Por la cual se establece el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, suministro, verificación, control, pago y análisis de la información de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras disposiciones.

Iniciación de la etapa de pre-radicación. Esta etapa inicia con el registro vía web que efectúa la entidad recobrante respecto de la información correspondiente a cada solicitud de recobro/cobro, en el sistema y con las instrucciones que para el efecto implemente e imparta el Ministerio de Salud y Protección Social o quien éste designe. Parágrafo. El registro de la información por parte de las entidades recobrantes se realizará de acuerdo con el cronograma que adopte el RESOLUCIÓN NÚME0203 951 DE 2016 HOJA No 30 31 AGO 2016 Ministerio de Salud y Protección Social o la entidad que se defina para el efecto.

Validación de la información registrada. El Ministerio de Salud y Protección Social o la entidad que se defina para el efecto, validará la información registrada por la entidad recobrante mediante cruces de información, entre otras, con las siguientes bases de datos: 1. Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). 2. Base de Datos del Régimen de Excepción (BDEX). 3. Registraduría Nacional de Estado Civil (RNEC). 4. Número de prescripción de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC. 5. Código Único de Medicamentos (CUM). 6. Registro Único de Víctimas (RUV). 7. Listado de proveedores autorizados para giro directo. Parágrafo. El Ministerio de Salud y Protección Social podrá utilizar la información reportada en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS para verificar la atención que se solicite en el recobro/cobro.

Resultados de la validación. La validación de la información registrada por la entidad recobrante podrá generar los siguientes resultados: 1. El ingreso del recobro/cobro a la etapa de radicación: Se presenta cuando la información supera todas las validaciones, generando automáticamente los formatos de solicitud de recobro los cuales contendrán los valores y cantidades totales presentados por tipo de radicación (solicitudes del profesional de la salud y/o fallos de tutela) y la manifestación de que la información suministrada es veraz y podrá ser verificada, los cuales deberán ser suscritos por el representante legal y el revisor fiscal o contador público de la entidad recobrante, según corresponda. 2. El ingreso del recobro/cobro a la etapa de radicación con alertas: Se presenta cuando la información supera algunas de las validaciones con alertas, las cuales se verificarán en las etapas subsiguientes. En este caso, también se generarán los formatos de solicitud de recobro que correspondan. 3. El no ingreso del recobro a la etapa de radicación: Se presenta cuando la información no supera las validaciones correspondientes.

Finalización de la etapa de pre-radicación. La etapa de pre-radicación finaliza satisfactoriamente cuando la entidad recobrante dispone de los formatos de solicitud de recobro que correspondan para la radicación. RESOLUCIÓN NÚME003 951 DE 2016 HOJA No Ll 31 AGO 2016 Los formatos de radicación de las solicitudes de recobros que corresponda podrán ser presentados de manera impresa o magnética, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal o contador público de la entidad recobrante, según corresponda; este último deberá indicar el número de matrícula profesional. CAPÍTULO II ETAPA DE RADICACIÓN

Objeto de la etapa de radicación. El objeto de esta etapa es presentar ante el FOSYGA o la entidad que se defina para el efecto, los Formatos solicitud de recobro que correspondan, junto con los soportes en medio impreso o magnético a que refiere la presente Resolución, según corresponda. Los formatos se presentarán conforme a las especificaciones técnicas e instructivos que adopte el FOSYGA o quien haga sus veces. Parágrafo. Cuando la entidad recobrante no aporte los formatos de solicitud de los recobros y no contenga la firma del representante legal y la firma del revisor fiscal o contador público, según corresponda, identificado con el número de su matrícula profesional; o los formatos se presenten fuera del período de radicación establecido, los números únicos de recobro y los formatos se anularán y se entenderá no presentada la respectiva solicitud.

Presentación de los soportes. Los soportes de las solicitudes de recobro/cobro podrán presentarse en medio magnético o impreso, conforme a las especificaciones técnicas definidas, por el FOSYGA o quien haga sus veces. Parágrafo 1. En caso de presentación de los soportes en medio magnético, las entidades recobrantes serán responsables de la custodia de la información allí contenida y deberán garantizar la calidad, seguridad, disponibilidad, integridad e identidad con las solicitudes de recobro/cobro presentadas. Parágrafo 2. En caso de presentación de los soportes en medio impreso, las entidades recobrantes deberán garantizar el envío, adecuado embalaje, foliado, calidad y nitidez de los documentos soportes de los recobros/cobros impresos físicos. CAPÍTULO III ETAPA DE PREAUDITORÍA

Objeto de la etapa de preauditoría. El objeto de esta etapa es verificar que el recobro/cobro contenga los soportes exigidos para adelantar la verificación del cumplimiento de los requisitos esenciales de que trata el Artículo 35. RESOLUCIÓN NÚMEOCO 3 9 5 1 DE 2016 HOJA No -3231 AGO 2.016

Cotejo de información y su resultado. Dentro de los doce (12) días calendario siguientes a la radicación de las solicitudes de recobro/cobro que superaron las etapas de píe-radicación y radicación, el FOSYGA o la entidad que haga sus veces, cotejará el soporte documental con la información suministrada por la entidad recobrante. Se tendrán por no presentadas las solicitudes de recobro/cobro que presenten una o varias de las inconsistencias que a continuación se señalan: 1. Existencia de sobrantes o faltantes de solicitudes de cada recobro/cobro. 2. Inconsistencias en la identificación del usuario en los documentos que constituyen los requisitos generales para el proceso de verificación del recobro/cobro. 3 Ausencia del número de prescripción asignado en el reporte de prescripciones de prestaciones no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC. 4. Ausencia de la copia de la factura de venta o documento equivalente. 5 Ilegibilidad de los soportes del recobro/cobro. 6 Incumplimiento de requisitos generales de la entidad recobrante. 7 Cuando se evidencie la falta de consistencia entre lo reportado en el medio magnético y los soportes documentales allegados en el recobro. Para tal efecto, la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social o quien haga sus veces, definirá los campos del anexo sobre los cuales se realizará esta validación. En estos casos, el FOSYGA o la entidad que se defina para el efecto, procederá a: i) Anular el número de radicación asignado a cada solicitud de recobro/cobro ii) Informar a la entidad recobrante, a más tardar el día siguiente hábil a la finalización de la etapa de preauditoría, el resultado del cotejo y la fecha de citación para la entrega de la documentación, cuando a ello hubiere lugar. Parágrafo. Si se cumple los tres (3) años a que refiere el literal a) del artículo 73 de la Ley 1753 de 2015 o las normas que modifique, sustituya o adicione, para presentar la solicitud de recobros/ cobro ante el Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o quien haga sus veces, y dicha solicitud de recobro radicada oportunamente es objeto de anulación en la etapa de píe- auditoría, la entidad recobrante podrá presentarla por una única vez en el periodo de radicación inmediatamente siguiente al oficio que informe sobre entrega de la documentación, evento en el cual se entenderá radicado en término. En todo caso, la entidad recobrante RESOLUCIÓN NúmE003951 DE 2016 HOJA No 33 31 fa 2G i6 deberá informar el número de radicación anteriormente generado para ese recobro CAPÍTULO IV ETAPA DE AUDITORÍA INTEGRAL

Objeto de la etapa de auditoría integral. El objeto de la etapa de auditoría integral es la verificación del cumplimiento de los requisitos esenciales para el pago de los recobros/cobros. Parágrafo. Los recobros/cobros que ingresen al proceso de auditoría integral se auditarán conforme al manual de auditoría que se adopte para el efecto.

Resultado del proceso de auditoría integral. El resultado de la auditoría integral de las solicitudes de recobro/cobro será: 1. Aprobado: El resultado de auditoría aprobado tendrá las siguientes variables: a. Aprobado total: Cuando todos los ítems del recobro/cobro cumplan con los requisitos señalados en la presente Resolución y en el manual de auditoría que se adopte para el efecto. b. Aprobado con reliquídación: Cuando habiendo aprobado todos los ítems del recobro/cobro, el valor a pagar es menor al valor recobrado/cobrado, debido a que existieron errores en los cálculos del valor presentado por la entidad recobrante. c. Aprobado parcial: Cuando se aprobaron para pago parte de los ítems del recobro/cobro. 2. No aprobado: Cuando la totalidad de ítems del recobro/cobro no cumplan con los requisitos señalados en la presente Resolución y en el manual de auditoría que se adopte para el efecto. CAPÍTULO V COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTEGRAL

Comunicación de los resultados de auditoría a las entidades recobrantes. El resultado de la auditoría integral efectuada a las solicitudes de recobro/cobro se comunicará por el FOSYGA o la entidad que se defina para el efecto, al representante legal de la entidad recobrante, así: 1. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al cierre efectivo del proceso de verificación, mediante correo enviado a la dirección electrónica registrada por la entidad recobrante. RESOLUCIÓN NÚME0:0 3951DE 2016 HOJA No 34 11 3 AGO 2. En documento físico que se enviará al domicilio informado por la misma, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Se conservará copia de la constancia de envío.

Contenido de la comunicación. La comunicación de los resultados de auditoría a las entidades recobrantes deberá contener la siguiente información: 1. Fecha de expedición de la comunicación. 2. Número que identifica el mes y el año (paquete que contiene las solicitudes de recobro) 3. Resumen de la información de cantidad y valores de recobros/cobros por estado, régimen y tipo de radicación. 4. Medio magnético bajo la misma estructura presentada para la radicación, que contendrá en detalle el estado de cada solicitud de recobro/cobro y las causales de glosa si hubo lugar a ello, conforme al manual de auditoría, indicando: a. Resultado de la auditoría integral por recobro/cobro: aprobado total, aprobado con reliquidación, aprobado parcial o no aprobado. b. Causales de aprobación con reliquidación, en forma individual por cada ítem del recobro/cobro presentado, conforme al manual de auditoría. c. La relación de los ítems que no fueron aprobados para pago cuando existe aprobación parcial. d. Causales de no aprobación, cuando fuere el caso, en forma individual por cada ítem del recobro/cobro presentado, conforme al manual de auditoría.

Objeción a la aplicación de glosas como resultado de la auditoría. La entidad recobrante podrá objetar el resultado de la auditoría integral realizada a los recobros/cobros, únicamente dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la comunicación del resultado de dicha auditoría, precisando las razones de la objeción por cada uno de los ítems de cada uno de los recobros/cobros. En caso de que se presenten varias glosas a un mismo recobro/cobro, se deberán radicar y sustentar por una única vez la totalidad de las objeciones. La objeción incluirá el número único de recobro/cobro asignado inicialmente y no podrá versar sobre nuevos hechos ni debatir asuntos diferentes a los contenidos en la comunicación enviada. Si la entidad recobrante considera que alguna(s) glosa(s) aplicada(s) se puede(n) desvirtuar con la información contenida en los soportes del RESOLUCIÓN NÚME110 3951DE 2016 HOJA No 35 3 1 AGO 2016 recobro/cobro, deberá indicar el folio en el cual se encuentra el documento o la información.

Subsanación a la aplicación de glosas como resultado de la auditoría. Cuando la entidad recobrante acepte las glosas aplicadas como resultado del incumplimiento de alguno de los requisitos previstos en la auditoría integral realizada a los recobros/cobros, podrá enmendarlas únicamente dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la comunicación del resultado y sólo para el grupo de glosas definido en el manual de auditoría, precisando las razones por las cuales va a realizar la rectificación para cada uno de los ítems de cada uno de los recobros/cobros. En caso de que se presenten varias glosas a un mismo recobro/cobro y las mismas se acepten por la entidad recobrante y sean subsanables, se deberá radicar y sustentar por una única vez la totalidad de las correcciones. La corrección deberá incluir el número único de recobro/cobro asignado inicialmente y no podrá versar sobre nuevos hechos ni debatir asuntos diferentes a los contenidos en la comunicación enviada. Para el evento en que los documentos que subsanen las glosas no se encuentren dentro de los soportes del recobro/cobro, la entidad podrá anexar soportes adicionales a fin de subsanar dichas glosas, siempre que ello sea procedente conforme con el manual de auditoría. En todo caso se presentaran en los formatos definidos para tal fin, por la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social de este Ministerio o quien haga sus veces.

Imposibilidad de realizar nuevas radicaciones como mecanismo de objeción o subsanación. Tanto la objeción a las glosas como la subsanación de las mismas, deberán efectuarse solamente mediante los mecanismos de que tratan los artículos anteriores y deberá incluir el número único de recobro/cobro asignado inicialmente, sin que resulte posible realizar una nueva radicación. Las glosas no objetadas y no subsanadas dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la comunicación del resultado de auditoría se entenderán en firme y por lo tanto no procederá reclamación alguna.

Respuesta a la objeción o subsanación del resultado de la auditoria presentada. El FOSYGA o la entidad que se autorice para el efecto, dará respuesta a la objeción o subsanación al resultado de la auditoría presentada por la entidad recobrante, dentro de los dos (2) meses siguientes a la radicación del correspondiente documento. El pronunciamiento que se efectúe, se considerará definitivo. TÍTULO V TÉRMINOS Y PLAZOS

Término para la presentación de las solicitudes de recobro/cobro. Las entidades recobrantes deberán adelantar las etapas RESOLUCIÓN NÚMEleda3 9 5 1DE 2016 HOJANo36 3 1 AGO 2015 de píe-radicación y radicación de las solicitudes de recobro/cobro ante el FOSYGA o la entidad que se defina para el efecto, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Para los servicios o tecnologías en salud no cubiertos por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC que hayan sido prestados hasta la entrada en vigencia de la Ley 1753 de 2015, se aplicará lo previsto en el artículo 111 del Decreto — Ley 019 de 2012. 2. Para los servicios o tecnologías en salud no cubiertos por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC que hayan sido prestados a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1753 de 2015, se aplicará lo establecido en el literal a) de su artículo 73.

Días habilitados para la radicación de las solicitudes de recobro/cobro. Las entidades recobrantes deberán radicar las solicitudes de recobro/cobro dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes, de acuerdo con el cronograma, condiciones y cupos que establezca la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social o quien haga sus veces. La citada Dirección o quien haga sus veces, podrá establecer los cupos mensuales de radicación de recobros para cada entidad recobrante. Dichos cupos de radicación, se podrán establecer en función de los históricos relacionados con cantidades y valores de recobro, número de usuarios, tipo de recobros, régimen y los demás parámetros que se consideren relevantes para fijarlos. Parágrafo 1. Si el último día habilitado para la radicación de los recobros/cobros es un día no hábil, esta se podrá radicar el día hábil siguiente al último día autorizado Parágrafo 2. Aquellos recobros/cobros que según corresponda, cumplan el plazo para su presentación en el término de que trata el artículo 111 del Decreto-ley 019 de 2012 o el previsto en el artículo 73 de la Ley 1753 de 2015, en días posteriores al día 15 del mes, se entenderán radicados en tiempo, siempre y cuando se presenten en el período de radicación inmediatamente siguiente.

Plazo para adelantar las etapas del proceso de preauditoría y auditoría integral de las solicitudes de recobro/cobro y efectuar el pago cuando sea procedente. El FOSYGA o la entidad que se defina para el efecto, deberá llevar a cabo las etapas de preauditoría y auditoría integral e informar de su resultado a la entidad recobrante dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del período de radicación en el que fue presentado el correspondiente recobro/cobro. Dentro del mismo término, se efectuará el pago a las entidades recobrantes o a los proveedores autorizados por éstas, cuando la RESOLUCIÓN NUE«, 3 951 DE 2016 HOJA No 37 3 Pi1 n) n .4 6 huu I auditoría integral arroje como resultado la aprobación del recobro/cobro. El pago se realizará a la cuenta bancaria registrada ante el FOSYGA o quien haga sus veces.

Días habilitados para la radicación de las objeciones y subsanaciones. El período habilitado para la radicación de las objeciones y subsanaciones de los resultados de auditoría corresponderá a los días dieciséis (16), diecisiete (17), dieciocho (18), diecinueve (19) y veinte (20) de cada mes. Aquellas objeciones y subsanaciones que cumplan los dos (2) meses para su presentación en días posteriores al día 20 del mes, se entenderán radicadas en tiempo, siempre y cuando se presenten en el período de radicación de objeciones inmediatamente siguiente. Parágrafo. Si el último día habilitado para la radicación de las objeciones y subsanaciones es un día no hábil, se podrán presentar solicitudes de recobro el día hábil siguiente al último día autorizado. TÍTULO VI PAGO DE LAS SOLICITUDES DE RECOBRO/COBRO