 4. 5. 6. los usuarios. los organismos y entidades establecidos en el artículo 2.2.17.1.2 de este Decreto. Los operadores de servicios ciudadanos digitales. El articulador. Las autoridades que tienen a su cargo las funciones de política, regulación, vigilancia y control sobre las actividades que involucran la prestación de los servicios ciudadanos digitales. La Registraduría Nacional del Estado Civil, como autoridad facultada por la Constitución Política y las leyes para la identificación de las personas. , ! I i , , '

Principios. Además de los previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, 2 de la Ley 1341 de 2009, 3 de la Ley 1437 de 2011 y los atinentes a la estrategia de Gobierno en Línea contenida en el presente decreto, la prestación de los servicios ciudadanos digitales se orientará por los siguientes principios: 1. Accesibilidad inclusiva. Se busca que los servicios ciudadanos digitales cuenten con las características necesarias para que toda la población pueda acceder a ellos, yen especial las personas que se encuentran en situación de discapacidad. 2. Escalabilidad. La prestación de los servicios ciudadanos digitales debe asegurar que, ante el incremento de la demanda por parte de nuevos usuarios, sea posible mantener los mismos niveles de servicio. 3. Gratuidad. En la prestación de los servicios ciudadanos digitales básicos no se podrá cobrar valor alguno a los usuarios, correspondiéndoles a las entidades públicas y/o particulares que desempeñen funciones públicas asumir los costos asociados a su prestación. 4. Libertad de entrada al mercado. En el proceso de vinculación de los operadores de servicios ciudadanos digitales se observará la libre concurrencia de interesados. 5. Libre elección y portabilidad. Los.usuarios tendrán el derecho a escoger el operador de su preferencia y a trasladarse entre operadores, en cualquier momento y sin restricción alguna, conservando los mismos derechos y las características mínimas de los servicios ciudadanos digitales básicos. 6. Privacidad por diseño y por defecto. Desde antes que se recolecte información y durante todo el ciclo de vida de la misma, se deben adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza (tecnológica, organizacional, humana, procedimental) para evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, así como fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales. La privacidad y la seguridad deben hacer parte del diseño, arquitectura y configuración predeterminada del Pagina 5de 22 GJU·TIC·FM-005 V1.0 ¡ ! iI -, ( . CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚME~ÓJ: 14 1 ~ DE HOJA No. º "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" proceso de gestión de información y de las infraestructuras que lo soportan. 7. Seguridad, privacidad y circulación restringida de la información. Toda la información de los usuarios que se genere, almacene o transmita en el marco de los servicios ciudadanos digitales. debe ser protegida y custodiada bajo los más estrictos esquemas de seguridad y privacidad con miras a garantizar la confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información, de conformidad con lo estipulado en el componente de seguridad y privacidad de la Estrategia de Gobierno en Línea. 8. Usabilidad. En el diseño y configuración de los servicios ciudadanos digitales se propenderá porque su uso resulte de fácil manejo para los usuarios. CAPíTULO 2 CARACTERíSTICAS DE lOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES SECCiÓN 1 GENERALIDADES DE lOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES ARTíc UlO 2.2.17.2.1.1. Descripción de los servicios ciudadanos digitales. Los servicios ciudadanos digitales se clasifican en básicos y especiales. I , 1. Servicios ciudadanos digitales básicos. Son servicios ciudadanos digitales básicos los siguientes: 1.1. Servicio de autenticación biométrica. Es aquel que permite verificar y validar la identidad de un ciudadano colombiano por medio de huellas dactilares contra la base de datos biométrica y biográfica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, dando pleno cumplimiento a la Resolución 5633 de 2016 emitida por la Registraduría Nacional del Estado Civil o cualquier otra norma que la adicione, modifique, aclare, sustituye o derogue. 1.2. Servicio de autenticación con cédula digital. Es aquel que permite la validación de la identidad de los ciudadanos colombianos por medios electrónicos, a través de la cédula de ciudadanía digital que para tal efecto expida la Registraduría Nacional del Estado Civil. 1.3. Servicio de autenticación electrónica. Es aquel que permite validar a los usuarios por medios electrónicos, en relación con un mensaje de datos y provee los mecanismos necesarios para firmarlos electrónicamente, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias sin perjuicio de la autenticación notarial. 1.4. Servicio de carpeta ciudadana. Es aquel que permite el almacenamiento y conservación electrónica de mensajes de datos en la nube para las personas naturales o juridicas, en donde éstas pueden recibir, custodiar y compartir de manera segura y confiable la información generada en su relación con el Estado a nivel de trámites y servicios. En ningún caso la carpeta ciudadana hará las veces de sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. 1.5. Servicio de interoperabilidad. Es aquel que brinda las capacidades necesarias para garantizar el adecuado flujo de información y de interacción entre los sistemas de información de las entidades del Estado, permitiendo el intercambio, la integración y la compartición de la información, con el propósito de facilitar el ejercicio de sus funciones constitucionales y Página 6 de 22 GJU·TIC-FM'{)05 V1.0 , i! , ! CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚME~b:: 1.4. 1 ~ DE _ _ HOJA No. 1 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" legales, acorde con los lineamientos del marco de interoperabilidad. 2. Servicios ciudadanos digitales especiales. Se consideran servicios ciudadanos digitales especiales aquellos adicionales a los servicios ciudadanos digitales básicos, tales como el desarrollo de aplicaciones o soluciones informáticas que puedan ser de interés para la administración o cualquier interesado en el marco de la prestación de los servicios ciudadanos digitales básicos, que aplicarán, entre otros, para los casos descritos en el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015 o aquellas normas que la sustituyan, modifiquen o deroguen, para cuyo efecto, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirá y reglamentará en coordinación con las entidades responsables de cada uno de los trámites y servicios los estándares, protocolos y modelos que aplicarán en cada caso. Cualquier desarrollo en el marco de los servicios ciudadanos digitales especiales deberá hacer uso de o estar soportado en los servicios ciudadanos digitales básicos cuando lo requieran. SECCiÓN 2 ARTICULADOR, CONDICIONES PARA lOS OPERADORES Y ACUERDOS ENTRE lOS ACTORES

Articulador de los servicios ciudadanos digitales. Los servicios ciudadanos digitales serán articulados a través del mecanismo que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Para tal fin, se podrá acudir a la creación de una asociación entre entidades públicas con o sin participación de particulares; a la designación de una entidad descentralizada que pueda cumplir tales funciones a partir de su objeto y experiencia; o a la asunción de dicho rol directamente por el Ministerio de Tecnolog ías de la Información y las Comunicaciones.

Operadores de servicios ciudadanos digitales. De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, los servicios ciudadanos digitales podrán ser ofrecidos por personas jurídicas públicas o privadas.

Condiciones mínímas. Además de cumplir con los requisitos exigidos en el Manual de Condiciones, cada interesado en prestar a título de operador cualquiera de los servicios ciudadanos digitales básicos, deberá acreditar ante el articulador las siguientes condiciones: 1. En relación con el servicio de autenticación con cédula digital: Las que para tal efecto establezca la Registraduría Nacional del Estado Civil. 2. En relación con el servicio de autenticación electrónica: Contar con la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), en las siguientes actividades. 2.1. 2.2. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firmas digitales certificadas u ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas electrónicas. Página 7de 22 GJU-TIC-FM.QQ5 V1.Q CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMER~l':~: 14 11 DE _ _ HOJA No. I I ª I' "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" 3. En relación con. el servicio de carpeta ciudadana. Contar con la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), en las siguientes actividades: 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4. Emitir certificados sobre la verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicos transferibles. Ofrecer o facilitar servicios de registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos transferibles o transmisibles. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos transferibles o transmisibles. En relación con el servicio de autenticación biométrica. Haber sido autorizado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en las siguientes actividades: 4.1. 4.2. 4.3. Ofrecer el servicio de validación de identidad biométrica bajo los preceptos de la Resolución 5633 de 2016 expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, o cualquier otra norma que la adicione, modifique, aclare, sustituya o derogue. Ofrecer servicio de soporte y de mecanismos de validación alternos para quienes no puedan identificarse a través del sistema biométrico de huella. Contar con presencia a nivel nacional para el registro de los usuarios en el sistema. II . Parágrafo. Un operador puede prestar más de un servicio ciudadano digital.

Vinculación de las entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas. Corresponderá al articulador suscribir con los organismos y entidades públicas, así como los particulares que ejercen funciones públicas, los convenios y/o contratos para que éstos accedan a la prestación de los servicios ciudadanos digitales ofrecidos por los operadores.

Vinculación de los operadores. Corresponderá al articulador definir el procedimiento bajo el cual los interesados en prestar los servicios ciudadanos digitales deben acreditar el cumplimiento de los requisitos y condiciones que, adicionales a los mínimos fijados en este titulo, se estaplecen a nivel técnico, de experiencia, administrativo y financiero,· en el Manual de Condiciones. Para ello acudirá a los procesos de selección objetiva necesarios.

Causales de desvinculación de los operadores. El articulador podrá desvincular a un operador de la pOSibilidad de prestar servicios ciudadanos digitales en cualquiera de los siguientes casos: 1. A solicitud del Operador, sin perjuicio de que este deba cumplir las obligaciones emanadas de los acuerdos o contratos que tenga vigentes para la fecha de la solicitud de retiro. 2. Cuando el operador entre voluntaria o forzosamente en causal de liquidación. 3. Cuando el operador no haya realizado las adecuaciones que se deriven de la actualización de los requisitos mínimos para operar dispuestas por el Manual de Condiciones dentro del plazo estipulado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones al adoptarlas. Página 8 de 22 GJU-TIC-FM-005 V1.0 I CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚME~t~ .:' 14 1 :l DE HOJA No. ~ "Por el cual se adiciona eltítulo 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" :I •! : ! 4. Ante el incumplimiento reiterado de las obligaciones e indicadores emanados de los contratos o convenios suscritos por el articulador con las entidades para I,a prestación de los servicios ciudadanos digitales. CAPíTULO 3 CONDICIONES DE USO Y VIGENCIA DE lOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES ARTícu lO 2.2.17.3.1. Uso de los servicios ciudadanos digitales. Será obligatorio para los organismos y entidades públicas, asf como para los particulares que desempeñen funciones públicas utilizar los servicios ciudadanos digitales, de conformidad con el articulo 2.2.17.1.2. de este Decreto. Su implementación se hará de conformidad con la gradualidad definida en el artículo 2.2.17.8.1 del presente decreto.

Vigencia de los servicios de autenticación electrónica y carpeta ciudadana. Los servicios de autenticación electrónica y carpeta ciudadana tendrán vigencia indefinida, y terminarán por las siguientes causas: I II 1. 2. 3. 4. 5. l' Por solicitud expresa del usuario ante el operador del servicio. Por muerte de la persona natural o liquidación de la persona jurídica. Por decisión judicial. La no utilización por un periodo consecutivo de tres (3) años. Las demás que establezca el Manual de Condiciones. I : ' ! l : CAPíTULO 4 MODELO DE GOBERNABILlDAD ¡,

Política de uso y aprovechamiento de los servicios ciudadanos digitales. Corresponde al Ministerio de Tecnologfas de la Información y las Comunicaciones fijar la política de uso y aprovechamiento de los servicios ciudadanos digitales en el marco del desarrollo de los componentes de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Supervisión. El articulador adelantará la supervisión de las obligaciones derivadas de los contratos suscritos por los distintos operadores de servicios ciudadanos digitales, sin perjuicio que pueda apoyarse en un tercero para adelantar tal función. .1, I i ¡

Vigilancia y control de las actividades involucradas en la prestación de los servicios ciudadanos digitales. La vigilancia y control de las actividades involucradas en la prestación de los servicios ciudadanos digitales se realizará por cada uno de los organismos del Estado que en el marco de sus competencias tengan que conocer de una o varias de las actividades involucradas en la prestación de tales servicios. CAPíTULO 5 DERECHOS Y OBLIGACIONES DE lOS ACTORES ¡ i Página 9 de 22 GJU·TlC-FM'{)05 ,1 ' V1.0 I l[ . ~: 14 1 ~ CONTINUACiÓN DEL DECRETO NUMERtJ DE _ _ HOJA No. 10 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Ú,nico Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales"\nArtículo 2°. 2.17.5.1. Obligaciones del articulador. El articulador tendrá a su cargo las siguientes funciones: 1. Elaborar y actualizar el Manual de Condiciones para su aprobación por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 2. Verificar el cumplimiento de los requisitos por parte de los interesados en prestar los servicios ciudadanos digitales. 3. Verificar que los operadores de autenticación electrónica entreguen las credenciales de autenticación a los usuarios que se registren ante el sistema. 4. Celebrar los acuerdos necesarios con las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas para que estas puedan implementar los servicios ciudadanos digitales y cumplir con las exigencias del presente título. 5. Adelantar los procesos de selección objetiva necesarios para proveer los servicios a las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas con quienes haya suscrito acuerdos para la prestación de los servicios ciudadanos digitales. 6. Administrar los servicios de información necesarios para la integración y unificación de la entrada a los servicios ciudadanos digitales. 7. Administrar el directorio de servicios de intercambio de información. 8. Monitorear los indicadores de calidad del servicio de los operadores. 9. Tramitar y responder las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información que le presenten los actores del sistema. 10. Verificar que los operadores cumplan con las condiciones establecidas en el Manual de Condiciones, las cuales deberán mantenerse durante el plazo que dure su calidad de operador, para garantizar los estándares mínimos de seguridad, privacidad, acceso y neutralidad tecnológica. 11. En caso de que el articulador sea un tercero diferente al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se obliga a asistir a todas las reuniones a las que sea convocado por éste para hacer seguimiento a sus labores. 12. Informar a los operadores sobre cualquier cambio en los requisitos técnicos para la prestación del servicio y definir un tiempo prudencial para su adecuación. 13. Generar reportes de prestación del servicio, conforme lo disponga el Manual de Condiciones. 14. Diseñar y desarrollar estrategias de comunicación y difusión que permitan dar a conocer los beneficios, condiciones, derechos, obligaciones y deberes y demás información relacionada con el uso de los servicios ciudadanos digitales. 15. Acompañar a las entidades públicas en el análisis de los riesgos asociados a la implementación de los servicios ciudadanos digitales y definir conjuntamente con ellas los niveles de garantía requeridos para cada trámite. 16. Verificar que las entidades públicas cumplan con los lineamientos de la sede electrónica, definidos en el presente título, para efectos de su integración con los servicios ciudadanos digitales. En caso de que, por cualquier causa, se haga necesaria la migración de usuarios de un operador a otro, el articulador deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en la prestación del servicio. Tales medidas deberán contemplar, como mínimo, el traslado oportuno de las bases de datos, el registro de eventos, la documentación técnica actualizada y la información de los usuarios a otro operador con miras a que los servicios se presten sin interrupción. Una vez hecho lo anterior, deberá verificar que el operador elimine de manera física y definitiva la información que administró o trató con ocasión de la prestación de sus servicios, garantizando al usuario la supresión de la información. Página 10 de 22 GJU-TIC-FM'{)05 V1.0 i : i CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMER!P ;. 1.4 1 ~ DE _ _ HOJA No. 11 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales"\nArtículo 2°. 2.17.5.2. Obligaciones comunes de los operadores que presten servicios ciudadanos digitales. Los operadores que presten servicios ciudadanos digitales deberán : j . cumplir las siguientes obligaciones: 1. Suscribir los acuerdos necesarios con el articulador conforme con el régimen de contratación que sea aplicable. 2. Mantener durante toda la vigencia de la operación las condiciones técnicas, organizacionales, financieras y jurídicas exigidas por el articulador, así como los estándares de seguridad, privacidad. acceso, neutralidad tecnológica y continuidad en el servicio y las condiciones acordadas con sus usuarios y entidades públicas vinculadas, sin imponer o cobrar servicios que no hayan sido aceptados expresamente por el usuario. 3. Coordinar con los otros operadores de servicios ciudadanos digitales el intercambio y la circulación oportuna, segura y eficiente de la información de los servicios y usuarios. 4. Atender las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información. por parte de los usuarios y de las entidades que hacen uso de los servicios ciudadanos digitales. así como los requerimientos que efectúen autoridades administrativas o judiciales en el marco de sus competencias. 5. Reportar al articulador y a las autoridades del caso, las anomalías que se registren en la prestación del servicio. 6. Diseñar y ejecutar estrategias de apropiación del modelo entre los ciudadanos. empresas y entidades públicas. buscando su participación activa como proveedor o consumidor de servicios ciudadanos digitales, proceso que realizarán conjuntamente con el articulador y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 7. Suministrar servicios de soporte a los usuarios. 8. Implementar sistemas de gestión de seguridad y controles que permitan disminuir el riesgo asociado a la integridad. confidencialidad y disponibilidad de la información para lo cual adoptarán prácticas de amplio reconocimiento internacional. 9. Adoptar medidas para garantizar. cuando sea pertinente, el traslado oportuno de la información de los usuarios a otro operador de servicios ciudadanos digitales con miras a que los servicios se presten sin interrupción. 10. Suministrar acceso a la información que sea necesaria para adelantar las acciones de monitoreo y control permanente. Para ello, de manera conjunta. los operadores deberán contratar y asumir los costos de implementación, administración. operación y mantenimiento de un sistema centralizado para monitorear todos los servicios. Dicha herramienta será administrada por el articulador. 11. Las demás que establezca el Manual de Condiciones.

Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de autenticación biométrica. Los operadores que presten servicios de autenticación biométrica deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales: 1. 2. 3. 4. Validar la identidad de las personas de manera presencial en los puntos acordados con los operadores de autenticación electrónica. Guardar la evidencia del resultado de los cotejos realizados por el tiempo y bajo las condiciones que determine la Registraduría Nacional del Estado Civil. Informar de cualquier forma fiable a los operadores de autenticación electrónica acerca del resultado de la validación de la identidad de la persona para que estos, en caso de ser satisfactoria. procedan a la entrega de las credenciales de autenticación electrónica. Informar a las entidades públicas. los particulares que ejerzan funciones públicas, y los particulares autorizados por la Ley. acerca del resultado de la validación de la identidad de las personas en los trámites y actuaciones en los que se exija la obtención de la huella Página 11 de 22 GJU-TIC·FM-005 Vl.0 I I ,I I I I )r, ,. CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERÓV' 14 1 :1 DE _ _ HOJA No. 12 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologlas de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" dactilar como medio de identificación.

Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de Autenticación con cédula Digital. Los operadores que presten servicios de autenticación con cédula digital deberán cumplir con todas las obligaciones y exigencias que para dicho propósito establezca la Registraduría Nacional del Estado Civil, una vez se expida la cédula de ciudadanía digital.

Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de Autenticación Electrónica. Los operadores que presten servicios de autenticación electrónica deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Registrar a los usuarios y entregar las credenciales de autenticación electrónica. Verificar las credenciales presentadas por los usuarios de servicios ciudadanos digitales en el momento que acceden a un trámite o servicio del Estado o cuando requieren firmar un documento electrónico. Proveer los mecanismos de firma electrónica o digital en la carpeta ciudadana para que las personas naturales y jurídicas y las entidades públicas puedan garantizar la integridad y autenticidad de los documentos. Crear y mantener una base de datos de sus usuarios, que deberá ser actualizada, compartida y sincronizada con el articulador. Gestionar las autorizaciones de los usuarios para tratar y suministrar datos personales. Gestionar y comunicar oportunamente las autorizaciones de los usuarios para tratar y suministrar datos personales y la información con entidades públicas en el marco de sus trámites y servicios dando cumplimiento a los requerimientos probatorios en esta materia.

Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de carpeta ciudadana. Los operadores que presten servicios de carpeta ciudadana deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales: 1. 2. 3. 4. 5. Disponer de ..una plataforma que permita al menos las siguientes funcionalidades: 1.1. Recibir documentos, comunicaciones y notificaciones electrónicas generadas por las entidades públicas o los particulares que ejercen funciones públicas. 1.2. Aportar documentos electrónicos a los trámites que se adelanten ante entidades públicas o ante particulares que ejercen funciones públicas. 1.3. Compartir documentos electrónicos con usuarios de servicios ciudadanos digitales. 1.4. Gestionar notificaciones y comunicaciones electrónicas de las entidades públicas o de los particulares que ejercen funciones públicas. 1.5. Almacenar, conservar, gestionar y firmar electrónicamente documentos de forma segura. Permitir, previa aceptación de términos y condiciones de uso y una vez otorgada la autorización para el tratamiento de datos personales, el ingreso al servicio de carpeta ciudadana por parte de los usuarios mediante las credenciales de autenticación entregadas por el operador de autenticación con cédula digital y/o de autenticación electrónica. Emitir certificaciones electrónicas a las entidades sobre el envío y recepción de comunicaciones y sobre las notificaciones electrónicas enviadas a la carpeta ciudadana. Crear y mantener una base de datos con la información proporcionada por sus usuarios la cual deberá ser actualizada, compartida y sincronizada con el articulador. Almacenar y custodiar los avisos de puesta a disposición de notificaciones en la carpeta Página 12 de 22 GJU·TIC·FM-005 V1.0 )r· ( ~ 14 1 :l CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERb.... DE HOJA No. ~ "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" 6. 7. ciudadana. Gestionar los acuses de recibo de los usuarios y de entidades que notifican. Mantener el registro de eventos de las notificaciones.