Por la cual se adopta la Tabla de Retención Documental del Ministerio de Salud y se dictan disposiciones relacionadas con los procesos de actualización, transferencia, eliminación y sistema interno de archivos.

CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución es de obligatoria aplicación por todas las dependencias que intervengan en la producción y conservación de documentos y que hagan parte de la estructura orgánica del Ministerio de Salud.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES. Para efectos de esta reglamentación y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario señalado en el Capítulo IX de esta resolución.

CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO. De acuerdo con la estructura organizacional y con la función que cumplan, los archivos se clasifican en: a) Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consul ta administrativa por las mismas dependencias u otras que los soliciten. El Archivo de Gestión deberá ser organizado de acuerdo con los parámetros de la Tabla de Retención Documental; b) Archivo Central o Intermedio: En el que se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión, una vez se finalice su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y particulares en general.

OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN TÉCNICA DE LOS ARCHIVOS. Todas las dependencias del Ministerio de Salud tienen la obligación de organizar, preservar y controlar su archivo, bajo la dirección y coordinación de los Directores, Jefes y Coordinadores de las dependencias que integran su estructura orgánica, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística y la Tabla de Retención Documental.

INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La Secretaría General del Ministerio adoptará las medidas necesarias para brindar los espacios y las instalaciones con las características técnicas suficientes que garanticen la correcta y adecuada conservación de la documentación.

SUPRESIÓN O FUSIÓN DE DEPENDENCIAS. Cuando se suprima una dependencia al desaparecer sus funciones, los funcionarios de esta deberán transferir los archivos debidamente organizados al Archivo Central. Cuando se suprime una dependencia por fusión con otra, sus archivos deberán ser entregados mediante inventario documental a la dependencia que asuma sus funciones. CAPITULO II. DE LA ADOPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

ADOPCIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Adóptese la Tabla de Retención Documental aprobada por el Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud y por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, al haber confirmado la aplicabilidad en su elaboración de los principios archivísticos de Procedencia y del Orden Original. PARÁGRAFO. La Tabla de Retención Documental se implementará a partir del 1o de enero de 2003, fecha en la cual las dependencias adecuarán las unidades de conservación de acuerdo con las consideraciones establecidas en instructivo anexo que hace parte integral de la presente resolución.

ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. El Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud cada año en reunión ordinaria efectuará revisión de este instrumento partiendo de los supuestos en que: a) Por perfeccionamiento de la Estructura Orgánica de la Institución se crea una o varias unidades administrativas otorgándole funciones específicas; b) Que por reglamentación se fijen nuevas funciones a las dependencias existentes; c) Que por reglamentación o por consideraciones pertinentes de las dependencias se haya dejado de producir uno o varios documentos; d) Que por reglamentación se eliminen funciones a una o varias dependencias; e) Que por reglamentación se eliminen una o varias dependencias; f) Que por reglamentación se fusionen dependencias o transfieran funciones de una a otra; g) Que por consideraciones de las dependencias se hayan cread o documentos que a pesar de no estar reglamentados, sean considerados relevantes para el desarrollo de sus actividades. PARÁGRAFO 1o. Para las reuniones ordinarias del Comité de Administración de Documentos se deberán realizar las actividades y por los funcionarios que se señalan a continuación: 1. Secretaría General: Compilar los actos administrativos que reglamenten las situaciones antes descritas para conocer de manera exacta la asignación de series a las dependencias que serán sometidas a la actualización de su producción documental. 2. Los Directores, Jefes o Coordinadores de las dependencias productoras de los documentos que se analizarán y evaluarán, realizar observaciones escritas, relacionadas con las situaciones que se describen en los literales c) y g) del presente artículo. PARÁGRAFO 2o. Para cada una las situaciones descritas en los literales a), b) y g) del mismo artículo, se determinará la categorización y denominación de las nuevas series, sus valoraciones y selecciones, al igual que los procedimientos para efectuar las disposiciones finales determinadas para las situaciones descritas en los literales c), d), e) y f) se determinará qué dependencias y funciones desaparecen o se fusionan, en cuyo caso se procederá a realizar los cambios pertinentes. PARÁGRAFO 3o. Los anteriores estudios documentales serán responsabilidad del Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud, quien podrá delegar esta actividad en la dependencia cuya función sea la de proponer normas técnicas y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configura el sistema de Archivo de la Institución, la cual a su vez, de no contar con el personal idóneo para este estudio, podrá adelantar los trámites necesarios para la contratación del personal especializado para tales fines. CAPITULO III. DEL SISTEMA INTERNO DE ARCHIVOS.

CONFORMACIÓN. El Sistema Interno de Archivos estará conformado por los Archivos de Gestión que cada una de las dependencias de la estructura orgánica posea y por el Archivo Central que reúne los documentos que han sido transferidos desde los archivos de gestión.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. Los Archivos de Gestión deberán estar organizados de acuerdo a las series, subseries y tipos documentales que correspondan a cada dependencia, teniendo en cuenta la asignación que realiza la Tabla de Retención Documental.

TRANSFERENCIAS. Los Archivos de Gestión realizarán la transferencia al Archivo Central, de acuerdo a lo estipulado en el Capítulo V de la presente resolución y en concordancia con los períodos de retención relacionados por cada Serie Documental.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Los jefes de cada dependencia solicitarán autorización de destrucción de Archivos de Gestión al Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud, previa verificación de los tiempos estipulados y disposición final asignados en la Tabla de Retención Documental, única y exclusivamente si estos no deben ser transferidos al Archivo Central. Así mismo, de aquellos que son de trámite y no hacen parte de la misma T. R. D. El Archivo Central solicitará al Comité de Administración de Documentos del Ministerio de Salud, la autorización para la destrucción de los documentos que de acuerdo a la Tab la de Retención Documental cumplen los términos para su eliminación y se les deba aplicar dicho procedimiento bajo los parámetros establecidos en el Capítulo VI de la presente resolución.

ORGANIZACIÓN FÍSICA DEL ARCHIVO CENTRAL. El Archivo Central deberá estar organizado de acuerdo a la estructura orgánica del Ministerio y este a su vez de acuerdo con la ordenación de las series, subseries y tipos documentales asignadas a la dependencia que realice la transferencia.

PRÉSTAMO Y CONSULTAS. El Archivo Central atenderá la consulta directa de los documentos en sala. Cuando se requiera el retiro de copias auténticas o simples de un documento, se autorizará previa solicitud escrita de la dependencia o institución interesada, salvo que se trate de documentación de reserva legal, en cuyo caso se procederá de acuerdo a la ley. PARÁGRAFO. Los originales de las series documentales denominadas resoluciones y decretos, no serán susceptibles de préstamo para retiro del Archivo Central.

SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS. El Archivo Central deberá realizar seguimiento a los Archivos de Gestión, con miras a verificar y orientar la gestión archivística. En caso de incumplimiento por parte de alguna dependencia se informará de oficio al Secretario General del Ministerio de Salud.

CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL. El Ministerio de Salud propenderá por capacitar y actualizar a los funcionarios del Archivo Central, facilitando su participación en los eventos programados por el Archivo General de la Nación y otras Instituciones que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan ser multiplicadores de la gestión archivística en la Institución. CAPITULO IV. DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES.

SOPORTE DOCUMENTAL. Hace referencia a los medios en los cuales se encuentra información relevante y verificable para la administración, entre los cuales tenemos el papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, orales y sonoros.

UNIDADES DE CONSERVACIÓN PARA EL SOPORTE DEL PAPEL. De acuerdo al valor de los documentos y a la disposición final de las series documentales, se utilizarán diferentes clases de materiales para conservar el papel, como: Material desacidificado para las series de conservación total y material en yute natural para las series que tienen disposición final de eliminación.

SISTEMA DE CONSERVACIÓN DE LAS DIFERENTES CLASES DE ARCHIVO. Los funcionarios que en cada dependencia tengan a su cargo el archivo, solicitarán a los funcionarios del Archivo Central el material adecuado para la conservación de su producción documental reflejada en la Tabla de Retención Documental. El material se suministrará de acuerdo con los parámetros establecidos por la Secretaría General.

SISTEMA DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL. Los funcionarios del Archivo Central, de acuerdo con el proceso de depuración, organización y selección de la documentación establecidos por la Tabla de Retención Documental, solicitarán a la Secretaría General el material adecuado para la preservación y conservación de las series documentales transferidas.