Sentencia T-470 de 2019

T-470-19 Sentencia T-470/19 DEBER DE CONSERVACION DE ARCHIVOS-Obligación de las empresas de guardar la historia laboral de sus trabajadores Si bien en las disposiciones no está determinado un tiempo durante el cual debe ser preservada la información laboral de los empleados, una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales supone que el deber del empleador es de carácter indefinido. Ello debido a que resulta desproporcionado trasladar al trabajador la omisión del legislador, impidiéndole el disfrute de otros de sus derechos fundamentales. Justamente, este Tribunal ha considerado que la obligación del empleador de conservar los soportes de la relación laboral “debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida”. HABEAS DATA-Posibilidad de ejercerlo cuando se presenta inexactitud en historia laboral para solicitar pensión de vejez/DEBER CONSTITUCIONAL DE LA DEBIDA GESTION Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DERECHO A LA SEGURIDAD SOCIAL-Imposibilidad de trasladar al peticionario las fallas o deficiencias de la administración en el manejo de la información ENTIDAD ADMINISTRADORA DE PENSIONES-Deber de custodia, conservación y guarda de la información concerniente al Sistema de Seguridad Social La obligación de conservación de la información laboral también se predica respecto de las entidades administradoras de los fondos de pensiones, a quienes les corresponde un deber de protección y diligencia. Ello con el objeto de que los datos consignados sean completos y veraces, y reflejen el “verdadero esfuerzo económico que realizó el potencial beneficiario de la pensión en aras de la satisfacción de las condiciones legales para acceder a ella”. Este Tribunal ha considerado que no es admisible que esas entidades trasladen a sus afiliados las consecuencias negativas del deficiente manejo de la información. Por ende, en caso de que inexactitudes en la historia laboral, advertidas por la entidad administradora de pensiones o por el propio afiliado, es su deber “desplegar las actuaciones pertinentes que conduzcan a la corrección de cualquier información errónea o inexacta, pues de lo contrario se vulneraría el derecho al habeas data al negarle al titular del derecho la posibilidad de que dichos datos sean corregidos o complementados. PRUEBA SUPLETORIA PARA RECONOCIMIENTO DE DERECHOS PENSIONALES-Procedencia cuando se trata de reemplazar la certificación del tiempo laborado para solicitar pensión de jubilación La Corte Constitucional ha reconocido el valor supletorio de las declaraciones para efectos de reconocimientos pensionales ante la inexistencia del expediente laboral que le impide a la persona acceder a su pensión. No obstante, en sede de tutela, solo ha ordenado el otorgamiento de una pensión con base en un testimonio en un caso en el que faltaban menos de 15 días de servicio para acceder al derecho. En los demás, ha instado a los solicitantes a iniciar el procedimiento para dar valor a las pruebas supletorias o, en un caso, a la empresa empleadora a iniciar el trámite de reconstrucción, atendiendo las declaraciones allegadas por el antiguo trabajador. CERTIFICACION LABORAL POR AUTORIDAD PUBLICA-Mecanismos procesales para reconstrucción de archivos DERECHO DE PETICION EN MATERIA PENSIONAL-Respuesta oportuna, clara y de fondo El cumplimiento del derecho de petición, en cabeza de las entidades administradoras de pensiones resulta especialmente relevante, puesto que las solicitudes de prestaciones sociales están supeditadas al cumplimiento de requisitos precisos, relacionados con la edad, las semanas de cotización, la estructuración de la invalidez, la dependencia económica, entre otros, que podrían afectar otros derechos fundamentales como la seguridad social y el mínimo vital. En ese sentido, las autoridades pensionales no pueden emitir contestaciones que conduzcan al peticionario a una situación de incertidumbre respecto de la existencia del derecho pensional, ni prolongar la definición de la solicitud mediante remisión a distintas dependencias. Tampoco pueden brindar respuestas que se limiten a informar el trámite interno a seguir, por cuanto la garantía solo se satisface con respuestas, es decir, cuando se decide, se concluye o se ofrece certeza al interesado. RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Mecanismo análogo a reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o extraviados DERECHO DE PETICION EN MATERIA PENSIONAL Y DEBIDO PROCESO ADMINISTRATIVO-Vulneración por Colpensiones, por cuanto se abstuvo de adelantar las gestiones pertinentes para reconstruir la historia laboral o indicar trámite a seguir Referencia: Expediente T- 6.593.882 Acción de tutela presentada por Luis José Pico Vera en contra de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP) Magistrado Sustanciador: ANTONIO JOSÉ LIZARAZO OCAMPO Bogotá D.C., nueve (9) de octubre de dos mil diecinueve (2019) La Sala Quinta de Revisión de la Corte Constitucional, integrada por las Magistradas Gloria Stella Ortiz Delgado, Cristina Pardo Schlesinger y el Magistrado Antonio José Lizarazo Ocampo, quien la preside, en ejercicio de sus competencias constitucionales y legales, ha proferido la siguiente: SENTENCIA En el trámite de revisión del fallo proferido por la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá D.C., el 17 de octubre de 2017, que confirmó la providencia emitida por el Juzgado 7 Laboral del Circuito de Bogotá, el 1 de septiembre del mismo año, dentro de la presente acción de tutela[1]. I. ANTECEDENTES Luis José Pico Vera, por medio de apoderado judicial, promovió acción de tutela en contra de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP)[2], al considerar vulnerados sus derechos fundamentales de petición, al debido proceso, a la seguridad social y a la vida digna, a causa de la negativa del reconocimiento de la pensión por aportes que solicitó ante dicha entidad. 1. Hechos y relato contenido en el expediente[3] 1.1. El accionante tiene 87 años de edad[4] y le fue dictaminada una pérdida de la capacidad laboral del 76.82% con fecha de estructuración del 28 de abril de 2016[5]. 1.2. Manifiesta que está gravemente enfermo y que es beneficiario de la pensión de jubilación por aportes consagrada en el artículo 7[6] de la Ley 71 de 1988[7]. Al respecto, indica que laboró 20 años, 8 meses y 17 días, razón por la cual tendría derecho a la pensión desde cuando cumplió 60 años de edad[8], con base en los siguientes tiempos: i. Cuando prestó servicio militar desde el 13 de mayo de 1954 hasta el 30 de noviembre de 1955, esto es, durante 18 meses y 17 días[9]. ii. Cuando laboró como trabajador oficial del Ministerio de Agricultura, a través del entonces Instituto Nacional de Fomento Tabacalero, desde el 1 de febrero de 1958 hasta el 28 de febrero 1966[10]. iii. Cuando laboró con la Productora Tabacalera de Colombia (Protabaco S.A.), hoy British American Tobacco Colombia S.A.S. (BAT Colombia), desde 1966 hasta el 30 de marzo de 1977[11]. A. Hechos que originaron la acción de tutela presentada por el actor en el año 2016 1.3. El 10 de junio de 2015 el actor presentó petición ante BAT Colombia solicitando las certificaciones laborales de los años 1966 hasta 1977, indicando que se desempeñó como extensionista a los pequeños agricultores de las provincias Comunera y Guanentina desde “los años 1960” para el Instituto de Fomento Tabacalero (Intabaco), empresa sustituida por la empresa privada Protabaco S.A., en donde siguió laborando hasta el 30 de marzo de 1977[12]. 1.4. En oficio de 28 de julio de 2016, BAT Colombia sostuvo que no encontró información que acreditara la relación laboral entre el actor y Protabaco S.A., razón por la cual no podía emitir certificado alguno. Al respecto, adujo que los datos informados corresponden a fechas de hace más de 30 años y que a la luz de los artículos 28[13] de la Ley 962 de 2005[14] y 60[15] del Código de Comercio, es obligatorio conservar los documentos por un periodo de 10 años contados a partir del último asiento. Según el concepto núm. 266558 de 8 de septiembre de 2008 proferido por el Ministerio de la Protección Social, esas normas resultan aplicables analógicamente en cuanto al archivo y conservación de la información laboral de los trabajadores para aquellas empresas que no sean: i) entidades de derecho público o ii) entidades privadas que presten servicios públicos. Sin perjuicio de ello, le pidió al accionante remitir copia de los documentos que dieran fe de la relación laboral[16]. 1.5. Ante la anterior respuesta y la negativa de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) a realizar el cálculo actuarial para determinar la suma que el empleador dejó de aportar[17], el accionante promovió acción de tutela en contra de BAT Colombia y Colpensiones, al considerar que no le dieron una respuesta clara y de fondo a las solicitudes presentadas. En sentencia única de instancia[18], mediante fallo de 5 de octubre de 2016, la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá negó el amparo de los derechos fundamentales a la seguridad social y al mínimo vital, al no encontrar acreditados los aportes pertinentes para acceder a la pensión de jubilación por aportes ni a la pensión sanción. De otro lado, consideró que la empresa había vulnerado sus derechos fundamentales de petición y de habeas data al condicionar la respuesta a las pruebas que el peticionario pudiera recaudar, “invirtiendo la carga de la prueba en contra de quien está en una posición desfavorable, por su edad, salud y medios a su alcance”[19]. Por ende, ordenó a BAT Colombia dar respuesta de fondo a la solicitud planteada, en los términos indicados por la Corte Constitucional, esto es: “(…) cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información”[20]. 1.6. Mediante escrito de 7 de diciembre de 2016, BAT Colombia indicó que en su información contable y de nómina no se encontraba constancia alguna de la existencia de una relación laboral entre el accionante y Protabaco S.A.. Explicó que BAT Colombia adquirió a la citada empresa el 1 de diciembre de 2012, por lo que no contaba con información entre 1966 y 1976. Remitió certificación del periodo comprendido entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de marzo de 1977, como quiera que en Colpensiones obran cotizaciones sobre ese periodo[21]. 1.7. En auto de 13 de febrero de 2017, la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá se abstuvo de iniciar incidente de desacato en contra de la empresa accionada, al estimar que esta había realizado una búsqueda documental que no dio resultados, debido a que se trataba de un vínculo laboral antiguo. Declaró que en el caso no se podía ordenar directamente la reconstrucción del expediente laboral porque no existía certeza en la existencia de la relación laboral. Salvo que se allegara documentación nueva, entendió cumplida la orden emitida en la sentencia de tutela, por la imposibilidad física y jurídica del representante legal de certificar el vínculo laboral[22]. B. Trámite pensional posterior a la primera acción de tutela 1.8. El 30 de enero de 2017 el demandante radicó petición pensional ante el Ministerio de Agricultura, quien respondió que había emitido los bonos pensionales a su nombre y que el trámite de reconocimiento le correspondía a la UGPP[23]. 1.9. El 28 de junio de 2017 presentó el actor petición ante la UGPP para lograr el reconocimiento de la pensión de jubilación por aportes. Para ello, aportó 4 declaraciones extra juicio en las que se afirma que el actor trabajó para el entonces Protabaco S.A. en los periodos señalados antes. Además, sostuvo que, en virtud del artículo 10[24] del Decreto 2709 de 1994[25], la UGPP era la entidad a quien le correspondía pagar la prestación porque a ella se efectuó el mayor número de aportes[26]. i) En declaración de 5 de agosto de 2016, Carlos Monsalve Ballesteros sostuvo que conocía al actor hace más de 50 años y que durante el año 1965 trabajaron juntos en Intabaco. A inicios de 1966, el actor renunció para vincularse en Protabaco S.A., donde laboró hasta 1977, “desarrollando sus funciones en el área rural en el municipio de Palmas del Socorro y municipios circunvecinos a la ciudad del Socorro”[27]. ii) En declaración de 5 de agosto de 2016, Elías Monsalve Ballesteros afirmó que conocía al actor hace más de 50 años y que desde 1966 y hasta 1977 este trabajó como obrero de Protabaco S.A. y sus labores las desarrollaba “en el área rural en el municipio de Palmas del Socorro y municipios circunvecinos a la ciudad del Socorro”[28]. iii) En declaración de 5 de agosto de 2016, Pablo Antonio Salamanca sostuvo que conocía desde 1976 al accionante, quien fue su compañero de trabajo en Protabaco S.A., debido a que fue quien le enseñó las rutas, las veredas y demás oficios relacionados con el cargo a desarrollar en la empresa, porque había ingresado antes a trabajar en la empresa[29]. iv) En declaración de 8 de agosto de 2016, José Ignacio Agredo Bernal manifestó que conocía al demandante hace 60 años y que le constaba que este trabajó para Protabaco S.A. entre 1966 y 1977, cuando se retiró de la empresa. Allí “hacía semilleros y los vendía a la gente para cosecharlos y llevarlo a Protabaco S.A., en el municipio de Palmas de Socorro. Ahí se hacían los semilleros y (…) él era el que enseñaba y decía cuáles eran las zonas para trabajar en tabaco Borle”[30] 1.10. El 11 de julio de 2017, la UGPP notificó su decisión de trasladar por competencia a Colpensiones, la petición pensional antes mencionada, por considerar que el asunto que se solicitaba era el reconocimiento y pago de la pensión de jubilación, de conformidad con el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015[31]. Destacó que esa decisión no expuso fundamento jurídico alguno para demostrar la falta de competencia[32]. 1.11. El 17 de julio de 2017, Colpensiones mediante comunicación núm. BZ2017-7401153-1886059, lo requirió para que en el término de un mes corrigiera el formulario de solicitud de pensión de invalidez diligenciado y acreditara el pago de incapacidades por parte de la EPS y la afiliación al régimen subsidiado[33]. 1.12. El 1 de agosto de 2017, el actor acudió a Colpensiones para atender el anterior requerimiento. Allí, a juicio del apoderado, fue inducido por error a diligenciar el formulario para el trámite “reconocimiento-pensión de invalidez” que se tramitó bajo el radicado núm. 2017-7986123. El mismo día, esa entidad remitió comunicación BZ2017-7986123-2032308, mediante la cual rechazó la petición pensional por falta de requisitos, adjuntando un reporte de semanas cotizadas de conformidad con el cual acumula 60.43 semanas, aportadas entre el 2 de febrero de 1976 y el 30 de marzo de 1977[34]. 1.13. El 8 de agosto de 2017, el accionante presentó petición a Colpensiones, con radicado núm. 2017-8215497 en la que solicitó: i) que se le diera trámite de pensión de jubilación por aportes a la petición radicada el 17 de julio de 2017; ii) que se desistiera del trámite del reconocimiento de pensión de invalidez radicado el 1 de agosto de 2017, por considerar que fue inducido al error para diligenciar el correspondiente formulario; y iii) que Colpensiones se declarara incompetente para conocer del trámite pensional por cuando la UGPP es la entidad en donde se realizaron la mayoría de aportes[35]. 1.14. El 22 de agosto de 2017, Colpensiones emitió el oficio con radicado núm. BZ2017-8262702-2197776 en el que le comunicó que su requerimiento presentado el 1 de agosto del mismo año fue “cerrado y rechazado”, en tanto no se diligenció el NIT del empleador[36]. C. Solicitud de tutela 1.15. El actor considera que la UGPP vulneró sus derechos fundamentales a la seguridad social y al mínimo vital, al no darle trámite a la solicitud de reconocimiento y pago de la pensión de jubilación por aportes de que trata el artículo 7 de la Ley 71 de 1988. Ello, al estimar que la entidad competente para conocer el trámite era Colpensiones. En ese sentido, pide que se protejan transitoriamente sus garantías constitucionales y se le ordene a la UGPP que reconozca y pague la pensión de jubilación por aportes, a favor del señor Luis José Pico Vera hasta tanto estudie y se resuelva de fondo la solicitud de reconocimiento presentada el día 28 de junio de 2017. 2. Actuación procesal y contestación a la acción de tutela 2.1. A través de auto de 25 de agosto de 2017, el Juzgado 7 Laboral del Circuito de Bogotá dispuso la vinculación del Ministerio de Agricultura, de Protabaco S.A. y de Colpensiones, otorgándoles un día para pronunciarse sobre los hechos de la demanda[37]. 2.2. En escrito de 28 de agosto de 2017, el Ministerio de Agricultura solicitó su desvinculación del trámite puesto que mediante oficios remitidos el 19 de mayo de 2018 le informó al actor que Protabaco S.A. no era una sociedad de economía mixta vinculada a ese ministerio, por lo que no podía expedir certificación sobre los tiempos laborados a su favor[38]. 2.3. Mediante comunicación de 29 de agosto de 2017, BAT Colombia indicó que había dado respuesta a la solicitud de certificados por los tiempos laborados en Protabaco S.A., empresa que absorbió mediante acto de fusión. Explicó que solo pudo corroborar los periodos respecto de los cuales se efectuaron cotizaciones a Colpensiones. Finalmente, destacó que sobre el asunto existe cosa juzgada, en virtud de la acción de tutela resuelta por la Sala Penal del Tribunal Superior del Circuito de Bogotá[39]. 2.4. En oficio de 31 de agosto de 2017, la UGPP pidió ser desvinculada del trámite, al considerar que la entidad competente para resolver cualquier solicitud pensional del actor era Colpensiones. Explicó que al momento no existe una petición sin resolver, ya que aquella presentada el 28 de junio de 2017 fue trasladada al fondo de pensiones citado en virtud del artículo 21 de la Ley 1437 de 2011[40]. Sostuvo, además, que no se acreditó un perjuicio irremediable que le impidiera acudir a la justicia ordinaria para obtener su pretensión[41]. 2.5. En documento de 1 de septiembre de 2017, Colpensiones requirió que se declarara improcedente el amparo, debido a que aún se encontraba en términos para resolver la solicitud presentada el 8 de agosto de 2017, en la que el peticionario desistió del trámite de la pensión de invalidez para que se tramitara el reconocimiento de la pensión de jubilación de aportes[42]. II. DECISIÓN JUDICIAL OBJETO DE REVISIÓN 1. Sentencia de primera instancia En sentencia de 1 de septiembre de 2017, el Juzgado 7 Laboral del Circuito de Bogotá negó la protección solicitada. Sostuvo que no se había vulnerado el derecho fundamental de petición, por cuanto la UGPP remitió a Colpensiones su solicitud y esta, a su vez, requirió al actor para que completara los documentos y la información necesaria para seguir adelante el trámite[43], sin que se hubiera vencido el término de los 4 meses con que cuenta la administradora de pensiones para resolver la solicitud, a la luz de la sentencia SU-975 de 2003. Lo anterior, teniendo en cuenta que el último memorial presentado por el actor data de 8 de agosto de 2017, por lo que la entidad tenía plazo hasta el 8 de diciembre siguiente para emitir una respuesta. De otra parte, estimó que no se cumplían con los requisitos de inmediatez y subsidiariedad, por cuando el actor dejó transcurrir más de 27 años desde el momento de causación del derecho pensional, esto es, el 6 de enero de 1990. Esto, sin solicitar el reconocimiento de la pensión que a su juicio tenía derecho, ni iniciar una acción judicial ordinaria, ni aportar pruebas que justificaran la inactividad, circunstancias que desvirtuaban la necesidad de protección urgente de su derecho. 2. Impugnación A través de escrito de 12 de septiembre de 2017, el apoderado del peticionario resaltó que la sentencia no tuvo en cuenta que la UGPP no expuso argumento alguno para trasladar la petición a Colpensiones, y que Colpensiones no analizó si era la entidad competente para realizar el estudio sobre la prestación y le dio trámite a la solicitud como pensión de invalidez, pese a que lo pedido fue la pensión por aportes. Tampoco atendió que el actor solicitó tardíamente la pensión debido a que como campesino, su conciencia “le dicta trabajar hasta el último día que le permitan sus fuerzas”, razón por la cual solo acudió a la entidad demandada cuando la imposibilidad física y mental le impidieron ganarse su sustento y el de su esposa. En su opinión, el juez de tutela no puede valorar en abstracto la inmediatez, en tanto la vulneración permanece en el tiempo, es continua y actual. Adicional a ello, allegó constancia de visita del Personero del municipio de Palmas del Socorro[44] en la que indica que el actor se encuentra en grave estado de salud, por cuanto le fue diagnosticada demencia senil y problemas de anticoagulación y psiquiátricos, por lo que su esposa debe cuidar de él. También declaró que ninguno de los dos tiene ingresos propios y que el accionante pidió la pensión cuando observó el deterioro de su salud. Finalmente, sostuvo que no era cierto que existiera un trámite pendiente de resolución por parte de Colpensiones, ya que el mismo día en que fue notificado el fallo que se impugna le fue comunicado oficio, con radicado núm. BZ2017-8262702-2197776 de fecha de 22 de agosto de 2017, mediante la cual le fue informado al actor que la solicitud de 8 de agosto del mismo año estaba cerrada y rechazada[45]. 3. Sentencia de segunda instancia Mediante sentencia de 17 de octubre de 2017, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá confirmó el primer fallo, al considerar que, pese a que el actor demostró ser un sujeto de especial protección constitucional y contar con una pérdida de pérdida de capacidad laboral del 76,82%, no demostró la titularidad del derecho pensional. Lo anterior, en tanto no acreditó vínculo laboral entre el 29 de febrero de 1966 y el 1 de febrero de 1976. Si bien allegó 4 declaraciones extrajuicio para probar esa relación, lo cierto es que ellas deben ser estudiadas por los jueces laborales, quienes tienen la potestad de ordenar su ratificación, según la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia. Por tanto, a su juicio, el actor debía iniciar un proceso ordinario para que le sean reconocidos aproximadamente 10 años dentro de un escenario probatorio amplio. De otro lado, sostuvo que no le había sido vulnerado su derecho de petición, por cuanto Colpensiones le informó sobre las inconsistencias en su historia laboral y no habían transcurrido 4 meses desde la presentación de la solicitud, por lo que se encontraba en término para la decisión sobre la misma[46]. III. ACTUACIONES EN SEDE DE REVISIÓN 1. Mediante auto de 16 de mayo de 2018, para mejor proveer, se ordenó al accionante indicar: i) su estado actual de salud y el tipo de afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud, ii) una relación de sus ingresos y gastos mensuales, así como el origen de los mismos, iii) si ha recibido respuesta sobre la última solicitud elevada ante Colpensiones y iv) si cuenta con algún otro elemento que pruebe su vinculación a BAT Colombia. A esa empresa, se le ordenó informar las acciones emprendidas para lograr la reconstrucción de la historia laboral del accionante, diferentes a la verificación de su historia laboral en Colpensiones. 2. En escrito de 22 de mayo de 2018, el demandante remitió i) declaración juramentada en la que indica que no ha recibido otra respuesta de Colpensiones, y que ni él ni su esposa tienen ingresos económicos, por lo que subsisten de la ayuda que les brindan sus hijos que no son solventes y en ocasiones deben recurrir a préstamos; ii) certificado de la Sociedad Cardiovascular de Santander en la que consta que su diagnóstico es de paciente senil con patología cardiaca, específicamente insuficiencia cardiaca congestiva, fibrilación auricular crónica e hipertensión arterial primaria; iii) certificado de Nueva EPS en la que consta que está afiliado al Régimen Contributivo de Seguridad Social en Salud en calidad de beneficiario de su hijo; iv) certificado suscrito por contadora pública en la que indica que tiene como ingresos los aportes que hacen sus hijos y que ascienden a $832000 y gastos por la misma cantidad[47]. 3. A través de oficio de 23 de mayo de 2018, BAT Colombia sostuvo que el presente amparo fue iniciado por el actor en contra de UGPP y que la empresa no había sido parte del mismo. Insistió que adquirió la entidad Protabaco S.A. el 1 de diciembre de 2012, “motivo por el cual frente a situaciones consolidadas antes de esa fecha debemos remitirnos exclusivamente a los documentos que fueron entregados por dicha entidad, en los que (…) no obra mención alguna referente al señor José Luis Pico (sic)”. En todo caso, al efectuar una nueva búsqueda no encontró constancia alguna de la relación laboral, por lo que no está obligada a lo imposible y no puede certificar un vínculo sobre el cual no tiene evidencia alguna, ya que esta habría sucedido 40 años antes de la adquisición. Explicó que su búsqueda se dio en: i) la matriz de empleados activos e inactivos de BAT Colombia y Protabaco S.A., ii) matriz de empleados de Protabaco S.A. vigente al momento de la adquisición, iii) historial consolidado de empleados de BAT Colombia y Protabaco S.A.; iv) historial electrónico de aportes y afiliación al Sistema de Seguridad Social; v) archivo activo; vi) archivo inactivo ubicado en la empresa proveedora de servicios de archivo y gestión documental. Además, allegó copia de las respuestas brindadas al accionante en 2016 y el auto que negó la apertura del incidente de desacato dentro de la primera acción de tutela promovida por al accionante[48]. IV. CONSIDERACIONES DE LA CORTE CONSTITUCIONAL 1. Competencia De conformidad con lo previsto en el artículo 86, en el numeral 9 del artículo 241 de la Carta Política y en los artículos 31 a 36 del Decreto 2591 de 1991, esta Sala de Revisión de la Corte Constitucional es competente para conocer el fallo materia de revisión. 2. Planteamiento del problema jurídico El amparo se dirige a que la UGPP dé trámite a la solicitud de reconocimiento de la pensión de jubilación por aportes de que trata el artículo 7 de la Ley 71 de 1988 y que se ordene como medida transitoria el pago de las mesadas, mientras se decide definitivamente. Ello, por cuanto a juicio del actor esa entidad no ha debido dar traslado de la solicitud a Colpensiones, en tanto la mayoría de semanas fueron cotizadas a la entonces Cajanal. A su turno, Colpensiones le dio trámite a la solicitud como una pensión de invalidez, y ante el incumplimiento de requisitos formales, la rechazó. Se advierte que una respuesta favorable al trámite pensional iniciado por el accionante está condicionada a que se demuestren los tiempos presuntamente laborados al servicio de Protabaco S.A. entre 1966 y 1977, ya que en la actualidad solo están acreditados 11 años de servicio, mientras la norma mencionada exige 20 años para acceder a la prestación. Esa empresa fue adquirida en 2012 por BAT Colombia, cuyos representantes afirman que en sus archivos no tienen pruebas de la existencia de esa relación laboral y que no es su obligación conservar información laboral por más de 10 años. En ese sentido, le corresponde a esta Sala de Revisión determinar i) si una empresa vulnera el derecho fundamental de habeas data de un presunto ex empleado cuando niega la expedición de certificados laborales, debido a que la relación tuvo lugar 40 años antes. Además, se deberá establecer ii) si una entidad encargada del reconocimiento pensional vulnera los derechos fundamentales de petición, a la seguridad social y al mínimo vital al dar traslado de la petición pensional a otro fondo de pensiones, sin informar las razones por las cuales no era competente y pese a que, a juicio del solicitante, es la entidad que acumula mayor cantidad de semanas cotizadas. Finalmente, se deberá indagar iii) si una entidad encargada del reconocimiento pensional vulnera los derechos fundamentales de petición, al debido proceso, a la seguridad social y al mínimo vital al no efectuar una verificación de las semanas reportadas como faltantes por al afiliado y al tramitar como pensión de invalidez una solicitud de pensión de jubilación. Para el efecto, se reiterará la jurisprudencia sobre la obligación de los empleadores y de las entidades administradoras de pensiones de conservar la información laboral, así como la forma de acreditar la vinculación laboral cuando de ella no exista constancia documental. Así mismo, se reiterará la jurisprudencia sobre la obligación de esas entidades de atender diligentemente y de fondo las solicitudes efectuadas por los afiliados en orden a lograr un reconocimiento pensional. 3. Los empleadores y las entidades administradoras de pensiones deben conservar indefinidamente la información laboral de sus trabajadores de forma que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa, y permita el ejercicio de otros derechos fundamentales. 3.1. El derecho al habeas data, establecido en el artículo 15 Constitucional, supone que todas las personas “tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”[49]. Para la Corte, se trata de un derecho de doble naturaleza[50]: i) El derecho al habeas data goza de reconocimiento constitucional autónomo, razón por la cual el titular de la información tiene la posibilidad de conocer la información que sobre el reposa en las bases de datos, así como de exigir a quien la administra la actualización, rectificación, autorización, inclusión y exclusión de información recolectada. ii) El derecho al habeas data es garantía de otros derechos, “en la medida en que los protege mediante la vigilancia y cumplimiento de las reglas y principios de la administración de datos”. Ello sucede, entre otros, en cuanto al buen nombre, cuando se emplea para rectificar el tratamiento de información falsa[51], en cuanto al derecho a la seguridad social, cuando se emplea para incluir información personal necesaria para la prestación de los servicios de salud y de las prestaciones propias de la seguridad social[52], o en cuanto al derecho de locomoción, cuando se solicita para actualizar información relacionada con la vigencia de órdenes de captura[53]. 3.2. Con fundamento en ese derecho, esta Corporación ha indicado que los empleadores tienen la obligación de expedir certificados laborales a quienes les han prestado sus servicios[54]. Ello debido a que es su deber conservar la información laboral, asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa “a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular”[55]. Esta está conformada por el tiempo de servicio, el salario devengado, las cotizaciones al sistema de seguridad social, las vacaciones disfrutadas, las cesantías, los ascensos, y las licencias, entre otros factores necesarios para acceder al reconocimiento de las prestaciones sociales del trabajador[56]. 3.3. Específicamente, el deber de conservación está contenido en el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) que señala como una de las obligaciones especiales del empleador: “7) Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado; e igualmente, si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considera que el trabajador, por su culpa, elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurridos cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para la práctica del examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente”. Así mismo, en el artículo 264 del CST que dispone: “1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. 2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva”. Si bien en las disposiciones mencionadas no está determinado un tiempo durante el cual debe ser preservada la información laboral de los empleados, una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales supone que el deber del empleador es de carácter indefinido. Ello debido a que resulta desproporcionado trasladar al trabajador la omisión del legislador, impidiéndole el disfrute de otros de sus derechos fundamentales. Justamente, este Tribunal ha considerado que la obligación del empleador de conservar los soportes de la relación laboral “debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida”[57]. En este punto, es necesario precisar que el Ministerio de Trabajo y el entonces Ministerio de la Protección Social han proferido conceptos en relación con el tiempo que debe ser conservada la información laboral de los trabajadores. Primero, a través del Concepto núm. 266558 de 29 de agosto de 2008, expuso que no existía norma específica sobre la preservación de los soportes laborales, pero que podría aplicarse por analogía el artículo 60 del Código de Comercio[58] que señala que los archivos se deben preservar por 10 años. Después, mediante Concepto 1200000-119377 de 18 de junio de 2013, reiteró que era aplicable la disposición citada, aclarando que trascurridos 10 años se podían destruir los libros y papeles, siempre que posteriormente se asegurara por cualquier medio técnico su reproducción exacta. De esa forma, la interpretación más reciente es la que se ajusta a la que ha adoptado este Tribunal, en el sentido de estimar que la obligación de conservación es indefinida en el tiempo. 3.4. Debido a que de su expedición depende el goce efectivo de otros derechos fundamentales, como la seguridad social y el mínimo vital, la Corte ha considerado que los empleadores no pueden trasladar la carga de la prueba al trabajador en casos de fallas de información en la historia laboral. Lo anterior, por cuanto a ellos les corresponde manejar de manera diligente esa información y mantener actualizados los datos[59]. Al respecto, en la sentencia T-116 de 1997, se estableció que no cualquier dificultad que se le presente a los empleadores los exonera de: i) cumplir con la obligación de expedir las respectivas constancias sobre la prestación del servicio de sus servidores o trabajadores, por cuanto aquella debe ser insuperable, ni del ii) “deber de implementar mecanismos apropiados para la guarda de la información institucional, en especial, aquella relacionada con las materias laborales del personal a su servicio”[60]. Por tanto, cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la información porque se extravió, desapareció o no fue guardada, deberá realizar todas las gestiones a su alcance para expedir los documentos solicitados[61] y, si fuera necesario, deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante[62]. “Si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información, deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información”[63]. 3.5. Ahora bien, la obligación de conservación de la información laboral también se predica respecto de las entidades administradoras de los fondos de pensiones, a quienes les corresponde un deber de protección y diligencia. Ello con el objeto de que los datos consignados sean completos y veraces, y reflejen el “verdadero esfuerzo económico que realizó el potencial beneficiario de la pensión en aras de la satisfacción de las condiciones legales para acceder a ella”[64]. Este Tribunal ha considerado que no es admisible que esas entidades trasladen a sus afiliados las consecuencias negativas del deficiente manejo de la información[65]. Por ende, en caso de que inexactitudes en la historia laboral, advertidas por la entidad administradora de pensiones o por el propio afiliado, es su deber “desplegar las actuaciones pertinentes que conduzcan a la corrección de cualquier información errónea o inexacta, pues de lo contrario se vulneraría el derecho al habeas data al negarle al titular del derecho la posibilidad de que dichos datos sean corregidos o complementados”[66]. La reconstrucción debe darse atendiendo el artículo 126 del Código General del Proceso[67], que si bien se trata de una norma que rige esa diligencia al interior de procesos judiciales puede ser aplicada a la reconstrucción de expedientes ante autoridades administrativas, según lo ha establecido esta Corporación en diversas ocasiones[68]. Así mismo, ha sostenido que cuando una entidad encargada del reconocimiento de pensiones se niega a iniciar el procedimiento de reconstrucción o de corrección de la historia laboral vulnera al mismo tiempo los derechos fundamentales al habeas data, al debido proceso, al mínimo vital y a la seguridad social, por cuanto la falta de verificación de la realidad de las cotizaciones efectuadas tiene incidencia directa en el reconocimiento de la pensión[69]. 3.6. Así las cosas, los empleadores tienen la obligación de conservar indefinidamente la información laboral de sus trabajadores, con el fin de que ellos puedan reclamar los derechos derivados de esa relación o de los aportes que en virtud de ella fueron realizados al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones. Y en ausencia de la información laboral, le corresponde a los empleadores realizar su mejor esfuerzo para reconstruirla e informar la ruta para obtener los datos solicitados. A la luz de la Constitución, la falta de expedición de los certificados laborales constituye una vulneración del derecho fundamental de habeas data que, a su vez, puede suponer la vulneración de las garantías a la seguridad social y al mínimo vital. Los mismo ocurre ante, la ausencia de acciones para la resolver sus solicitudes tendientes a la revisión y actualización de su historia laboral por parte de los fondos de pensiones. 4. La acreditación de tiempos de servicio con fines pensionales a través de medios probatorios distintos al documental debe darse ante el juez ordinario o ante la autoridad encargada del reconocimiento pensional, por regla general. 4.1. La Corte Suprema de Justicia ha considerado, a partir de una interpretación del artículo 264 del CST citado anteriormente, que el deber de conservación de los datos laborales a cargo de las empresas hace más expedita la prueba para el reconocimiento de una prestación social. No obstante, el alcance de la norma no es la restricción de la iniciativa probatoria del solicitante de la pensión a lo que conste en los archivos de la empresa donde laboró o a la demostración de que esos archivos están incompletos o no existen para poder hacer valer otros elementos probatorios[70]. “Si este fuera el propósito de aquel precep­to, o si realmente impusiera como prueba principal del tiempo de servicios y del salario del trabajador lo que emana de los archivos del empresario, lejos estaría de consagrar en beneficio para el asalariado, como es de usanza común en las leyes del trabajo, al remitirlo primordialmente al contenido de documentos que no están bajo su custodia y a los cuales tampoco tiene acceso inmediato, por pertenecer a su patrono, quien puede mantenerlos bajo la reserva que ampara el archivo de las empresas, o a someterlo a demostrar que el archivo no existe, es incompleto o erróneo, circunstan­cias que no está en capacidad de conocer, por las razones ya anotadas, para tener libertad probatoria en cuanto a su derecho a pensionarse por cuenta del patrono (…) Aún más, el incumplimiento del deber legal de conservar sus archivos conduciría a un beneficio para el patrono que se abs­tiene de observar la ley, y ello no es sostenible ni siquiera como hipótesis dentro de un régimen jurídico sano acorde con la ética”[71]. Así las cosas, la prueba de la vinculación laboral es libre y no solemne ni exclusiva, siendo posible la demostración de los tiempos de servicios por cualquier otro medio al alcance del solicitante, con el fin de facilitar la prueba a los empleados, quienes no tienen la custodia de su historia laboral. 4.2. En este punto se precisa que la certificación de los tiempos laborados al servicio de una entidad pública obedece a una lógica distinta, en tanto la prueba documental constituye la prueba idónea para acreditar el tiempo de servicios en aras de la obtención de un reconocimiento pensional[72]. Justamente, la Ley 50 de 1886[73] establece que la prueba documental es la conducente y que solo ante la falta absoluta bien justificada de la prueba escrita o cuando se acredite que no se pudo establecer oportunamente prueba escrita, resulta admisible el testimonio. Para la validez de esa prueba, la norma previó un procedimiento especial en el que el funcionario encargado del reconocimiento pensional debe tomar la declaración, pudiendo hacer preguntas para “establecer el convencimiento de su veracidad y de su pleno conocimiento de los hechos que declara y distintamente afirma”, siempre en presencia de un representante del Ministerio Público[74]. 4.3. Con fundamento en las anteriores consideraciones este Tribunal ha indicado que es posible comprobar las vinculaciones laborales a través de distintos medios probatorios, a saber: 4.3.1. En las sentencias T-116 de 1997 y T-412 de 1998, este Tribunal sostuvo que ante la insuficiencia del material documental en los archivos de las entidades, los ciudadanos contaban con otras formas de demostrar la vinculación, haciendo uso de la prueba supletoria o, recurriendo a la vía judicial para corroborarlo mediante la práctica de distintos medios probatorios y con las garantías procesales suficientes. En ese sentido, negó la protección al derecho de petición invocada en contra de empleadores públicos que habían negado la expedición de la certificación del tiempo laborado, en tanto cada una de las accionadas contestó los requerimientos con los medios que tenía a su alcance, por lo que no podía obligárseles a lo imposible. 4.3.2. Mediante sentencia T-207 de 2011 se estudió el caso de una mujer de 81 años que solicitaba el reconocimiento de la pensión de sobrevivientes de su fallecido cónyuge, acreditando dos años de servicio mediante una declaración extrajuicio, debido a que un incendio había destruido los archivos de la entidad pública. En esa ocasión, la Corte determinó que se presumía la buena fe de la actora al declarar la existencia del vínculo laboral entre la entidad y su esposo, pero la declaración juramentada no era suficiente para demostrar “cierto nivel de certeza de los supuestos fácticos que se pretenden reconstruir y acreditar”. Advirtió que el juramento no cumplió con el procedimiento indicado en el artículo 9° de la Ley 50 de 1886, de conformidad con el cual debe darse un contrainterrogatorio por el funcionario que los recibe y el Ministerio Público debe intervenir en el mismo. Adicionalmente, se constató que la demandante dejó decretar la perención dentro de un primer proceso contencioso, que se encontraba en curso otro proceso ordinario, y que no se demostró la existencia de un perjuicio irremediable, razón por la cual se negó el amparo pedido. 4.3.3. En la sentencia T-779 de 2014 se revisó la acción de tutela presentada por dos mujeres de avanzada de edad que eran las beneficiarias de la pensión de sobrevivientes de su hermana docente, quien inició los trámites para acceder a la pensión gracia antes de morir, sin contar con el certificado de algunos años de servicio en el nivel territorial por el deterioro del archivo, razón por la cual solo había logrado acreditar un total de 19 años y 351 días de los 20 años exigidos por la norma. La Corte consideró que la declaración juramentada de una persona que aseguró que la docente fallecida le había dictado clases entre 1960 y 1962 en una escuela rural, a la luz de las normas señaladas anteriormente, resultaba suficiente para acreditar los menos de 15 días que le hacían falta para dar por cumplido el requisito de tiempo de servicios para acceder a la pensión gracia, por lo que accedió a las pretensiones de reconocimiento pensional. 4.3.4. A través de la sentencia T-198 de 2015 se consideró el caso de una mujer de 70 años que había solicitado la certificación de los tiempos laborados ante un hospital público, que respondió que no reposaban pruebas de su vinculación y que debía iniciar el trámite de la Ley 50 de 1886. Una vez allegó declaraciones juramentadas de sus compañeras y fotografías con las mismas, el hospital indicó que no le correspondía valorar dichas pruebas. Este Tribunal estimó que la entidad había incumplido sus deberes constitucionales y legales de conservación de las historias laborales, así como de adelantar alguna gestión para su reconstrucción, afectando su derecho de habeas data. Adicionalmente, ante la falta de tacha de las declaraciones aportadas y en virtud de la carga dinámica de la prueba, ordenó al ente efectuar el proceso de reconstrucción del expediente laboral en 30 días. De no hacerlo, estaba en la obligación de certificar los tiempos pedidos por la accionante. 4.4. Por ende, se tiene que la Corte Constitucional ha reconocido el valor supletorio de las declaraciones para efectos de reconocimientos pensionales ante la inexistencia del expediente laboral que le impide a la persona acceder a su pensión. No obstante, en sede de tutela, solo ha ordenado el otorgamiento de una pensión con base en un testimonio en un caso en el que faltaban menos de 15 días de servicio para acceder al derecho. En los demás, ha instado a los solicitantes a iniciar el procedimiento para dar valor a las pruebas supletorias o, en un caso, a la empresa empleadora a iniciar el trámite de reconstrucción, atendiendo las declaraciones allegadas por el antiguo trabajador. 5. Las entidades encargadas de reconocimientos pensionales deben dar trámite a las solicitudes del afiliado, pronunciándose explícitamente sobre aspectos relevantes puestos en su conocimiento, so pena de vulnerar los derechos fundamentales de petición y al debido proceso. 5.1. El derecho fundamental de petición supone la prerrogativa a obtener una resolución pronta, completa y de fondo[75]. La resolución de fondo supone una resolución suficiente, efectiva y congruente con lo pedido[76]. La Corte Constitucional ha explicado que: i) una respuesta es suficiente cuando resuelve materialmente la petición y satisface los requerimientos del solicitante, sin perjuicio de que la respuesta sea negativa a las pretensiones del peticionario; ii) es efectiva si la respuesta soluciona el caso que se plantea; y iii) es congruente si existe coherencia entre lo respondido y lo pedido, de tal manera que la solución verse sobre lo pedido y no sobre un tema semejante, sin que se excluya la posibilidad de suministrar información adicional que se encuentre relacionada con la petición propuesta[77]. De ahí que esa garantía imponga a las autoridades la obligación de adelantar un proceso analítico, dentro del cual: i) se identifique la solicitud, ii) se verifiquen los hechos, iii) se exponga el marco jurídico que regula el tema, iv) se usen los medios al alcance que sean necesarios para resolver de fondo, iv) se pronuncie sobre cada uno de los aspectos pedido y vi) se exponga una argumentación con la que el peticionario pueda comprender completamente el sentido de la respuesta emitida[78]. Así, no basta un pronunciamiento sobre el objeto de la petición cuando en él “no se decide directamente sobre el tema objeto de su inquietud, sea en interés público o privado, dejando [a la persona] en el mismo estado de desorientación inicial”[79]. 5.2. Para este Tribunal, el cumplimiento de ese deber en cabeza de las entidades administradoras de pensiones resulta especialmente relevante, puesto que las solicitudes de prestaciones sociales están supeditadas al cumplimiento de requisitos precisos, relacionados con la edad, las semanas de cotización, la estructuración de la invalidez, la dependencia económica, entre otros, que podrían afectar otros derechos fundamentales como la seguridad social y el mínimo vital. En ese sentido, las autoridades pensionales no pueden emitir contestaciones que conduzcan al peticionario a una situación de incertidumbre respecto de la existencia del derecho pensional, ni prolongar la definición de la solicitud mediante remisión a distintas dependencias. Tampoco pueden brindar respuestas que se limiten a informar el trámite interno a seguir, por cuanto la garantía solo se satisface con respuestas, es decir, cuando se decide, se concluye o se ofrece certeza al interesado[80]. 5.3. De otra parte, el derecho fundamental al debido proceso, contemplado en el artículo 29 Superior, se extiende a las actuaciones surtidas ante las autoridades judiciales y a los trámites y procesos que la administración lleva a cabo, con el fin de que todas las personas, en virtud del cumplimiento de los fines esenciales del Estado, “puedan defender y preservar el valor de la justicia reconocida en el preámbulo de la Constitución”[81]. Este se manifiesta en una serie de principios que buscan que el sujeto pueda intervenir plena y eficazmente, así como que sea protegido “de la eventual conducta abusiva que pueda asumir la autoridad que conoce y resuelve sobre la situación jurídica sometida a su decisión”[82]. Entre otras obligaciones derivadas de ese derecho, la Corte ha identificado el deber de las autoridades de adoptar la decisión administrativa con base en los mejores y mayores elementos de juicio, con el fin de que esta sea fiel a la realidad de los hechos. Ha considerado que cuando la administración no hace uso de las pruebas obrantes en el proceso o no indaga sobre su disponibilidad, pese a que el peticionario ha expresado que existen, vulnera el derecho fundamental al debido proceso. Esto, en tanto el acto no consulta la realidad fáctica ni las pretensiones planteadas por el administrado[83]. Ha sostenido que: “(…) cuando se ponen en conocimiento de la entidad administradora, hechos que tienen relevancia o incidencia directa en el reconocimiento de la prestación económica y no son atendidos diligentemente, a pesar de tratarse de situaciones que la entidad misma está en la posibilidad y en el deber de verificar, como la existencia de semanas cotizadas en periodos determinados, se produce una vulneración al debido proceso, en cuanto se adoptará una decisión que no consulta la totalidad de los pedimentos y las circunstancias fácticas expuestas por el asegurado, esto es, surgirá una decisión incongruente”[84]. Así mismo, supone la prerrogativa de la persona de conocer de antemano los trámites y requisitos correspondientes al trámite administrativo, de forma que ellos no dependan de la discrecionalidad de la Administración. En la sentencia T-982 de 2004 se sostuvo al respecto: “Siendo entonces un desarrollo del principio de legalidad, el debido proceso administrativo representa un límite jurídico al ejercicio de las potestades administrativas, en la medida en que las autoridades únicamente podrán actuar dentro de los ámbitos establecidos por el sistema normativo, favoreciendo de esta manera a las personas que acuden ante quienes han sido investidos de atribuciones públicas en virtud de la Constitución o la ley. Ello ocurre, por una parte, porque conocerán de antemano cuáles son los medios para controvertir e impugnar lo resuelto en su contra, y por la otra, porque sabrán los términos dentro de los cuales deberán presentar las alegaciones y recursos procedentes a su favor”. 5.4. Por consiguiente, las autoridades encargadas de hacer reconocimientos pensionales tienen el deber de usar los mecanismos a su alcance para resolver definitivamente las inquietudes que tengan incidencia directa en el reconocimiento pensional, “sin que le sea dable negar la prestación de forma inmediata sin efectuar una indagación que dé respuesta a las dudas sobre existencia de periodos sin cotización o la inexactitud de su historia laboral”[85], así mismo so pena de vulnerar los derechos de petición y al debido proceso. 6. Análisis del caso concreto 6.1. Examen de la procedencia del amparo 6.1.1. Legitimación activa El artículo 86 de la Carta Política señala que cualquier persona que considere que sus derechos fundamentales han sido vulnerados o amenazados, puede promover acción de tutela a través de apoderado judicial, tal como sucedió en el presente asunto. 6.1.2. Legitimación pasiva. El artículo 5 del Decreto 2591 de 1991 establece que la acción de tutela procede contra toda acción u omisión de las autoridades públicas que vulneren o amenacen los derechos fundamentales, y de particulares i) cuando estén encargados de la prestación de cualquier servicio público con la finalidad de proteger cualquier derecho constitucional fundamental; ii) cuando aquél contra quien se hubiere hecho la solicitud viole o amenace violar la prohibición de esclavitud, servidumbre y la trata de seres humanos en todas sus formas; iii) cuando la entidad privada sea aquella contra quien se hubiere hecho la solicitud en ejercicio del habeas data; iv) cuando se solicite rectificación de informaciones inexactas o erróneas; v) cuando el particular actúe o deba actuar en ejercicio de funciones públicas, en cuyo caso se aplicará el mismo régimen que a las autoridades públicas; vi) cuando la solicitud sea para tutelar una situación de subordinación o indefensión respecto del particular contra el cual se interpuso la acción[86]. El presente amparo fue dirigido, en principio, contra de la UGPP, entidad pública a quien le fue presentada la solicitud de reconocimiento pensional. En el trámite tutelar, fueron vinculados Colpensiones, entidad a quien le fue trasladada la anterior solicitud, el Ministerio de Agricultura, entidad pública que emitió el bono pensional correspondiente al servicio prestado en Intabaco y BAT Colombia, empresa privada que adquirió Protabaco S.A., en donde laboró el actor. En la medida en que a ellas se les podría atribuir la vulneración de los derechos fundamentales en discusión, se cumple el requisito de legitimación por pasiva. En este punto se advierte que, contrario a lo señalado por el apoderado de BAT Colombia en sede de revisión, esa empresa fue debidamente vinculada al trámite por el Juzgado 7 Laboral del Circuito de Bogotá, mediante auto de 25 de agosto de 2017[87]. En virtud del mismo, el 29 de agosto de 2017 remitió escrito pronunciándose sobre lo pedido[88]. 6.1.3. Inmediatez El artículo 1 del Decreto 2591 de 1991 establece que el objeto de la acción de tutela es la protección inmediata de las garantías constitucionales. Si bien puede ser ejercida en cualquier tiempo, este Tribunal ha sostenido que ella se debe dar en un plazo razonable[89].En este orden de ideas, se tiene que las últimas actuaciones emprendidas por el actor fueron las solicitudes de reconocimiento pensional presentadas ante la UGPP el 28 de junio de 2017 y Colpensiones el 8 de agosto del mismo año, por lo que existe inmediatez en el reclamo. 6.1.4. Subsidiariedad El artículo 86 Superior indica que la acción de tutela es un instrumento de defensa judicial subsidiario y residual, procedente cuando no existan otros medios de defensa a los que se pueda acudir, o cuando existiendo estos, se promueva para evitar la ocurrencia de un perjuicio irremediable. Como se mencionó al plantear el problema jurídico[90], el presente asunto versa, de un lado, sobre la imposibilidad de acreditar los tiempos trabajados al servicio de Protabaco S.A. para que pueda ser resuelta de manera favorable la pensión de jubilación por aportes. En ese sentido, se trata de la protección del derecho de habeas data, garantía constitucional de carácter autónomo cuya goce debe ser restablecido por el juez de tutela. De otra parte, en relación con la presunta vulneración de los derechos fundamentales de petición, al debido proceso, a la seguridad social y al mínimo vital por la negativa de la pensión, se tiene que por regla general el amparo no es el mecanismo para lograr el reconocimiento de prestaciones pensionales, puesto que se trata de asuntos deben ser conocidos por la jurisdicción ordinaria laboral[91]. En virtud de ello, este Tribunal ha indicado que en esos casos debe demostrarse que la falta de intervención del juez de tutela conduciría a un perjuicio irremediable por las condiciones personales del accionante[92]. Adicionalmente, cuando se trate de cuestionar decisiones proferidas por fondos de pensiones, se ha exigido que se acredite: i) un grado mínimo de diligencia por parte del accionante al solicitar la protección del derecho invocado y ii) probar la afectación del mínimo vital[93]. Al respecto, se acredita en el expediente que el actor tiene 87 años de edad y que lo aquejan distintas enfermedades que le han generado una pérdida de su capacida...