Por medio de la cual se reglamenta el reporte de los hechos vitales - nacimientos y defunciones y se adopta la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF NO"

Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar el reporte de los hechos vitales —nacimientos y defunciones— y adoptar la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND”.

Ambito de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución son aplicables a los profesionales de la medicina en ejercicio o en servicio social obligatorio, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, a las instituciones de salud de los regímenes Especial y de Excepción, a las Unidades Básicas de Medicina Legal, a las Administradoras de Planes de Beneficios de Salud, a las Secretarías de Salud del orden departamental, distrital y municipal, o a la entidad que haga sus veces, al personal de salud autorizado para certificar nacimientos y defunciones con fines estadísticos, y a los demás actores que utilicen la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND" para el reporte de los nacimientos y defunciones. RESOLUCIÓN NÚMEROÜ 0000435 DE 1 4 MAR aoas HOJA No. 3 de 6 Continuación de la resolución: 'Por medio de la cual se reglamenta el reporte de los hechos vitales - nacimientos y defunciones y se adopta la aplicación tecnológica "Registro Único délos Afiliados-Nacimientos y Defunciones ~ RUAFND",

Rectoría de la información de los nacimientos y defunciones. Todos los nacimientos y defunciones ocurridos en el territorio nacional deberán ser reportados al Ministerio de Salud y Protección Social mediante la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND". Los hechos vitales que no sean atendidos poheí séctor salud y de los cuales se tenga conocimiento deberán ser notificados a la Secretaría de Salud de la jurisdicción correspondiente, para que esta los reporte al Ministerio de Salud y Protección Social. Parágrafo. Corresponde al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, en el marco de sus competencias, asegurar que las defunciones correspondientes a necropsias médico-legales sean reportadas al Ministerio de Salud y Protección Social mediante la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND”, incluidas aquellas realizadas por la Unidad de Búsqueda de Personas Desaparecidas.

Aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND” para el reporte de los nacimientos y defunciones. La Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación (OTIC) del Ministerio de Salud y Protección Social será la encargada de administrar la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND”, para el reporte, modificaciones y consultas en línea de la información de los nacimientos y defunciones ocurridos en el territorio nacional. Las variables que conforman el reporte de los nacimientos y defunciones serán avaladas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE) y la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), en el marco del Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales. Estas variables son el insumo para la producción de estadísticas vitales y para la expedición del certificado antecedente para el registro civil. Parágrafo. Cuando el certificado sea expedido por los profesionales de la medicina, el certificado antecedente para el registro civil deberá ser impreso desde el Registro Unico de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones (RUAF-ND) y debidamente firmado por el profesional que atendió el hecho vital.

Funcionalidades de la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND”. La aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND , contará con manuales operativos para la creación de usuarios y las funcionalidades de la aplicación. Estos manuales serán actualizados cuando se requiera, registrando el número de versión y la fecha de actualización. Parágrafo. El Ministerio de Salud y Protección Social pondrá a disposición la información de nacimientos y defunciones de los afiliados a las entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud o las que hagan sus veces las adaptadas y las de los regímenes Especial y de Excepción, a través de’ los mecanismos que defina esta cartera ministerial. Así mismo, creará los mecanismos que se requieran para el acceso a la información a las entidades que conforman el RESOLUCIÓN NÚMERoOO JO0435 DE 14 MAR 2025 HOJA No. 4 de 6 Continuación de la resolución: ‘Por medio de ia cual se reglamenta el reporte de los hechos vitales - nacimientos y defunciones y se adopta la aplicación tecnológica ‘Registro Único de los Afiliados-Nacimientos y Defunciones - RUAF ND". Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales para realizar las actividades de su competencia.

Procedimiento para la certificación de hechos vitales por contingencia. Cuando por alguna circunstancia, no sea posible realizar la certificación directamente en la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF;NO"‘'guien certifique deberá elaborar el certificado en medio físico. Este deberá ser cargado posteriormente por la persona encargada de las estadísticas vitales en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) del municipio o departamento correspondiente, quien deberá revisar la completitud, consistencia y coherencia de los datos diligenciados y transcribirlos a la aplicación en el menor tiempo posible. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y las Secretarías de Salud que distribuyan papelería impresa para contingencia generada a través de la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND”, deberán vigilar su uso y custodia, según , los lineamientos dados por el Ministerio de Salud y Protección Social en el Documento de Orientación para la Gestión Territorial de las Estadísticas Vitales.

Responsabilidades de los profesionales de la medicina en ejercicio o en servicio social obligatorio y demás personal de salud autorizado frente al reporte de los nacimientos y las defunciones. Es responsabilidad de los profesionales de la medicina en ejercicio, en servicio social obligatorio y demás personal de salud autorizado: 7.1. Gestionar el acceso a la aplicación tecnológica RUAF-ND para la certificación de hechos vitales. 7.2. Certificar los nacimientos y defunciones atendidos por designación de la institución Prestadora de Servicios de Salud o por la Entidad Administradora de Planes de Beneficios. 7.3. Reportar la certificación de manera oportuna y veraz, siempre en el menor tiempo posible. 7.4. Complementar o corregir la información relacionada con la certificación de nacimientos y defunciones, si es necesario. 7.5. Garantizar la custodia de los certificados físicos para contingencia y el uso adecuado de los mismos. 7.6. Cumplir con el régimen de protección de datos personales y demás aspectos relacionados con el tratamiento de la información.

Responsabilidades de las instituciones prestadoras de servicios de salud frente al reporte de los nacimientos y las defunciones. Corresponde a las instituciones prestadoras de servicios de salud: 8.1. Garantizar las condiciones técnicas, humanas y administrativas requeridas para el reporte de los nacimientos y las defunciones. 8.2. Garantizar la calidad, cobertura y oportunidad del reporte de los nacimientos y las defunciones. 8.3. Realizar el reporte de los nacimientos, y defunciones a través de la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND”. RESOLUCIÓN NÚMERo30000435 DE . i 4 MAR 2025 HOJA No. 5 de 6 Continuación de la resolución: "Por medio de la cual se reglamenta el reporte de los hechos vitales • nacimientos y defunciones y se adopta la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados-Nacimientos y Defunciones - RUAF ND". 8.4. Garantizar la idoneidad y capacitación en el uso de la aplicación tecnológica "Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND" y la certificación de los hechos vitales por parte de los profesionales de la salud. 8.5. Garantizar el uso adecuado y la administración de usuarios para la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - RUAF ND".

Responsabilidades de las secretarías de salud departamentales, distritales y municipales o la entidad que haga sus veces frente al reporte de los nacimientos y las defunciones. Las secretarías de salud de los niveles departamental, distrital y municipal deberán: 9.1. Garantizar las condiciones técnicas, humanas y administrativas requeridas para el reporte de los nacimientos y las defunciones. 9.2. Hacer seguimiento a la calidad, cobertura y oportunidad del reporte de los nacimientos y las defunciones. .. 9.3. Utilizar la aplicación tecnológica RUAF-ND para el reporte de los nacimientos y las defunciones diligenciados por el personal de salud autorizado, con el fin de obtener información estadística. 9.4. Establecer canales de comunicación que permitan dar trámite oportuno a las solicitudes de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud respecto al funcionamiento de la aplicación. 9.5. Implementar estrategias de vigilancia demográfica que permitan el reporte de nacimientos y defunciones. 9.6. Garantizar la idoneidad y capacitación en el manejo de la aplicación tecnológica RUAF-ND de los profesionales de la medicina y demás personal autorizado para la certificación de los hechos vitales. 9.7. Realizar seguimiento del uso adecuado de la aplicación tecnológica RUAF-ND.

Tratamiento de la información.' Las entidades que tengan a su cargo el diligenciamíento, reporte de novedades o consulta del Certificado de Nacido Vivo o del Certificado de Defunción a través de la aplicación web serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos personales y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información que les sea aplicable en el marco de las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Estas entidades serán responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y de los datos a los que tengan acceso.

Seguridad de la información. Las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente resolución garantizarán, al interior de sus procesos informáticos y con los terceros involucrados, la veracidad, confidencialidad integridad, custodia y disponibilidad de los datos reportados a través de la aplicación web, y deberán utilizar y garantizar las técnicas necesarias para evitar el riesgo de suplantación, alteración, extracción, secuestro y cualquier acceso o uso indebido, fraudulento o no autorizado de los datos, conforme con la normativa vigente expedida por el Archivo General de la Nación, la Superintendencia de mdustna y Comercio y el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones, en conformidad con la Ley 527 de 1999, la Ley Estatutaria 1581 RESOLUCIÓN NÚMERO 00000435 DE .14 MAR 2025- HOJA No. 6 de 6 Continuación de la resolución: "Por medio de la cual se reglamenta el reporte de los hechos vitales - nacimientos y defunciones y se adopta la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados-Nacimientos y Defunciones - RUAF ND". de 2012, Ley 594 de 2000, Ley 2015 de 2020, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones relacionadas.

Manuales, documentos y formatos únicos para la expedición de los certificados de Nacido Vivo y de Defunción. El Ministerio de Salud y Protección Social pondrá a disposición en la página web del SISPRO, a través del siguiente enlace (https://www.sispro.gov.co/central-prestadores-de- servicios/Pages/RUAFND.aspx), la versión vigente y aprobada del Manual de Principios y Procedimientos del Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales, el Manual de Administración de Usuarios, el Manual Operativo del Usuario de RUAF- ND, el Documento de Orientación para la Gestión Territorial de las Estadísticas Vitales y los formatos únicos para la expedición de los certificados de Nacido Vivo y de Defunción. Estas herramientas deberán ser adoptadas por los diferentes actores a nivel nacional.

Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1346 de 1997.

Jefe Oficina de Tecnología de la Información y la Cotrorueáción Director Jurídico (E), Rodolfo Enrique Salas Fíguerov"" ’‘"’-"s. K /'«rhtn.,