Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario

Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de interoperabilidad. Los operadores que presten servicios de interoperabilidad deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales: 1. Acompañar a las entidades públicas en la creación, diseño, implementación o adecuaciones técnicas de los trámites y servicios que sus sistemas de información expondrán a partir de los servicios ciudadanos digitales y que estén vinculados para intercambio de información en el marco de interoperabilidad. 2. Disponer en su plataforma los servicios de interoperabilidad que las entidades públicas tengan actualmente implementados o que fueron publicados en la plataforma de interoperabilidad del Estado colombiano y que han logrado el cumplimiento del requisito del nivel tres (3) de madurez "optimizado" de conformidad con lo dispuesto en el Marco de Interoperabilidad. 3. Registrar en el directorio de servicios de intercambio de información que administra el articulador, los servicios de interoperabilidad que implemente o despliegue en su plataforma. 4. Configurar, habilitar y exponer servicios de intercambio de información que podrán ser consumidos por una entidad, empresa o ciudadano u otro operador de servicios ciudadanos digitales. 5. Mediar y coordinar el intercambio de información de las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas, los operadores de servicios ciudadanos, integrando los servicios habilitados o expuestos de conformidad con las reglas y políticas predeterminadas el marco de interoperabilidad. I ' • I í I

Obligaciones de las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas. Las entidades públicas y los particulares que desempeñen funciones públicas, en la implementación de los servicios ciudadanos digitales tendrán las siguientes obligaciones: 1. 2. 3. 4. 5. Actualizar ante el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- los trámites u otros procedimientos administrativos en los cuales se haga uso de los servicios ciudadanos digitales, donde se informe claramente a los ciudadanos, usuarios o grupos de interés los pasos que deben adelantar para acceder a través de estos servicios. Analizar con el articulador los riesgos de cada trámite con el fin de determinar los niveles de garantía requeridos para cada uno de ellos. Definir las reglas y políticas que deben ser consideradas por el operador en el intercambio y composición de la información de un servicio o trámite determinado, lo anterior, atendiendo los lineamientos del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI en el Estado, así como del Marco de Interoperabilidad para que las entidades que requieran esta información en sus procesos puedan exponer o consumir servicios según corresponda. Delegar formalmente los procesos de autenticación con cédula digital y/o autenticación electrónica al operador seleccionado a través del articulador para prestarles este servicio. En este caso a la entidad se le garantizará técnica y jurídicamente la validación de identidad de las personas en medio digital, de acuerdo a los niveles de garantía seleccionados. . Recibir o acceder a documentos e información que comparte el usuario desde su carpeta ciudadana, previo consentimiento del mismo, e integrarlos dentro de un trámite o Página 13 de 22 GJU-TIC-FM.Q05 V1.0 I . 11 i i · (,' l ,~ 14 1 :l CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÜMERb I DE _ _ HOJA No. 14 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el.

de la Ley 1753 de 2015, estableciendo líneamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" actuación sin exigir que sean presentados en medios físicos. Hacer uso de los servicios de intercambio de información publicados con el objeto de optimizar sus procesos, automatizar los trámites y servicios y recibir o acceder a documentos que comparte el usuario desde su carpeta ciudadana para integrarlos dentro de un trámite o actuación. 7. Firmar electrónicamente los documentos que así lo requieran, haciendo uso de las credenciales de autenticación otorgadas para tal efecto al funcionario respectivo. 8. Enviar comunicaciones, documentos y gestionar notificaciones electrónicas dirigidas a los usuarios del servicio de la carpeta ciudadana garantizando su veracidad, legalidad y exactitud, así como su recepción por el usuario. 9. No utilízar el servicio de carpeta ciudadana para el envío de documentación que tenga fines exclusivamente publicitarios o comerciales, salvo autorización previa por parte del usuario. 10. Concertar con el articulador los esquemas de soporte al usuario de tal manera que los casos que competan a la prestación de servicios ciudadanos digitales sean escalados adecuadamente, sin perjuicio de los niveles de servicios y soporte que le competen a la entidad pública en el marco de la administración de sus sistemas de información. 11. Presentar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información ante el articulador cuando se presenten desviaciones en la calidad o anomalías en los servicios recibidos. 12. Inscribir y asignar roles y autorizaciones a los funcionarios públicos que intervienen en los procedimientos y trámites que se prestarán a través de los servicios ciudadanos digitales y que deban ser firmados electrónicamente. 13. En los eventos de cambio de operador, deben haberse dado por terminadas las delegaciones y acuerdos de confianza, sin perjuicio de los servicios recibidos y de la integridad de la información que administra la entidad a través de los servicios ciudadanos digitales, adoptando las medidas para garantizar el traslado oportuno de la información al otro operador evitando la interrupción del servicio. 14. Garantizar una adecuada gestión documental de la información recibida de la carpeta ciudadana, respaldada en su sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, aplicando las directrices que en esta materia han expedido o expidan el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. En todo caso deberán garantizar la preservación documental a largo plazo. 15. Incluir los mecanismos de interoperabilidad necesarios que permitan hacer más ágiles y eficientes los trámites y servicios evitando solicitar información a ciudadanos y empresas que puedan acceder, consultar o solicitar a otra entidad. De igual forma deben usarse mecanismos de interoperabilidad para el intercambio de información con otras entidades. 6.

Deberes de los usuarios de los servicios ciudadanos digitales. Los usuarios de los servicios ciudadanos digitales tendrán, como mínimo, los siguientes deberes: 1. 2. 3. 4. 5. Informarse acerca de condiciones del servicio a través de los términos y condiciones de los mismos y realizar el correspondiente registro. Registrarse presencialmente ante un operador de autenticación electrónica, o en línea cuando cuente con la cédula de ciudadanía digital que expida la Registraduría Nacional del Estado Civil. Custodiar sus credenciales de autenticación y hacer un buen uso de los servicios ciudadanos digitales. Aceptar los términos y condiciones para hacer uso de los servicios ciudadanos digitales. No ceder o transferir los derechos y/o obligaciones derivados de los términos y condiciones aprobados. Pagina 14 de 22 GJU-TIC-FM-{)05 V1,O ,I I I i 1 r, ' 141 :1 CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERb""" . DE _ _ HOJA No. 1§ "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" 6. 7. Velar por el buen uso que de la información a la que tenga acceso a través de los Servicios ciudadanos digitales. No cometer o ser partícipe directa o indirectamente de actividades fraudulentas a través de los servicios ciudadanos digitales ni hacer uso de los servicios ofrecidos para: 7.1. Difundir contenidos delictivos, violentos, pornográficos, racistas, xenófobos, ofensivos, de apología al terrorismo o, en general, contrarios a la ley o al orden público. 7.2. Introducir en la red virus informáticos o realizar actuaciones susceptibles de alterar, estropear, interrumpir o generar errores o daños en los documentos e información digital, datos o sistemas físicos y lógicos, así como obstaculizar el acceso de otros usuarios mediante el consumo masivo de los recursos informáticos. 7.3. Intentar acceder a las cuentas de otros usuarios o a servicios no permitidos, o extraer información. 7.4. Vulnerar los derechos de propiedad intelectual o industrial. 7.5. Violar la confidencialidad de la información o de terceros. 7.6. Suplantar la identidad de otro usuario o de un tercero.

Derechos de los usuarios de los servicios ciudadanos digitales. Los usuarios de los servicios ciudadanos digitales tendrán derecho a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Registrarse de manera gratuita eligiendo al operador de servicios ciudadanos digitales de su preferencia entre aquellos que estén vinculados por el articulador. Aceptar, actualizar y revocar las autorizaciones para recibir información, comunicaciones y notificaciones electrónicas desde las entidades públicas a su elección a través de los servicios ciudadanos digitales. Hacer uso responsable de los servicios ciudadanos digitales a los cuáles se registre. Interponer peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información en relación con la prestación a los servicios ciudadanos digitales. Elegir y cambiar libremente el operador de servicios ciudadanos digitales. Solicitar en cualquier momento, y a través de cualquiera de los medios de atención al usuario, su retiro de la plataforma de servicios en cuyo caso podrá descargar su información a un medio de almacenamiento propio. CAPíTULO 6 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE lA INFORMACiÓN

Responsable y encargado del tratamiento. Los operadores de servicios ciudadanos digitales serán responsables del tratamiento de los datos personales que los ciudadanos le suministren directamente y encargados del tratamiento respecto de los datos que otras entidades le proporcionen. En cada caso, los operadores de servicios ciudadanos digitales deberán cumplir los deberes legales que les corresponden como responsables o encargados y sin perjuicio de las obligaciones que se establecen en el presente título.

Evaluación del impacto de tratamiento de datos personales. Antes de dar inicio a la prestación del servicio, los operadores de servicios ciudadanos digitales deberán evaluar el impacto de las operaciones de dichos servicios en el tratamiento de datos personales, la cual deberá incluir como mínimo lo siguiente: 1. Una descripción detallada de las operaciones de tratamiento de datos personales que Página 15 de 22 GJU·TIC·FM.Q05 V1.0 , ¡ i I !: iI ! i )r, ' CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERt:tJ " . 14 11 , : ! ' DE _ _ HOJA No. 16 I I "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" 2. 3. 4. involucra la prestación de los servicios ciudadanos digitales y de los fines del tratamiento; Una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad; Una evaluación de los riesgos específicos para los derechos y libertades de los titulares de los datos personales, y las medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad, diseño de software, tecnologías y mecanismos que garanticen la protección de datos personales, teniendo en cuenta los derechos e intereses legítimos de los titulares de los datos y de otras personas eventualmente afectadas. 1 , \ 11 los resultados de esta evaluación junto con las medidas para mitigar los riesgos serán tenidas en cuenta e implementadas como parte de la aplicación del fundamento de privacidad por diseño y por defecto. I , '

Responsabilidad demostrada y programa integral de gestión de datos. los operadores de servicios ciudadanos digitales deberán adoptar medidas apropiadas, efectivas y verificables que le permitan demostrar el correcto cumplimiento de las normas sobre tratamiento de datos personales. Para el efecto, deben crear e implementar un Programa Integral de Gestión de Datos (PIGD), como mecanismo operativo para garantizar el debido tratamiento de los datos personales. El PIGD debe cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular, la guía para la implementación del principio de responsabilidad 'demostrada (accountability) de dicha entidad.

Delegado de protección de datos. Cada operador designará un encargado de protección de datos que acredite conocimientos especializados en la materia, que actuará de manera autónoma, imparcial e independiente y que tendrá, como mínimo, las siguientes funciones: 1. 2. 3. 4. 5. Velar por el respeto de los derechos de los titulares de los datos personales respecto del tratamiento de datos que realice e,l operador. Informar y asesorar al operador en relación con las obligaciones que les competen en virtud de la regulación colombiana sobre privacidad y tratamiento de datos personales. Supervisar el cumplimiento de lo dispuesto en la citada regulaCión y en las políticas de tratamiento de información del operador y del principio de responsabilidad demostrada. Prestar el asesoramiento que se le solicite acerca de la evaluación de impacto relativa a la protección de datos. Atender los lineamientos y requerimientos que le haga la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces.

Privacidad por diseño y por defecto. los operadores de servicios ciudadanos digitales deberán atender las buenas prácticas y principios desarrollados en el ámbito internacional en relación con la protección y tratamiento de datos personales que son adicionales a la Accountability, y que se refieren al Privacy by design (PbD) y Privacy Impact Assessment (PIA), cuyo objetivo se dirige a que la protección de la privacidad y de los datos no puede ser asegurada únicamente a través del cumplimiento de la normativa, sino que debe ser un 'modo de operar de las organizaciones, y aplicarlo a los sistemas de información, modelos, prácticas de negocio, diseño físico, infraestructura e interoperabilidad, que permita Página 16 de 22 GJU-TIC-FM.o05 V1.0 i I : )C~ CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERO ,,( 14 1 ::l DE _ _ HOJA No. 17 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Onico Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del titulo 111 de la Ley 1437 de 2011 y el articulo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" garantizar la privacidad al ciudadano y a las empresas en relación con la recolección, uso, almacenamiento, divulgación y disposición de los mensajes de datos para los servicios ciudadanos digitales gestionados por el operador. Para ello los operadores deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos: 1. 2. 3. 4. 5. Realizar y actualizar las evaluaciones del impacto de tratamiento de los datos personales y el Programa Integral de Gestión de Datos Personales ante cambios que generen riesgos de privacidad. Incorporar prácticas y procesos de desarrollo necesarios destinados a salvaguardar la información personal de los individuos a lo largo del ciclo de vida de un sistema, programa o servicio. Mantener las prácticas y procesos de gestión adecuados durante el ciclo de vida de los datos que son diseñados para asegurar que sistemas de información cumplen con los requisitos, políticas y preferencias de privacidad de los ciudadanos. Uso de los máximos medios posibles necesarios para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de información personal durante el ciclo de vida de los datos, desde su recolección original, a través de su uso, almacenamiento, difusión y seguro destrucción al final del ciclo de vida. Asegurar la infraestructura, sistemas TI, y prácticas de negocios que interactúan o implican el uso de cualquier información o dato personal siendo sujeta a verificación independiente por parte de todas las partes interesadas, incluyendo clientes, usuarios y organizaciones afiliadas.

Seguridad de la información. Los actores que traten información, en el marco del presente título, deberán adoptar medidas apropiadas, efectivas y verificables de seguridad que le permitan demostrar el correcto cumplimiento de las buenas prácticas consignadas en el modelo de seguridad y privacidad de la información emitido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o un sistema de gestión de seguridad de la información certificable. Esto con el fin de salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.

Limitación al uso de la información. Los datos personales, la información contenida en la carpeta ciudadana y los datos enviados a través de los servicios de interoperabilidad de los usuarios y en general la información generada, producida, almacenada, enviada o compartida en la prestación de los servicios ciudadanos digitales, no podrán ser objeto de comercialización ni de explotación económica de ningún tipo, salvo autorización expresa del titular de los datos. CAPíTULO 7 REGLAMENTACiÓN PARCIAL DEL CAPíTULO IV DEL TíTULO 111 DE lA lEY 1437 DE 2011

Sedes electrónicas. La sede electrónica es una dirección electrónica que permite identificar la entidad y la información o servicios que provee en la web, a través de la cual se puede acceder de forma segura y realizar con todas las garantías legales, los procedimientos, servicios y trámites electrónicos que requieran autenticación de sus usuarios. La sede electrónica deberá garantizar la igualdad en el acceso a la administración pública y el respeto a los lineamientos de calidad, usabilidad, accesibilidad, neutralidad, interoperabilidad, confidencialidad, disponibilidad, estándares abiertos, seguridad y privacidad en la información, servicios y trámites provistos de conformidad con los lineamientos del Página 17 de 22 GJU-TIC-FM-005 V1.0 ,. I, I' I : ¡ , I iI I : I , Ii ' i i; )(.;' CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERO.....' 14 1:l DE _ _ HOJA No. 18 . I "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capitulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el articulo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" Manual de Gobierno en línea, el Marco de Referencia y Arquitectura TI. Corresponde a cada entidad pública adoptar su respectiva sede electrónica mediante acto administrativo, el cual deberá contener, como mínimo, la siguiente información: dirección electrónica, identificación de la entidad o entidades encargadas de la gestión de la misma y de los procedimientos, servicios y trámites puestos en ella a disposición de los ciudadanos e identificación de los canales de acceso.

Característícas mmlmas de la sede electrónica: La sede­ electrónica deberá tener como mínimo las siguientes características: 1. 2. Aplicaciones móviles: Como componente opcional de la sede electrónica se podrá integrar el uso de aplicaciones móviles para garantizar un contacto permanente con el usuario. Identificación: La dirección electrónica de referencia a la sede debe incorporar de forma visible e inequívoca el nombre que la identifique como tal, pudiendo utilizarse la denominación actual del sitio web de la entidad para identificarla siempre y cuando cumpla con las características de una sede electrónica. La sede electrónica utilizará, para identificarse y garantizar una comunicación segura con la misma, sistemas de firma electrónica basados en certificados de servidor web seguro o medio equivalente. 3. Políticas de seguridad y tratamiento de información: En la sede electrónica deberán publicarse las políticas y procedimientos que rijan el tratamiento adecuado de la información de la entidad, en la cual se deberá informar a los usuarios sobre el tratamiento que se le dará a sus datos personales, el propósito de su recolección y los derechos que tienen a accederlos, actualizarlos, corregirlos y revocar las autorizaciones que hayan otorgado. Así mismo, se informará sobre las condiciones, el procedimiento y los mecanismos puestos a disposición para ejercerlos. 4. Procedimientos y trámites electrónicos: A través de la sede electrónica se realizarán todos los procedimientos, servicios y trámites electrónicos que requieran autenticación electrónica de sus usuarios. La sede deberá admitir el uso de las credenciales de autenticación otorgadas por los operadores de Servicios de Autenticación Electrónica y/o Autenticación de cédula digital a los usuarios. 5. Servicios de la sede: La sede electrónica deberá contar con los siguientes servicios mínimos: relación de los servicios disponibles en la sede electrónica, información a los usuarios sobre los servicios que tienen encomendados, los derechos que les asisten en relación con aquellos y sobre los compromisos de calidad en su prestación, formulación de peticiones, quejas y reclamos, acceso al estado del procedimiento o trámite, comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por la entidad o entidades que abarca la sede, calendario de días hábiles, fecha y hora oficial. 6. Términos y condiciones de uso: En la sede electrónica deberán publicarse los términos y condiciones de su uso que señalarán como mínimo la identificación de la sede, entidad titular, naturaleza jurídica de la entidad o entidades responsables, el objeto de la sede, los derechos y obligaciones de la entidad y de sus usuarios respecto de su navegación y el uso de la información publicada, información necesaria para su correcto uso, propiedad intelectual, servicios electrónicos de información al usuario, niveles de garantía requeridos o utilizadas en la sede. Pagina 18 de 22 GJU·TIC·FM-005 V1.0 I I . I i I lL 1411 CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚMERO _ _ _ _ _ _ DE _ _ HOJA No. 19 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales"\nArtículo 2°. 2.17.7.3. Procedimiento para el registro de usuarios por medios electrónicos. Los ciudadanos colombianos, los extranjeros con cédula de extral1iería vigente y las personas jurídicas, podrán registrarse ante el operador de autenticación electrónica de su elección. En dicho proceso se les solicitará por parte del operador de autenticación electrónica la información mínima necesaria para adelantar el proceso de registro y la aceptación expresa de los términos y condiciones de uso y operación del servicio. El registro se hará bajo las siguientes pautas: 1. Registro de las personas naturales. El registro de las personas naturales se efectuará a través del procedimiento adelantado por los operadores de autenticación electrónica, en donde estos, en alianza con los operadores de autenticación biométrica, validarán la identidad de las personas consultando la base de datos biométrica y biográfica de la Registraduría Nacional del Estado Civil de acuerdo con los lineamientos definidos por dicha entidad. El registro se podrá hacer en línea cuando la persona cuente con la cédula de ciudadanía digital expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. 2. Registro de extranjeros titulares de cédula de extranjería. El registro de extranjeros titulares de cédula de extranjería se efectuará a través del procedimiento adelantado por los operadores de autenticación electrónica para validar su identidad contra las bases de datos de Migración Colombia. Si el resultado de la validación de la identidad es satisfactorio, Migración Colombia enviará al operador de autenticación electrónica los atributos básicos de las personas a partir de la información biográfica que tenga la entidad. 3. Registro de personas jurídicas. El registro de las personas jurídicas se podrá hacer presencialmente en las Cámaras de Comercio, o realizarse en línea ante el operador de autenticación electrónica si su representante legal se ha registrado previamente como persona natural. El operador de autenticación elegido por el usuario, deberá validar que dicha persona natural cuenta con la autorización para representar a la persona jurídica, verificando la información contra las bases de datos que produzca y administre la entidad facultada para ello. 4. Registro de funcionarios públicos y particulares que desempeñen funciones públicas. Los funcionarios públicos y los particulares que desempeñen funciones públicas deberán registrarse ante el operador de autenticación electrónica de su preferencia para adquirir la calidad de usuario. En relación con los atributos que relacionen a un usuario con el rol de funcionario público o particular que desempeñe función pública, el operador deberá complementar los datos de sus usuarios, verificando la información contra las bases de datos que produzca y administre la entidad facultada para ello o en su defecto el usuario deberá aportar actas o documentos que permitan verificar la información y competencias para firmar electrónicamente actos administrativos, expedientes y documentos en general, en el marco propio de sus funciones.

Expedición de credenciales de autenticación electrónica a usuarios. Como resultado del proceso de registro se otorgará al usuario un conjunto de credenciales las cuales deberán ser usadas en los procesos de autenticación electrónica, para la firma de documentos en los procedimientos y trámites que adelanten ante las entidades públicas a través de medios electrónicos. En caso que el usuario quiera contar con credenciales de autenticación electrónica adicionales a las básicas ofrecidos por el operador de autenticación electrónica, deberá asumir el costo. Página 19 de 22 GJU-TIC-FM-005 V1.0 ¡ I 1I : 1: : I CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚME~'J~_'._._1_4_1_~_ _ DE _ _ HOJA No. 20 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" El Manual de Condiciones definirá las credenciale's básicas que deberán ofrecer los operadores de autenticación electrónica.

Registro de documentos electrónicos. Las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas, deberán disponer los servicios de registro electrónico, accedidos a través de la sede electrónica, para la recepción y remisión de peticiones, escritos y documentos. La sede electrónica debe integrar aplicaciones específicas para el tratamiento de los formatos normalizados de los procedimientos y trámites que administra dotado de medios de control de tiempo y plazos y servicios de comunicaciones y notificaciones electrónicas. Los sistemas de información que soportan la sede deben garantizar la disponibilidad e integridad de la información y la correcta gestión documental en los distintos procedimientos y trámites electrónicos y permitir: 1. Admitir documentos electrónicos correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen, los cuales podrán ser aportados por el ciudadano utilizando el servicio de carpeta ciudadana u otros medios electrónicos. Los documentos se podrán presentar todos los días del año durante las veinticuatro horas. 2. Disponer en la sede electrónica la relación actualizada de las peticiones, escritos y documentos recibidos incluyendo la fecha y hora de recepción. 3. Asignar un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley y hacer seguimiento a todas las actuaciones recibidas y enviadas. 4. Enviar automáticamente por el mismo medio un mensaje acusando el recibo y registro de la peticiones, escritos o documentos de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por los ciudadanos, la fecha y hora de presentación y el número consecutivo de radicación asignado. 5. Recibir los documentos anexos a la correspondiente solicitud, mensaje o comunicación. El registro electrónico generará mensajes que acrediten la entrega de estos documentos. 6. Distribuir electrónicamente en los términos que establezca la entidad para cada trámite, los documentos registrados al destinatario o destinatarios o entidad responsable de atender el trámite correspondiente. 7. Utilizar formatos o formularios preestablecidos para la presentación de documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios y trámites que se especifiquen en el sistema. 8. Adoptar en la sede electrónica el calendario oficial de la entidad con fecha y hora, los días hábiles y los declarados inhábiles. 9. Posibilitar la interconexión de todas las dependencias de la entidad para el acceso por medios electrónicos a la información. 10. Adecuar un nivel de interoperabilidad entre los registros electrónicos y otros sistemas diferentes establecidos por las entidades públicas para atender otros trámites o requerimientos especiales. Notificación electrónica. Para la notificación de actos

administrativos las autoridades podrán usar soluciones de notificación por medios electrónicos, de acuerdo a lo dispuesto en el presente artículo. Las entidades podrán notificar sus actos mediante los servicios de gestión de notificaciones del operador de carpeta ciudadana siempre que el administrado haya autorizado expresamente tal posibilidad. Las notificaciones enviadas por las entidades públicas serán Pagina 20 de 22 GJU-TlC-FM.Q05 V1.0 I : . ,, •I CONTINUACiÓN DEL DECRETO NÚME~&~ .~; 14 1:l DE HOJA No. 21 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del titulo 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" recibidas y registradas de forma segura en la carpeta ciudadana. La notificación electrónica deberá evidenciar la fecha y hora del envío y acuse de recibo del acto objeto de notificación. La notificación personal se entenderá surtida con la certificación de la fecha y hora de apertura del mensaje de datos que la contiene, remitida por el operador de carpeta ciudadana a la entidad que profirió el acto administrativo. De no poderse surtir la notificación en los anteriores términos, se dará aplicación al artículo 69 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. CAPíTULO 8 DISPOSICIONES FINALES

Gradualidad. Las entidades a que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 deberán implementar los servicios ciudadanos digitales y la sede electrónica conforme a los lineamientos dados en este título, dentro de los siguientes plazos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Las entidades públicas priorizadas por la Ruta de la Excelencia de Gobierno en Línea en la categoría de proyectos de trámites y servicios, tendrán un plazo de dieciocho (18) meses contados a partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el Manual de Condiciones. Las entidades públicas del orden nacional tendrán un plazo de veinticuatro (24) meses contados a partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el Manual de Condiciones. Las entidades públicas del orden territorial implementaran el modelo en función de su disponibilidad presupuesta!. Los particulares que desempeñen funciones públicas tendrán un plazo de veinticuatro (24) meses, contados a partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el Manual de Condiciones. El plazo de registro de los funcionarios públicos será el mismo que se definió para la implementación de los servicios ciudadanos digitales y la sede según el orden nacional o territorial de la entidad a la que presta sus servicios. En caso que los sujetos obligados por este decreto cuenten con implementaciones cuyas funcionalidades sean similares a las de los servicios ciudadanos digitales, estas deberán elaborar un plan de migración, dentro del plazo de implementación que a cada una le corresponde. Página 21 de 22 GJU-TIC-FM-005 V1.0 I ' I I , ¡ I I · CONTINUACiÓN DEL DECRETO NOME~~: 14 1 :1 DE _ _ HOJA No. 22 "Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" exigir la autenticación con cédula digital para la realización de sus trámites en función de la complejidad de los mismos.

Recursos. Los recursos necesarios para la implementación y operación de los servicios ciudadanos digitales básicos de las entidades que hagan parte del Presupuesto General de la Nación y cuya financiación corresponda a recursos de la Nación, serán asumidos por el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Parágrafo. Las entidades públicas del orden nacional y/o territorial atenderán con sus propios recursos la integración y operación al modelo de nuevos servicios ciudadanos digitales, y su implementación.

Vigencia y modificaciones. El presente decreto rige a partir de su publicación en el Diario Oficial, y adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015. PUBlíQUESE y CÚMPLASE Dado en Bogotá D.C. a los 25AG 2017 El Ministro de Hacienda y Crédito Público, MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARíA El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, La Directora del Departamento Administrativo de la Función P 'blica ~4'~ ~ UUANA CABAllERO DURÁN .;1:;i~7~;.: ~l ... :.,~ ,.,", Página 22 de 22 GJU-TIC-FM'{)05 V1.0 ; ¡ : !