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D á de Salud Y Proteccióh Social
ANEXO TÉCNICO
REGISTRO DE NEGACIÓN DE SERVICIOS POR PARTE DE LAS EPS, EOC Y EPS-S ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Las EPS, EOC y EPS-S deberán enviar los archivos de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:
DESCRIPCIÓN PARA LOS NOMBRES DE LOS ARCHIVOS
SIGLA DESCRIPCIÓN LONGITUD RNS Registro Negación de Servicios, por parte de 3 las EPS, EOC y EPS-S Período al cual pertenece el archivo en PERÍODO formato MMAAAA (Sin separador) 6 Código Superintendencia Nacional de Salud ENTIDAD de la EPS, EOC y EPS-S 9 Fecha de generación del archivo. (Formato FECHA |DDMMAAAA, no se debe utilizar ningún tipo 8 de separador).
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE INFORMACIÓN GENERAL DE NEGACIÓN DE SERVICIOS POR PARTE DE LAS EPS, EOC Y EPS-S
El archivo de negación de servicios está compuesto por un conjunto de registros de detalle que debe contener la información de los servicios negados
REGISTRO DE DETALLE DE NEGACIÓN DE SERVICIOS
Longitud Campo Nombre del del Tipo de Dato Descripción Valo " Campo Permitido campo
1. DATOS DE LA ENTIDAD Período informado de la 1 Período 6 Numérico negación de los servicios MMAA Informado (mes y año sin utilizar separador) Código Superintendencia 2 Código Entidad 9 Alfanumérico | Nacional de Salud de la EPS, E OC y EPS-S i Régimen Contributivo RC 3 Tip o de 2 Texto e Régimen Régimen Subsidiado RS
RESOLUCIÓN NÚMERO 000744 DE 2012 US b
BR 2012
agina 6 de 15
Longitud Valor Campo o bre del del Tipo de Dato Descripción Permitido ampo campo Il. DATOS DEL USUARIO Menor sin identificación MS Número Único de NU Identificación Tipo de Registro Civil RC 4 documento de 2 Texto Tarjeta de Identidad TI Identidad Adulto sin identificación AS Cédula de Ciudadanía cc Cédula de Extranjería CE Pasaporte PA 5 Documento de 16 Alfanumérico Número de documento de Identidad identificación del usuario. Fecha de Fecha de nacimiento del 6 o 10 Fecha usuario (Día/Mes/Año. Utilizar | DD/MM/AAAA Nacimiento separador) Cotizante co Tivo de Beneficiario BE 7 pode 2 Texto — [Adicional AD Afiliación Subsidiado Pleno sT Subsidiado Parcial sP Urgencias UR 8 Modalidad de 2 Texto Ambulatorio AM Atención Hospitalario HO Domiciliario DO 1Il, DETALLE DEL SERVICIO Medicamentos MD . Procedimientos PD Tipo de Insumos y dispositivos 9 Servicio 2 Texto Las y esp IN Soi médicos Solicitado _— Actividades AC Otros Servicios [03 Medicamentos: CUM Alfanumérico | Medicamentos: No existe 1 cum Código del o Procedimientos: CUPS_ NN Alfanumérico | Procedimientos: No existe 10 servicio 23 2 o cups solicitado - mw Insumos y dispositivos 3 Numérico médicos Actividades 4 Otros Servicios 5 Ñ - 11 ombre del 500 Texto Nombre del servicio servicio 12 Código de 4 Alfanumérico Código del diagnóstico diagnóstico principal Fecha de Fecha de solicitud 13 solicitud del 10 Fecha (Día/Mes/Año. Utilizar DD/MM/AAAA servicio separador)
0 9 ABR 2017
000744 DE 2012
Campo
Nombre del Campo
Longitud del campo
Tipo de Dato
Descripción
Valor Permitido
IV. DETALLE DE LA
NEGACIÓN
Concepto de negación del servicio
Servicio ordenado por el médico tratante y no tramitado ante el CTC
NTR
Texto
Servicio ordenado por el médico tratante negado por el cre
NEG
Motivo para no haber tramitado la solicitud ante el CTC (NTR)
El servicio solicitado es cobertura del POS
El médico solicitante del servicio no pertenece a la red de la EPS
El usuario presenta período de mora
El usuario se encuentra en Período de urgencia
Texto
Traslado entre EPS
Cambio de Régimen de Seguridad Social en Salud
La cobertura de la póliza SOAT no ha sido agotada
La cobertura de la póliza de otros seguros no ha sido agotada
Otros Motivos
Descripción Motivo Otros para no haber tramitado la solicitud ante el CTC (NTR)
Alfanumérico
En caso de diligenciar el campo anterior concepto otros motivos, deberá describir el motivo
Motivos de negación por el CTC (NEG)
Texto
El servicio — solicitado es
cobertura del POS
El médico solicitante del servicio no pertenece a la red de la EPS
No cumple. con las normas vigentes del Invima y las referentes a la habilitación de servicios en el Sistema de Garantía de la Calidad de Servicios de Salud
La información aportada por el profesional de salud es incompleta o insuficiente, no existe descripción de agotamiento de alternativas POS
No existe pertinencia de la
baitisel Hanel. sortttitua——Feahzacia
ENT focional y=) En
por——er salu
0 9 ABR 2012
RESOLUCIÓN NÚMERO
demás Entidades Obligadas a Compensar -- EOC y se dictan otras disposiciones”
tratante.
No existe riesgo inminente para R la vida del paciente
El servicio solicitado corresponde a prestaciones de servicios no clasificadas
como: medicamentos, procedimientos, insumos, S dispositivos médicos o
actividades y las cuales no corresponden al ámbito de la salud.
La cobertura de la póliza SOAT
no ha sido agotada T La cobertura de otrapóliza de : UÚ seguros no ha sido agotada Otros Motivos Descripción Otros Motivos o de enc el po 18 de negación 500 |Alfanumérico P<Por concepto otros motivos, se deberá describir el por el CTC motivo. (NEG)
V. DATOS DEL COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO Número del indi Inú detacta d 19 Acta de CTC 20 Alfanumérico | P9/9ue el número de aca de CTC de negación de servicios (NEG) Fecha de Fecha de realización del CTC 20 realización del 10 Fecha (Día/Mes/Año. Utilizar DD/MM/AAAA CTC (NEG) separador)
CARACTERÍSTICAS DE FORMATO.
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión "txt, No se aceptará otro tipo de archivo;
b) Los datos de los registros deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes, exceptuando la unidad de medida del código CUPS (Campo 10);
c) El separador de campos debe ser punto y coma (;) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro;
d) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comilias (*) ni ningún otro carácter especial;
e) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de
miles ni decimales;
f) Para la información registrada se debe tener en cuenta la longitud máxima de cada uno de los campos;
9) Los datos registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación;
h) Tener en cuenta que los datos que contengan cero (0), éstos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero y viceversa;
i) Los archivos que no cumplan con las estructuras anteriormente descritas, serán devueltos a las entidades para sus respectivos ajustes.
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO TÉCNICO DEL REGISTRO DE NEGACIÓN DE SERVICIOS POR PARTE DE LAS EPS, EPS-S y EOC
1. DATOS DE LA ENTIDAD
1. PERIODO INFORMADO: Registre el año y el mes en el cual se solicitó el servicio. No utilizar separador (MMAAAA).
2. CÓDIGO DE LA ENTIDAD: Registre el código SNS, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud.
3. TIPO DE RÉGIMEN: Registre el régimen que maneja la entidad, contributivo o subsidiado.
lI, DATOS DEL USUARIO
4. TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Registre el tipo de documento de identificación del usuario atendido; se debe registrar el valor permitido en el anexo técnico: j
Menor sin Identificación = MS Número Único de Identificación = NU Registro Civil = RC
Tarjeta de Identidad = TI
Adulto sin Identificación = AS Cédula de Ciudadanía = CC
Cédula de Extranjería = CE
Pasaporte = PA
RESOLUCIÓN NÚMERO 200744 DE 2012 03 ABR 20 10 de 15
Continuación de ta resolución “Por la cual se adopta el Registro de Negación de Servicios Médicos
5. NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Registre el número del documento de identificación del usuario al cual se le negó el servicio.
6. FECHA DE NACIMIENTO: Registre la fecha de nacimiento de! usuario al cual se le negó el servicio. Hágalo en el siguiente orden: Día/Mes/Año. Para este campo utilizar para separar el signo /. (DD/MM/AAAA).
7. TIPO DE AFILIACIÓN: Registre el valor permitido según el anexo técnico: Cotizante = CO
Beneficiario = BE
Adicional = AD
Subsidiado Pleno = ST
Subsidiado Parcial = SP
8. MODALIDAD DE ATENCIÓN: Registre la modalidad en la cual el usuario fue atendido según anexo técnico:
Urgencias = UR Ambulatorio = AM Hospitalario = HO
Domiciliario = DO
ill. DETALLE DEL SERVICIO
9. TIPO DE SERVICIO SOLICITADO: Registre el tipo de servicio según anexo técnico:
Medicamentos = MD Procedimientos = PD
Insumos y dispositivos médicos = IN Actividades = AC
Otros servicios: OS
10. CODIGO DEL SERVICIO SOLICITADO: Registre el código según el tipo de servicio solicitado:
MEDICAMENTOS: El CUM es el código único de medicamentos y para efectos
de la presente resolución deberá diligenciarse, asi: $ 3/W 0 9 ABR 2012
- Trazador (expediente y consecutivo), y
- ATC. El código ATC o Sistema de Clasificación Anatómica, Terapéutica, Química (ATC: acrónimo de Anatomica!, Therapeutic, Chemical classification system) es un índice de sustancias farmacológicas y medicamentos, organizados según grupos terapéuticos. Este sistema fue instituido por la Organización Mundial de la Salud.
Si el medicamento no existe en el CUM, se debe registrar el código uno (1).
PROCEDIMIENTOS: El CUPS es el código de clasificación única de procedimientos de salud conforme a lo establecido en la Resolución 1896 de 2001.
Si el procedimiento no existe en el CUPS, se debe registrar el código dos (2).
INSUMOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS: Este campo hace referencia a suministros, materiales de curación, equipos biomédicos, dispositivos médicos para uso humano, órtesis, prótesis. Se debe registrar el código tres (3).
ACTIVIDADES: Corresponde a acciones, operaciones o tareas que especifican un procedimiento de salud, en las cuales se utilizan recursos físicos, humanos y/o tecnológicos, que no se encuentran clasificados dentro de los Medicamentos, Procedimientos, Insumos y Dispositivos Médicos y Exclusiones explicitas del POS. Se debe registrar el código cuatro(4).
OTROS SERVICIOS: Corresponde a las solicitudes de prestaciones de servicios no clasificadas en ninguna de las anteriores definiciones, y las cuales no son del ámbito de la salud. Se debe registrar el código cinco (5)
11. NOMBRE DEL SERVICIO SOLICITADO: Registre el nombre del servicio negado.
MEDICAMENTOS: Registre el nombre del medicamento que aparece registrado ante el INVIMA. Si el medicamento no posee CUM, registre el nombre del medicamento en Denominación Común Internacional.
PROCEDIMIENTOS: Registre la descripción del procedimiento contenida en la Resolución 1896 de 2001. Si el procedimiento no posee CUPS, registre el nombre del procedimiento.
INSUMOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS: Registre el nombre del: suministro, material de curación, equipo biomédico, dispositivo médico para uso humano, órtesis o prótesis, sin siglas ni abreviaturas acorde con los registrados ante el INVIMA.
ACTIVIDADES: Registre el nombre de la acción, operación o tarea que especifica un procedimiento de salud y el cual no se encuentra clasificado dentro de los Medicamentos, Procedimientos, Insumos y Dispositivos Médicos.
OTROS SERVICIOS: Registre el nombre del servicio solicitado que no corresponde al ámbito de la salud, a título de ejemplo: Artículos cosméticos, líquidos para lentes de contacto, tecnologías en salud de carácter educativo
entre otros. Pe
4" 0 9 ABR 2012
12. CÓDIGO DE DIAGNÓSTICO: Registre el código internacional de enfermedades (CIE10) que corresponda al diagnóstico principal del usuario que motivó la negación.
13. FECHA DE SOLICITUD DEL SERVICIO: Registre la fecha en la cual se solicitó el servicio, Hágalo en el siguiente orden: Dia/Mes/Año. Para este campo utilizar para separar el signo /. (DD/MM/AAAA).
IV. DETALLE DE LA NEGACIÓN
14. CONCEPTO DE NEGACIÓN DEL SERVICIO: Registre de acuerdo con los conceptos de negación relacionados por la orden décimo novena de la Sentencia T - 760 de 2008, asi:
“Servicio ordenado por el médico tratante y no tramitado ante el CTC”: Registre NTR. Este item corresponde a los servicios de salud prescritos por el médico tratante, negados por las EPS o EOC y que no hayan sido tramitados ante el Comité Técnico Científico —- CTC.
En el evento de seleccionar NTR deberá omitirse el diligenciamiento de los campos 17, 18, 19 y 20.
- “Servicio ordenado por el médico tratante negado por el CTC” : Registre NEG. Esta opción corresponde a los servicios de salud formulados por el médico tratante y que hayan sido negados por el CTC de la entidad.
En caso de seleccionar NEG, se deberá omitir el diligenciamiento de los campos 15 y 16.
15. MOTIVO PARA NO HABER TRAMITADO LA SOLICITUD ANTE EL CTC.
Diligencie sólo si seleccionó NTR en el campo 14, es decir que el caso no fue sometido a Comité Técnico — Científico.
EL SERVICIO SOLICITADO ES COBERTURA DEL POS = A.
Los medicamentos, procedimientos, insumos y dispositivos Médicos, actividades, se encuentran incluidos en el Acuerdo 029 de 2011 y demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.
EL MÉDICO SOLICITANTE DEL SERVICIO NO PERTENECE A LA RED DE LA EPS =B.
El Profesional que realiza las solicitudes de Medicamentos, Procedimientos, Actividades, Insumos y Dispositivos Médicos no hace parte de la red contratada por la EPS
EL USUARIO PRESENTA PERÍODO DE MORA =C. Corresponde al usuario que requiere de Medicamentos, Procedimientos, Actividades, Insumos y Dispositivos Médicos y cuyos aportes al SGSSS no se
han realizado en los tiempos establecidos por la normativa vigente. » 0 9 ABR 2014
EL USUARIO SE ENCUENTRA EN PERÍODO DE URGENCIA = D. Corresponde al usuario que requiere de Medicamentos, Procedimientos, Actividades, Insumos y Dispositivos Médicos y cuenta con menos de cuatro semanas de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
TRASLADO ENTRE EPS = E. Hace referencia al usuario que ha solicitado cambio de aseguradora y se encuentra en trámite su traslado a la nueva entidad promotora de salud.
CAMBIO DE RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD = F. Se presenta cuando el usuario ha cambiado de régimen de aseguramiento, es decir de contributivo a subsidiado o viceversa.
LA COBERTURA DE LA POLIZA SOAT NO HA SIDO AGOTADA = G. Usuarios con contingencia SOAT, en donde no ha sido agotada la cobertura de tal seguro en su totalidad.
LA COBERTURA DE OTRA POLIZA DE SEGUROS NO HA SIDO AGOTADA =H.
Usuarios con póliza de seguros y la cobertura de la misma no ha sido agotada en su totalidad.
OTROS MOTIVOS = 1.
Corresponde a otros motivos por los cuales no se realizo el trámite de la solicitud ante el CTC y que no corresponden a ninguna de las anteriores alternativas.
16. DESCRIPCIÓN MOTIVO OTROS PARA NO HABER TRAMITADO LA SOLICITUD ANTE EL CTC.
Diligencie sólo si seleccionó NTR en el campo 14, es decir que el caso no fue sometido a Comité Técnico — Científico.
En caso de diligenciar el campo 15 concepto “Otros Motivos”, deberá describir el motivo. No olvide escribir en mayúsculas, sin tildes, etc.
17. MOTIVOS DE NEGACIÓN POR EL CTC.
Diligencie sólo si seleccionó NEG en el campo 14, es decir que el caso si fue sometido a Comité Técnico — Científico,
EL SERVICIO SOLICITADO ES COBERTURA DEL POS =M.
Medicamentos, Procedimientos, Actividades, Insumos y Dispositivos Médicos se encuentran incluidos en el acuerdo 029 de 2011 y demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.
EL MÉDICO SOLICITANTE DEL SERVICIO NO PERTENECE A LA RED DE LA EPS=N.
El Profesional que realiza las solicitudes de Medicamentos, Procedimientos, Actividades, Insumos y Dispositivos Médicos no hace parte de la red
contratada por la EPS. >
NO CUMPLE CON LAS NORMAS VIGENTES DEL INVIMA Y LAS REFERENTES A LA HABILITACIÓN DE SERVICIOS EN EL SISTEMA DE GARANTÍA DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD= O.
El Procedimiento, Actividad, Insumo y Dispositivo Médico solicitado no cuenta con la respectiva autorización para el uso o indicación por parte de las autoridades competentes en su vigilancia control.
LA INFORMACIÓN APORTADA POR EL PROFESIONAL DE SALUD ES INCOMPLETA O INSUFICIENTE O NO EXISTE DESCRIPCIÓN DE AGOTAMIENTO DE ALTERNATIVAS POS =P.
El profesional de salud tratante no aporta información suficiente, oportuna, clara, veraz y concisa en relación con su solicitud, de igual forma no describe la utilización agotamiento, o exclusión de las alternativas contenidas en el Plan Obligatorio de Salud.
NO EXISTE PERTINENCIA DE LA SOLICITUD REALIZADA POR EL PROFESIONAL DE LA SALUD TRATANTE = Q. *
El profesional de salud solicitante no justifica la necesidad del uso del Medicamento, Procedimiento, Insumo y Dispositivo Médico, Actividad,
NO EXISTE RIESGO INMINENTE PARA LA VIDA DEL PACIENTE =R.
La necesidad del Medicamento, Procedimiento, insumo y Dispositivo Médico o Actividad, solicitada por el médico tratante no pone en riesgo la vida del paciente.
EL SERVICIO SOLICITADO CORRESPONDE A PRESTACIONES DE SERVICIOS NO CLASIFICADAS COMO: MEDICAMENTOS, PROCEDIMIENTOS, INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS O ACTIVIDADES Y LAS CUALES NO CORRESPONDEN AL ÁMBITO DE LA SALUD= S. Servicios cuya finalidad no corresponde a prestaciones necesarias para la preservación de la salud y la vida del paciente.
LA COBERTURA DE LA POLIZA SOAT NO HA SIDO AGOTADA =T. Usuarios con contingencia SOAT, en donde no ha sido agotada la cobertura de tal seguro en su totalidad.
LA COBERTURA DE OTRA POLIZA DE SEGUROS NO HA SIDO AGOTADA =U6,
Usuarios con póliza de seguros y la cobertura de la misma no ha sido agotada en su totalidad.
OTROS MOTIVOS: V. Corresponde a otros motivos por los cuales se efectuó la negación por parte del CTC y que no corresponden a ninguna de las anteriores alternativas.
>
demás Entidades Obligadas a Compensar - EOC y se dictan otras disposiciones”
18. DESCRIPCIÓN OTROS MOTIVOS DE NEGACIÓN POR EL CTC (NEG).
Diligencie sólo si seleccionó NEG en el campo 14, es decir que el caso si fue sometido a Comité Técnico — Científico.
En caso de diligenciar el campo 17 concepto otros motivos, deberá describir tal motivo.
Y. DATOS DEL COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO.
Diligencie sólo si seleccionó NEG en el campo 14, es decir que el caso si fue sometido a Comité Técnico — Científico.
19. NÚMERO DEL ACTA DE CTC: Registre el número del acta de CTC de negación de servicios.
20. FECHA DE REALIZACIÓN DEL CTC: Registre la fecha en la cual se realizó el CTC (DD/MM/AAAA).