- 5 MAY
FERNANDO RUÍZ GÓMEZ Ministro de Salud y Protectión Social
Coordinadora del Grupo de Cooperación y Relaciones intemacionates flat - Oficina de Tecnotogía de la Información y la Comunicación - TIC Directora Jurídica . UA
ANEXO
REPORTE DE INFORMACION DEL PERSONAL DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, ASÍ COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA PARA LA PRIORIZACIÓN DE LA VACUNACIÓN POR COovID19 z
Las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, enviará al Ministerio de Salud y Protección Social un archivo con la información relacionada con su personal, para la priorización de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS.
Para este anexo técnico se definen cuatro capitulos:
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.
Son»
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS a. Estructura y especificación del nombre del archivo.
El nombre de los archivos de la información de los extranjeros diplomáticos y sus familias habitantes en Colombia, sus dependientes, para vacunación por covid19 debe cumplir con el siguiente estándar:
Componente Valores Longitud del nombre de | permitidos o Descripción ho ¡Requerido archivo formato 4 Módulo de [CD Identificador del módulo de información B [Si información [Fipo de fuente [XXX Fuente de la información: B ]] Embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asi como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia Tema de (COVI] Personal de las embajadas, consulados, misiones K SÍ] nformación diplomáticas, .organismos multilaterales, asi como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación _tegal en Colombia Fecha de corte MMAAAMMDD Debe corresponder con la fecha en que se reporta la [8 SS] información ¡Tipo de [2Z Tipo de identificación de la entidad que reporta la P S identificación información. de la entidad que reporta -Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar Ni correspondiente al tipo de identificación NIT Número de [999999999991 Número de identificación de la entidad que envia los [12 [Si identificación archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del de la entidad campo anterior: que reporta Número de NIT sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación NI. Se debe usar el carácier CERO (0) de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplos: Para tipo de identificación NI: 000850999123 Extensión del |bd Extensión del archivo plano .TXT A SI archivo
NOMBRE DEL ARCHIVO
ipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud
Reporte del Personal de Las embajadas, consulados misiones diplomáticas, organismos multilaterales, asi
como entidades pertenecientes al Sistema ,de AAAA Naciones Unidas y organizaciones om PARA CDXXXCOVI MMDD22999999999999. TXT 34
con representación legal en Colombia, PAR WMACUNACION POR COVID19
b. Contenido del archivo.
El archivo de la información del personal las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en Colombia, para vacunación por covid19, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen
ta información solicitada asl: , e
Registro —_. Descripción ___ _ - Reporte Tipo 1 Registro de control Ñ Obligatorio Tipo2 Registro de detalle de embajadas, consulados, misiones diplomáticas, Obligatorio : organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de
Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación legal en 1 Colombia
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe ([) b.1. REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
Es obligatorio, Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
T _— ERA E 3] No. Nombre del Campo DEE Valores Permitidos E ES Ed 3 30 o o sl o E] O [Tipo de registro 1 N | 14: valor que significa que el registro es de control si - 1 [Tipo de Identificación de la > A Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe SI entidad que reporia especificar Nl correspondiente al tipo de identificación NIT. 2 [Número de identificación de la Número de identificación de la entidad que envía los entidad que reporta archivos, de acuerdo con el lipo de identificación del campo 122 Ín anterior. eS | : Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe : especificar N) correspondiente al tipo de identificación NIT. 1 3 [Fecha inicial del periodo de la] En formato AAAA-MM-DD, Debe corresponder a la fecha 10 |F Si 1 información reportada 2021-01-01. + 4 [Fecha final del periodo de lal En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder con la fecha l información reportada 10 F | en que se reporta la información y debe concordar con la [Ss fecha de corte del nombre del archivo, : 5 Número total de registros del 10 N Debe corresponder a la cantidad total de registros tipo 2 st detalle contenidos en el archivo contenidos en el archivo.
b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DE LAS EMBAJADAS, CONSULADOS, MISIONES DIPLOMÁTICAS, ORGANISMOS MULTILATERALES, ASÍ COMO ENTIDADES PERTENECIENTES AL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES CON REPRESENTACIÓN LEGAL EN COLOMBIA
Mediante el Registro Tipo 2, se reporta el detalle de la información del persona! de las embajadas, consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales, así como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones Unidas y organizaciones internacionales con representación lega! en Colombia.
RESOLUCIÓN NÚMERO) 40977 DE
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Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3, por lo cual estos no deben
" repetirse. ! uo 8 » 2u4lo 5 No Nombre del campo DEE E Valores permitidos ES SiS g l JE 1 “o Tipo de registro “7 747" que significa que el registro es de detalle de las embajadas] consulados, misiones diplomáticas, organismos multilaterales! 1 N kasi como entidades pertenecientes al Sistema de Naciones¡ Sl Unidas y organizaciones intemacionales con representación] egal en Colombia 11 Consecutivo de registro Número consecutivo de registros de detalle dentro del ¡ 10 N erchivo. Inicia en Si | 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 : len 1, hasta el final del archivo. y 2 [Tipo de documento de Tipo de documento de identificación del personal ! Identificación ¡CC Cédula de ciudadania : 2 A [PE Cédula de extranjería Si PA Pasaporte CD Camé diplomático DE Documento extranjero 3 ¡Número de documento de Número de documento de identificación personal , dentificación 17 [A si ¡ 4 [Fecha de expedición del AAAA-MM-DD : documento de identificación 10 F No es obligatorio, si el tipo de documento de identificación es | Si [CC y CE . . $ [Fecha de vigencia del AAAA-MM-DD ¡ documento de identificación 10 F [No es obligatorio, si el tipo de documento de identificación es | Si CC y CE. 6 Primer apellido 60 A Primer apellido del personal Si 7 [Segundo apellido so la [Segundo apellido del personal No 8 Primer nombre so la Primer nombre del personal Si . 9 ¡Segundo nombre so la Segundo nombre del personal No 10 [Código del municipio Código del municipio de residencia, s | a Verla tabla de referencia MUNICIPIO en web.sispro.gov.co | gj Ñ donde se encuentran los valores permitidos 41 [Indicador de actualización del indicador de actualización del registro: registro Il: Insertar el registro al sistema 4 A A: Actualizar la información del registro Si
E: Eliminar el registro reportado por error Para el primer reporte de información, se debe reportar | en
este campo
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a. En etanexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales
campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).
b. extensión .txt C. sin caracteres especiales y sin tildes. d. e.
Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los
Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean
reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacio y reportarse en el archivo
entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacio se reportará asi:
dato1||dato3.
Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (*”) ni ningún otro carácter especial.
9. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
|... Los archivos planos no deben traer riingún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro
m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.
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3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de laentidad.
Registrar entidad: https://web. sispro.qov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro
Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por PISIS. Registro de usuarios institucionales en línea: htips://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEGS50DUSIN por PISIS:
El procedimiento se encuentra detallado en la Guía de Usuario de Seguridad en
https:/fweb sispro.gov.co
Control de calidad de los datos.
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según ta estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, asi:
+ Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
» "Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misionat y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Socia! tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https: //www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para e! uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https://web.sispro.gov.coWebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
Solo se requiere un envío principal. Para registros adicionales se podrá realizar en cualquier fecha utilizando el Indicador de actualización o eliminación del registro.