Por la cual se dictan disposiciones sobre la información relacionada con la expedición de pólizas sobre el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT y el pago de siniestros sobre las mismas.

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los requerimientos mínimos de información sobre las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT y el pago de siniestros sobre las mismas, que las aseguradoras deben mantener actualizada y reportar para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema y determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

Campo de aplicación. La presente resolución es de obligatorio cumplimiento y aplicación por las entidades aseguradoras debidamente autorizadas por la Superintendencia Bancaria para la operación del ramo del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT.

Información mínima. Las entidades a que se refiere el artículo anterior, deberán mantener una base de datos de pólizas expedidas y de siniestros, debidamente actualizada, de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. Dicha base de datos deberá mantenerse actua lizada durante el término en el cual la aseguradora esté explotando el ramo. En el evento en que la aseguradora decida cancelar el ramo o dicha cancelación proceda por orden de la autoridad competente, deberá conservarse la base de datos por cinco (5) años más, contados desde la fecha de la citada cancelación. En caso de fusión, deberá trasladarse la base de datos a la entidad absorbente o a la nueva aseguradora constituida por efecto de la fusión.

Disposición de información. Las entidades a que se refiere el artículo 2° de esta resolución, deberán mantener a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control, del Administrador Fiduciario del Fosyga, de la Dirección General de Financiamiento del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces y de la Superintendencia Nacional de Salud, la información de que trata el artículo anterior y los documentos fuente que la soportan, debidamente clasificados y organizados. Parágrafo. El Ministerio directamente o por intermedio del Administrador Fiduciario del Fosyga, dispondrá por la página web la información de pólizas expedidas y siniestros para consulta de las aseguradoras.

Conformación y actualización de bases de datos y flujo de la información. El Ministerio de la Protección Social a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, conformará una base de datos contentiva de toda la información de pólizas expedidas y siniestros relacionadas con el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT. Dicha base de datos, será actualizada, con la información suministrada por las entidades de que trata el artículo 2° de la presente resolución, en los términos que se indican a continuación. La consolidación de la información, se realizará de la siguiente forma: 1. Archivo Maestro de Pólizas Expedidas. Las aseguradoras entregarán al Ministerio de la Protección Social - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo maestro de las pólizas expedidas desde el 1° de enero de 2000 con corte al último día del mes anterior a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, elaborado según las especificaciones técnicas adoptadas por el Ministerio de la Protección Social. Para cumplir con la entrega de dicha información, las aseguradoras tendrán un plazo de sesenta (60) días contados desde la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución. 2. Archivo de Novedades de Pólizas Expedidas. A partir del mes siguiente de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, las aseguradoras deberán entregar mensualmente a más tardar el último día hábil del mes, al Ministerio de la Protección Social - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo de pólizas expedidas en el período inmediatamente anterior con la misma estructura del archivo maestro. 3. Archivo Maestro de Siniestros. Las aseguradoras deberán entregar al Ministerio de la Protección Social - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo maestro de siniestros desde el 1° de enero de 2000 con corte a último día del mes anterior a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución. Para cumplir con la entrega de dicha información, las aseguradoras tendrán un plazo de sesenta (60) contados desde la fecha de publicación de la presente resolución. 4. Archivo de Novedades de Siniestros. A pa rtir del mes siguiente de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, las aseguradoras entregarán al Ministerio de la Protección Social -Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga- mensualmente y a más tardar el último día hábil del mes, el archivo correspondiente a siniestros del período inmediatamente anterior, con la misma estructura del archivo maestro.

Validación y ajustes. El Administrador Fiduciario del Fosyga, verificará los archivos entregados por las aseguradoras, actualizará la base de datos de pólizas y siniestros y generará los archivos de registros inconsistentes dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo, las cuales enviará a las aseguradoras para que procedan a su corrección y reenvío de los archivos debidamente aclarados al Administrador Fiduciario del Fosyga en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo. El Administrador Fiduciario actualizará esta información, que constituirá la base de datos respectiva.

Soporte de la Información. Las aseguradoras a que se refiere el artículo 2° de la presente resolución, entregarán la información en medio magnético acompañada de una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad remitente, en la que certificará que la información reportada coincide con la información que reposa en la base de datos de la aseguradora.

Reserva en el manejo de los datos. Los Organismos de Dirección, Vigilancia, Inspección y Control, el Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga y las entidades definidas en el artículo 2° de la presente resolución, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos sobre pólizas que generen o reciban, los cuales solo podrán ser utilizados para los fines previstos en la ley.

Sanciones. La falta de veracidad, de oportunidad en el reporte de la información y en general la inobservancia de las disposiciones contenidas en la presente resolución, dará lugar a las sanciones establecidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y demás normas concordantes, evento en el cual el Ministerio de la Protección Social, informará a los organismos de vigilancia y control competentes para que adelanten las acciones correspondientes.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

El presente Anexo Técnico relaciona los campos que como mínimo deben mantener las entidades aseguradoras que manejan pólizas SOAT. 1. Tipo, formato y codificación de los datos de las pólizas expedidas y siniestros pagados. 1.1 Archivo maestro de pólizas expedidas: Nombre del archivo: MPCODIGOASEGDDMMAAAA (16 caracteres) donde: MP: Maestro de pólizas expedidas (2 dígitos). CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos). DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. 1.2 Archivo de novedades de pólizas expedidas. Nombre del archivo: NPCODIGOASEDDMMAAAA (16 caracteres) donde: NP: Novedades pólizas expedidas en el período (2 dígitos). CODIGOASEGURADORA: Código de la Entidad Aseguradora (6 dígitos). DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. Tabla 1: Pólizas Expedidas 1.3 Archivo maestro de siniestros pagados: Nombre del archivo: MSCODIGOASEGDDMMAAAA (16 caracteres) donde: MS: Maestro de siniestros pagados (2 dígitos). CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos). DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. 1.4 Archivo de novedades de siniestros pagados Nombre del archivo: NSCODIGOASEDDMMAAAA (16 caracteres) donde: NS: Novedades de siniestros pagados en el período (2 dígitos). CODIGOASEGURADORA: Código de la Entidad Aseguradora (6 dígitos). DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. Tabla 2. Siniestros pagados 2. Novedades Los medios magnéticos que deben enviar las Entidades Aseguradoras, deben contener: a) Archivo de registros de control Corresponde a la relación de cada uno de los archivos de datos enviados, según estructura de la Tabla 3. b) Archivo de registro de datos Contiene los datos, ya sea el maestro de pólizas expedidas o novedades de pólizas expedidas, el maestro de siniestros pagados o de novedades de siniestros pagados. 3. Archivo de registros de control de pólizas expedidas y siniestros pagados Nombre del archivo: CACODIGOASEGDDMMAAAAV (17 caracteres) donde: CA: Archivo de control de pólizas expedidas y siniestros pagados por las aseguradoras (2 dígitos). CODIGOAASEGURADORA: Código de la entidad Aseguradora (6 dígitos). DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador. V: Número de volúmenes enviados (medios magnéticos). Diseño del Archivo de registros de control Tabla 3. Registro control 4. Especificaciones tecnológicas para la remisión de información 4.1 Medios Los siguientes son los formatos tecnológicos aceptados para el reporte de información ante el Ministerio de la Protección Social -Administrador Fiduciario del Fosyga-: a) CD-ROM, de 74 min., 650 Megabytes o superior; b) Disquete ZIP, 120 MB o superior; c) Disquetes: de 3.5, alta densidad; d) Transferencia Electrónica. 4.2 Características de formato Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a) Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano como alfanuméricos, con extensión .txt; b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras mayúsculas; c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco), igual se debe incluir el campo separado por comas (¿); d) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (") ni cualquier otro carácter especial; e) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (dd/mm/aaaa) incluido el carácter slash (/); f) Los campos numéricos deben venir sin separación de miles, y no deben traer decimales; g) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético; h) Para optimizar el proceso de envío de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP; i) No debe traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de registro; j) Las longitudes contenidas en los cuadros de esta resolución, se deben entender como el tamaño máximo del campo, los valores registrados en los planos que se enviarán entre las diferentes entidades, no deben tener ninguna justificación, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.