Por la cual se establece el reporte para el registro de pacientes con Cancer

Objeto. Establecer la obligación de reportar los pacientes con cáncer a la Cuenta de Alto Costo por parte de las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB), incluidas las del régimen de excepción, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), públicas, privadas y mixtas y las Direcciones Departamentales, Distritales y Municipales de Salua.

Responsabilidades de las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud. Las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud, serán responsables de: 1. Recolectar y consolidar el registro de pacientes con cáncer remitidos por las Direcciones Municipales de Salud e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de su red de servicios. 2. Reportar a la Cuenta de Alto Costo, el registro de pacientes con cáncer, conforme a lo señalado en el Anexo Técnico que hace parte integral de esta resolución. Responder por la oportunidad, cobertura y calidad de la información reportada. Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación sobre la implementación del registro de pacientes con cáncer, a las Direcciones Municipales de Salud y Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB), para el caso de los departamentos. 5. Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación sobre la implementación del registro de pacientes con cáncer, a las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), para el caso de los distritos. 6. Verificar la veracidad de la información reportada por las Direcciones Municipales de Salud o las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de su red de servicios. »>oO

Responsabilidades de las Direcciones Municipales de Salud. Las Direcciones Municipales de Salud, serán responsables de: 1. Recolectar y consolidar el registro de pacientes con cáncer, remitidas por su red de prestadores de servicios de salud (IPS), según su competencia. 2. Reportar a las Direcciones Departamentales de Salud, el registro de pacientes con cáncer, conforme a lo señalado en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Responder por la oportunidad, cobertura y calidad de la información reportada. Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación sobre la implementación del registro de pacientes con cáncer, a las instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), que tienen a su cargo la atención de personas que no se encuentran afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud. 5. Verificar la veracidad de la información reportada por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de su red de servicios.

Responsabilidades de las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB). Las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB), incluidas las del régimen de excepción, serán responsables de: po - 3 FEB. RESOLUCIÓN NÚMERO_U Y yY247 pe ant 2014 HOJA No 3 DE 22 1. Recolectar y consolidar el registro de pacientes con cáncer, remitidas por su red de prestadores de servicios de salud (1PS). 2. Reportar a la Cuenta de Alto Costo el registro de pacientes con cáncer, conforme a lo señalado en el Anexo Técnico que hace parte integral de esta resolución. Responder por la oportunidad, cobertura y calidad de la información reportada. Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de su red de servicios. 5. Verificar la veracidad de la información reportada por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) de su red de servicios. >uw

Responsabilidades de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas, privadas y mixtas. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas, privadas y mixtas, serán responsables de: 1. Recolectar y reportar a las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios, a las Direcciones Departamentales, Distritales y Municipales de Salud, según corresponda, el registro de pacientes con cáncer, de acuerdo con el Anexo Técnico que hace parte integral de esta resolución. 2. Capacitar a su personal en el registro y soporte clínico relacionado con la atención de cáncer

Responsabilidades de la Cuenta de Alto Costo. La Cuenta de Alto Costo será responsable de: 1. Incluir la información sobre los diagnósticos de los menores de 18 años con cáncer, dentro de sus procedimientos regulares. 2. Recolectar y consolidar la información relacionada con el aseguramiento de los pacientes con cáncer en el país. 3. Enviar la información al Ministerio de Salud y Protección Social, según los estándares técnicos definidos en la presente resolución.

Fechas para el reporte de la Información. Las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud deberán reportar a la Cuenta de Alto Costo, a través del aplicativo web (http://www.cuentadealtocosto.org) dispuesto para el efecto, la información definida en la presente resolución, a más tardar el 31 de marzo de cada año, con corte a 01 de enero del año anterior.

Certificación de veracidad de la información. El representante legal de la respectiva Empresa Administradora de Planes de Beneficios, perteneciente a los regímenes contributivo, subsidiado, especial y de excepción, y el representante legal de la Dirección Territorial de Salud respectiva, certificará la veracidad de la información que reporta mediante una comunicación a la Cuenta de Alto Costo con el número de radicación generado por el aplicativo de recepción de la base de datos, posterior a su radicación por el aplicativo web de la Cuenta de Alto Costo.

Validaciones y auditoría de la información. La información re- portada por las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud en virtud de lo estipulado en la Da - 3 FEB. 2014 RESOLUCIÓN NÚMERO CU 24'7 DE 2014 HOJA No 4 DE 22 presente resolución, será objeto de revisión por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, con el fin de verificar la existencia de los registros clínicos que soporten y que sean consistentes con los datos originales del reporte enviado.

Vigilancia y Control. En desarrollo de sus propias competencias, a las autoridades que ejerzan funciones de vigilancia y control, les corresponde cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en la presente resolución y en caso de incumplimiento adoptar las medidas necesarias conforme a la normatividad vigente, iniciar las respectivas investigaciones de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011 e imponer las sanciones previstas en la ley. La Superintendencia Nacional de Salud, de ser necesario, iniciará tas investigaciones e impondrá las sanciones a que haya lugar, de conformidad con la normatividad legal vigente.

Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación, su artículo 8 subroga el artículo 13 de la Resolución 4496 de 2012 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

A ALEJAND GAVIRIA URIBE e AMinistro Salud y Protección Soci e : o ecogar FER 20 RESOLUCIÓN NÚMERO UY U2 DE 2014 HOJA No 5 DE 22 ANEXO TÉCNICO Cada una de las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de excepción y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud enviarán a la Cuenta de Alto Costo en la fecha de reporte prevista, un archivo en texto plano, delimitado por tabulaciones, donde cada fila o registro representa un paciente, que a la fecha del respectivo corte y a la fecha de reporte se encontraba afiliado en la respectiva entidad reportante y cumplía alguna de las siguientes condiciones: i) personas con diagnóstico histopatológico de algún tipo de cáncer in situ o invasor. ii) personas con diagnóstico clínico de cáncer, soportado y justificado en pruebas clínicas, bioquímicas, imagenológicas o de laboratorio apropiadas en quienes, debido a alguna condición clínica, negativa a su realización o contraindicación, no fue posible realizar confirmación histopatológica hasta la fecha de corte pero están siendo manejados como pacientes con cáncer. Cada registro del archivo debe contener exactamente la totalidad de los campos diligenciados, separados por tabulaciones, los cuales deben corresponder a las variables que se definen en la estructura del presente anexo técnico. Todos los campos son obligatorios. En el evento en que un paciente tenga más de un diagnóstico de cáncer, dicha información se reporta diligenciando las variables correspondientes pero se reporta 2 veces (dos filas), teniendo en cuenta que cada diagnostico tiene variables diferentes. Es decir el registro se diferenciará por paciente y diagnóstico.

1. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Cada registro del archivo debe contener exactamente la totalidad de los campos diligenciados, los cuales deben corresponder a las variables que se definen en la estructura de variables del presente Anexo Técnico. Todos los campos son obligatorios y deben cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: a) En el Anexo Técnico de los archivos, el tipo de campo, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico; N-Numérico; D-decimal; F-Fecha. b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSTI, con extensión .txt c) El formato del nombre del archivo es AAAAMMDD_CODEPS_CANCER donde AAAAMMDD corresponde a la fecha de reporte definida en el artículo 7 de la presente resolución y CODEPS al código de seis caracteres o el código del departamento o distrito según DIVIPOLA en caso de las entidades departamentales y distritales de salud. d) Como separadores de campos se deben usar tabulaciones. e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial. f) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto (.) como separador de decimales. ga a - 3 FEB. 2014 RESOLUCIÓN NÚMERO Cuuz4? DE 2014 HOJA No 6 DE 22

9) h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. Las longitudes de campos definidas en este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro. Para apoyar la consolidación de la base de datos de reporte por parte de Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB), incluidas las de régimen de excepción de salud y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud, la Cuenta de Alto Costo publicará un instructivo pormenorizado que aclare las preguntas que surjan durante el proceso. 2. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS A REPORTAR. No. Nombre del campo | Tipo E 3 Valores permitidos Primer nombre del Usuario A |20 | Escriba el primer nombre de! usuario. ri ! n m rio. En un tercer nombre, escríbalo Segundo nombre del Escriba el segundo nombre del usuario. En caso de 2 usuario A [30 | separado por un espacio. Registre "NONE", en mayúscula sostenida, cuando el usuario no tiene segundo nombre (NONE="Ningún Otro Nombre Escrito"). Primer apellido del a . . . 3 usuario A 120 ¡ Escriba el primer apellido del usuario. . Escriba el segundo apellido del usuario.

Registre “NONE”, en mayúscula 4 Segundo apellido del A |30/ sostenida, cuando el usuario no tiene segundo apellido (NOAP=Ningún Otro usuario lo” Apellido") RC=Registro Civil, Tl=Tarjeta identidad, CC=Cédula de Ciudadania, CE=Cédula 5 Tipo de Identificación A 2 Extranjería, PA=Pasaporte, MS=Menor sin Identificación (solo para el Régimen del usuario Subsidiado), AS=Adulto sin Identificación (solo para el Régimen Subsidiado). CD=Carnet Diplomático Número de 6 Identificación del A | 20 | Número de identificación del afiliado según el tipo de identificación; usuario 7 Fecha de nacimiento F- [10 | Fecha de nacimiento del usuario en el formato AAAA-MM-DD. 8 Sexo A 1 | M= masculino, F= femenino a Código según la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones. Si no 9 [Ocupación A 1 4 [existe información =9999 y si No Aplica =9998 10 Régimen de afiliación A 4 C=Régimen Contributivo, S=Régimen Subsidiado, P=Regímenes de excepción, AL SGSSS E=Régimen especial N=N0 asegurado Cuando el usuario tenga EPS u otra EOC escriba el código de la empresa 21 Código de la EPS o Als aseguradora que registra al usuario (EPS/EOC/EPSVESSICCF/EAS). Cuando el de la entidad territorial usuario sea notificado por entidad territorial escriba el código de departamento y municipio según DANE.

Registre el grupo étnico del usuario:1=Indígena, 2=ROM (gitano), 3=Raizal del 12 Código pertenencia N 4 archipiélago de San Andrés y Providencia, 4=Palenquero de San Basilio, étnica 5=Negro(a), mulato(a), afro colombiano(a) o afro descendiente, 6=Ninguna de las anteriores Da Je t a > W RESOLUCIÓN NÚMERO 0 Y 247 = 3 FEB. 2014 DE 2014 HOJA No 7 DE 22 Grupo poblacional 1=Indigentes; 2=Población infantil a cargo del ICBF; 3=Madres comunitarias: 4=Artistas, autores, compositores; 5=Otro grupo poblacional, 6=Recién Nacidos; 7=Discapacitados; 8=Desmovilizados; 9=Desplazados; 10=Población ROM; 11=Población raizal, 12=Población en centros psiquiátricos; 13=Migratorio; 14=Población en centros carcelarios; 15=Población rurai no migratoria; 16=Afrocolombiano; 31=Adulto mayor, 32=Cabeza de familia, 33=Mujer embarazada; 34=Mujer lactante; 35=Trabajador urbano; 36=Trabajador rural; 37=Víctima de violencia armada; 38=Jóvenes vulnerables rurales; 39=Jóvenes vulnerables urbanos; 50=Discapacitado - el sistema nervioso; 51=Discapacitado - los ojos; 52=Discapacitado - los oídos; 53=Discapacitado - los demás órganos de los sentidos (olfato, tacto y gusto); 54=Discapacitado - la voz y el habla; 55=Discapacitado - el sistema cardiorrespiratorio y las defensas; 56=Discapacitado - la digest

ión, el metabolismo, las hormonas; 57=Discapacitado - el sistema genital y reproductivo; 58=Discapacitado - el movimiento del cuerpo, manos, brazos, piernas; 59=Discapacitado - ta piel; 60=Discapacitado - otra; ND=No definido Municipio de residencia Registre el Código del municipio en donde reside el afiliado según la división político administrativa DIVIPOLA — DANE. Este código debe ser reportado en 5 dígitos, donde los dos primeros dígitos corresponden al departamento donde se localiza el municipio. Número telefónico del paciente (incluyendo a familiares y cuidadores) Registre sólo dos números de teléfono(s) fijos y/o móviles completos para contactar al paciente y separe por comas Fecha de afiliación a la EPS que registra Nombre de la neoplasia (cáncer o Fecha en la que el usuario se afilió a la EPS en el formato AAAA-MM-DD. Registre el código de la enfermedad maligna diagnosticada del usuario según 17 tumor) maligna 4 código CIE -10. reportada Edad del usuario al 18 ondalcS del cáncer 3 Edad del Usuario en años cumplidos cuando fue realizado el diagnóstico del informado cáncer informado en el periodo actual. (de O a 120 años) actualmente Fecha de la nota de Revisar en la historia clínica la remisión más antigua disponible previa al remisión del médico o diagnóstico y que pudiese estar asociada a la enfermedad maligna actual (que institución general contenga impresión diagnóstica de cáncer realizada por un médico que remitió a 19 hacia la institución 10 | la institución que diagnosticó finalmente al usuario). Escriba la fecha de esa que hizo el remisión. Si conoce sólo el año y el mes, registre el día 15. Si conoce diagnóstico solamente el año registre el año e incluya 06 como mes y 30 como día. Registre 1800-01-01= desconocida.

Registre 1845-01-01=N0 Aplica Fecha de ingreso a la Registre la fecha en formato AAAA-MM-DD (si no hay remisión registre la fecha institución que realizó de primera consulta relacionada al cáncer en la institución que realizó el 20 el diagnóstico luego 10 | diagnóstico). Si conoce sólo el año y et mes, registre el día 15. Sí conoce de la remisión solamente el año registre el año e incluya 06 como mes y 30 como día. Registre 1800-01-01= desconocida. Registre 1845-01-01=N0 Aplica Tipo de prueba: Registre 1= mielograma o aspirado de médula ósea, 2=biopsia Tipo de estudio con el de médula ósea, 3= biopsia de ganglios, 4= biopsia de masa, 5= 21 | que se realizó el 2 inmunohistoquímica, 6= citometría de flujo, 7=clínica exclusivamente (incluye diagnóstico de cáncer estudios imagenológicos y bioquímicos en aquellos casos clínicamente justificados en donde fue imposible tomar muestra de estudio histopatológico, 8= otros, 99=desconocido . 1=clínica, usuario con coagulopatía, 2=clínica, debido a localización del tumor, Motivo Por a ual el 3=clínica, debido al estado funcional del usuario (deterioro), 4=negativa del 22 | diagnóstico por 2 [usuario o su acudiente para realizar el estudio histopatológico, con histopatología a la documentación de soporte, S=administrativa, 98=N0 Aplica (tiene confirmación fecha de corte por histopatología), 99=desconocido (no hay información acerca de por qué el diagnóstico fue sólo clínico) Fecha de recolección Registre la fecha en el formato AAAA-MM-DD.

Si conoce sólo el año y el mes, 23 de muestra para 10 registre el día 01, Si conoce solamente el año registre el año e incluya 01 como estudio mes y 01 como día. Registre 1800-01-01= desconocida. Registre 1845-01- histopatológico 01=NO0 Aplica Registre la fecha en el formato AAAA-MM-DD. (Registre la fecha de la primera prueba que confirmó diagnóstico de cáncer y dio inicio a un manejo, así haya 24 Fecha de informe 10 requerido pruebas adicionales posteriormente para el diagnóstico definitivo). Si histopatológico válido conoce sólo el año y el mes, registre el día 01. Si conoce solamente el año registre el año e incluya 01 como mes y 01 como día. Registre 1800-01-01= desconocida. Registre 1845-01-01=No Aplica Ln a "Y RESOLUCIÓN NÚMERO Ccu247 - de: 582014 HOJA No 8 DE 22 Código válido de habilitación de la IPS 25 | donde se realiza la 12 | Registre el código de habilitación de IPS confirmación diagnóstica Fecha de primera Registre la fecha en el formato AAAA-MM-DD. Si conoce sólo el año y el mes, 26 consulta con médico 10 registre el día 01. Si conoce solamente el año registre ei año e incluya 01 como tratante de la mes y 01 como día.

Registre 1800-01-01= desconocida, Registre 1845-01- enfermedad maligna 01=N0 Aplica Registre el número que corresponde al subtipo histológico de la biopsia diagnóstica del cáncer (como primera opción), si no hay información en ese reporte use la quirúrgica: 1=adenocarcinoma, con o sin otra especificación, 2=carcinoma escamocelular (epidermoide), con o sin otra especificación, 3=carcinoma de células basales (basocelular), 4=carcinoma, con o sin otra especificación diferentes a las anteriores, 5=oligodendroglioma, con o sin otra especificación, 6=astrocitoma, con o sin otra especificación, 7=ependimoma, con o sin otra especificación, 8=neuroblastoma, con o sin otra especificación, Histología del tumor. 9=meduloblastoma, con o sin otra especificación, 27 PIO biopsia 2 | 10=hepatoblastoma, con o sin otra especificación, 11=rabdomiosarcoma, con o sin otra especificación, 12=teiomiosarcoma, con o sin otra especificación, 13=osteosarcoma, con o sin otra especificación, 14=fibrosarcoma, con o sin otra especificación, 15=angiosarcoma, con o sin otra especificación, 16=condrosarcoma, con o sin otra especificación, 17=otros sarcomas, con o sin otra especificación, 18=pancreatoblastoma, con o sin otra especificación, 19=blastoma pleuropulmonar, con o sin otra especificación, 20=otros tipos histológicos no mencionados, 99= no hay información en la historia clínica Apunte el número que corresponde al grado de diferenciación de la biopsia diagnóstica del cáncer (como primera opción), si no hay información en ese Grado de informe use la quirúrgica. diferenciación del t=bien dif lad 28 tumor sólido maligno 2 Ñ len aligrenciado, o según la biopsia