Por la cual se modifican los artículos 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de 2021 en el sentido de prorrogar el plazo de reporte de información y ajustar la estructura para el cargue en la plataforma PISIS de los registros que identifican a los extranjeros acreditados que hacen parte del cuerpo diplomático, su familia y dependientes.

Modificar el artículo 3 de la Resolución 577 de 2021, en el sentido de prorrogar el plazo para el cargue de información, asi: “Artículo 3. Plazo para el cargue de información. El cargue de la información deberá realizarse por parte de los responsables del personal antes mencionado, a más tardar el 30 de junio de 2021” RESOLUCIÓN NÚMERO 00737 pe 260 A Hoja No. 2

Modificar el artículo 8 de la Resolución 577 de 2021, el cual quedará asi: “Artículo 8. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso”.

Modificar el artículo 9 de la Resolución 577 de 2021, el cual quedará así: “Artículo 9. Seguridad de la información. Para garantizar fa seguridad y veracidad de la información reportada, Los representantes legales de las entidades deben enviar los archivos preferiblemente firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para la firma digital de los archivos, se debe utilizar un certificado digital emitido por entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.”

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica los articulos 3, 8 y 9 de la Resolución 577 de 2021 y sustituye su anexo técnico. . PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones eporecora Jurídica y 2.6 MAY 2021 RESOLUCIÓN NÚMERO 28737 De 2021 Hoja No. 3 ANEXO REPORTE DE INFORMACIÓN DE LOS EXTRANJEROS ACREDITADOS QUE HACEN PARTE DEL CUERPO DIPLOMÁTICO, SU FAMILIA Y DEPENDIENTES HABITANTES DEL TERRITORIO COLOMBIANO, PARA LA PRIORIZACIÓN DE LA VACUNACIÓN POR COVID19 Las embajadas, consultados, misiones diplomáticas, organismos multilaterates, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, sus familias y dependientes, igualmente extranjeros, habitantes en el territorio colombiano enviarán a este Ministerio un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS, un archivo con la información relacionada con su personal, para ta priorización de la vacunación COVID-19. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos: ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO. Pe» 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS a. Estructura y especificación del nombre del archivo El nombre de los archivos de la información del personal diplomático, sus familias y dependientes, debe cumplir con el siguiente estándar: Componente Valores del nombre de ¡permitidos o Descripción Longltud | Requerido archivo formato fija Módulo de PAL Identificador del módulo de información 3 SI información Tipo de fuente 330 Fuente de la información: 3 SI Las embajadas, consulados, misiones diplomáticas) organismos multilateraies, asi como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Tema de Covi Personat de las embajadas, consulados, misiones] 4 si información diplomáticas, organismos multilaterates, as! como entidade: pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en; Colombia Fecha de cone | AAAAMMDD | Debe corresponder con la fecha en que se reporta | 8 SI información Tipo de NI Tipo de identificación de la entidad que reporta la 2 E identificación de información. la entidad que Si es una entidad diferente a entidad territorial: se debe reporta especificar Nl correspondiente al tipo de identificación NIT Número de 999999999999| Número de identificación de la entidad que envía to: 12 Si identificación de archivos, de acuerdo con el tipo de identlficación del campal la entidad que anterior: reporta Numero de NIT sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación Ni, Se debe usar el carácter CERO (0) de relleno a la izquierda] si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplos: Para tipo de identificación NI: 000860999123 Extensión del «bd Extensión del archivo plano .TXT 4 E] archivo NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud Reporte del Personal de fas embajadas, consulados) misiones diplomáticas, organismos multilaterales, as! como] PAI330COVIAAAAMMDDONI999999999999,TXT 36 entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en; Colombia, PARA VACUNACION POR COVID19 RESOLUCIÓN NÚMERO: 920737 DE 2.6 MAY 22, Hoja No. 4 b. Contenido del archivo El archivo de la información del grupo de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al sistema de naciones unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, para vacunación por covid-19, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada as!: lr Registro Descripción * Ñ Reporte Tipo 1 ¡| Registro de control Obligatorio Tipo 2 | Registro de detalle del grupo de las embajadas, consulados, misiones diptomáticasj Obligatorio organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones] Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|) b.1, REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. . Longitud No. | Nombre del campo máxima del campo __ [Tipo| Valores permitidos Requerido O | Tipo de registro 1 N |t: valor que significa que el registro es de control Si 1 | Tipo de Identificación de la] 2 A [Sies una entidad diferente a entidad territorial: se debe] SI entidad que reporta especificar Nl correspondiente al tipo de identificacióny NIT, 2 [Número de identificación; 12 N [Número de identificación de la entidad que envia los] El de la entidad que reporta archivos, de acuerdo con el tipo de identificación de! campo anterior. Sites una Entidad diferente a entidad territorial: se debe] especificar NI correspondiente al tipo de identificación; NIT, 3 [Fecha inicial del pertodo] 10 F |En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a lal El de ta información] fecha 2021-01-01. reportada 4 | Fecha final del periodo de 10 F ¡En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder con la; Si la información reportada fecha de corte habilitada en PISIS, debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo, 5 ¡Número total de registros| 10 N ¡Debe corresponder a la cantidad total de registros tipa El] de detalle contenidos en e Ñ 2 contenidos en el archivo. archivo b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DEL GRUPO DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, ASÍ COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA Mediante el Registro Tipo 2, se reporta el detalle de la información del personal del grupo de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asi como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3, por lo cual estos no deben repetirse, Longltud No, | Nombre del campo | máxima ¡ Tlpo Valores permitidos Requerido del campo O | Tipo de registro 1 N [| 2: valor que significa que el registro es de detalle de E Grupo de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así comal entidades perienecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia 1 | Consecutivo del 10 N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del Si registro archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando] de 1 en 1, hasta el final del archivo. 2.6 MAY 2021 RESOLUCIÓN NÚMERO: 5.6737 DE 2021 Hoja No. 5 2 [Tipo de documental 2 A [Tipo de documento de identificación del personal Si de identificación ¡CC Cédula de ciudadanía ¡CE Cédula de extranjería PA Pasaporte : ¡CD Carné diplomático . * 4 DE Documento extranjero Ñ 3 | Número de] 17 A | Número de documento de identificación personal Si documento dej identificación 4 | Fecha de expedición $0 F-— [AAAA-MM-DD Si del documento del No es obligatorio, si el tipo de documento del identificación identificación es CC y CE 5 | Fecha de vigencia del) 10 F-— | AAAA-MM-DD Si documento de; No es obligatorio, si el tipo de documento del identificación identificación es CC y CE. 6__ | Fecha de nacimiento 10 F_ | AAAA-MM-DD Si 7 | Primer apellido 60 A__ | Primer apellido del personal Si 8 Segundo apellido 60 A | Segundo apellido del personal . No 9 Primer nombre 50 A __ | Primer nombre del personal j Si 10 | Segundo nombre 60 A_ | Segundo nombre del personal No 11 | Código del municipio 5 A | Código del municipio de residencia. Si Ver la tabla de referencia MUNICIPIO en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos 12 | Indicador del 1 A Indicador de actualización del registro: Si actualización del |: Insertar el registro al sistema registro A: Actualizar la información del registro E: Eliminar el registro reportado por error Para el primer reporte de información, se debe reportar] len este campo. 2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales. b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato UTF8 o ANSI, con extensión .txt c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|). e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacio y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacio se reportará así: dato1|ldato3. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (*") ni ningún otro carácter especial. 9. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales. h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por to tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. Kk. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. |. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro m. Preferiblemente los archivos deben estar firmados digitalmente. >. 3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades 26 MN VA RESOLUCIÓN NÚMERO; 320 73 Y DE 2021 Hoja No. 6 reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad. Registrar entidad: " https://web. sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por PISIS. Registro de usuarios institucionales en línea: https: //web .sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes aspx Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEGS500USIN por PISIS: El procedimiento se encuentra detallado en la Guía de Usuario de Seguridad en https://web.sispro.gov.co Control de calidad de los datos. La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, asi: * Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. » Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida ta obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https: //www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https://web,.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx 4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO Solo se requiere un envio principal. Para registros adicionales se podrá realizar en cualquier fecha utilizando el Indicador de actualización o eliminación del registro.