Por la cual se crea y reglamenta el Comité Asesor de Contratación del Ministerio de Salud y Protección Social

Creación. Créase el Comité Asesor de Contratación del Ministerio de Salud y Protección Social, como una instancia asesora de los Ordenadores del Gasto en relación con la actividad contractual, tendiente al logro de sus objetivos misionales, así como al cumplimiento de las disposiciones en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico, de riesgos y demás asociados. ResoLuCIÓNAe8, 07 02120 pg 30 MAY 2014 HOJA No. 3 El Comité estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes tendrán voz y voto: 4. Cuando la ordenación del gasto sea del Señor Ministro o su delegado. - — Un delegado del Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios. - — Un delegado del Viceministro de Protección Social. - El Jefe de la Dirección Jurídica o su delegado. - El Jefe de la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales o su delegado. - — El Subdirector Financiero, 2. Cuando la ordenación del gasto sea del Director de Administración de Fondos - — Un delegado del Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios. - — Un delegado del Viceministro de Protección Social, - — El Jefe de ta Dirección Jurídica o su delegado. - El Jefe de la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales o su delegado. - El Subdirector de Gestión de la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social. 3. Cuando la Ordenación del gasto sea conjunta entre el Ministro o su delegado y el Director de Administración de Fondos de la Protección Social - Un delegado del Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios. - — Un delegado del Viceministro de Protección Social. - El Jefe de la Dirección Jurídica o su delegado, - El Jefe de la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales o su delegado. - — El Subdirector Financiero. - El Subdirector de Gestión de la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social. A su vez, serán invitados permanentes del Comité los siguientes servidores públicos, quienes tendrán voz pero no voto: - — El ordenador del gasto, quien lo presidirá. - — El Jefe de la Oficina de Control interno o su delegado. - El Jefe de la dependencia que requiera el bien, servicio u obra a contratar. - El Subdirector Administrativo, cuando la ordenación del gasto esté en radicada en el Ministro o su delegado, o sea conjunta. Parágrafo Primero. Será obligatoria la asistencia, sin derecho de voto, de los funcionarios que por su condición jerárquica o funcional sean requeridos de conformidad con los asuntos objeto de análisis en el Comité. Parágrafo Segundo. Será obligatoria la asistencia, sin derecho a voto, de los miembros del Comité Asesor y Evaluador del proceso de selección, cuando se sometan a consideración del Comité, aspectos relacionados con procesos de selección. Parágrafo Tercero. A petición de cualquiera de sus miembros, se podrá cursar invitación especifica a otros funcionarios, contratistas o incluso a particulares que por razón de sus conocimientos específicos puedan ilustrar al Comité en los temas objeto de consideración.

Delegación. Los servidores públicos delegados para conformar el Comité Asesor de Contratación tendrán carácter permanente, por lo que, su remoción sólo podrá realizarse mediante la 30 MAY 2014 RESOLUCIÓN. 10 02120 DE HOJA No, 4 delegación expresa de un nuevo servidor público, debidamente comunicada a la Secretaría Técnica del Comité. :

Asistencia. La asistencia al Comité Asesor de Contratación es de carácter obligatorio para sus miembros e invitados permanentes, salvo que medie excusa debidamente justificada ante el Presidente de! Comité. Parágrafo. La inasistencia a dos (2) o más sesiones, sin justificación, será informada a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia.

Quórum. Para deliberar y recomendar será necesario contar con un quórum minimo de tres miembros del Comité y con la asistencia de por lo menos uno de los invitados permanentes,

Funciones. Comité Asesor de Contratación del Ministerio, tendrá a su cargo las siguientes funciones respecto a los procesos contractuales cuya cuantía sea igual o superior a 1000 SMMLV: 4. Asesorar a los Ordenadores del Gasto en relación con la actividad contractual del Ministerio, con el objetivo de que con la misma se alcancen los objetivos misionales y las políticas de Estado y de Gobierno en términos de eficacia y oportunidad, y se dé cumplimiento a las disposiciones en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico, de riesgos y demás asociados. 2. Recomendar a los Ordenadores del Gasto la conveniencia o no de adelantar una contratación con base en los estudios y demás documentos que presente la dependencia con iniciativa de gasto. 3. Revisar los documentos de los procesos contractuales con el fin de verificar que los mismos guarden correspondencia con los cometidos constitucionales y legales del Ministerio, se ajusten a las necesidades de la Entidad, y estén debidamente soportados. 4. Formular las observaciones a que haya lugar respecto de la documentación e información de los trámites contractuales de su conocimiento. 5. Conocer, analizar y formular las observaciones que estimen pertinentes en relación con los informes jurídicos, técnicos y financieros de verificación de requisitos habilitantes, de evaluación y/o de calificación de propuestas de los procesos de contratación que por cuantía son de su competencia, y recomendar al Ordenador del Gasto la adjudicación a la propuesta más favorable o la declaratoria de desierta de la convocatoria. 6. Examinar y analizar las solicitudes y justificaciones de modificaciones, adiciones, prorrogas, cesiones, terminaciones anticipadas, imposición de sanciones, declaratoria de incumplimiento o caducidad, de contratos cuyo trámite haya sido objeto de conocimiento del Comité, previo concepto del supervisor o interventor del contrato. 7. A petición de los Ordenadores del Gasto, analizar y formular recomendaciones respecto del proyecto de liquidación de contratos que por su complejidad lo ameriten. Parágrafo Primero. Sin perjuicio de la responsabilidad establecida en el numeral 5 del presente articulo, los miembros del Comité Asesor y Evaluador designado para los diferentes procesos de selección de contratistas, serán responsables de los informes de verificación, evaluación y calificación de propuestas que presenten ante el Comité Asesor de Contratación del Ministerio, los cuales deberán corresponder estrictamente a los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones para verificar, evaluar y calificar las ofertas y a las demás normas legales vigentes que regulen el tema contractual. Parágrafo Segundo. Las sugerencias formuladas por el Comité Asesor de Contratación tendrán el carácter de recomendaciones ante el Ordenador del Gasto que no inciden en la competencia para ordenar y dirigir los procesos de selección descritos en el presente artículo, la escogencia de la oferta más favorable o la declaratoria de desierta, la cual es de los Ordenadores del Gasto. ResoLuCIiÓN 8, 7 02120 De 30 MAY 2014 HOJA No. 5

Presidente del Comité Asesor de Contratación: El Presidente del Comité Asesor de Contratación, será el (o los) Ordenador (es) del Gasto , quien (es) tendrá las siguientes funciones: 1. Presidir las sesiones. 2. Informar a la Secretaría Técnica, la fecha y hora en que de conformidad con su agenda se pueden llevar a cabo las sesiones. Aceptar o no la recomendación de los miembros del Comité Asesor de Contratación. Convocar directamente a sesión extraordinaria, a los miembros del Comité Asesor de Contratación. 3, 4.

, Secretaria Técnica. La Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación será ejercida por los siguientes servidores públicos: a. El Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, cuando el ordenador del gasto sea el Ministro, su Delegado o sea conjunta. b. El Subdirector de Asuntos Jurídicos de los Fondos y Cuentas, cuando el ordenador del gasto sea el Director de la Administración de Fondos y Cuentas de Protección Social.

Funciones de la Secretaría Técnica. Son funciones de la Secretaria Técnica del Comité Asesor de Contratación: 1. Citar a los miembros del Comité a sesiones ordinarios. 2. Elaborar el orden del día de cada reunión, de acuerdo a los temas, informes y documentación presentados por las dependencias con iniciativa de gasto, 3. Remitir a los miembros del Comité y los invitados a cada sesión, los temas el orden del día, así como los informes y la documentación respectiva, con el propósito que sea analizada por ellos. 4. Consolidar a través del abogado que tiene a su cargo el respectivo proceso, la información concerniente a la selección del contratista, en lo que se refiere a los informes de verificación, evaluación y calificación jurídica, técnica, financiera y económica de las propuestas presentadas y de las respuestas a las observaciones formuladas a los mismos. 5. Revisar las actas del Comité Asesor de Contratación, las cuales serán elaboradas por un servidor público del Grupo Gestión Contractual o la Subdirección de Asuntos Jurídicos de los Fondos Cuentas, según corresponda, con el apoyo del profesional del derecho a cargo del proceso. 6. Enviar el proyecto de acta a los miembros del Comité e Invitados, por medio electrónico, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, con el fin de que esta sea revisada, observada o se hagan solicitudes de corrección igualmente por medio electrónico dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo. Dentro de los dos (2) días siguientes al vencimiento de este término se remitirá el acta en medio fisica para su firma. En caso de no recibirse observaciones al proyecto de acta, se entenderá que la misma ha sido aprobada sin salvedades. 7. Administrar y custodiar el archivo magnético, que contenga el audio o video de cada una de las sesiones. 8. Archivar y custodiar las actas del Comité Asesor de Contratación.

Sesiones. El Comité Asesor de Contratación sesionara el día y hora fijado por los Ordenadores del Gasto con la regularidad que demande la necesidad y la dinámica del proceso contractual de la Entidad. Parágrafo Primero. El Comité Asesor de Contratación podrá realizar sesiones virtuales, cuando los Ordenadores del Gasto lo consideren conveniente o lo soliciten las dos terceras partes de los RESOLUCIÓN Ns 0002120 oe 30 MN 2014 HOJA No. 6 miembros. Las sesiones virtuales se realizarán por los medios electrónicos que para ello disponga el Ministerio. En este evento, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio electrónico empleado. Parágrafo Segundo. Para las sesiones virtuales, se tendrán en cuenta las mismas condiciones para deliberar y decidir previstas para las sesiones presenciales,

, Convocatoria a las sesiones del comité asesor de contratación. La Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación, convocará a las sesiones con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles mediante comunicación escrita o por correo electrónico indicando el orden del día, anexando los documentos soportes, y especificando si la sesión se llevará a cabo por medio virtual o presencial. Parágrafo Primero. En todo caso, el (o los) Ordenador (es) del Gasto en calidad de Presidente del Comité Asesor de Contratación, podrá (n) en cualquier momento y sin que medie un término de antelación, realizar la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando la necesidad del servicio así lo demande.

Actas de las sesiones del comité asesor de contratación. De cada sesión del Comité Asesor de Contratación, se levantarán actas firmadas por todos los miembros e invitados del Comité que asistan, el (o los) Ordenador (es) del Gasto, el Secretario Técnico, el abogado encargado del proceso y por el servidor público que la elabora. Parágrafo Primero. Las actas deberán contener un resumen sucinto de los temas debatidos, las observaciones realizadas, la recomendación emitida y los votos de los miembros del Comité. Parágrafo Segundo. Para la elaboración de las actas correspondientes a cada sesión, la Secretaria Técnica utilizará grabaciones video gráficas o fonográficas, que garanticen la mayor fidelidad posible entre el contenido del acta y el desarrollo de las sesiones. El archivo que contenga el audio o video de cada una de las sesiones, servirá de plena prueba para verificar las decisiones y recomendaciones adoptadas por el Comité Asesor de Contratación.

, Sustentación de la solicitud contractual y de sus condiciones. La dependencia con iniciativa del gasto que solicita la contratación deberá preparar una presentación sobre los aspectos relevantes de los documentos que se exponen al Comité Asesor de Contratación, la cual hará parte integral del acta de la sesión del Comité. La presentación como mínimo deberá contener los siguientes items: Descripción de la necesidad. Correspondencia de la contratación solicitada con los objetivos y competencias del Ministerio. Alcance o especificaciones técnicas de la contratación. Impacto en términos de gestión de la contratación solicitada. Población objetivo. Modalidad de selección y su justificación. Análisis económico y financiero. Análisis de Riesgos. Sp 5eo>pao RESOLUCIÓN M9. 0 3190 DE 30 MAY 2014 HOJA No. 7 ARTÍCULO 13, Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución No. 1462 de 2012 y demás disposiciones que le sean contrarias.