Responsabilidades. De conformidad con lo previsto en la Ley 100 de 1993 y en los Decretos 1465 de 2005 y 1931 de 2006, se reitera que las responsabilidades de los actores involucrados en la autoliquidación y pago de aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, son las previstas en cada uno de los subsistemas, que se resumen así:
Aportantes y cotizantes:
- Entregar a las administradoras toda la información que se requiere para establecer el monto de sus aportes de manera clara, veraz y completa. - Presentar sus autoliquidaciones y efectuar sus pagos en las fechas previstas para el efecto y en las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en las normas que regulan la recaudación de aportes.
Administradoras:
- Contar con un sistema de información que les permita verificar la oportunidad e idoneidad de los pagos efectuados por los aportantes y cotizantes. - Verificar periódicamente, en forma individual o conjunta, que el o los operadores contratados por cada una ejecuten sus funciones en las condiciones de calidad, seguridad, oportunidad y confidencialidad previstas en los decretos 1465 de 2005 y 1931 de 2006 y que cumplan con los parámetros que en ese sentido definan en los convenios que suscriban con los operadores. - Emitir a favor de los aportantes una certificación de su pago, digitalmente certificada, en la que conste, entre otros aspectos, el valor del pago recibido, el detalle de los cotizantes en cada planilla recibida y la fecha en la cual se recibió. - Verificar la conformidad de los aportes recibidos con la información a la que corresponde. - Informar y mantener actualizada la información que corresponde respecto a las cuentas recaudadoras. - Suscribir los convenios que correspondan con los operadores de información y con las entidades financieras, los cuales deben contener de manera expresa las responsabilidades que tocan a cada una de estas partes en el sistema de planilla integrada de liquidación de aportes, sin que en ello se puedan prever condiciones que atenten contra los intereses de los afiliados o aportantes.
Operadores de Información:
- Suministrar a los aportantes y cotizantes el acceso a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, tanto en su modalidad electrónica como asistida y a los procesos de registro. - Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, así como su modificación o ajuste previo a su envío.
- Aplicar las reglas de validación y generar los informes con las inconsistencias encontradas, así como contar con una validación respecto de los elementos propios del pago y solicitar autorización para efectuar la transacción financiera. - Suscribir los convenios correspondientes con las administradoras que hubieren elegido su servicio y con las entidades financieras. - Generar los archivos de salida para los actores del Sistema. - Mantener la conexión con la (las) Institución(es) Financiera(s) y/o los Sistemas de Pago, que permitan al aportante efectuar el débito a su cuenta y a las Administradoras recibir los créditos correspondientes. - Realizar los procesos de conciliación y contingencias del proceso de intercambio de información. - Cumplir con los estándares de seguridad informática establecidos para el efecto. - Generar, en lo que toca con la modalidad asistida, el código o número de referencia que vincula el valor por pagar con la liquidación asistida y advertir al aportante sobre los intereses de mora que se generarán si no efectúa el pago en la fecha límite prevista para ello - Garantizar el flujo oportuno de la información contenida en la planilla. - Cumplir con el término previsto para la transferencia de la información. - Sujetarse a las condiciones de intercambio de información definidas por el Banco de la República para la distribución de la información. - Remitir, a través del mecanismo de interconexión, los archivos de salida con destino a las administradoras con las cuales no haya firmado convenio. - Responder frente a los afiliados, los aportantes y las administradoras por los errores, retardos u omisiones en que incurra, de conformidad con las normas que regulan la materia y con los convenios suscritos para el efecto.
Entidades Financieras:
- Servir de intermediario entre el aportante o cotizante y las administradoras, para la realización de las transacciones financieras de débito y de crédito en las cuentas respectivas, sin modificar los valores de los aportes contenidos en la Planilla Única de Autoliquidación. - Comunicar la información de las transacciones financieras a los aportantes y a las administradoras de conformidad con las especificaciones técnicas definidas para el efecto, de manera que las administradoras puedan identificar fácilmente a que aportante corresponden los aportes y la planilla mediante la cual se realizó el pago y aplicar las reglas de seguridad y validación definidas para el sector financiero. - Realizar los procesos de conciliación y contingencias relacionados con el proceso de las transacciones financieras.