Por la cual se fijan lineamientos para la remisión de la información por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias por los recursos transferidos o asignados directamente y se establecen las directrices para el seguimiento y supervisión de la ejecución de dichos recursos

Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar los lineamientos para la remisión de información por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial, frente a la ejecución de los recursos asignados por este Ministerio a través del mecanismo de transferencia o asignación directa y se establecen las directrices para efectuar el seguimiento y supervisión a dichos recursos. |

Cargue de información por parte de las dependencias de este Ministerio. Las dependencias de este Ministerio que a partir de la presente vigencia, tramiten transferencias o asignación de recursos por medio de actos administrativos, deberán registrar en el “Aplicativo de seguimiento a recursos transferidos a entidades territoriales y beneficiarias”, administrado por la Subdirección Financiera, la información allí solicitada. Tal información deberá extraerse de los antecedentes o documentos técnicos así como del acto administrativo de asignación de transferencias de recursos. El cumplimiento de este trámite será requisito indispensable para el giro de los recursos. Parágrafo. Por una sola vez y hasta el 31 de octubre de 2016, las dependencias del Ministerio, a través de un funcionario designado para el efecto, deberán incorporar en el referido aplicativo, la información relacionada con la ejecución de transferencias o asignaciones realizadas desde el año 2011 a 2015.

Responsabilidades de las dependencias que ejecutan presupuesto. Corresponde a las dependencias de este Ministerio que ejecuten presupuesto mediante la transferencia o asignación de recursos a través de actos administrativos, además de realizar el cargue de información, efectuar la verificación y análisis de los datos reportados y de los soportes remitidos por las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial. Igualmente, las dependencias del Ministerio o áreas técnicas a través de su jefe o director, deberán adelantar las siguientes actividades: 1. Realizar el seguimiento, a la ejecución de los recursos trasferidos o asignados directamente y verificar que la información haya sido incorporada en el aplicativo y remitidos los soportes conforme lo previsto en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. 2 Requerir a las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial, al finalizar la ejecución de los recursos, si producto de la ejecución se establecieron reintegros, bien sea de recursos no ejecutados o de rendimientos financieros que no hayan sido registrados y reintegrados. 3. Presentar un acta a la Subdirección Financiera de este Ministerio, en un plazo no superior a treinta (30) días calendario, siguientes al requerimiento de que trata el numeral anterior, sobre el estado de los compromisos adquiridos por los beneficiarios de los recursos y de los saldos y conceptos a reintegrar. . 8 JUN 2016 RESOLUCIÓN NÚMERQ.» (, "1.2361 DE 2016 HOJA No 3 4. Preparar y presentar el concepto técnico de cumplimiento por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial, una vez concluida la ejecución de los recursos, el cual deberá ser generado a través del aplicativo de transferencias.

Cargue y reporte de información por parte de las entidades territoriales y beneficiarias. Las entidades territoriales y beneficiarias de la transferencia o asignación directa de recursos de este Ministerio, deberán registrar y reportar a través del “Aplicativo de seguimiento a recursos transferidos a entidades territoriales y beneficiarias”.

Cargue de soportes por parte de las entidades territoriales y beneficiarias. Adicional a la información prevista en el artículo anterior, la entidad territorial o beneficiaria deberá cargar los siguientes soportes a través de la Plataforma PISIS, en la estructura y con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico, el cual hace parte integral de la presente resolución: 1 Acto administrativo de la incorporación de los recursos a su presupuesto. 2 Lineamientos técnicos establecidos para la ejecución de los recursos 3 Contratos o actos administrativos formalizados para la ejecución de los recursos 4 Copia de las pólizas exigidas para amparar las actividades contratadas 5 Actas de ejecución de los recursos parciales y finales suscritas por el supervisor o interventor Informes parciales o final suscrito por el supervisor o interventor. Acta de liquidación de los contratos con los que se ejecutaron los recursos Acto administrativo o documento que haga sus veces de reintegro de los recursos no ejecutados 9 Consignaciones o transferencias electrónicas de los reintegros de los recursos no ejecutados 10 Relación de los rendimientos financieros generados 11 Consignaciones o transferencias electrónicas del reintegro de los rendimientos financieros generados 12 Comunicaciones dirigidas a este Ministerio en la que dan respuesta a la ejecución y de ser necesario con las aclaraciones a que haya lugar. 0 0

Periodicidad y plazo de presentación. La información de que tratan los artículos 4 y 5 de la presente resolución, generada a partir del 1 de enero de 2017 se reportará por parte de las entidades territoriales y beneficiarias, trimestralmente, con corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de cada año y se reportará entre el décimo (10) y el ultimo día calendario del mes siguiente a la fecha de corte. Parágrafo. La información generada entre 01 de enero y el 30 de septiembre de 2016, será registrada y reportada por las entidades territoriales y beneficiarias, entre el 10 y el 31 de octubre de 2016 y la correspondiente al período comprendido entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre se registrará y reportará entre el 10 y el 31 de enero de 2017,

Incumplimiento e inconsistencias en el reporte por parte de las entidades territoriales y otras beneficiarias del nivel territorial La falta de e eS Y o - 8 JUN 2016 RESOLUCIÓN NUMERO » LS “rn2381 DE 2016 HOJA No 4 presentación de la información aquí requerida o las inconsistencias en la misma, darán lugar a la solicitud de explicaciones a la entidad reportante y en caso de ser necesario, se informará a las entidades de vigilancia y control para lo de su competencia.

Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

e JAND diera URIBE Mistro de Splud y Protección Socia - 8 JUN 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO +. | DE 2016 HOJA No 5 1,2361 ANEXO TECNICO REPORTE DE INFORMACION DE SOPORTES DOCUMENTALES DE LA EJECUCION DE RECURSOS POR PARTE DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES Y ENTIDADES BENEFICIARIAS Las entidades territoriales y entidades beneficiarias del nivel territorial de recursos girados mediante acto administrativo por el Ministerio, deben reportar los archivos con los soportes documentales de la ejecución de los recursos girados. Para este anexo técnico se definen tres capítulos: 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. 2. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS. 3. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO. 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS a. Estructura y especificación del nombre del archivo. El nombre de los archivos de los soportes documentales de la ejecución de recursos girados que debe ser enviada por las entidades territoriales y entidades beneficiarias, debe cumplir con el siguiente estándar: Componente Valores -. del nombre | permitidos: Descripción A Requerido de archivo | o formato ae Módulo def SER Identificador del módulo de 3 El] información información SER: Seguimiento de recursos girados. Tipo de | 124 Fuente de la información: 3 El fuente 124: Entidades territoriales y entidades beneficiarias. Tema de | SREC SREC: Información de 4 El] información Soportes documentales de la ejecución de recursos Fecha de| AAAAMMDD | Fecha de corte de la 8 SI corte información reportada. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20151231 Tipo de | XX Tipo de identificación de la 2 Sl identificación entidad reportadora de la de la entidad información. reportadora - Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. RESOLUCIÓN NÚMERO» |. “$ ¿2361 DE 2016 HOJA No 6 las entidades temitoriales y otras beneficiarias por los recursos transferidos o asignados directamente y se ¡Componente del nombre de archivo Valores permitidos o formato Descripción Si corresponde a una dirección territorial del orden departamental: se debe especificar DE - Si corresponde a una dirección territorial del orden distrital: se debe especificar DI - Si corresponde a una dirección territorial del orden municipal: se debe especificar MU Longitud fija Requerido Número de identificación de la entidad reportadora 9999999999 Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de Nit sin incluir el digito de verificación para tipo de Identificación NI Ejemplo: 000900042103 Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo: 000000000025 Si es Dl en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 000000011001 Si es MU en este campo va el código DANE del municipio. Ejemplo 000000025001 Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Sl Identificador del recurso ID99999999 Número Identificador del recurso asignado mediante resolución, al cual corresponden los soportes documentales de la Sl RESOLUCIÓN NÚMERe* € n12361 DE 2016 HOJA No 7 las entidades temitoriales y otras beneficiarias por los recursos transferidos o asignados directamente y se Com ponente Valores del nombre | permitidos de archivo o formato Descripción Longitud fija Requerido ejecución. Se utiliza el prefijo ID y a continuación el identificador, el cual es asignado en el SISPRO y se dispone a las entidades mediante consulta en el sitio web de aplicativos misionales de SISPRO: web.sispro.gov.co Tipo de DXX documento Tipo de documento al cual corresponden los soportes documentales de la ejecución del rubro. Se utiliza el prefijo D y a continuación el identificador del tipo de documento: 01 | Acto administrativo de la incorporación de los recursos a su presupuesto. Lineamientos técnicos establecidos para la ejecución de los recursos Contratos O administrativos formalizados para la ejecución de los recursos Copia de las pólizas exigidas para amparar las actividades contratadas Actas de ejecución de los recursos parciales y finales suscritas por el supervisor o interventor ] Informes parciales o final suscrito por el supervisor o interventor. Acta de liquidación de los contratos con los que se ejecutaron los recursos Acto administrativo o documento que haga sus veces de 03 actos El] RESOLUCIÓN NÚMERO ..» (“3,2361 DE2016 HOJA No 8 Componente | Valores > del nombre | permitidos Descripción Longitud Requerido de archivo o formato: fa reintegro de los recursos no ejecutados |] 09 | Consignaciones o transferencias electrónicas de los reintegros de los recursos no ejecutados 10 [Relación de los rendimientos financieros generados 11 | Consignaciones le) transferencias electrónicas del reintegro de los rendimientos financieros generados 12 | Comunicaciones dirigidas a este Ministerio en la que dan respuesta a la ejecución y de ser necesario con las aclaraciones a que haya lugar. Extensión pdf Extensión del archivo. 4 SI del archivo NOMBRE DEL ARCHIVO Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud Reporte de soportes SER124SRECAAAAMMDDXX999999999999 documentales de la Ejecución |1D9999999999DXX.pdf 51 de Recursos a. Contenido del archivo. El archivo de que trata este anexo técnico, es un archivo PDF y debe cumplir con las siguientes características: Cumplir con el estándar PDF/A, de manera que permita el archivado a largo plazo, asegurando que pueda ser reproducido en el futuro, como lo establece Gobierno en Línea. 2. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS El Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social —SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO. yan pu q de Y 8 JUN 2016 RESOLUCIÓN NÚMERO».» /, “152361 DE2016 HOJA No Y Registrar entidad: htip://web sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad aspx Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.gov.co/Seguridad/ClienteWeb/RegistroSolicitudes.aspx Control de calidad de los datos. La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así: . Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. . Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa. Mesa de ayuda. Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: htto://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ .aspx 3. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO La periodicidad del envío de los anexos de la información es trimestral, cada trimestre de información se envía de la siguiente manera: Fecha de la Información a reportar Plazo para enviar el archivo plano a Fecha de Corte . . Fecha de Inicio o fecha final Desde: Hasta: 2016-01-01 2016-09-30 2016-10-10 2016-10-31. 2016-10-01 2016-12-31 2017-01-10 2017-01- 2017-01-01 2017-03-31 2017-04-10 -04- Y así sucesivamente. Primer día Último día Décimo día Ultimo día calendario calendario del calendario del calendario del mes | del mes del siguiente trimestre a reportar [trimestre a siguiente al al trimestre reportar trimestre reportado. | reportado. q