Por la cual se dicta el reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Protección Social y se determina su composición

PRINCIPIOS. Los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de la Protección Social, los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. Deberán promover la utilización exitosa de los mecanismos alternativos de solución de conflictos procurando evitar su prolongación innecesaria.

COMPOSICIÓN. El Comité de Conciliación, estará conformado por los siguientes funcionarios: Miembros con voz y voto: El Ordenador del Gasto Por la cual se dicta el reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Protección Social y se determina su composición El Viceministro de Relaciones Laborales o un Director de ese Viceministerio delegado por éste. El Viceministro Técnico o un Director de ese Viceministerio delegado por éste. El Viceministro de Salud Pública o un Director de ese Viceministerio delegado por éste La Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo, quien lo presidirá. Miembros del Comité con voz y sin voto: El Jefe del la Oficina de Control Interno o su delegado. El abogado de la Oficina Asesora Jurídica o de Apoyo Legislativo encargado del caso que se va a estudiar El Jefe de la Dependencia involucrada con los hechos que se van a estudiar por el Comité de Conciliación. El delegado del Ministerio del Interior y de Justicia

SECRETARÍA TÉCNICA. Conforme al numeral 8 del artículo 5 del Decreto 1214 de 2000, actuará como secretario técnico el abogado de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo designado por el Comité para el desempeño de las siguientes funciones: 1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. 2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. 3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia. 4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente. 5. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

SESIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación sesionará ordinariamente, una (1) vez al mes, por convocatoria que haga la Secretaría Técnica; y, extraordinariamente, cada vez que las circunstancias así lo ameriten.

CONVOCATORIA. Una vez se presenten las circunstancias descritas en el artículo 3 de este Reglamento, el secretario técnico procederá a convocar a los miembros indicando día, hora y lugar de la reunión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité. PARÁGRAFO PRIMERO: En lo posible se evitará invitar a los particulares que hayan solicitado la conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos. PARAGRAFO SEGUNDO: Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día, las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del comité.

PROCEDIMIENTO PREVIO A LA CONVOCATORIA. Una vez el Ministerio reciba la solicitud de conciliación u otro mecanismo de solución de conflictos se surtirá el siguiente trámite: Si el trámite no ha sido asignado a ningún abogado, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo procederá a asignar al funcionario que se encargará de analizar, conceptuar y presentar el caso a los miembros del comité. Una vez repartida la solicitud, el abogado elaborará la correspondiente ficha técnica que deberá contener: Tipo de solicitud (conciliación, transacción, etc) Naturaleza jurídica de la controversia (contractual, reinvidicatorio, ejecutivo, nulidad, etc) Relación suscita y cronológica de los hechos fundamento de la solicitud Estudio de la caducidad de la acción de que se trate Pretensiones y estimación de perjuicios Estudio sobre la legitimación de la causa En caso de conciliación judicial, indicar cómo se ha defendido al Ministerio y si hay o no llamamiento en garantía Relacionar las normas que sustentan el caso y la jurisprudencia de casos similares Emitir concepto de la viabilidad jurídica de la solicitud, conteniendo una apreciación objetiva, razonada y clara. Los apoderados del Ministerio al momento de conceptuar deberán tener en cuenta las normas que rigen la materia y en especial: Que el asunto sea susceptible de transacción o desistimiento Que no haya operado la caducidad de la acción Que se trate de conflictos de carácter particular y de contenido económico Que se configure algunas de las causales del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo para poder acceder a conciliar los efectos económicos de un acto administrativo y se haya agotado la vía gubernativa Que el arreglo no sea lesivo para los intereses del Estado Que la solicitud de conciliación cumpla con los requisitos del Decreto 2511 de 1998.

FICHAS TÉCNICAS. Cada caso objeto de estudio del Comité de Conciliación deberá estar contenido en un ficha técnica elaborada por el abogado encargado de acuerdo con el diseño realizado por el Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, las cuales estarán a disposición de los miembros del Comité para su estudio.

QUÓRUM. Habrá quórum decisorio con la participación de la mitad más uno de los miembros con voz y voto del Comité de Conciliación. Las decisiones se adoptarán por la mayoría absoluta de sus miembros. PARÁGRAFO: En cada sesión del Comité de Conciliación, el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de los miembros en la respectiva acta y señalará si presentaron en forma oportuna la justificación correspondiente.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN. El día de la sesión el abogado encargado del caso deberá hacer una presentación verbal de su concepto escrito en la ficha técnica y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen. Una vez surtido este trámite, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptaran las decisiones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los abogados que apoderan al Ministerio.

ACTAS. El Secretario Técnico dejará constancia de las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros en el acta respectiva. Las fichas técnicas harán parte integral del acta respectiva. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: INFORMES DE LOS APODERADOS. Los apoderados del Ministerio para conciliar deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe sobre el desarrollo de la decisión adoptada por el Comité. Si se trata de conciliación, acerca de la audiencia junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal respectivo no impartió aprobación judicial a la conciliación. ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: OBLIGATORIEDAD DE LAS AUDIENCIAS. Cuando se trate de conciliación, aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el apoderado del Ministerio deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales el comité consideró no viable conciliar. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: PARTICIPACIÓN DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El Jefe de la Oficina de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación para verificar, en primer término, el cumplimiento de las disposiciones legales y del acto administrativo mediante el cual se ordenó la creación del comité del Ministerio y del presente reglamento, y en segundo lugar, para supervisar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité. ARTÍCULO DECIMO CUARTO: PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA LITIGIOSA DEL MINISTERIO.- En cumplimiento del artículo 5 del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación deberá reunirse a finales del primer y segundo semestre del año con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos a que se haya visto el Ministerio obligado a conciliar o por los cuales resulta condenado, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa litigiosa de los intereses de la entidad. En este sentido deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre. Para este propósito el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo presentará a los miembros del Comité de Conciliación a través del Secretario Técnico un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo. ARTICULO DÉCIMO QUINTO: ACCION DE REPETICIÓN. En cumplimiento del artículo 12 del Decreto 1214 de 2000 el Comité de Conciliación se reunirá para analizar la procedencia de la acción de repetición aplicando el siguiente procedimiento: Al día siguiente del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito causado por concepto de la responsabilidad patrimonial del Ministerio, el ordenador del gasto deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo para que proceda al reparto de los documentos al funcionario a quien designe, quien preferiblemente deberá ser quien representó los intereses de la entidad. De igual forma, el Grupo de Pagaduría del Ministerio, entregará los documentos que soporten los pagos realizados. Una vez repartido el caso el abogado procederá a elaborar el estudio de los elementos que configuran la responsabilidad civil – patrimonial del servidor público, y con base en éste presentará recomendación de instaurar o no demanda de repetición. El estudio deberá seguir la estructura presentada en la ficha técnica que elaboró para tal fin la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia En todo caso deberá analizarse la jurisprudencia de lo contencioso administrativo aplicable a cada caso, el manual de funciones de los servidores que resulten implicados y las pruebas con que cuente el Ministerio. El abogado podrá solicitar el traslado de pruebas que obren en procesos disciplinarios o fiscales para analizarlas y determinar la actuación dolosa o gravemente culposa como causa de la condena patrimonial a la que se vio llamada la entidad a indemnizar Una vez se haya elaborado el concepto de repetición el apoderado a quien correspondió el caso lo remitirá al Secretario Técnico del Comité para que libre las respectivas citaciones e invitaciones a los miembros del comité Los apoderados encargados de iniciar los procesos de repetición deberán tener en cuenta el término de seis (6) meses a partir del pago total de la condena o conciliación para iniciar el proceso de acción de repetición. ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo, a través de la Secretaría Técnica, presentará al Comité un informe de las demandas en las que se consideró no viable el llamamiento en garantía indicando las razones para tal determinación. ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: INFORME DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, el cual deberá contener una relación de las sesiones indicando la fecha, número de acta, asuntos estudiados, valor de las pretensiones, decisiones tomadas, valor aprobado y la ejecución y desarrollo de las decisiones tomadas. Adicionalmente, se relacionará las actividades que ha ejecutado el Comité de Conciliación en relación con la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido podrá relacionarse las circulares, oficios, y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices. ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: PUBLICACIÓN. Este acto administrativo, deberá publicarse en la página Web Institucional del Ministerio. ARTÍCULO DECIMO NOVENO: VIGENCIA Y DEROGATORIA.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.