Requisitos mínimos para la elaboración y trámite de proyectos de actos administrativos. Con el objeto de dotar de seguridad jurídica a sus destinatarios, evitar la dispersión y proliferación normativa y optimizar los recursos físicos y humanos utilizados, los proyectos de resolución para la posterior expedición de actos administrativos por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, deberán reunir los requisitos que se relacionan a continuación:
2.1 EN CUANTO A LA FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO:
a) ETAPA PREVIA - PLANEACIÓN: En esta etapa deberán absolverse los cuestionamientos que se relacionan a continuación, diligenciado el documento contenido en el Anexo No. 1 que hace parte integral de la presente resolución, así:
1. Finalidad del acto administrativo que se va a expedir.
2. Identificar la situación problemática y el objetivo perseguido con la emisión de la norma.
3. Existencia de disposiciones vigentes que regulen el mismo tema.
4. De existir norma vigente, determinar por qué ésta resultaría insuficiente.
5. Si ya existe norma que regule el mismo tema especificar según sea el caso si el proyecto deroga, modifica, sustituye o es un nuevo acto.
6. Identificar la norma de orden legal o reglamentario y de ser el caso, constitucional, que otorgue la competencia para la expedición del acto, lo que dará la viabilidad para continuar con su trámite de proyección.
7. Identificar el destinatario de la norma ( A quién se aplica?)
2.2 EN CUANTO AL CONTENIDO DEL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO:
a) Sujeción a la Constitución y a la ley. El proyecto debe sujetarse a la Constitución y a los principios de legalidad, reserva legal y jerarquía normativa.
b) Delimitación de la competencia. La materia a regular debe corresponder con los asuntos de competencia de este Ministerio y/o sector, según la normativa vigente y en especial, el Decreto — Ley 4107 de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. 2 4 DIC 2015 RESOLUCIÓN NÚMERO la-P 000°5594 DE 2015 HOJA No 3
c) Deber de información y coordinación. Cuando el proyecto gestionado desde este Ministerio comprenda materias de entidades diferentes, de forma previa a su revisión por parte de la Dirección Jurídica, el área técnica responsable deberá ponerlo en conocimiento de tales entidades, a efectos de que su texto sea debidamente conciliado y refleje una visión integral y coherente, de todo lo cual, deberá guardar soporte documental y acompañarlo al proyecto que remita para la revisión jurídica. Lo propio habrá de efectuarse tratándose de proyectos que impacten competencias de diferentes áreas de este Ministerio.
d) El texto que se remita a la Dirección Jurídica deberá encontrarse debidamente avalado por el correspondiente Viceministerio o Viceministerios, cuando sea del caso, salvo que se trate de áreas dependientes directamente de este Despacho.
e) En caso de que la materia a reglamentar sea de iniciativa de otro Misterio o entidad y requiera la participación del Sector Salud y Protección Social, la memoria justificativa del proyecto de acto administrativo correspondiente, deberá ser aprobada por la respectiva oficina o dirección jurídica del ministerio o entidad autora de la iniciativa y luego remitirse a la Dirección Jurídica de este Ministerio, junto con el proyecto de acto administrativo respectivo.
f) Abogacía de la competencia. De conformidad con lo previsto en el artículo 7° de la Ley 1340 de 2009, en consonancia con el Capítulo 30 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto - 1074 de 2015, o la normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, cuando el proyecto de acto administrativo a expedir pueda tener incidencia en la libre competencia en los mercados, el área técnica responsable de dicho proyecto deberá informarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio. Para el evento en que la precitada entidad haya proferido concepto y se considere necesario apartarse del mismo, de tal circunstancia se dejará constancia en la memoria justificativa que acompañe el proyecto de acto a expedir.
Reglamentos técnicos y de procedimientos de evaluación de la conformidad. Todos los proyectos de reglamentos técnicos y de procedimientos de evaluación de la conformidad deberán ser notificados a través del punto de contacto de Colombia a los países miembros de la Organización Mundial del Comercio, de la Comunidad Andina de Naciones y a los países con los cuales Colombia tenga acuerdos comerciales vigentes que contemplen la obligación de notificación internacional. Para el efecto, el área técnica responsable del proyecto al interior de este Ministerio, deberá enviar a la Dirección de Regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo el proyecto de reglamento técnico o del procedimiento de evaluación de la conformidad para su correspondiente notificación. Una vez surtida la expedición del reglamento técnico, la entidad reguladora deberá enviar al punto de contacto de Colombia el correspondiente acto administrativo para su notificación internacional. De acuerdo con lo establecido en el artículo 72 de la Ley 1480 de 2011, en concordancia con el Decreto 1844 de 2013 o las normas que los modifiquen o sustituyan, no podrá publicarse en el Diario Oficial y por tanto, no entrará a regir ningún reglamento técnico que no cuente con la certificación expedida por el punto de contacto de Colombia, salvo las excepciones previstas para la adopción de reglamentos técnicos de emergencia.
h) Racionalización, regulación integral y seguridad jurídica. En aras de evitar la dispersión y proliferación normativa, el área técnica interesada en preparar e impulsar un proyecto de acto administrativo, de forma previa verificará que se 24 DIC 2015 RESOLUCIÓN NÚMERO o., 000115594 DE 2015 HOJA No 4
incluyan la totalidad de aspectos que requiere la regulación de la materia para así evitar modificaciones o correcciones posteriores que hubieren podido preverse.
i) Deber de consultar. Para el evento en que constitucional o legalmente se ordene la realización de consultas, el área técnica que promueva la correspondiente regulación será la responsable de gestionar lo pertinente a efecto de dar cumplimiento a tal requisito. En este caso, la remisión del proyecto• para revisión jurídica, únicamente podrá efectuarse cuando se haya surtido el trámite de consulta, lo que habrá de quedar debidamente soportado y adjuntarse a la restante documentación que acompañe el proyecto a revisar. En tal caso, a la memoria justificativa deberá anexarse la constancia que acredite el cumplimiento de dicho trámite.
Deber de publicación. Cuando de conformidad con el numeral 8° del artículo 8° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o de otra norma de orden legal, deba someterse a consideración del público el proyecto de regulación antes de su expedición, el área técnica que la promueva será la responsable de gestionar lo pertinente a efecto de dar cumplimiento a tal requisito. En este caso, la remisión del proyecto para revisión jurídica, únicamente podrá efectuarse cuando se haya surtido tanto el trámite de publicación, como el análisis a las observaciones y comentarios de la ciudadanía, para lo cual, deberá diligenciarse el anexo técnico No. 3 que hace parte integral de este acto administrativo y acompañarse a la memoria justificativa a que refiere el literal k) de este artículo.
k) Memoria justificativa. Todo proyecto de resolución para la posterior expedición de acto administrativo deberá acompañarse de una memoria justificativa, cuyo formato se adopta en el Anexo Técnico No. 2 que hace parte integral de este acto administrativo, en el que deberán diligenciarse obligatoriamente por parte del área responsable de la propuesta, los aspectos que se relacionan en este primer ítem (técnicos), así:
De carácter técnico
1. Antecedentes y razones de oportunidad y conveniencia que justifican la expedición del respectivo acto administrativo
2. Ámbito de aplicación del acto y sujetos a quienes va dirigido
3. Impacto económico cuando sea del caso, señalando el costo o el ahorro de implementación del acto
4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando sea del caso
5. De ser necesario, el impacto medioambiental o sobre el patrimonio cultural de la Nación
6. El cumplimiento de los requisitos de consulta y publicidad a que refiere el numeral 7° de este artículo, cuando haya lugar a ello.
7. Cualquier otro aspecto que se considere relevante para la adopción de la decisión.
De carácter jurídico. Estos aspectos podrán diligenciarse por el área técnica responsable de la propuesta en cuanto tenga conocimiento sobre ellos; en todo caso, el área técnica deberá determinar la existencia de normas sobre el particular que otorguen competencia para la emisión del acto que se busca expedir, como uno de los aspectos que forman parte de la "Etapa previa", que deberá seguirse 2 4 Dic 2015 RESOLUCIÓN NÚMERO "" 06005594 DE 2015 HOJA No 5
para la formulación de los proyectos de acto y que se encuentra contenida en el Anexo No. 1 que hace parte integral de la presente resolución.
Este análisis de competencia constituye facto;- determinante para establecer si es procedente seguir adelante con el trámite de elaboración del proyecto de acto administrativo, según lo previsto en el Anexo No. 1 del Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 1609 del mismo año. Los aspectos de viabilidad jurídica, son los siguientes:
1. Análisis expreso y detallado de las normas que otorgan la competencia para la expedición del acto
2. Vigencia de la ley o norma reglamentada o desarrollada
3. Disposiciones derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas para el evento en que algunos de estos efectos se produzca con la expedición del respectivo acto.
4. Revisión y análisis de las decisiones judiciales de los órganos de cierre de cada jurisdicción que pudieren tener impacto o ser relevantes para la expedición del acto.
5. Viabilidad jurídica de la expedición del acto
6. Advertencia de cualquier otra circunstancia jurídica que pueda ser relevante para la expedición del acto.
Los aspectos relacionados con el ítem de viabilidad jurídica que llegare a diligenciar el área técnica, deberán ser revisados, ajustados y avalados por la Dirección Jurídica de este Ministerio o la dependencia que haga sus veces. En los casos que corresponda, será ella quien diligencie la información faltante, una vez realizado el análisis estrictamente jurídico.
2.3 EN CUANTO A LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO:
a) Encabezado: Debe contener la denominación del acto, utilizando la palabra "RESOLUCIÓN". Seguidamente habrá de dejarse un espacio para colocar el número y la fecha de su expedición.
b) Epígrafe: Constituye el título del acto a expedir y sirve para indicar brevemente una idea del contenido o tema a desarrollar
c) Competencia: Debe relacionar las normas de orden constitucional si las hubiere, legal o reglamentario que otorgan la competencia para la expedición del acto.
d) Parte considerativa o motiva: Se identifica con la palabra en mayúsculas "CONSIDERANDO", seguida de párrafos formados por una o varias frases completas que no deben formularse de modo imperativo y que deben contener una breve explicación de los antecedentes y necesidades que justifican la expedición del acto. No deberán incluirse en ellas, transcripciones textuales de las normas involucradas en el proceso regulatorio.
e) Parte dispositiva: Constituye la parte normativa o mandatoria del acto. Comienza con la palabra en mayúsculas "RESUELVE". Se expresa en prescripciones que deben ir directamente al objetivo, vale decir, a la producción de efectos jurídicos, o a su creación, modificación, o extinción.
f) Derogatorias: Se deben indicar expresamente las disposiciones derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, evitando fórmulas de modificación o derogación tácita, en pro de afianzar la seguridad jurídica.
g) Vigencia: Corresponde al señalamiento que se hace respecto del momento a partir del cual entra en vigencia el acto.
h) Antefirma y firma del ministro. 24 DIC 2015 RESOLUCIÓN NÚMERO "" MB 559 4 DE 2015 HOJA No 6
2.4 EN CUANTO A LAS REGLAS MÍNIMAS DE REDACCIÓN
Los actos administrativos deben ser redactados siguiendo el principio de CLARIDAD SEMÁNTICA, en un lenguaje que sus destinatarios puedan entender, evitando que el lenguaje induzca a error.
Conforme con lo anterior, habrá de observase los siguientes parámetros:
a) La redacción debe ser clara, sencilla, precisa y concisa.
b) Cada artículo debe contener una única norma o regla, procurando que su estructura sea lo más sencilla posible.
c) Debe procurarse que el tema objeto de la regulación quede comprendido en diferentes artículos, agrupados por capítulos, por cuanto puede llegar a afectar la claridad de los textos, cuando en un único artículo se pretende agotar toda la regulación.
d) En aras de facilitar la comprensión e interpretación del acto administrativo, es necesario propender porque en su texto haya coherencia tanto desde el punto de vista formal, como de fondo. En virtud de lo primero, el mismo "término" o denominación debe utilizarse de manera uniforme para expresar un mismo concepto.
2.5 EN CUANTO A LAS ESPECIFICACIONES DOCUMENTALES:
Los proyectos de acto administrativo deberán observar las siguientes especificaciones documentales:
a) Elaborarse en letra anal 12 e imprimirse en papel blanco tamaño oficio, observando los siguientes márgenes: Superior, 3 cm; inferior, 3 cm; lateral derecho, 2 cm y, lateral izquierdo, 3 cm. En consideración a que dentro del proceso de revisión realizado por la Dirección Jurídica, el proyecto puede ser objeto de cambios, éste podrá remitirse por el área técnica impreso a doble cara.
b) Deben tener impresos el Escudo de la República de Colombia y el nombre de este Ministerio, seguido de la denominación del proyecto "RESOLUCION" y de las palabras "NUMERO XXX DE XXX.
c) Cuando el proyecto de acto administrativo conste de varias hojas, estas deberán numerarse bajo el formato página "x de y" y en el encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.
d) La hoja final del documento, en la cual vaya la firma del señor Ministro o de la autoridad que suscriba el acto no podrá ir en blanco y deberá contener una parte sustancial del articulado.
e) Cuando el proyecto vaya a ser suscrito por un empleado público encargado de las funciones del despacho del Ministro, por ausencia temporal o definitiva del titular, deberá expresarse la denominación del cargo del cual es titular, seguida de las funciones encargadas.