Por la cual se establecen los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales y se definen los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información

Objeto. Establecer los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, así como definir los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información - 1 NOV 201 RESOLUCIÓN NÚMERO (05246 DE 2016 HOJA No 2 de 11

Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales y al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA, o la entidad que haga sus veces.

Generación del listado censal. Las entidades responsables de la generación de los listados censales, que se relacionan en el artículo 5” de la presente resolución, deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos que soporta la afiliación al SGSSS según establece el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016. Estas entidades deberán enviar dichos listados, a la Entidad Territorial o al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, según corresponda, en los términos descritos en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Consolidación y reporte del listado censal. Las entidades responsables de la consolidación y el reporte de los listados censales, que se relacionan en el artículo 5* de la presente resolución, previo a remitirla al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, verificarán que la información recibida cumpla las siguientes condiciones: D Especificaciones técnicas de la identificación de las personas. ii) Pertenecer a una población especial. M) No pertenecer al régimen contributivo o a un régimen exceptuado o especial. El reporte del listado censal correspondiente al archivo maestro y de novedades, se efectuará en las fechas establecidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Así mismo, estas entidades son responsables de adelantar las gestiones para atender los requerimientos a los resultados de las validaciones que adelante el FOSYGA o la entidad que haga sus veces.

Responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales. Las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales son: POBLACIONES ESPECIALES RESPONSABLE DE LA GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF. Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (1ICBF). Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos. Personas que dejen de ser madres comunitarias, y sean beneficiarias del subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar — ¡CBF Instituto Colombiano de Bienestar Familtar — ICBF Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Adultos mayores en centros de protección. Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal. Población habitante de calle. Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos Población desmovilizada. Agencia Colombiana para la Reintegración, o la entidad que haga sus veces Agencia Colombiana para la Reintegración, o la entidad que haga sus veces Comunidades Indígenas Ley 691/2001, incluida la población recluida en centros de armonización. Autoridad indígena Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos Víctimas del conflicto armado. Ley 1448/11 Unidad Administrativa Especial para la Atención y Unidad Administrativa Especial para la Atención RESOLUCIÓN NÚMERO (05246 DE 2016 - 1 NOV 2016 HOJA No 3 de 11 POBLACIONES ESPECIALES RESPONSABLE DE LA GENERACIÓN DEL RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y LISTADO CENSAL REPORTE DEL LISTADO CENSAL Reparación integral a las y Reparación integral a Víctimas las Víctimas Población Rrom. Autoridad legítimamente constituida (SheroRom o portavoz de cada Kumpania), reconocida por el Ministerio del Interior Alcaldía municipal O distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos Personas incluidas en el programa de protección a testigos. Fiscalía General de ta Nación Fiscalia General de la Nación Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno Nacional. Oficina del Alto Comisionado para la Paz o ta entidad que el Gobierno Nacional defina Oficina del Aito Comisionado para la Paz O la entidad que el Gobierno Nacional defina Migrantes Colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero. Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo rregimient MA a cargo correg os corregimientos Personas en prisión domiciliaria a cargo del INPEC que no pertenecen al régimen contributivo o a un régimen especial o de excepción. INPEC INPEC Parágrafo. Los tipos de identificación adulto y menor sin identificar (AS y MS) deberán cumplir con los criterios de la Resolución 2232 de 2015 o la norma que la modifique o sustituya.

Estructura de datos del listado censal. Las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces, deberán cumplir las condiciones definidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, para el reporte de los archivos maestros y novedades.

Validación de la información contenida en los listados censales. El Administrador Fiduciario del FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, será responsable de: 1. Efectuar las validaciones y cruces con las bases de datos disponibles y devolver a las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal, los resultados y causales de glosa de registros, para su corrección o aclaración. 2 Efectuar la validación de consistencia y no duplicación de personas que se encuentren en la bases de datos del Sisben y marcar los registros del listado censal con la calificación que tenga en dicha bases de datos. 3. Disponer la información procesada de los listados censales validados para consulta de las EPS, Entidades Territoriales y demás actores del SGSSS en coordinación con la Dirección de Regulación de la Operación del Aseguramiento en Salud, Riegos Laborales y Pensiones del Ministerio de Salud y Protección Social.

Tratamiento de la información y reserva en el manejo de los datos. El Ministerio de Salud y Protección Social, el FOSYGA, o la entidad que haga sus veces y las entidades responsables de la generación, consolidación y reporte de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la - + NOV 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO (05246b6DE 2016 HOJA No 4 de 11 privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso. Parágrafo 1. La disposición de información sobre el estado y otras características de la afiliación para consulta individual o colectiva, se regirá por la normativa vigente para cada grupo de población especial o las reglas que defina el Ministerio de Salud y Protección Social. Parágrafo 2. El Ministerio de Salud y Protección Social establecerá el protocolo para la recepción, procesamiento, validación y registros en las bases de datos de esta información, así como la anonimización de datos para los cruces de información que se requieran para la afiliación de la población que por sus condiciones lo justifiquen.

Transitoriedad. El reporte de los listados censales al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, será a partir del 1 de julio de 2017; no obstante a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución los responsables de la generación de los listados censales deberán adelantar los procesos necesarios para entregar la información de la población especial a quienes la consolidan, entre los meses de abril y mayo de 2017. Las personas que dejen de ser madres comunitarias deberán continuar con el reporte del listado censal en los términos de la Resolución 1535 de 2015 hasta que se dé inicio al reporte de los listados censales conforme a los plazos establecidos en la presente resolución

Otras poblaciones especiales. Cuando se definan otras poblaciones especiales, las entidades que intervengan en la generación, consolidación y reporte de los listados censales, deberán cumplir lo establecido en la presente resolución.

Incumplimiento. De conformidad con lo previsto en los artículos 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información, serán reportados por el Administrador Fiduciario del FOSYGA o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar. La Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, efectuará el seguimiento respecto a la obligación del reporte de información de que trata la presente resolución e impondrá las sanciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar.

Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1535 de 2015 a partir del 1 de julio de 2017.

- 1 NOV 2016 ACÉJANDRO GAVIRIA URIBE Máñistro de Salud y Protección Soci / Y 5! - 4 Nov 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO 005246 DE 2016 HOJA No 5 de 11 flujo y validación de la información" ANEXO TÉCNICO REPORTE DE INFORMACION DE POBLACIONES ESPECIALES Las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales deben enviar al FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, los archivos planos con la información del grupo de población especial que le compete, de acuerdo con las reglas que a continuación se establecen: El presente anexo técnico está dividido en 4 partes: Especificación y estructura de datos de los archivos maestros. Reporte de novedades. Características de los archivos planos. Periodicidad. buon 1. ESPECIFICACIÓN Y ESTRUCTURA DE DATOS, DE LOS ARCHIVOS MAESTROS El nombre de los archivos de la información básica de las personas que hacen parte del listado censal a reportar, debe cumplir con el siguiente estándar: El archivo maestro se reportará con la totalidad de los registros que conforman el listado censal y cuyo corte será al 30 de diciembre de 2016. El envío de esta información se efectuará por una única vez en las fechas establecidas en el artículo 10 de la presente resolución. 1.1 Especificación de los archivos Los archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces, para el cargue inicial y la actualización de la Base de Datos de los Listados Censales, se identificarán con las siguientes siglas: Sigla Descripción 'Congitud| Archivo Maestro de Ingresos: personas incluidas en el listado censal a reportar por primera vez MS Maestro de ingresos y » 2 Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de NS Novedades 2 Complementos para el nombre de los archivos CODENTIDAD Código de la entidad que reporta la información 6 DDMMAAAA Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún 8 tipo de separador a, DPTO Código del departamento según codificación DANE__— i 2 MPIO Código del municipio según codificación DANE 3 1.2 Estructura del archivo maestro de datos. A continuación se define la estructura de datos con la cual las entidades responsables deben reportar los datos del listado censal. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el glosario de campos del presente anexo técnico. Este tipo de archivo se utilizará para reportar: 1) Hijos de una persona inscrita en el listado censal y la norma general lo incluye como población especial. ii) Personas nuevas que cumplen las condiciones de población especial y que no hayan sido reportadas. RESOLUCIÓN NÚMERO (05246 DE 2016 - 4 Nov 2016 HOJA No 6 de 11 An 3 8 3 3 os £= o S= S Nombre del campo DE Valor permitido N2 EE 3 32 FE Se Ó o0S S3 12 | Código de la entidad 6 Código de la entidad Xx Xx Tipo de documento del 4 integrante del listado censal 2 CN, CC, RC, Tl, CE, SC, PA, Vacio x (Vacío cuando el usuario es MS, AS cabeza de familia) Número de identificación det integrante del listado censal : 2 (Vacio cuando el usuario es 3-16 Vacío Xx cabeza de familia) 4 Tipo de documento del 2 CN, CC, RC, Tl, CE, SC, PA, Xx Xx integrante del listado censal. MS, AS Número de identificación del 2 integrante del listado censal 3-16 Xx X 3 Primer apellido del integrante del 20 x x listado censal 4 Segundo apellido del integrante 30 Xx * del listado censal Vacío Vacío 5 Primer nombre del integrante del 20 x x listado censal 6 Segundo nombre del integrante 30 Xx Xx del listado censal ] Vacío Vacio Fecha de nacimiento del AAA 7 integrante del listado censal 10 | Formato DD/MM/ A X Xx Sexo del integrante del listado 8 censal 1 M,F Xx Xx Código departamento de e 9 residencia 2 Codificación DANE Xx Xx 10 |Código municipio de residencia 3 Codificación DANE Xx Xx 11 |Tipo de población especial 2 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14 Xx Xx Fecha de inscripción y/o 13 novedad. 10 | Formato DD/MM/AAAA Xx Xx 14 | Tipo de Inscripción FB x x 1,2,3,4,5 15 |Parentesco Vacio cuando en el campo 18 Xx x esF 16 ¡Etnia 2 |01,02, 03, 04, 05 Xx Xx 2. REPORTE DE NOVEDADES. Las entidades deben mantener actualizada la información de los integrantes del listado censal mediante el envío de novedades. Para el reporte de novedades se debe utilizar la “Estructura del archivo de novedades” Las novedades correspondientes a actualización de datos de identificación (modificación, corrección o evolución del documento), solo se pueden reportar cuando la persona se encuentra activa en la base de datos de listado censal. 2.1. Código Nombre del Campo Consecutivo de la novedad Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1) Estructura del archivo de novedades Valor permitido Código de Entidad o ¡| Longitud Código asignado por el Ministerio de Salud y Protección - + Noy 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO 00524 6 DE 2016 HOJA No 7 de 11 Código ONDOAO NW o paño wm 2.2. Nombre del Campo Tipo de documento Número de identificación Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo nombre Fecha de nacimiento Código municipio de residencia Valor permitido CN. CC, RC, TI, CE,SC,PA, MS, AS ha de nacimiento 10 Formato DD/MM/AAAA Código departamento de residencia 2 Codificación del DANE__ 3 ¡Codificación del DANE Código de la novedad Fecha inicio de novedad 3 | Tabla “Código de ! edad” 10 |Formato DD/MM/AAAA Nuevo valor 1 Nuevo valor 2 Nuevo valor 3 Nuevo valor 4 Nuevo valor 5 Nuevo valor 6 Nuevo valor 7 Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la! tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES”. | Tabla códigos de novedades Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido en la siguiente tabla, estas novedades aplican para usuarios registrados. = Orden 23 Descripción de la novedad de Observaciones El variables ES QéÉ La actualización incluye: evolución del documento, modificación o corrección del tipo de documento y/o MA número de identificación y/o fecha de nacimiento del actualización BS palos E integrante del listado censal. Se deben reportar identificación correspondientes - Ñ NO1 — Jal tipo y número documento de| — 1,2,7 obligatoriamente los 4 campos. identificación y/o de la fecha de NN 1 = Tipo de documento del afiliado ms 2 = Número del documento de identificación del nacimiento. a afiliado 7 = Fecha de nacimiento del afiliado 33 = Tipo de actualización del documento. Incluye modificación de nombres o corrección por mal NO2 Actualización de nombres del 5.6 registro. inscrito en el listado censal. d 5 = Primer nombre 6 * Segundo nombre Incluye modificación de nombres o corrección por mal NO3 Actualización de apellidos del 3,4 registro. inscrito en el listado censal. ; 3 = Primer apellido 4 = Segundo apellido N04 Cambio de municipio y 9.10 9 = Departamento de residencia departamento de residencia. ? 10 + Municipio de residencia Aplica cuando el retiro del listado censal se produce por: Pierde la condición de población especial No9 — [Exclusión del listado censal. Pertenece al régimen contributivo, especial o| de excepción. +. Por fallecimiento Debe registrar la fecha de Inicio de novedad - 1 NOV 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO 005246PE 2016 HOJA No 8 de 11 hue o o 3 Orden 25 Descripción de la novedad de Observaciones 32 variables os Actualización de sexo del : N17 afiliado 8 8« Sexo del afiliado. 2.3. Glosario de entidades NOMBRE DE LA ENTIDAD CODIGO ENTIDAD Insttuto Colombiano de Bienestar Familiar (1ICBF). I¡CBFO1 Código Dpto, código Alcaldías municipales, distritales o gobernaciones. del municipio, 1 Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. UNARIV Agencia Colombiana para la Reintegración o quien haga sus veces ACRO01 Fiscalia General de la Nación. FGNO01 INPEC INP001 Oficina del Alto Comisionado para la Paz OACP0O1 2.4. Glosario de campos para los archivos maestros y de novedades Es > 3 3 Nombre del campo 5 Valores permitidos [4] És CN Certificado De Nacido Vivo -DÁNE MS Menor sin documento de Identificación RC Registro civil de nacimiento expedido por RNEC o a Tarjeta de identidad expedida por RNEC 1 Tipo de documento CC Cédula de ciudadanía expedida por RNEC CE Cédula de extranjería SC Salvoconducto de permanencia. a PA Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros. AS Adulto sin documento d cación. ólo para población especial, menor de 18 años, no 106 identificados y mientras obtienen MS 12 Alfanumérico el documento de identidad válido, de acuerdo con los plazos establecidos en el artículo 2.1.3.15 del Decreto 780 de 2016 | s Longitud permitida para CN E Numérico Certificado Nacido vivo. __ *0__ | Numérico Longitud y tipo de dato permitido RC 11 Alfanumérico o ¡para Registro Civil asignado por la numérico RNEC.__ TÍ 11 Numérico Longitud y tipo de dato permitido 10 Alfanumérico o | para Registro Civil asignado por la Numérico _|RNEC. y Longitud y tipo de dato permitido DA E [elo] e Numérico para Cédula de ciudadanía . 0 Ñ asignada por la RNEC. SI. Longitud y tipo de documento permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en . Colombia con Cédula de CE 3-6 | Alfanumérico Extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces, - 4 Nov 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO 09524 6B DE 2016 HOJA No 9 de 11 ¿ El 3 3 Nombre del campo 5 Valores permitidos ari Salvoconducto Migración sc | Numérico Colombia. PA Alfanumérico Longitud y tipo de dato permitido Sólo admitido hasta la última AS 10 | Alfanumérico fecha de cargue el maestro de registrados en el listado censal. 3 | Primer apellido 20 | En mayúsculas 4 | Segundo apellido 30 | En mayúsculas 5_ | Primer nombre 20 | En mayúscutas 6_ | Segundo nombre 30 | En mayúsculas 7 | Fecha de nacimiento 10 | Formato DD/MM/AAAA i M_| Masculino a |sexo F_ | Femenino o | Código del departamento del > | codificación DANE codigo 49! municialo de 3 Codificación DANE 1 Población infantil abandonada a cargo del instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2 Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección dei ¡CBF. 3 Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes. 4 Personas que dejen de ser madres comunitarias o madres sustitutas y sean beneficiarias del subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. 3 Población infantil vuinerabie bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. 6 Adultos mayores en centros de protección. 7. Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal. 41 | Tipo Población Especial 2 8 Población habitante de calle 9 Población desmovilizada 10. Comunidades Indígenas - Ley 691/2001, incluida la población recluida en centros de armonización 11. Víctimas del conflicto armado. Ley 1448/11 12. Población Rrom. 13. Personas incluidas en el programa de protección a testigos 14. Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno Nacional. 15. Migrantes Colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero. 16. Personas en prisión domiciliaria y detención en lugar de residencia a cargo del INPEC que no pertenecen al régimen contributivo o a un régimen especial o de excepción. 12 Código de la entidad _._..8_ : Código de la entidad 130 A ¿E inscripción — Y/O 49 > Formato DD/MM/AAAA Tipo de Inscripción. F | Cabeza de Familia. Las personas incluidas en el 14 Listado Censal, que se| 1 a encuentran en instituciones de B |Famitiar protección, se registran como “cabeza de familia”. 1 Cónyuge o compañero (a) permanente Parentesco con el cabeza de 2 Hijo 15 familia 1 (3 |Padre-madre 4 Nteto 5 Otros parientes 16 Fecha de inicio de novedad +10 Formato DD/MIM/AAAA 0 Evolución del tipo del documento Tipo de actualización deli , o rr al a el 17 - Ñ E Corrección y modificación del documento de identidad: cuando documento de identidad 1 1 hay un error en el registro del documento o por cambio ante ¡a ! | entidad que expide el documento Fo | indígenas . 02 | Rrom (Gitanos) 18 |Emnia 3 03 | Raizal de San Andrés y Providencia 04 | Paienquero de San Basilio de Palenque 0% - 4 NOW 2018 RESOLUCION NUMERO 0 0524 6 DE 2016 HOJA No 10 de 11 reporte de los listados censales de las poblaciones especiales y se definen los términos, estructura de datos. Valores permitidos Código Nombre del campo Longítudes 05 |Negro(a) o afrocolombiano(a). Tipo de actualización del 1.0 documento de identidad Evolución del tipo del documento 1 Corrección del documento de identidad Corrección del documento de identidad cuando tipo y numero de ! 2 documento se encuentra fallecido en RNEC. 3. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a. Enel anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, debe ser alguno de los siguientes tipos: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYUSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,). e. Cuando dentro de alguno de los archivos de datos se definan campos que no son obligatorios para ese registro, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3. f Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial. yg. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el caracter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. h. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un caracter diferente a cero. J. Los archivos planos no deben traer ningún caracter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro. k. Los archivos deben estar firmados digitalmente. 4. PERIODICIDAD 4.1. Archivo maestro La información con la totalidad de los registros de la población especial vigente a la expedición de la presente resolución, debe ser enviada por parte de la entidad que genera los listados censales a la entidad responsable de la consolidación y reporte de los listados censales. Durante este tiempo las entidades deberán verificar la calidad de los registros, tanto en lo relativo al cumplimiento de las condiciones técnicas como de la verificación de los datos para la plena identificación de las personas y la condición de supervivencia. - 4 Nov 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO 00524 6DE 2016 HOJA No 11 de 11 En todo caso antes del 31 de marzo de 2017 todas las entidades responsables de la generación del listado censal deben tener en firme la población especial a su cargo. El archivo maestro de cargue inicial se reportará el FOSYGA, o la entidad que haga sus veces, durante el mes de julio de 2017, a partir del mes de agosto de 2017 solo podrán reportar los ingresos mediante el maestro de ingresos y las exclusiones mediante novedades. 4.2. Reporte de novedades Las novedades serán reportadas en los últimos cinco (5) días hábiles de cada mes a través de la carpeta SFTP Listado Censal, que será dispuesta por el FOSYGA o la entidad que haga sus veces para este fin. De las inconsistencias de los datos encontradas en los procesos de validación serán retroalimentadas las entidades responsables de la generación, consolidación y reporte en la segunda semana de cada mes.