ANEXO No. 2
INSTRUCTIVO PARA LA LIQUIDACION DE INCAPACIDADES, LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD DEL REGIMEN DE EXCEPCION
1. No. DE RADICACION: El número de radicación asignado por el Fosyga.(Esta casilla la diligencia el Administrador Fiduciario de los Recursos del Fosyga).
1.1. Marque con X si es trabajador Dependiente (Trabajador o pensionado perteneciente al régimen de Excepción, que tiene simultáneamente una relación laboral que lo obliga a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud ).
1.2 Marque con X si es trabajador Independiente (Pensionado o trabajador perteneciente al régimen de Excepción, que tiene simultáneamente ingresos adicionales que lo obligan a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud).
2. INFORMACION DEL AFILIADO:
2.1. Número de identificación: Escriba en forma legible el número de identificación
2.2. Tipo de documento: Marque con X, el tipo de identificación del trabajador, según sea el caso CC. Cédula de Ciudadanía; CE Cédula de extranjería; TI Tarjeta de Identidad; PA. Pasaporte; NU. Número único de identificación personal.
2.3. Ingreso Base de Cotización: Escriba el valor devengado sobre el cual aporta al Régimen de Seguridad Social.
2.4. Apellidos y Nombres : Escriba los apellidos y nombres del trabajador, tal y como aparece en el documento de identidad.
2.5. Entidad del Régimen de Excepción en donde este afiliado(a): Escriba el nombre de la entidad donde se encuentre afiliado(a)
2.6. Código: Escriba el número asignado a la entidad del Régimen de Excepción.
2.7. Información del cónyuge o compañero permanente: Escriba el nombre y los apellidos de acuerdo con el documento de identidad.
2.8. Número de Identificación del cónyuge: Escriba el número que aparece en el documento de identidad.
2.9. Tipo de Identificación del cónyuge: Marque con X, el tipo de identificación..
2.10. Entidad de salud en la que esta Afiliado (a) el cónyuge: Escriba el nombre completo de la entidad de salud a la cual está afiliado(a).
2.11. Fecha de Afiliación: Escriba el día, mes y año de afiliación a la entidad de salud.
2.12 Código: Escriba el número asignado a la entidad de salud en que esta afiliado(a) el cónyuge o compañero(a) permanente.
3. INFORMACION DE LA INCAPACIDAD
3.1. No. de Días: Escriba en forma legible el número de días autorizados. 3.1.1. Inicia: Escriba el día, mes, año de inicio de la incapacidad. 3.1.2. Termina: Escriba el día, mes, año de terminación de la incapacidad
3.2. Tipo de Novedad: Indique de acuerdo con la numeración marcando con una X, así: 3.2.1. Enfermedad general, 3.2.2 Licencia de maternidad, 3.2.3. Licencia remunerada de paternidad. 3.3. Clase: marque con X, así: 3.3.1 Inicial: Marque con una X si es sólo una incapacidad. 3.3.2 Prórroga: Marque con X, en caso de prórroga.
3.4. Total días acumulados: Escriba el resultado de sumar los días de la incapacidad inicial y la prórroga, en caso de existir.
3.5. Código diagnostico: Escriba el Código de diagnóstico que se encuentra en la incapacidad.(Resolución No.1895 /01 de Clasificación estadísticas internacional de enfermedades y problemas relacionados con la salud CIE-10).
3.6. Valor para pago de Enfermedad General: Para el cálculo tenga en cuenta las normas vigentes al respecto (Art. 18 Dec.3135 de 1968; Dec.1848/69 y Art.227 Código Sustantivo del Trabajo. Para acceder a esta prestación económica, los trabajadores dependientes deberán haber cotizado ininterrumpidamente un mínimo de cuatro (4) semanas y los independientes veinticuatro (24) semanas
3.6.1. Hospitalaria o ambulatoria menor o igual a 90 días: IBC x (No. días de incapacidad –3) x 66.67% 3.6.2. Hospitalaria o ambulatoria Mayor 90 días: IBC x (No. días de incapacidad –3) x 50%
3.7. Valor para pago de licencia de Maternidad y Paternidad:
3.7.1. Valor pago de Auxilio de Maternidad: Para el cálculo tenga en cuenta el Decreto 1804 de 1999 y 1406/99. Para acceder a esta prestación económica la afiliada cotizante debe haber cotizado ininterrumpidamente al sistema durante todo el período de gestación.
Formula : IBC x No. de días de auxilio de maternidad
3.7.2. Licencia Remunerada de Paternidad: Para este pago se tiene en cuenta el Ingreso Base de Cotización(IBC) del mes en que ocurra el evento. El padre debe haber cotizado efectivamente durante las 100 semanas previas al reconocimiento de la Licencia (Ley 755/02)
3.7.2.1. Si sólo el padre está cotizando tendrá derecho a cuatro (4) días calendario de Licencia Remunerada.
3.7.2.2 En el evento en que ambos padres estén cotizando al sistema se concederán al padre ocho (8) días hábiles de Licencia.
4. AUTORIZACION MEDICA: Escriba en forma legible el código de la Institución Prestadora de Servicios de Salud ( IPS ), nombre de la IPS y fecha de la autorización medica.
4.1. CODIGO IPS: Escriba en forma legible el código de IPS . 4.2. Nombre IPS: Escriba el nombre de la Institución prestadora de servicios de salud, donde fue atendido de acuerdo con la normatividad vigente. 4.3. Fecha de expedición: Escriba la fecha de expedición de la autorización medica.
5. INFORMACION DEL EMPLEADOR.
5.1. Nombre o Razón Social: Escriba la Razón Social de la Empresa 5.2. Tipo de documento del empleador: Marque con X, el tipo de identificación. 5.3. Número de Identificación: Escriba el número de Identificación tributario.
6. NOMBRES Y APELLIDOS DEL REPRESENTANTE LEGAL O DEL TRABAJADOR: Escriba los nombres y apellidos del Representante Legal ó quien esté delegado para tal efecto o la firma del trabajador en el caso de los independientes.
6.1. TIPO DE DOCUMENTO: Marque con una X de acuerdo con el tipo de documento.
6.2. NUMERO DE INDENTIFIACIÓN: Escriba el documento de identificación 6.3. FIRMA: firma del Representante Legal de la Empresa o del trabajador independiente que presenta la cuenta. Dirección y Teléfono para notificación. 6.4. FECHA DE EXPEDICION: Escriba el día, mes, año en el que se firmó el formulario G2.
7. VALOR A RECONOCER
7.1. Número de Días a Pagar: Escriba el número de días, restando los tres días de que trata el Parágrafo1º. del artículo 40 del Decreto 1406/99, o que asume el trabajador independiente.
7.2. Valor de la Incapacidad: Escriba el valor total de la incapacidad.
7.3. Aporte Patronal 8% independientes: Escriba el valor de los aportes que de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 40 del Decreto 1406/99, corresponde cubrir a la EPS, cifra que se adicionara al valor de la respectiva incapacidad.
7.4. Valor Total a reconocer: Escriba el valor total a pagar por parte del FOSYGA
NOTA 1: Las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al Ingreso Base de cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto el empleador o trabajador independiente hará los trámites respectivos (Art.14 Decreto 1703).
ANEXO TECNICO No. 3
FORMATO DEL ARCHIVO PLANO PARA EL ENVIO RECLAMACIONES DE INCAPACIDADES, LICENCIAS DE MATERNIDAD y PATERNIDAD DEL REGIMEN DE EXCEPCION
De conformidad con lo establecido en esta resolución y con el fin de unificar la estructura de datos sobre reclamaciones de incapacidades y licencias de maternidad del Régimen de Excepción, para la transferencia en medio magnético, se imparten las siguientes instrucciones:
Identificación externa del medio magnético.
Todo medio magnético externamente deberá tener una identificación con el siguiente contenido:
• Empresa que remite los datos: Nombre completo y legible de la empresa que envía la información. • Número de remisión de los datos: Número consecutivo de acuerdo con las remisiones enviadas. • Fecha de envío de los datos: Fecha en la cual se remiten los datos. • Responsable del envío: Nombre completo y legible • Teléfono del responsable del envío: Indicativo y numero telefónico.
Estándar del archivo plano.
El archivo plano debe tener formato TXT.
Medios magnéticos utilizados.
Los medios de almacenamiento de datos que se deben utilizar para el envío de los archivos de datos son los siguientes:
Disquete de 3.5 “ de alta densidad Disquete Zip de 120 Mb CD-ROM 74 min. , 650 MB.
Características del archivo plano.
• El archivo plano debe contener la siguiente información:
La primera línea del archivo debe tener la fecha de remisión, los datos del empleador, el representante legal y el número de reclamaciones reportadas en el archivo.
A partir de la segunda línea se registran los datos de cada una de las reclamaciones.
• Los campos de las diferentes variables deben estar separadas por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor(Blanco) igual se debe incluir el campo separado por comas(,,). • Los campos tipo texto no deben tener ningún tipo de separador, sólo se acepta el espacio en blanco. • Los campos numéricos no deben incluir decimales, se debe redondear. • Los campos de fecha deben tener el formato Día/Mes/Año (dd/mm/aaaa), incluido el carácter (/). • Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas(“ “), ni ningún otro carácter especial. • No colocar ningún caracter especial de fin de registro o archivo. • El archivo se puede comprimir con formato ZIP. Nombre del archivo plano. El archivo plano deberá identificarse con las letras RE seguidas de un número de remisión de los datos ( de uno a seis caracteres), para un nombre total máximo de ocho caracteres más la extensión del archivo que debe ser TXT.
Estructura del archivo plano.
Archivo de datos que transfieren los empleadores para realizar las reclamaciones de Incapacidades del régimen excepción.
Registro de Control La primera línea de cada archivo plano de reclamaciones debe contener la siguiente información: NUMERO DE
CONCEPTO LONGITUD VALOR PERMITIDO ORDEN
1 Fecha de envío 10 DD/MM/AAAA 2 Nombre o razón social 40 Tipo de Identificación 2 CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de extranjería PA = Pasaporte TI = Tarjeta de identidad NU = Número único de identificación 3 Numero de identificación del empleador 16 4 Numero de reclamaciones 4 Numérico REPRESENTANTE LEGAL 5 Tipo de Identificación 2 CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de extranjería
PA = Pasaporte TI = Tarjeta de identidad NU = Número único de identificación 6 Numero Identificación 16 7 Primer Apellido 20 8 Segundo apellido 20 9 Primer Nombre 20 10 Segundo Nombre 20
Registros de Reclamaciones
La información de cada una de las reclamaciones, se deben iniciar a partir de la segunda fila y debe contener la siguiente información: DE ORDEN NUMERO
DESCRIPCIÓN LONGITUD VALOR PERMITIDO
DATOS DEL AFILIADO 1 Tipo de Cotizante 1 1 = Dependiente 3 = Independiente 2 Tipo de Identificación 2 CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de extranjería PA = Pasaporte TI = Tarjeta de identidad NU = Número único de identificación NUMERO
ORDEN DE
DESCRIPCIÓN LONGITUD VALOR PERMITIDO
3 Número de identificación 16 4 Ingreso base de cotización 12 Numérico sin decimales 5 Primer Apellido 20 6 Segundo apellido 20 7 Primer Nombre 20 8 Segundo Nombre 20 8 Entidad del Régimen de Excepción en 40 donde este afiliado(a) 10 Código Entidad Régimen de Excepción 6 DATOS DEL CONYUGE
11 Tipo de Identificación 2 CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de extranjería PA = Pasaporte TI = Tarjeta de identidad NU = Número único de identificación 12 Número de Identificación del cónyuge 16 13 Primer Apellido 20 14 Segundo apellido 20 15 Primer Nombre 20 16 Segundo Nombre 20 17 Nombre de la entidad de salud en la 40 que esta Afiliado (a) el cónyuge 18 Código EPS 6 AUTORIZACION MEDICA 19 Código IPS 12 20 Nombre IPS 40 21 Fecha Expedición de la autorización 10 DD/MM/AAAA medica DATOS DE LA INCAPACIDAD 22 Tipo de Novedad 1 1 = Enfermedad General 2 = Licencia de Maternidad 3 = Licencia Remunerada de Paternidad 23 Clase de Incapacidad 1 1 = Inicial 2 = Prórroga 24 Fecha de Inicio 10 DD/MM/AAAA 25 Fecha de Terminación 10 DD/MM/AAAA 26 Numero de días de la incapacidad 3 Numérico sin decimales 27 Total días acumulados 3 Numérico sin decimales 28 Código Diagnostico 4 CIE10 29 Días de licencia de paternidad 4 = Si sólo el padre esta cotizando 8 = Si ambos padres están cotizando